Qualcosa non va: come rilevare un problema con la tua agenzia e risolverlo

Come proprietario di un'agenzia, il tuo sogno è espandere la tua attività per ottenere nuovi clienti, espanderti in nuovi settori e aumentare le tue entrate. Aumentare le dimensioni significa anche che la tua agenzia non dipende più solo da te, ma da tutto il tuo team per portare a termine il lavoro.

Oltre a delegare, assegnare compiti e supervisionare le operazioni aziendali quotidiane durante il ridimensionamento, tutti devono essere sulla stessa pagina sugli obiettivi aziendali e su come funzionano le cose. Ecco perché è importante identificare i problemi interni e i blocchi che potrebbero causare problemi in modo che la tua agenzia possa continuare a prosperare e crescere.

Quali problemi interni dovresti cercare per prevenire il fallimento della tua agenzia? Leggi di seguito mentre discutiamo su come rilevare un problema con la tua agenzia e come risolverlo.

Problemi interni con la tua agenzia

Man mano che continui a crescere, i problemi interni possono crescere con te. Devi riconoscerli e trovare modi per dissolverli. Ecco alcuni problemi interni comuni che potresti riscontrare nella tua agenzia.

Essere pronti a scalare

La crescita è oggi uno degli obiettivi primari di molti proprietari di aziende e agenzie. Potresti aver deciso che è ora di ridimensionare e iniziare a mettere in moto le cose. Ma stai preparando la tua agenzia alla crescita che hai programmato? Ogni aspetto della tua attività deve essere in grado di espandersi man mano che pianifichi di aumentare le operazioni.

Se una volta avevi un team di quattro persone e hai deciso di crescere, sai di quanti altri membri del team avrai bisogno per gestire il carico di lavoro aggiuntivo? La tecnologia che utilizzi per supervisionare l'onboarding dei clienti e la gestione dei progetti ha la capacità di crescere anche con te? Come sarà la gerarchia interna con questi membri aggiuntivi del team?

Se i cambiamenti nelle operazioni e nella struttura non vengono presi in considerazione, la tua agenzia può avere difficoltà a crescere in modo efficiente in aree che potrebbero non essere al primo posto. Ciò può influire sulla tua attività e sui tuoi dipendenti se non pianificato in modo efficace.

Dai un'occhiata alle tue operazioni e alla tua struttura. Quali modifiche devi implementare affinché la crescita della tua agenzia sia regolare? Fai un elenco di quali aspetti della tua attività richiedono attenzione prima di poter essere ampliati. Inizia mettendo quelli a posto e cresci costantemente fino a quando tutto è completo.

Lavorare con la squadra sbagliata

Assumere le persone sbagliate può essere molto grave per la tua agenzia. In qualità di piccolo imprenditore appena agli inizi, devi assumere persone in grado di soddisfare le tue aspettative e aiutarti a raggiungere i tuoi obiettivi. Ciò potrebbe richiedere la creazione di un ambiente di lavoro pieno di trasparenza e comunicazione in modo che tutti siano sulla stessa pagina.

Una comunicazione trasparente può aiutarti a costruire relazioni profonde e significative con i membri del tuo team in modo da poter contare su di loro in futuro man mano che le esigenze aziendali crescono.

Un altro importante problema interno relativo al tuo team è assicurarti di avere membri del team con le competenze necessarie per crescere. Senza affrontare le serie di competenze e le lacune di competenze, i membri del tuo team potrebbero avere difficoltà a inserirsi in ruoli che non fanno parte della loro descrizione del lavoro o che richiedono competenze che non hanno.

Assumere il team giusto mentre continui a crescere salverà i tuoi dipendenti dal burnout e impedirà un calo della qualità del servizio. Ti darà anche la certezza di sapere che il tuo team è in grado di gestire la crescita in tempo reale.

Usando la tua struttura interna originale

Ciò che una volta funzionava per un'agenzia di una persona potrebbe non funzionare per un team di più dipendenti. Man mano che la tua agenzia cresce, potrebbe essere necessario modificare la struttura interna della tua agenzia.

Se una volta gestivi solo te stesso o un piccolo team, potrebbe essere necessario adattare il tuo approccio alla gestione delle persone man mano che il tuo team cresce di dimensioni. Determinare come gestire questi diversi team è molto importante se la tua agenzia cresce in dipartimenti separati.

Mentre hai molte responsabilità come proprietario dell'agenzia, la gestione di ogni dipartimento non dovrebbe essere una di queste. Crea un albero di gestione o un organigramma che definisca chiaramente a chi fa capo ogni membro del team e in che modo i team sono separati all'interno dell'agenzia. Ciò aiuterà il tuo team a sapere chi è alla guida di ciascun team e chi è responsabile di attività aziendali specifiche.

Una volta che hai il grafico, puoi quindi sviluppare e implementare flussi di lavoro chiari per diversi aspetti del business. Ad esempio, se è stato creato un reparto contabilità, è essenziale definire come verranno eseguiti i conti fornitori e i conti clienti. Questi flussi di lavoro renderanno anche più facile spiegare come funzionano le cose durante l'onboarding di altri membri del team.

Ignorare questioni importanti

Ogni azienda sperimenterà problemi per tutta la sua vita e la tua agenzia non fa eccezione. È fondamentale costruire una cultura che tenga prontamente ai problemi prima che diventino un grosso problema. Cerca di non evitare i piccoli problemi che si presentano, poiché potrebbero trasformarsi in problemi più grandi che ti costano più tempo e denaro.

Alcuni problemi comuni che non vuoi evitare includono scarse prestazioni lavorative da parte dei membri del team, saltare passaggi importanti del flusso di lavoro e scadenze mancanti. Anche se questi potrebbero non sembrare un grosso problema separatamente, possono trasformarsi in problemi più significativi come clienti delusi e mancati pagamenti se continuano a verificarsi.

Ignorare i problemi può anche avere un impatto negativo sulla produttività dei dipendenti, sulla soddisfazione sul lavoro e sulla cultura aziendale e può trasformarsi in conflitti in piena regola. È importante affrontare i problemi in modo tempestivo, cercare di arrivare alla radice del problema quando possibile e risolvere i problemi prima che diventino un problema per l'intera agenzia.

Come risolvere i problemi interni nella tua agenzia

Una volta che sei a conoscenza di eventuali problemi nella tua agenzia, è importante sapere come risolverli. Ecco alcuni modi per risolvere problemi comuni nella tua agenzia.

Pianificare il tempo per risolvere i problemi

In ogni attività c'è sempre qualcosa da fare. Che si tratti di un'attività, che devi spuntare nell'elenco delle cose da fare o di un progetto che sta per scadere, la priorità di ciascuna potrebbe sembrare che non puoi concentrarti su nient'altro.

Tuttavia, trovare il tempo per affrontare i problemi e trovare modi per risolverli è fondamentale per la salute della tua attività.

Inizia ritagliandoti del tempo per avere revisioni individuali o settimanali con i membri del team e i team manager. Assicurati che il tuo team sia a conoscenza di questo momento nel tuo programma e comunica l'importanza di queste discussioni.

Possono essere utilizzati per discutere eventuali problemi interni, parlare di ciò che sta accadendo nell'azienda o mitigare eventuali problemi dei clienti che potrebbero verificarsi. Queste discussioni possono aiutarti a identificare eventuali problemi interni per occupartene prima che si trasformino in problemi più grandi. Aiuteranno anche a creare fiducia in tutto il team.

Brainstorming e implementare soluzioni

In qualità di imprenditore, è tua responsabilità mantenere l'ordine e far scorrere le cose.

Quando i membri del tuo team identificano problemi, non importa quanto piccoli sembrino, non ignorarli. Inoltre, non devi risolverli da solo.

Collabora con il tuo team per discutere alcuni di questi problemi e qualsiasi idea di soluzione che potrebbero avere. Crea fasi di azione da queste discussioni in modo che ogni membro del team sappia come può aiutare a risolvere il problema.

Manutenzione continua

Una volta che le soluzioni proposte sono state implementate, torna indietro con i membri del tuo team per chiedere feedback, continua a tenere riunioni regolari, incoraggia i membri del team a parlare di cose che considerano problematiche e continua a provare soluzioni per tenere a bada i problemi.

Gestione dei problemi interni per un'agenzia in crescita

Mentre continui a crescere e ad ampliare la tua agenzia, è fondamentale utilizzare il tuo team per farti crescere attraverso la comunicazione.

Se crei un ciclo di feedback continuo, puoi identificare i problemi nelle loro fasi iniziali prima che causino problemi significativi. Il processo aiuta anche i tuoi dipendenti a imparare, il che consente loro di rimanere concentrati e costruire la mentalità per andare avanti e far crescere la tua agenzia.

I problemi interni possono continuare a sorgere indipendentemente dalle dimensioni della tua azienda. Ecco perché è fondamentale collaborare con i membri del tuo team per affrontare i problemi man mano che si verificano per garantire il successo della tua agenzia. Mantenendo aperta la comunicazione e adottando un approccio lungimirante alla risoluzione dei problemi, puoi continuare a far crescere la tua attività con una solida base.