有些地方不對勁：如何發現您的代理機構存在的問題並加以解決

已發表: 2023-02-24

作為代理商所有者，您的夢想是擴大業務規模以吸引新客戶、擴展到新領域並增加收入。擴大規模還意味著您的機構不再依賴您一個人，而是依賴您的整個團隊來完成工作。

除了在擴大規模時委派、分配任務和監督日常業務運營外，每個人都必須在業務目標和工作方式上保持一致。這就是為什麼確定可能導致問題的內部問題和阻礙因素很重要，這樣您的機構才能保持繁榮和發展。

您應該尋找哪些內部問題來防止您的機構垮台？閱讀下文，我們將討論如何檢測您的機構存在的問題以及如何解決問題。

您機構的內部問題

隨著您的不斷成長，內部問題也會隨之而來。你需要認清它們並想方設法化解它們。以下是您可能在您的機構中發現的一些常見內部問題。

增長是當今許多企業和機構所有者的主要目標之一。您可能已經決定是時候擴展並開始啟動了。但是您是否正在為您計劃的增長做好準備？當您計劃擴大運營規模時，您業務的各個方面都必須能夠擴大規模。

如果你曾經有一個四人團隊並決定擴大規模，你知道你還需要多少團隊成員來處理額外的工作量嗎？您用於監督客戶入職和項目管理的技術是否也能夠與您一起擴展？這些額外的團隊成員的內部層次結構會是什麼樣子？

如果不考慮運營和結構的變化，您的機構可能難以在可能不是最重要的領域有效發展。如果沒有有效計劃，這可能會影響您的業務和員工。

看看您的運營和結構。您需要實施哪些更改才能使您的機構順利發展？列出您的業務在擴大規模之前需要注意的方面。首先將它們放在適當的位置並穩定增長，直到一切都完成。

僱用錯誤的人對您的機構來說可能是非常嚴重的。作為一家剛剛起步的小企業主，您需要聘請能夠滿足您的期望並幫助您實現目標的人。這可能需要您創建一個充滿透明度和溝通的工作環境，以便每個人都在同一頁面上。

透明的溝通可以幫助您與團隊成員建立深厚而有意義的關係，以便您在未來業務需求增長時可以依靠他們。

關於您的團隊的另一個重要內部問題是確保您的團隊成員具備成長所需的技能。如果不解決技能組合和技能差距，您的團隊成員可能很難適應不屬於其工作描述的角色或需要他們不具備的技能的角色。

隨著您的不斷發展，僱用合適的團隊將使您的員工免於倦怠並防止服務質量下降。它還會讓您充滿信心，知道您的團隊可以應對增長。

曾經適用於一個人的代理機構的東西可能不適用於由多名員工組成的團隊。隨著您的代理機構的發展，您代理機構的內部結構可能需要改變。

如果您曾經只管理自己或一個小團隊，那麼隨著團隊規模的擴大，您的人員管理方法可能需要調整。如果您的機構成長為獨立的部門，那麼確定如何管理這些不同的團隊就非常重要。

雖然您作為機構負責人有很多責任，但管理每個部門不應該是其中之一。創建一個管理樹或組織結構圖，明確定義每個團隊成員向誰報告以及團隊在機構內如何分開。這將幫助您的團隊了解誰在領導每個團隊以及誰負責特定的業務任務。

一旦你有了圖表，你就可以為業務的不同方面開發和實施清晰的工作流程。例如，如果您創建了一個會計部門，則必須定義應付賬款和應收賬款的運行方式。這些工作流程還可以更輕鬆地解釋在入職其他團隊成員時的工作原理。

每個企業在其整個生命週期中都會遇到問題，您的機構也不例外。在問題成為一個大問題之前，建立一種迅速解決問題的文化至關重要。盡量不要避免出現的小問題，因為它們可能會發展成更大的問題，從而花費您更多的時間和金錢。

您不想避免的一些常見問題包括團隊成員的工作表現不佳、跳過重要的工作流程步驟以及錯過最後期限。雖然這些單獨看來可能不是一個大問題，但如果它們繼續發生，它們可能會發展成更重要的問題，例如令客戶失望和錯過付款。

忽視問題還會對員工生產力、工作滿意度和公司文化產生負面影響，並可能發展成全面的衝突。重要的是及時解決問題，盡可能找到問題的根源，並在問題成為整個機構的問題之前解決問題。

一旦您意識到您的機構存在任何問題，了解如何解決這些問題就很重要。以下是解決機構中常見問題的一些方法。

在任何業務中，總有事情要做。無論是一項任務，您需要在待辦事項列表上核對，還是一個接近截止日期的項目，每一項的優先級都可能讓您無法專注於其他任何事情。

但是，找時間解決問題並找到解決問題的方法對您的業務健康至關重要。

首先抽出時間與團隊成員和團隊經理進行一對一或每週回顧。確保您的團隊知道您的日程安排中的這個時間，並傳達這些討論的重要性。

它們可用於討論任何內部問題，談論業務中發生的事情，或緩解可能發生的任何客戶問題。這些討論可以幫助您確定任何內部問題，以便在它們發展成更大的問題之前加以解決。他們還將幫助在整個團隊中建立信任。

作為企業主，您有責任維持秩序並保持順暢。

當您的團隊成員發現問題時，無論它們看起來多麼小，都不要忽視它們。您也不必單獨修復它們。

與您的團隊一起討論其中的一些問題以及他們可能擁有的解決方案的任何想法。從這些討論中創建行動步驟，以便每個團隊成員都知道他們可以如何幫助解決問題。

實施建議的解決方案後，與您的團隊成員一起回來徵求反饋，繼續定期舉行會議，鼓勵團隊成員就他們認為有問題的事情發表意見，並繼續嘗試解決方案以阻止問題。

隨著您繼續發展壯大您的代理機構，利用您的團隊通過溝通來建立您的團隊至關重要。

如果您創建一個持續的反饋循環，您可以在問題引起重大問題之前在其早期階段識別問題。該過程還可以幫助您的員工學習，使他們能夠保持專注並建立前進和發展您的機構的心態。

無論您的企業規模有多大，內部問題都可能繼續出現。這就是為什麼與您的團隊成員一起處理髮生的問題以確保您的機構取得成功至關重要的原因。通過保持溝通暢通並採用前瞻性思維解決問題的方法，您可以在堅實的基礎上繼續發展您的業務。