มีบางอย่างไม่ถูกต้อง: วิธีตรวจหาปัญหากับเอเจนซีของคุณและแก้ไข

ในฐานะเจ้าของเอเจนซี่ ความฝันของคุณคือการขยายธุรกิจของคุณเพื่อรับลูกค้าใหม่ ขยายไปยังภาคส่วนใหม่ และเพิ่มรายได้ของคุณ การขยายขนาดยังหมายความว่าเอเจนซีของคุณไม่ได้พึ่งพาคุณคนเดียวอีกต่อไป แต่ให้ทั้งทีมของคุณทำงานให้เสร็จ

นอกเหนือจากการมอบหมายงาน มอบหมายงาน และดูแลการดำเนินธุรกิจแบบวันต่อวันเมื่อปรับขนาดขึ้น ทุกคนต้องเข้าใจตรงกันในเรื่องเป้าหมายทางธุรกิจและวิธีการทำงานของสิ่งต่างๆ นั่นเป็นเหตุผลว่าทำไมการระบุปัญหาภายในและตัวบล็อกที่อาจทำให้เกิดปัญหาจึงเป็นเรื่องสำคัญ เพื่อให้เอเจนซีของคุณสามารถเติบโตและเติบโตต่อไปได้

ปัญหาภายในใดที่คุณควรมองหาเพื่อป้องกันความตกต่ำของเอเจนซี อ่านด้านล่างขณะที่เราพูดถึงวิธีตรวจหาปัญหากับเอเจนซีของคุณและวิธีแก้ไข

ปัญหาภายในกับหน่วยงานของคุณ

เมื่อคุณเติบโต ปัญหาภายในสามารถเติบโตไปพร้อมกับคุณ คุณต้องรู้จักพวกเขาและหาวิธีที่จะละลายพวกเขา ต่อไปนี้เป็นปัญหาภายในทั่วไปที่คุณอาจพบในหน่วยงานของคุณ

กำลังเตรียมที่จะปรับขนาด

การเติบโตเป็นหนึ่งในวัตถุประสงค์หลักของเจ้าของธุรกิจและเอเจนซี่ในปัจจุบัน คุณอาจตัดสินใจแล้วว่าถึงเวลาปรับขนาดและเริ่มเคลื่อนไหว แต่คุณกำลังเตรียมเอเจนซี่ของคุณให้พร้อมสำหรับการเติบโตที่คุณวางแผนไว้หรือไม่? ทุกแง่มุมของธุรกิจของคุณต้องสามารถขยายขนาดได้ตามที่คุณวางแผนจะขยายการดำเนินงาน

หากคุณเคยมีทีมสี่คนและตัดสินใจที่จะเติบโต คุณรู้หรือไม่ว่าคุณจะต้องมีสมาชิกในทีมเพิ่มอีกกี่คนเพื่อรับมือกับปริมาณงานที่เพิ่มขึ้น เทคโนโลยีที่คุณใช้เพื่อดูแลการเริ่มใช้งานลูกค้าและการจัดการโครงการมีความสามารถในการขยายขนาดไปกับคุณด้วยหรือไม่ ลำดับชั้นภายในจะมีลักษณะอย่างไรเมื่อมีสมาชิกในทีมเพิ่มเติมเหล่านี้

หากไม่ได้รับการดูแลการเปลี่ยนแปลงในการดำเนินงานและโครงสร้าง หน่วยงานของคุณอาจมีปัญหาในการเติบโตอย่างมีประสิทธิภาพในพื้นที่ที่อาจไม่อยู่ในใจ สิ่งนี้อาจส่งผลกระทบต่อธุรกิจและพนักงานของคุณหากไม่ได้รับการวางแผนอย่างมีประสิทธิภาพ

ดูการดำเนินงานและโครงสร้างของคุณ คุณต้องทำการเปลี่ยนแปลงอะไรบ้างเพื่อให้การเติบโตของเอเจนซีเป็นไปอย่างราบรื่น ทำรายการด้านใดของธุรกิจของคุณที่ต้องให้ความสนใจก่อนที่จะขยายขนาดได้ เริ่มต้นด้วยการวางสิ่งเหล่านั้นให้เข้าที่และเติบโตอย่างมั่นคงจนกว่าทุกอย่างจะเสร็จสมบูรณ์

ทำงานกับทีมที่ไม่ถูกต้อง

การจ้างคนผิดอาจส่งผลร้ายแรงต่อหน่วยงานของคุณ ในฐานะเจ้าของธุรกิจขนาดเล็กที่เพิ่งเริ่มต้น คุณต้องจ้างคนที่สามารถตอบสนองความคาดหวังของคุณและช่วยสร้างเป้าหมายของคุณ สิ่งนี้อาจทำให้คุณต้องสร้างสภาพแวดล้อมการทำงานที่เต็มไปด้วยความโปร่งใสและการสื่อสาร เพื่อให้ทุกคนเข้าใจตรงกัน

การสื่อสารที่โปร่งใสสามารถช่วยคุณสร้างความสัมพันธ์ที่ลึกซึ้งและมีความหมายกับสมาชิกในทีมของคุณ เพื่อให้คุณสามารถวางใจได้ในอนาคตเมื่อความต้องการทางธุรกิจเติบโตขึ้น

ปัญหาภายในที่สำคัญอีกประการเกี่ยวกับทีมของคุณคือเพื่อให้แน่ใจว่าคุณมีสมาชิกในทีมที่มีทักษะที่จำเป็นต่อการเติบโต หากไม่มีการระบุชุดทักษะและช่องว่างของทักษะ สมาชิกในทีมของคุณอาจพยายามปรับตัวเข้ากับบทบาทที่ไม่ได้เป็นส่วนหนึ่งของรายละเอียดงานหรือต้องการทักษะที่พวกเขาไม่มี

การจ้างทีมที่เหมาะสมในขณะที่คุณเติบโตต่อไปจะช่วยไม่ให้พนักงานของคุณหมดไฟและป้องกันไม่ให้คุณภาพการบริการลดลง นอกจากนี้ยังช่วยให้คุณมั่นใจได้ว่าทีมของคุณสามารถรับมือกับการเติบโตที่เกิดขึ้นได้

โดยใช้โครงสร้างภายในเดิมของคุณ

สิ่งที่เคยได้ผลกับเอเจนซีของคนๆ เดียวอาจใช้ไม่ได้กับทีมที่มีพนักงานหลายคน เมื่อหน่วยงานของคุณเติบโตขึ้น โครงสร้างภายในของหน่วยงานของคุณอาจต้องเปลี่ยนแปลง

หากคุณเคยจัดการตัวเองหรือทีมเล็กๆ เพียงอย่างเดียว แนวทางการจัดการคนของคุณอาจต้องปรับเปลี่ยนตามขนาดทีมที่ใหญ่ขึ้น การกำหนดวิธีการจัดการทีมต่างๆ เหล่านั้นมีความสำคัญมากหากหน่วยงานของคุณเติบโตขึ้นเป็นแผนกต่างๆ

แม้ว่าคุณจะมีความรับผิดชอบมากมายในฐานะเจ้าของเอเจนซี แต่การจัดการแต่ละแผนกก็ไม่ควรเป็นหนึ่งในนั้น สร้างแผนผังการจัดการหรือแผนผังองค์กรที่กำหนดอย่างชัดเจนว่าสมาชิกในทีมแต่ละคนรายงานถึงใคร และแยกทีมกันอย่างไรภายในหน่วยงาน สิ่งนี้จะช่วยให้ทีมของคุณรู้ว่าใครเป็นผู้นำแต่ละทีมและใครรับผิดชอบงานทางธุรกิจที่เฉพาะเจาะจง

เมื่อคุณมีแผนภูมิแล้ว คุณสามารถพัฒนาและนำเวิร์กโฟลว์ที่ชัดเจนไปใช้ในด้านต่างๆ ของธุรกิจได้ ตัวอย่างเช่น หากคุณได้สร้างแผนกบัญชี คุณจำเป็นต้องกำหนดวิธีการทำงานของบัญชีเจ้าหนี้และบัญชีลูกหนี้ เวิร์กโฟลว์เหล่านี้ยังช่วยให้อธิบายวิธีการทำงานของสิ่งต่างๆ ได้ง่ายขึ้นเมื่อรับสมาชิกในทีมเพิ่มเติม

ละเว้นประเด็นสำคัญ

แต่ละธุรกิจจะประสบปัญหาตลอดอายุการใช้งาน และเอเจนซี่ของคุณก็ไม่มีข้อยกเว้น สิ่งสำคัญคือต้องสร้างวัฒนธรรมในการจัดการกับปัญหาในทันทีก่อนที่มันจะกลายเป็นปัญหาใหญ่ พยายามอย่าหลีกเลี่ยงปัญหาเล็กๆ น้อยๆ ที่เกิดขึ้น เพราะมันอาจลุกลามกลายเป็นปัญหาใหญ่ที่ทำให้คุณเสียเงินและเวลามากขึ้น

ปัญหาทั่วไปบางอย่างที่คุณไม่ต้องการหลีกเลี่ยง ได้แก่ ประสิทธิภาพการทำงานที่ไม่ดีของสมาชิกในทีม การข้ามขั้นตอนเวิร์กโฟลว์ที่สำคัญ และกำหนดเวลาที่ขาดหายไป แม้ว่าสิ่งเหล่านี้อาจดูเหมือนไม่ใช่ปัญหาใหญ่แยกกัน แต่ก็สามารถเติบโตเป็นปัญหาที่สำคัญกว่า เช่น ลูกค้าที่ผิดหวังและพลาดการชำระเงินหากยังคงเกิดขึ้นต่อไป

การเพิกเฉยต่อปัญหายังส่งผลเสียต่อประสิทธิภาพการทำงานของพนักงาน ความพึงพอใจในงาน และวัฒนธรรมของบริษัท และอาจเติบโตเป็นความขัดแย้งเต็มรูปแบบ สิ่งสำคัญคือต้องแก้ไขปัญหาให้ทันท่วงที พยายามเข้าถึงต้นตอของปัญหาเมื่อเป็นไปได้ และแก้ไขปัญหาก่อนที่จะกลายเป็นปัญหาสำหรับทั้งหน่วยงาน

วิธีแก้ไขปัญหาภายในหน่วยงานของคุณ

เมื่อคุณทราบปัญหาใดๆ ในเอเจนซีของคุณแล้ว สิ่งสำคัญคือต้องทราบวิธีแก้ไข ต่อไปนี้เป็นวิธีแก้ไขปัญหาทั่วไปในหน่วยงานของคุณ

กำหนดเวลาในการแก้ไขปัญหา

ในธุรกิจใด ๆ มีอะไรให้ทำอยู่เสมอ ไม่ว่าจะเป็นงาน คุณต้องขีดฆ่ารายการสิ่งที่ต้องทำหรือโครงการที่ใกล้จะถึงเส้นตาย ลำดับความสำคัญของแต่ละรายการอาจทำให้คุณรู้สึกเหมือนไม่สามารถโฟกัสไปที่สิ่งอื่นได้

อย่างไรก็ตาม การหาเวลาเพื่อแก้ไขปัญหาและหาวิธีแก้ไขปัญหานั้นมีความสำคัญต่อสุขภาพของธุรกิจของคุณ

เริ่มต้นด้วยการสละเวลาเพื่อทบทวนแบบตัวต่อตัวหรือรายสัปดาห์กับสมาชิกในทีมและผู้จัดการทีม ตรวจสอบให้แน่ใจว่าทีมของคุณทราบถึงเวลานี้ในกำหนดการของคุณ และสื่อสารถึงความสำคัญของการสนทนาเหล่านี้

สามารถใช้เพื่อหารือเกี่ยวกับปัญหาภายใน พูดคุยเกี่ยวกับสิ่งที่เกิดขึ้นในธุรกิจ หรือบรรเทาปัญหาของลูกค้าที่อาจเกิดขึ้น การสนทนาเหล่านี้สามารถช่วยคุณระบุปัญหาภายในเพื่อจัดการก่อนที่จะลุกลามกลายเป็นปัญหาใหญ่ พวกเขาจะช่วยสร้างความไว้วางใจในทีม

ระดมสมองและดำเนินการแก้ไข

ในฐานะเจ้าของธุรกิจ เป็นความรับผิดชอบของคุณในการรักษาความสงบเรียบร้อยและทำให้สิ่งต่างๆ ลื่นไหล

เมื่อสมาชิกในทีมของคุณระบุปัญหา ไม่ว่าจะดูเล็กน้อยแค่ไหน อย่าเพิกเฉย คุณไม่จำเป็นต้องแก้ไขเพียงลำพัง

ทำงานร่วมกับทีมของคุณเพื่อหารือเกี่ยวกับปัญหาเหล่านี้และแนวคิดเกี่ยวกับแนวทางแก้ไขที่อาจมี สร้างขั้นตอนการดำเนินการจากการสนทนาเหล่านี้เพื่อให้สมาชิกในทีมแต่ละคนรู้ว่าจะช่วยแก้ไขปัญหาได้อย่างไร

การบำรุงรักษาอย่างต่อเนื่อง

เมื่อนำวิธีแก้ปัญหาที่เสนอไปใช้งานแล้ว ให้วนกลับมาหาสมาชิกในทีมเพื่อขอความคิดเห็น มีการประชุมเป็นประจำต่อไป กระตุ้นให้สมาชิกในทีมพูดในสิ่งที่พวกเขาคิดว่าเป็นปัญหา และพยายามแก้ไขปัญหาต่อไป

การจัดการปัญหาภายในสำหรับหน่วยงานที่กำลังเติบโต

ในขณะที่คุณเติบโตและปรับขนาดเอเจนซีของคุณอย่างต่อเนื่อง จำเป็นอย่างยิ่งที่จะใช้ทีมของคุณเพื่อสร้างคุณผ่านการสื่อสาร

หากคุณสร้างวงจรป้อนกลับที่กำลังดำเนินอยู่ คุณสามารถระบุปัญหาในระยะเริ่มต้นได้ก่อนที่จะเกิดปัญหาสำคัญ กระบวนการนี้ยังช่วยให้พนักงานของคุณเรียนรู้ ซึ่งช่วยให้พวกเขามีสมาธิและสร้างกรอบความคิดในการก้าวไปข้างหน้าและทำให้หน่วยงานของคุณเติบโต

ปัญหาภายในสามารถเกิดขึ้นได้เสมอไม่ว่าธุรกิจของคุณจะมีขนาดเท่าใดก็ตาม นั่นเป็นเหตุผลที่การทำงานร่วมกับสมาชิกในทีมของคุณเพื่อจัดการกับปัญหาที่เกิดขึ้นเพื่อให้แน่ใจว่าเอเจนซีของคุณจะประสบความสำเร็จ การสื่อสารที่เปิดกว้างและแนวทางการคิดล่วงหน้าในการแก้ปัญหาจะทำให้ธุรกิจของคุณเติบโตต่อไปด้วยรากฐานที่มั่นคง