Algo no está bien: cómo detectar un problema con su agencia y solucionarlo

Como propietario de una agencia, su sueño es escalar su negocio para obtener nuevos clientes, expandirse a nuevos sectores y aumentar sus ingresos. La ampliación también significa que su agencia ya no depende solo de usted, sino de todo su equipo para realizar el trabajo.

Más allá de delegar, asignar tareas y supervisar las operaciones comerciales diarias cuando se amplía, todos deben estar en sintonía con respecto a los objetivos comerciales y cómo funcionan las cosas. Por eso es importante identificar los problemas internos y los bloqueadores que pueden causar problemas para que su agencia pueda seguir prosperando y creciendo.

¿Qué problemas internos debe buscar para evitar la caída de su agencia? Lea a continuación mientras discutimos cómo detectar un problema con su agencia y cómo solucionarlo.

Problemas internos con su agencia

A medida que continúa creciendo, los problemas internos pueden crecer con usted. Necesitas reconocerlos y encontrar formas de disolverlos. Aquí hay algunos problemas internos comunes que puede encontrar en su agencia.

Estar preparado para escalar

El crecimiento es uno de los principales objetivos de muchos propietarios de empresas y agencias en la actualidad. Es posible que haya decidido que es hora de escalar y comenzó a poner las cosas en marcha. Pero, ¿está preparando a su agencia para el crecimiento que ha planeado? Todos los aspectos de su negocio deben poder ampliarse a medida que planea ampliar las operaciones.

Si alguna vez tuvo un equipo de cuatro y decidió crecer, ¿sabe cuántos miembros más del equipo necesitará para manejar la carga de trabajo adicional? ¿La tecnología que utiliza para supervisar la incorporación de clientes y la gestión de proyectos también tiene la capacidad de escalar con usted? ¿Cómo será la jerarquía interna con estos miembros adicionales del equipo?

Si no se atienden los cambios en las operaciones y la estructura, su agencia puede tener dificultades para crecer de manera eficiente en áreas que pueden no ser las más importantes. Esto puede afectar a su empresa y a sus empleados si no se planifica de forma eficaz.

Eche un vistazo a sus operaciones y estructura. ¿Qué cambios necesita implementar para que el crecimiento de su agencia sea fluido? Haga una lista de los aspectos de su negocio que necesitan atención antes de que puedan ampliarse. Comience por colocarlos en su lugar y crezca de manera constante hasta que todo esté completo.

Trabajar con el equipo equivocado

Contratar a las personas equivocadas puede ser muy grave para su agencia. Como propietario de una pequeña empresa que recién comienza, debe contratar personas que puedan cumplir con sus expectativas y ayudarlo a alcanzar sus objetivos. Esto puede requerir que cree un ambiente de trabajo lleno de transparencia y comunicación para que todos estén en la misma página.

La comunicación transparente puede ayudarlo a construir relaciones profundas y significativas con los miembros de su equipo para que pueda contar con ellos en el futuro a medida que crezcan las necesidades comerciales.

Otro tema interno importante con respecto a su equipo es asegurarse de tener miembros del equipo con las habilidades necesarias para crecer. Sin abordar los conjuntos de habilidades y las brechas de habilidades, los miembros de su equipo pueden tener dificultades para encajar en roles que no forman parte de la descripción de su trabajo o que requieren habilidades que no tienen.

Contratar al equipo adecuado a medida que continúa creciendo evitará que sus empleados se desgasten y evitará una caída en la calidad del servicio. También le dará la confianza de saber que su equipo puede manejar el crecimiento a medida que sucede.

Usando su estructura interna original

Lo que una vez funcionó para una agencia de una persona puede no funcionar para un equipo de varios empleados. A medida que su agencia crece, es posible que la estructura interna de su agencia deba cambiar.

Si una vez solo se administró a sí mismo o a un equipo pequeño, es posible que deba ajustar su enfoque de la gestión de personas a medida que su equipo crece en tamaño. Determinar cómo administrar esos diferentes equipos es muy importante si su agencia crece en departamentos separados.

Si bien tiene muchas responsabilidades como propietario de la agencia, administrar cada departamento no debería ser una de ellas. Cree un árbol de gestión o un organigrama que defina claramente a quién le reporta cada miembro del equipo y cómo se separan los equipos dentro de la agencia. Esto ayudará a su equipo a saber quién lidera cada equipo y quién es responsable de las tareas comerciales específicas.

Una vez que tenga el gráfico, puede desarrollar e implementar flujos de trabajo claros para diferentes aspectos del negocio. Por ejemplo, si ha creado un departamento de contabilidad, es esencial definir cómo se ejecutarán las cuentas por pagar y las cuentas por cobrar. Estos flujos de trabajo también facilitarán la explicación de cómo funcionan las cosas al incorporar miembros adicionales del equipo.

Ignorar cuestiones importantes

Cada negocio experimentará problemas a lo largo de su vida y su agencia no es una excepción. Es vital construir una cultura de atender los problemas con prontitud antes de que se conviertan en un gran problema. Trate de no evitar los pequeños problemas que surjan, ya que pueden convertirse en problemas mayores que le cuestan más tiempo y dinero.

Algunos problemas comunes que no desea evitar incluyen el bajo rendimiento laboral de los miembros del equipo, la omisión de pasos importantes del flujo de trabajo y el incumplimiento de plazos. Si bien estos pueden no parecer un gran problema por separado, pueden convertirse en problemas más importantes, como clientes decepcionados y pagos atrasados ​​si continúan ocurriendo.

Ignorar los problemas también puede afectar negativamente la productividad de los empleados, la satisfacción laboral y la cultura de la empresa y puede convertirse en conflictos en toda regla. Es importante abordar los problemas de manera oportuna, tratar de llegar a la raíz del problema cuando sea posible y solucionar los problemas antes de que se conviertan en un problema para toda la agencia.

Cómo solucionar problemas internos en su agencia

Una vez que esté al tanto de cualquier problema en su agencia, es importante saber cómo solucionarlo. Aquí hay algunas formas de solucionar problemas comunes en su agencia.

Programar tiempo para abordar problemas

En cualquier negocio, siempre hay algo que hacer. Ya sea que se trate de una tarea que debe marcar en la lista de tareas pendientes o un proyecto que se acerca a su fecha límite, la prioridad de cada uno puede parecer que no puede concentrarse en nada más.

Sin embargo, encontrar tiempo para abordar los problemas y encontrar formas de solucionarlos es imperativo para la salud de su negocio.

Comience por sacar tiempo para tener revisiones individuales o semanales con los miembros del equipo y los gerentes del equipo. Asegúrese de que su equipo esté al tanto de este momento en su agenda y comunique la importancia de estas discusiones.

Se pueden usar para discutir cualquier problema interno, hablar sobre lo que está sucediendo en el negocio o mitigar cualquier problema del cliente que pueda estar ocurriendo. Estas discusiones pueden ayudarlo a identificar cualquier problema interno para solucionarlo antes de que se convierta en un problema mayor. También ayudarán a generar confianza en todo el equipo.

Lluvia de ideas e implementación de soluciones

Como dueño de un negocio, es su responsabilidad mantener el orden y que todo fluya.

Cuando los miembros de su equipo identifiquen problemas, por pequeños que parezcan, no los ignore. Tampoco tienes que arreglarlos solo.

Trabaje con su equipo para discutir algunos de estos problemas y cualquier idea de solución que puedan tener. Cree pasos de acción a partir de estas discusiones para que cada miembro del equipo sepa cómo puede ayudar a solucionar el problema.

Mantenimiento en proceso

Una vez que se hayan implementado las soluciones propuestas, regrese con los miembros de su equipo para pedir retroalimentación, continúe teniendo reuniones periódicas, aliente a los miembros del equipo a hablar sobre las cosas que consideran problemáticas y siga probando soluciones para mantener los problemas a raya.

Manejo de problemas internos para una agencia en crecimiento

A medida que continúa creciendo y escalando su agencia, es vital utilizar su equipo para fortalecerlo a través de la comunicación.

Si crea un ciclo de retroalimentación continuo, puede identificar problemas en sus primeras etapas antes de que causen problemas significativos. El proceso también ayuda a sus empleados a aprender, lo que les permite mantenerse enfocados y desarrollar la mentalidad de avanzar y hacer crecer su agencia.

Los problemas internos pueden seguir surgiendo sin importar el tamaño de su empresa. Por eso es fundamental trabajar junto con los miembros de su equipo para abordar los problemas a medida que ocurren para garantizar el éxito de su agencia. Al mantener la comunicación abierta y tener un enfoque con visión de futuro para la resolución de problemas, puede continuar haciendo crecer su negocio con una base sólida.