Algo não está certo: como detectar um problema com sua agência e corrigi-lo

Como dono de agência, seu sonho é escalar seu negócio para conquistar novos clientes, expandir para novos setores e aumentar sua receita. A expansão também significa que sua agência não depende mais apenas de você, mas de toda a sua equipe para realizar o trabalho.

Além de delegar, atribuir tarefas e supervisionar as operações de negócios do dia-a-dia durante a expansão, todos devem estar na mesma página sobre os objetivos de negócios e como as coisas funcionam. Por isso é importante identificar os problemas internos e os bloqueadores que podem causar problemas para que sua agência continue prosperando e crescendo.

Que questões internas você deve procurar para evitar a queda de sua agência? Leia abaixo enquanto discutimos como detectar um problema com sua agência e como corrigi-lo.

Problemas internos com sua agência

À medida que você continua a crescer, os problemas internos podem crescer com você. Você precisa reconhecê-los e encontrar maneiras de dissolvê-los. Aqui estão alguns problemas internos comuns que você pode encontrar em sua agência.

Estar preparado para escalar

O crescimento é um dos principais objetivos de muitos empresários e proprietários de agências hoje. Você pode ter decidido que é hora de escalar e começar a colocar as coisas em movimento. Mas você está preparando sua agência para o crescimento que planejou? Todos os aspectos do seu negócio devem ser dimensionados à medida que você planeja expandir as operações.

Se você já teve uma equipe de quatro pessoas e decidiu crescer, sabe quantos membros a mais precisará para lidar com a carga de trabalho adicional? A tecnologia que você usa para supervisionar a integração do cliente e o gerenciamento de projetos tem a capacidade de escalar com você também? Como será a hierarquia interna com esses membros adicionais da equipe?

Se as mudanças nas operações e na estrutura não forem atendidas, sua agência pode lutar para crescer com eficiência em áreas que podem não ser as principais preocupações. Isso pode afetar seus negócios e seus funcionários se não for planejado de forma eficaz.

Dê uma olhada em suas operações e estrutura. Quais mudanças você precisa implementar para que o crescimento da sua agência seja tranquilo? Faça uma lista de quais aspectos do seu negócio precisam de atenção antes que possam ser ampliados. Comece colocando-os no lugar e vá crescendo até que tudo esteja completo.

Trabalhando com a equipe errada

Contratar as pessoas erradas pode ser muito grave para sua agência. Como proprietário de uma pequena empresa que está apenas começando, você precisa contratar pessoas que possam atender às suas expectativas e ajudá-lo a alcançar seus objetivos. Isso pode exigir que você crie um ambiente de trabalho cheio de transparência e comunicação para que todos estejam na mesma página.

A comunicação transparente pode ajudá-lo a construir relacionamentos profundos e significativos com os membros de sua equipe, para que você possa contar com eles no futuro, à medida que as necessidades de negócios aumentam.

Outra questão interna importante em relação à sua equipe é garantir que você tenha membros com as habilidades necessárias para crescer. Sem abordar conjuntos de habilidades e lacunas de habilidades, os membros de sua equipe podem ter dificuldade para se encaixar em funções que não fazem parte de sua descrição de trabalho ou que exigem habilidades que eles não possuem.

Contratar a equipe certa à medida que você continua crescendo evitará que seus funcionários se desgastem e evitará uma queda na qualidade do serviço. Também lhe dará a confiança de saber que sua equipe pode lidar com o crescimento conforme ele acontece.

Usando sua estrutura interna original

O que antes funcionava para uma agência de uma pessoa pode não funcionar para uma equipe de vários funcionários. À medida que sua agência cresce, a estrutura interna de sua agência pode precisar mudar.

Se antes você gerenciava apenas a si mesmo ou a uma pequena equipe, sua abordagem de gerenciamento de pessoas pode precisar ser ajustada à medida que sua equipe cresce. Determinar como gerenciar essas diferentes equipes é muito importante se sua agência crescer em departamentos separados.

Embora você tenha muitas responsabilidades como proprietário da agência, gerenciar cada departamento não deve ser uma delas. Crie uma árvore de gerenciamento ou organograma que defina claramente a quem cada membro da equipe se reporta e como as equipes são separadas dentro da agência. Isso ajudará sua equipe a saber quem está liderando cada equipe e quem é responsável por tarefas comerciais específicas.

Depois de obter o gráfico, você pode desenvolver e implementar fluxos de trabalho claros para diferentes aspectos do negócio. Por exemplo, se você criou um departamento de contabilidade, é essencial definir como as contas a pagar e as contas a receber serão executadas. Esses fluxos de trabalho também facilitarão a explicação de como as coisas funcionam ao integrar membros adicionais da equipe.

Ignorando questões importantes

Cada empresa enfrentará problemas ao longo de sua vida, e sua agência não é exceção. É vital construir uma cultura de atender prontamente aos problemas antes que eles se tornem um grande problema. Tente não evitar os pequenos problemas que surgirem, pois eles podem se transformar em problemas maiores que custam mais tempo e dinheiro.

Alguns problemas comuns que você não deseja evitar incluem baixo desempenho de trabalho dos membros da equipe, pular etapas importantes do fluxo de trabalho e perder prazos. Embora isso possa não parecer um grande problema separadamente, eles podem se transformar em problemas mais significativos, como clientes desapontados e pagamentos perdidos, se continuarem a acontecer.

Ignorar problemas também pode impactar negativamente a produtividade dos funcionários, a satisfação no trabalho e a cultura da empresa e pode se transformar em conflitos completos. É importante abordar os problemas em tempo hábil, tentar chegar à raiz do problema quando possível e corrigi-los antes que se tornem um problema para toda a agência.

Como corrigir problemas internos em sua agência

Uma vez que você esteja ciente de quaisquer problemas em sua agência, é importante saber como corrigi-los. Aqui estão algumas maneiras de corrigir problemas comuns em sua agência.

Agende um horário para resolver problemas

Em qualquer negócio, sempre há algo para fazer. Quer seja uma tarefa, você precisa marcar na lista de tarefas ou um projeto que está chegando ao fim, a prioridade de cada um pode parecer que você não consegue se concentrar em mais nada.

No entanto, encontrar tempo para resolver problemas e encontrar maneiras de corrigi-los é fundamental para a saúde do seu negócio.

Comece reservando um tempo para fazer revisões individuais ou semanais com os membros e gerentes da equipe. Certifique-se de que sua equipe esteja ciente desse horário em sua agenda e comunique a importância dessas discussões.

Eles podem ser usados ​​para discutir quaisquer problemas internos, falar sobre o que está acontecendo no negócio ou mitigar quaisquer problemas do cliente que possam estar ocorrendo. Essas discussões podem ajudá-lo a identificar quaisquer problemas internos para cuidar deles antes que se transformem em problemas maiores. Eles também ajudarão a criar confiança em toda a equipe.

Faça um brainstorming e implemente soluções

Como proprietário de uma empresa, é sua responsabilidade manter a ordem e manter as coisas fluindo.

Quando os membros de sua equipe identificarem problemas, por menores que pareçam, não os ignore. Você também não precisa consertá-los sozinho.

Trabalhe com sua equipe para discutir alguns desses problemas e quaisquer ideias de soluções que eles possam ter. Crie etapas de ação a partir dessas discussões para que cada membro da equipe saiba como pode ajudar a resolver o problema.

Em manutenção

Depois que as soluções propostas forem implementadas, volte com os membros de sua equipe para pedir feedback, continue a ter reuniões regulares, incentive os membros da equipe a falar sobre coisas que consideram problemáticas e continue tentando soluções para manter os problemas sob controle.

Lidando com questões internas para uma agência em crescimento

À medida que você continua a crescer e dimensionar sua agência, é vital usar sua equipe para fortalecê-lo por meio da comunicação.

Se você criar um ciclo de feedback contínuo, poderá identificar problemas em seus estágios iniciais antes que causem problemas significativos. O processo também ajuda seus funcionários a aprender, o que lhes permite manter o foco e construir a mentalidade de seguir em frente e fazer sua agência crescer.

Os problemas internos podem continuar a surgir, independentemente do tamanho da sua empresa. É por isso que é crucial trabalhar em conjunto com os membros de sua equipe para lidar com os problemas à medida que eles acontecem para garantir o sucesso de sua agência. Ao manter a comunicação aberta e ter uma abordagem inovadora para a solução de problemas, você pode continuar a expandir seus negócios com uma base sólida.