有些地方不对劲：如何发现您的代理机构存在的问题并加以解决

已发表: 2023-02-24

作为代理商所有者，您的梦想是扩大业务规模以吸引新客户、扩展到新领域并增加收入。扩大规模还意味着您的机构不再依赖您一个人，而是依赖您的整个团队来完成工作。

除了在扩大规模时委派、分配任务和监督日常业务运营外，每个人都必须在业务目标和工作方式上保持一致。这就是为什么确定可能导致问题的内部问题和阻碍因素很重要，这样您的机构才能保持繁荣和发展。

您应该寻找哪些内部问题来防止您的机构垮台？阅读下文，我们将讨论如何检测您的机构存在的问题以及如何解决问题。

您机构的内部问题

随着您的不断成长，内部问题也会随之而来。你需要认清它们并想方设法化解它们。以下是您可能在您的机构中发现的一些常见内部问题。

增长是当今许多企业和机构所有者的主要目标之一。您可能已经决定是时候扩展并开始启动了。但是您是否正在为您计划的增长做好准备？当您计划扩大运营规模时，您业务的各个方面都必须能够扩大规模。

如果你曾经有一个四人团队并决定扩大规模，你知道你还需要多少团队成员来处理额外的工作量吗？您用于监督客户入职和项目管理的技术是否也能够与您一起扩展？这些额外的团队成员的内部层次结构会是什么样子？

如果不考虑运营和结构的变化，您的机构可能难以在可能不是最重要的领域有效发展。如果没有有效计划，这可能会影响您的业务和员工。

看看您的运营和结构。您需要实施哪些更改才能使您的机构顺利发展？列出您的业务在扩大规模之前需要注意的方面。首先将它们放在适当的位置并稳定增长，直到一切都完成。

雇用错误的人对您的机构来说可能是非常严重的。作为一家刚刚起步的小企业主，您需要聘请能够满足您的期望并帮助您实现目标的人。这可能需要您创建一个充满透明度和沟通的工作环境，以便每个人都在同一页面上。

透明的沟通可以帮助您与团队成员建立深厚而有意义的关系，以便您在未来业务需求增长时可以依靠他们。

关于您的团队的另一个重要内部问题是确保您的团队成员具备成长所需的技能。如果不解决技能组合和技能差距，您的团队成员可能很难适应不属于其工作描述的角色或需要他们不具备的技能的角色。

随着您的不断发展，雇用合适的团队将使您的员工免于倦怠并防止服务质量下降。它还会让您充满信心，知道您的团队可以应对增长。

曾经适用于一个人的代理机构的东西可能不适用于由多名员工组成的团队。随着您的代理机构的发展，您代理机构的内部结构可能需要改变。

如果您曾经只管理自己或一个小团队，那么随着团队规模的扩大，您的人员管理方法可能需要调整。如果您的机构成长为独立的部门，那么确定如何管理这些不同的团队就非常重要。

虽然您作为机构负责人有很多责任，但管理每个部门不应该是其中之一。创建一个管理树或组织结构图，明确定义每个团队成员向谁报告以及团队在机构内如何分开。这将帮助您的团队了解谁在领导每个团队以及谁负责特定的业务任务。

一旦你有了图表，你就可以为业务的不同方面开发和实施清晰的工作流程。例如，如果您创建了一个会计部门，则必须定义应付账款和应收账款的运行方式。这些工作流程还可以更轻松地解释在入职其他团队成员时的工作原理。

每个企业在其整个生命周期中都会遇到问题，您的机构也不例外。在问题成为一个大问题之前，建立一种迅速解决问题的文化至关重要。尽量不要避免出现的小问题，因为它们可能会发展成更大的问题，从而花费您更多的时间和金钱。

您不想避免的一些常见问题包括团队成员的工作表现不佳、跳过重要的工作流程步骤以及错过最后期限。虽然这些单独看来可能不是一个大问题，但如果它们继续发生，它们可能会发展成更重要的问题，例如令客户失望和错过付款。

忽视问题还会对员工生产力、工作满意度和公司文化产生负面影响，并可能发展成全面的冲突。重要的是及时解决问题，尽可能找到问题的根源，并在问题成为整个机构的问题之前解决问题。

一旦您意识到您的机构存在任何问题，了解如何解决这些问题就很重要。以下是解决机构中常见问题的一些方法。

在任何业务中，总有事情要做。无论是一项任务，您需要在待办事项列表上核对，还是一个接近截止日期的项目，每一项的优先级都可能让您无法专注于其他任何事情。

但是，找时间解决问题并找到解决问题的方法对您的业务健康至关重要。

首先抽出时间与团队成员和团队经理进行一对一或每周回顾。确保您的团队知道您的日程安排中的这个时间，并传达这些讨论的重要性。

它们可用于讨论任何内部问题，谈论业务中发生的事情，或缓解可能发生的任何客户问题。这些讨论可以帮助您确定任何内部问题，以便在它们发展成更大的问题之前加以解决。他们还将帮助在整个团队中建立信任。

作为企业主，您有责任维持秩序并保持顺畅。

当您的团队成员发现问题时，无论它们看起来多么小，都不要忽视它们。您也不必单独修复它们。

与您的团队一起讨论其中的一些问题以及他们可能拥有的解决方案的任何想法。从这些讨论中创建行动步骤，以便每个团队成员都知道他们可以如何帮助解决问题。

实施建议的解决方案后，与您的团队成员一起回来征求反馈，继续定期举行会议，鼓励团队成员就他们认为有问题的事情发表意见，并继续尝试解决方案以阻止问题。

随着您继续发展壮大您的代理机构，利用您的团队通过沟通来建立您的团队至关重要。

如果您创建一个持续的反馈循环，您可以在问题引起重大问题之前在其早期阶段识别问题。该过程还可以帮助您的员工学习，使他们能够保持专注并建立前进和发展您的机构的心态。

无论您的企业规模有多大，内部问题都可能继续出现。这就是为什么与您的团队成员一起处理发生的问题以确保您的机构取得成功至关重要的原因。通过保持沟通畅通并采用前瞻性思维解决问题的方法，您可以在坚实的基础上继续发展您的业务。