So erstellen Sie Ihre Standardarbeitsanweisungen (SOP) mit Video

Veröffentlicht: 2023-03-18

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Wie lernen Sie neue Fähigkeiten oder neue Jobs? In der heutigen Welt erfolgt die Antwort auf diese Frage für etwa 58 Prozent der Menschen über digitales Video.

Wenn Sie gerade einen neuen Freiberufler eingestellt haben oder sich darauf vorbereiten, kann das Erstellen von Standardarbeitsanweisungen (SOP) ihm helfen, zu lernen, wie Sie den Job erledigen möchten. Es braucht jedoch auch Zeit, und manchmal reichen geschriebener Text und Screenshots nicht aus.

Es gibt einige Aufgaben, die man per Video besser zeigen und vermitteln kann. Aber wie erstellt man eine SOP mit Video? Lesen Sie weiter, um zu lernen.

Warum sind Standardarbeitsanweisungen bei der Arbeit mit Freiberuflern wichtig?

SOPs sind für Ihre Zusammenarbeit mit einem Freelancer unerlässlich. Ihr Freiberufler kann ein ausgezeichneter Inhaltsschreiber, Programmierer oder virtueller Assistent sein, aber das bedeutet nicht, dass er weiß, wie Sie Aufgaben erledigen möchten. Der Aufbau einer SOP stellt sicher, dass alles klar kommuniziert wird, und hilft, Erwartungen festzulegen.

Außerdem spart Ihnen eine SOP Zeit. Wenn Ihr Freiberufler Fragen dazu hat, wie die Dinge abgeschlossen werden sollen, kann er zuerst auf die SOP verweisen. Wenn es ihre Frage nicht beantwortet, können sie sich an Sie wenden.

Sie können es auch wiederholt anzeigen, sodass sie es immer zur Hand haben, wenn sie Ihren Prozess jemals vergessen. Schließlich hilft eine SOP, wenn Sie jemals einen neuen Freiberufler an Bord holen müssen.

Was passiert, wenn Ihr Freiberufler aus irgendeinem Grund kündigt? Das Leben passiert, und es ist eine Möglichkeit. Das Unterrichten ihres Ersatzes wird viel einfacher, wenn Sie bereits eine abgeschlossene SOP haben.

Was sollten Sie in eine SOP aufnehmen?

Bevor Sie mit der Erstellung Ihrer SOP beginnen, müssen Sie wissen, was darin enthalten sein soll. Es ist etwas schwierig, darüber zu sprechen, was in eine SOP aufgenommen werden soll, denn die Antwort ist, dass es darauf ankommt. Die SOP für jemanden, der Inhalte auf Ihre Website hochlädt, sieht ganz anders aus als eine SOP für jemanden, der Kaltakquise oder Lead-Generierung durchführt.

Unabhängig von der Aufgabe ist es jedoch wichtig, so detailliert wie möglich zu sein. Einige der allgemeinen Dinge, die Sie besprechen möchten, sind:

Das Warum

Was ist der Zweck der SOP, die Sie erstellen? Ein häufiger Tipp, den Sie beim Schreiben einer SOP hören werden, ist, am Ende zu beginnen.

Erklären Sie den Zweck der SOP und was die Person am Ende lernen sollte.

Der Gesamtprozess

Als nächstes möchten Sie einige Zeit damit verbringen, den Gesamtprozess zu erklären. Dies wird schauen, wo alles in das Gesamtbild der Dinge passt. Warum ist dieser Prozess wichtig?

Dies gibt Ihren Freiberuflern ein großartiges Gesamtbild.

Die Details

Sobald Sie den Zweck definiert und das große Ganze dargestellt haben, ist es an der Zeit, in die Details einzutauchen. Hier geben Sie Ihrem Freiberufler einen Schritt-für-Schritt-Prozess zur Erledigung der anstehenden Aufgabe.

Gehen Sie dabei so detailliert wie möglich vor.

Schließlich, bevor Sie bereit sind, Ihr SOP in die Wildnis zu entlassen, testen Sie es. Führen Sie die Schritte aus, als ob Sie dies noch nie zuvor getan hätten. Bist du verwirrt?

Haben Sie irgendwelche Fragen? Wenn ja, gehen Sie zurück und verfeinern Sie die Informationen.

Warum sollten Sie Videos zum Erstellen einer SOP verwenden?

Abgesehen von der Tatsache, dass viele Menschen heutzutage Videos zum Lernen verwenden, macht die Verwendung von Videos Ihr Leben einfacher. Wenn Sie Ihrem Freiberufler einen neuen Prozess beibringen, können Sie dies über einen Video-Chat tun und Ihren Bildschirm freigeben.

Sie können auch einen schreiben und Screenshots machen und hoffen, dass Ihr Schreiben klar genug ist, um verstanden zu werden (hey, nicht jeder ist ein Schriftsteller, und das ist in Ordnung). Es gibt jedoch einige klare Vorteile beim Erstellen einer Video-SOP.

Es richtet sich an visuelle Lernende

Jeder lernt anders. Vielleicht möchten Sie eine schriftliche SOP; Es ist jedoch immer eine gute Idee, es mit einer Video-SOP für visuelles Lernen zu kombinieren. Dies wird es Menschen erleichtern, die besser durch Sehen als durch Lesen lernen.

Es gibt einen realistischen Überblick darüber, wie Aufgaben erledigt werden

Das Erstellen eines Videos gibt Ihrem Freiberufler eine Ressource, die er immer wieder besuchen kann, und er kann den Prozess Schritt für Schritt sehen, während Sie ihn abschließen. Sie können sogar das Video abspielen lassen, wenn sie die Aufgabe die ersten Male erledigen.

Ihr Freiberufler kann beispielsweise ein Experte für das Hochladen eines Blogs sein, aber es wird immer kleine Details geben, die sich von Person zu Person unterscheiden, wie sie ihre Blogs hochladen möchten. Eine Video-SOP ermöglicht es ihnen, all die kleinen Dinge zu sehen, die Ihnen gefallen, und hilft ihnen, einen neuen Prozess und all die kleinen Details zu lernen, die von verschiedenen Personen benötigt werden.

Video-SOP kann einfach aktualisiert werden

Befürchten Sie, dass sich Ihre Prozesse ändern? Nicht. Video-SOPs sind einfach zu aktualisieren.

Sie können das Video entweder bearbeiten und neue Informationen hinzufügen oder ein neues Video aufnehmen. Dies spart auch Zeit, da Sie sich nicht mit jeder Person treffen müssen, um die Änderung im Prozess zu besprechen. Senden Sie ihnen das Video zum Ansehen und geben Sie ihnen die Möglichkeit, Feedback zu geben und Fragen zu stellen, anstatt den Prozess mehrmals mit verschiedenen Personen durchzugehen.

Wo ist der beste Ort, um eine Video-SOP zu erstellen?

Es gibt mehrere Möglichkeiten, wie Sie Ihre Video-SOP erstellen können. Wie Sie Ihre erstellen, hängt von Ihren individuellen Vorlieben ab.

Video-SOP

Youtube

YouTube ist eine bekannte Plattform, auf der Sie Ihre Videos hochladen können. Du kannst diese Videos auf privat oder nicht gelistet setzen , damit sie von der Öffentlichkeit nicht gefunden werden.

Dann kopieren Sie den Link und fügen ihn bei jedem ein, der das Video sehen soll. Offensichtlich ist dies aufgrund der begrenzten Sicherheit nicht immer die perfekte Lösung. Glücklicherweise gibt es andere Videoplattformen, die Sie verwenden können.

Webstuhl

Loom ist eine großartige Plattform zum Erstellen von SOPs. Diese Plattform bietet die Tools, die Sie zum Aufzeichnen Ihres Bildschirms benötigen, und Sie können die Videos mit ausgewählten Personen teilen. Es ist auch einfach und intuitiv.

Es gibt eine kostenlose Version von Loom; Mit der kostenlosen Version müssen Sie Ihre Videos jedoch unter fünf Minuten halten, und die Anzahl der Videos, die Sie erstellen können, ist begrenzt.

Dies ist auch eine großartige Möglichkeit, schnelle Feedback-Sitzungen oder Schulungen mit Ihrem Freelancer durchzuführen. Wenn Sie Feedback haben, können Sie es aufzeichnen und senden und ihnen tatsächlich zeigen, wovon Sie sprechen, anstatt alles abzutippen.

Loom bietet auch Datenschutzkontrollen, und mit einem Geschäftskonto können Sie Ihre Videos mit einem Passwort schützen. Dies löst die Datenschutzprobleme, auf die Sie möglicherweise bei Plattformen wie YouTube stoßen.

Beginnen Sie mit der Erstellung von Video-SOPs für eine klarere Kommunikation mit Freiberuflern

Mit Video-Standardarbeitsanweisungen können Sie Ihren Freiberuflern beibringen, wie Sie die Dinge schnell erledigen möchten. Es ermöglicht Ihnen auch, visuelle Lerner zu bedienen. Letztendlich kann die gemeinsame Verwendung von Video und schriftlichen SOPs dazu beitragen, Ihr Team auf Erfolgskurs zu bringen.

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