Quelque chose ne va pas : comment détecter un problème avec votre agence et le résoudre

En tant que propriétaire d'agence, votre rêve est de faire évoluer votre entreprise pour attirer de nouveaux clients, vous développer dans de nouveaux secteurs et augmenter vos revenus. La mise à l'échelle signifie également que votre agence ne dépend plus de vous seul mais de toute votre équipe pour faire le travail.

Au-delà de la délégation, de l'attribution des tâches et de la supervision des opérations commerciales quotidiennes lors de la mise à l'échelle, tout le monde doit être sur la même longueur d'onde sur les objectifs commerciaux et la façon dont les choses fonctionnent. C'est pourquoi il est important d'identifier les problèmes internes et les blocages qui peuvent causer des problèmes afin que votre agence puisse continuer à prospérer et à se développer.

Quels problèmes internes devez-vous rechercher pour éviter la chute de votre agence ? Lisez ci-dessous pendant que nous expliquons comment détecter un problème avec votre agence et comment le résoudre.

Problèmes internes avec votre agence

Au fur et à mesure que vous grandissez, les problèmes internes peuvent grandir avec vous. Vous devez les reconnaître et trouver des moyens de les dissoudre. Voici quelques problèmes internes courants que vous pouvez rencontrer dans votre agence.

Être prêt à évoluer

Aujourd'hui, la croissance est l'un des principaux objectifs de nombreux propriétaires d'entreprises et d'agences. Vous avez peut-être décidé qu'il était temps de passer à l'échelle et avez commencé à mettre les choses en mouvement. Mais préparez-vous votre agence à la croissance que vous avez prévue ? Chaque aspect de votre entreprise doit pouvoir évoluer au fur et à mesure que vous envisagez d'augmenter les opérations.

Si vous aviez une fois une équipe de quatre personnes et que vous décidiez de grandir, savez-vous de combien de membres supplémentaires vous aurez besoin pour gérer la charge de travail supplémentaire ? La technologie que vous utilisez pour superviser l'intégration des clients et la gestion de projet a-t-elle également la capacité d'évoluer avec vous ? À quoi ressemblera la hiérarchie interne avec ces membres supplémentaires de l'équipe ?

Si les changements dans les opérations et la structure ne sont pas pris en compte, votre agence peut avoir du mal à se développer efficacement dans des domaines qui ne sont peut-être pas prioritaires. Cela peut affecter votre entreprise et vos employés s'ils ne sont pas planifiés efficacement.

Examinez vos opérations et votre structure. Quels changements devez-vous mettre en place pour que la croissance de votre agence se fasse en douceur ? Faites une liste des aspects de votre entreprise qui nécessitent une attention avant de pouvoir les développer. Commencez par les mettre en place et progressez jusqu'à ce que tout soit terminé.

Travailler avec la mauvaise équipe

Embaucher les mauvaises personnes peut être très grave pour votre agence. En tant que propriétaire de petite entreprise qui débute, vous devez embaucher des personnes qui peuvent répondre à vos attentes et vous aider à atteindre vos objectifs. Cela peut vous obliger à créer un environnement de travail rempli de transparence et de communication afin que tout le monde soit sur la même longueur d'onde.

Une communication transparente peut vous aider à établir des relations profondes et significatives avec les membres de votre équipe afin que vous puissiez compter sur eux à l'avenir à mesure que les besoins de l'entreprise augmentent.

Un autre problème interne important concernant votre équipe est de vous assurer que les membres de votre équipe possèdent les compétences nécessaires pour grandir. Sans aborder les ensembles de compétences et les lacunes en matière de compétences, les membres de votre équipe peuvent avoir du mal à s'adapter à des rôles qui ne font pas partie de leur description de poste ou qui nécessitent des compétences qu'ils n'ont pas.

Embaucher la bonne équipe au fur et à mesure de votre croissance évitera à vos employés de s'épuiser et évitera une baisse de la qualité du service. Cela vous donnera également la confiance de savoir que votre équipe peut gérer la croissance au fur et à mesure qu'elle se produit.

Utilisation de votre structure interne d'origine

Ce qui fonctionnait autrefois pour une agence d'une seule personne peut ne pas fonctionner pour une équipe de plusieurs employés. Au fur et à mesure que votre agence grandit, la structure interne de votre agence devra peut-être changer.

Si vous ne gériez autrefois que vous-même ou une petite équipe, votre approche de la gestion des personnes devra peut-être être ajustée à mesure que votre équipe grandit. Déterminer comment gérer ces différentes équipes est très important si votre agence se développe en départements distincts.

Bien que vous ayez de nombreuses responsabilités en tant que propriétaire d'agence, la gestion de chaque département ne devrait pas en faire partie. Créez un arbre de gestion ou un organigramme qui définit clairement à qui chaque membre de l'équipe rend compte et comment les équipes sont séparées au sein de l'agence. Cela aidera votre équipe à savoir qui dirige chaque équipe et qui est responsable de tâches commerciales spécifiques.

Une fois que vous avez le graphique, vous pouvez ensuite développer et mettre en œuvre des flux de travail clairs pour différents aspects de l'entreprise. Par exemple, si vous avez créé un service comptable, il est essentiel de définir le fonctionnement des comptes fournisseurs et des comptes clients. Ces flux de travail permettront également d'expliquer plus facilement comment les choses fonctionnent lors de l'intégration de membres supplémentaires de l'équipe.

Ignorer les problèmes importants

Chaque entreprise rencontrera des problèmes tout au long de sa vie, et votre agence ne fait pas exception. Il est essentiel de développer une culture de résolution rapide des problèmes avant qu'ils ne deviennent un énorme problème. Essayez de ne pas éviter les petits problèmes qui surviennent, car ils peuvent devenir des problèmes plus importants qui vous coûteront plus de temps et d'argent.

Certains problèmes courants que vous ne voulez pas éviter incluent les mauvaises performances de travail des membres de l'équipe, le saut d'étapes importantes du flux de travail et le non-respect des délais. Bien que ceux-ci puissent ne pas sembler être un énorme problème séparément, ils peuvent devenir des problèmes plus importants tels que des clients déçus et des paiements manqués s'ils continuent à se produire.

Ignorer les problèmes peut également avoir un impact négatif sur la productivité des employés, la satisfaction au travail et la culture d'entreprise et peut se transformer en conflits à part entière. Il est important de régler les problèmes en temps opportun, d'essayer d'aller à la racine du problème lorsque cela est possible et de régler les problèmes avant qu'ils ne deviennent un problème pour l'ensemble de l'agence.

Comment résoudre les problèmes internes de votre agence

Une fois que vous êtes au courant des problèmes dans votre agence, il est important de savoir comment les résoudre. Voici quelques façons de résoudre les problèmes courants dans votre agence.

Planifier du temps pour résoudre les problèmes

Dans toute entreprise, il y a toujours quelque chose à faire. Qu'il s'agisse d'une tâche, que vous deviez cocher la liste des choses à faire ou d'un projet qui approche de son échéance, la priorité de chacun peut donner l'impression que vous ne pouvez pas vous concentrer sur autre chose.

Cependant, il est impératif pour la santé de votre entreprise de trouver le temps de résoudre les problèmes et de trouver des moyens de les résoudre.

Commencez par réserver du temps pour avoir des entretiens individuels ou hebdomadaires avec les membres de l'équipe et les chefs d'équipe. Assurez-vous que votre équipe est consciente de ce moment dans votre emploi du temps et communiquez l'importance de ces discussions.

Ils peuvent être utilisés pour discuter de tout problème interne, parler de ce qui se passe dans l'entreprise ou atténuer tout problème client qui pourrait survenir. Ces discussions peuvent vous aider à identifier les problèmes internes afin de les résoudre avant qu'ils ne se transforment en problèmes plus importants. Ils contribueront également à renforcer la confiance au sein de l'équipe.

Réfléchir et mettre en œuvre des solutions

En tant que propriétaire d'entreprise, il est de votre responsabilité de maintenir l'ordre et de faire en sorte que les choses coulent.

Lorsque les membres de votre équipe identifient des problèmes, aussi minimes soient-ils, ne les ignorez pas. Vous n'avez pas non plus à les réparer seul.

Travaillez avec votre équipe pour discuter de certains de ces problèmes et des idées de solutions qu'ils pourraient avoir. Créez des étapes d'action à partir de ces discussions afin que chaque membre de l'équipe sache comment il peut aider à résoudre le problème.

Maintenance en cours

Une fois que les solutions proposées ont été mises en œuvre, revenez avec les membres de votre équipe pour demander des commentaires, continuez à avoir des réunions régulières, encouragez les membres de l'équipe à parler des choses qu'ils considèrent problématiques et continuez à essayer des solutions pour garder les problèmes à distance.

Gestion des problèmes internes pour une agence en pleine croissance

Alors que vous continuez à développer et à faire évoluer votre agence, il est essentiel d'utiliser votre équipe pour vous développer grâce à la communication.

Si vous créez une boucle de rétroaction continue, vous pouvez identifier les problèmes à leurs débuts avant qu'ils ne causent des problèmes importants. Le processus aide également vos employés à apprendre, ce qui leur permet de rester concentrés et de développer l'état d'esprit nécessaire pour aller de l'avant et développer votre agence.

Des problèmes internes peuvent continuer à survenir quelle que soit la taille de votre entreprise. C'est pourquoi il est crucial de travailler avec les membres de votre équipe pour traiter les problèmes au fur et à mesure qu'ils surviennent afin d'assurer le succès de votre agence. En gardant la communication ouverte et en adoptant une approche avant-gardiste de la résolution de problèmes, vous pouvez continuer à développer votre entreprise avec une base solide.