Coś jest nie tak: jak wykryć problem z agencją i go naprawić

Jako właściciel agencji Twoim marzeniem jest skalowanie biznesu, aby zdobywać nowych klientów, rozwijać się w nowych sektorach i zwiększać przychody. Skalowanie w górę oznacza również, że Twoja agencja nie jest już zależna tylko od Ciebie, ale od całego Twojego zespołu, aby wykonać pracę.

Poza delegowaniem, przydzielaniem zadań i nadzorowaniem codziennych operacji biznesowych podczas zwiększania skali wszyscy muszą być na tej samej stronie, jeśli chodzi o cele biznesowe i sposób działania. Dlatego ważne jest, aby zidentyfikować wewnętrzne problemy i blokady, które mogą powodować problemy, aby Twoja agencja mogła nadal prosperować i się rozwijać.

Na jakie problemy wewnętrzne zwrócić uwagę, aby zapobiec upadkowi agencji? Przeczytaj poniżej, gdy omawiamy, jak wykryć problem z Twoją agencją i jak go naprawić.

Wewnętrzne problemy z Twoją agencją

W miarę dalszego rozwoju problemy wewnętrzne mogą rosnąć wraz z tobą. Musisz je rozpoznać i znaleźć sposoby na ich rozwiązanie. Oto kilka typowych problemów wewnętrznych, które możesz napotkać w swojej agencji.

Przygotowanie do skalowania

Rozwój jest obecnie jednym z głównych celów wielu właścicieli firm i agencji. Być może zdecydowałeś, że czas na skalowanie i zacząłeś wprawiać rzeczy w ruch. Ale czy przygotowujesz swoją agencję na planowany wzrost? Każdy aspekt Twojej firmy musi być w stanie zwiększyć skalę, gdy planujesz zwiększyć skalę operacji.

Jeśli miałeś kiedyś czteroosobowy zespół i postanowiłeś się rozwijać, czy wiesz, o ilu jeszcze członków zespołu będziesz potrzebować, aby poradzić sobie z dodatkowym obciążeniem pracą? Czy technologia, której używasz do nadzorowania wdrażania klientów i zarządzania projektami, może być skalowana razem z Tobą? Jak będzie wyglądać wewnętrzna hierarchia z tymi dodatkowymi członkami zespołu?

Jeśli zmiany w operacjach i strukturze nie zostaną uwzględnione, Twoja agencja może mieć trudności z efektywnym rozwojem w obszarach, które mogą nie być najważniejsze. Może to mieć wpływ na Twoją firmę i Twoich pracowników, jeśli nie zostanie skutecznie zaplanowane.

Przyjrzyj się swoim operacjom i strukturze. Jakie zmiany musisz wprowadzić, aby Twoja agencja rozwijała się płynnie? Sporządź listę aspektów swojej firmy, które wymagają uwagi, zanim będzie można je rozszerzyć. Zacznij od umieszczenia ich na miejscu i rozwijaj się stabilnie, aż wszystko zostanie ukończone.

Praca z niewłaściwym zespołem

Zatrudnienie niewłaściwych osób może być bardzo poważne dla Twojej agencji. Jako właściciel małej firmy, która dopiero zaczyna swoją działalność, musisz zatrudnić osoby, które spełnią Twoje oczekiwania i pomogą w realizacji Twoich celów. Może to wymagać stworzenia środowiska pracy pełnego przejrzystości i komunikacji, tak aby wszyscy byli na tej samej stronie.

Przejrzysta komunikacja może pomóc w budowaniu głębokich i znaczących relacji z członkami zespołu, dzięki czemu można na nich liczyć w przyszłości, gdy potrzeby biznesowe będą rosły.

Inną ważną wewnętrzną kwestią dotyczącą twojego zespołu jest upewnienie się, że masz członków zespołu z zestawami umiejętności potrzebnych do rozwoju. Bez zajęcia się zestawami umiejętności i lukami w umiejętnościach członkowie Twojego zespołu mogą mieć trudności z dopasowaniem się do ról, które nie są częścią ich opisu stanowiska lub które wymagają umiejętności, których nie posiadają.

Zatrudnianie odpowiedniego zespołu w miarę dalszego rozwoju uchroni Twoich pracowników przed wypaleniem i zapobiegnie spadkowi jakości usług. Da Ci to również pewność, że Twój zespół poradzi sobie z rozwojem firmy.

Korzystanie z oryginalnej struktury wewnętrznej

To, co kiedyś sprawdziło się w agencji składającej się z jednej osoby, może nie działać w przypadku zespołu złożonego z wielu pracowników. W miarę rozwoju Twojej agencji może zaistnieć potrzeba zmiany jej wewnętrznej struktury.

Jeśli kiedyś zarządzałeś tylko sobą lub małym zespołem, Twoje podejście do zarządzania ludźmi może wymagać dostosowania w miarę powiększania się zespołu. Określenie sposobu zarządzania tymi różnymi zespołami jest bardzo ważne, jeśli Twoja agencja rozrasta się do osobnych działów.

Chociaż jako właściciel agencji masz wiele obowiązków, zarządzanie każdym działem nie powinno być jednym z nich. Utwórz drzewo zarządzania lub schemat organizacyjny, które jasno określają, komu podlega każdy członek zespołu i jak są podzielone zespoły w agencji. Pomoże to Twojemu zespołowi wiedzieć, kto kieruje każdym zespołem i kto jest odpowiedzialny za określone zadania biznesowe.

Po utworzeniu wykresu możesz opracować i wdrożyć przejrzyste przepływy pracy dla różnych aspektów działalności. Na przykład, jeśli utworzyłeś dział księgowości, konieczne jest zdefiniowanie sposobu prowadzenia rozrachunków z dostawcami i odbiorcami. Te przepływy pracy ułatwią również wyjaśnienie, jak to działa podczas wdrażania dodatkowych członków zespołu.

Ignorowanie ważnych problemów

Każda firma będzie doświadczać problemów przez cały okres jej istnienia, a Twoja agencja nie jest wyjątkiem. Bardzo ważne jest zbudowanie kultury szybkiego rozwiązywania problemów, zanim staną się one dużym problemem. Staraj się nie unikać pojawiających się drobnych problemów, ponieważ mogą one przerodzić się w większe problemy, które kosztują więcej czasu i pieniędzy.

Niektóre typowe problemy, których nie chcesz uniknąć, to słaba wydajność pracy członków zespołu, pomijanie ważnych etapów przepływu pracy i niedotrzymywanie terminów. Chociaż osobno mogą one nie wydawać się dużym problemem, mogą przerodzić się w bardziej znaczące problemy, takie jak rozczarowani klienci i brakujące płatności, jeśli będą się powtarzać.

Ignorowanie problemów może również negatywnie wpłynąć na produktywność pracowników, zadowolenie z pracy i kulturę firmy i może przerodzić się w pełnowymiarowe konflikty. Ważne jest, aby rozwiązywać problemy w odpowiednim czasie, starać się dotrzeć do źródła problemu, jeśli to możliwe, i rozwiązywać problemy, zanim staną się problemem dla całej agencji.

Jak rozwiązać problemy wewnętrzne w Twojej agencji

Gdy dowiesz się o problemach w swojej agencji, ważne jest, aby wiedzieć, jak je naprawić. Oto kilka sposobów rozwiązywania typowych problemów w Twojej agencji.

Zaplanuj czas na rozwiązanie problemów

W każdym biznesie zawsze jest coś do zrobienia. Niezależnie od tego, czy jest to zadanie, musisz odhaczyć listę rzeczy do zrobienia, czy projekt, który zbliża się do terminu, priorytet każdego z nich może sprawiać wrażenie, że nie możesz skupić się na niczym innym.

Jednak znalezienie czasu na rozwiązanie problemów i znalezienie sposobów ich rozwiązania jest niezbędne dla dobrej kondycji Twojej firmy.

Zacznij od wygospodarowania czasu na indywidualne lub cotygodniowe przeglądy z członkami zespołu i kierownikami zespołów. Upewnij się, że twój zespół jest świadomy tego czasu w twoim harmonogramie i poinformuj o znaczeniu tych dyskusji.

Można ich używać do omawiania wszelkich problemów wewnętrznych, rozmów o tym, co dzieje się w firmie lub łagodzenia ewentualnych problemów klientów. Dyskusje te mogą pomóc ci zidentyfikować wszelkie wewnętrzne problemy i zająć się nimi, zanim przerodzą się w większe problemy. Pomogą również w budowaniu zaufania w zespole.

Burza mózgów i wdrażanie rozwiązań

Jako właściciel firmy Twoim obowiązkiem jest utrzymanie porządku i płynność działania.

Kiedy członkowie Twojego zespołu zidentyfikują problemy, bez względu na to, jak drobne się wydają, nie ignoruj ​​ich. Nie musisz też naprawiać ich sam.

Współpracuj ze swoim zespołem, aby omówić niektóre z tych problemów i wszelkie pomysły na rozwiązania, które mogą mieć. Utwórz kroki działania na podstawie tych dyskusji, aby każdy członek zespołu wiedział, jak może pomóc w rozwiązaniu problemu.

Trwający serwis

Po wdrożeniu proponowanych rozwiązań wróć z członkami zespołu, aby poprosić o opinie, kontynuuj regularne spotkania, zachęcaj członków zespołu do wypowiadania się na tematy, które uważają za problematyczne, i próbuj rozwiązań, aby powstrzymać problemy.

Rozwiązywanie problemów wewnętrznych w rozwijającej się agencji

Ponieważ nadal rozwijasz i skalujesz swoją agencję, ważne jest, aby wykorzystać swój zespół do rozwoju poprzez komunikację.

Jeśli utworzysz ciągłą pętlę informacji zwrotnych, możesz zidentyfikować problemy na ich wczesnym etapie, zanim spowodują poważne problemy. Proces ten pomaga również Twoim pracownikom w nauce, co pozwala im zachować koncentrację i budować nastawienie na rozwój i rozwój Twojej agencji.

Problemy wewnętrzne mogą nadal pojawiać się bez względu na wielkość Twojej firmy. Dlatego tak ważna jest współpraca z członkami zespołu, aby rozwiązywać problemy na bieżąco i zapewnić sukces agencji. Utrzymując otwartą komunikację i mając przyszłościowe podejście do rozwiązywania problemów, możesz nadal rozwijać swoją firmę na solidnych podstawach.