Cara Membangun Prosedur Operasi Standar (SOP) Anda Dengan Video

Bagaimana Anda mempelajari keterampilan baru atau pekerjaan baru? Di dunia sekarang ini, jawaban atas pertanyaan tersebut untuk sekitar 58 persen orang adalah melalui video digital.

Jika Anda baru saja mempekerjakan pekerja lepas baru atau sedang bersiap-siap, membuat prosedur operasi standar (SOP) dapat membantu mereka mempelajari bagaimana Anda ingin pekerjaan diselesaikan. Namun, ini juga membutuhkan waktu, dan terkadang teks tertulis dan tangkapan layar tidak cukup.

Ada beberapa tugas yang dapat Anda tunjukkan dan ajarkan dengan lebih baik melalui video. Tapi bagaimana cara membuat SOP menggunakan video? Teruslah membaca untuk belajar.

Mengapa Prosedur Operasi Standar Penting Saat Bekerja dengan Freelancer?

SOP sangat penting untuk hubungan kerja Anda dengan pekerja lepas. Pekerja lepas Anda mungkin seorang penulis konten, pembuat kode, atau asisten virtual yang hebat, tetapi itu tidak berarti mereka tahu bagaimana Anda ingin menyelesaikan tugas. Membangun SOP memastikan bahwa semuanya dikomunikasikan dengan jelas dan membantu menetapkan ekspektasi.

Selain itu, SOP menghemat waktu Anda. Jika pekerja lepas Anda memiliki pertanyaan tentang bagaimana Anda ingin menyelesaikan sesuatu, mereka dapat merujuk SOP terlebih dahulu. Jika itu tidak menjawab pertanyaan mereka, mereka kemudian dapat menghubungi Anda.

Mereka juga dapat melihatnya berulang kali, jadi jika mereka lupa proses Anda, mereka memilikinya di ujung jari mereka. Terakhir, memiliki SOP membantu jika Anda harus merekrut freelancer baru.

Apa yang terjadi jika pekerja lepas Anda, karena alasan tertentu, berhenti? Hidup terjadi, dan itu adalah sebuah kemungkinan. Mengajar penggantinya akan jauh lebih mudah jika Anda sudah memiliki SOP yang lengkap.

Apa yang Harus Anda Masukkan dalam SOP?

Sebelum Anda mulai membangun SOP Anda, Anda perlu tahu apa yang harus disertakan di dalamnya. Bicara tentang apa yang harus dimasukkan dalam SOP memang agak sedikit rumit karena jawabannya tergantung. SOP untuk seseorang yang mengunggah konten ke situs web Anda akan terlihat jauh berbeda dari SOP untuk seseorang yang melakukan cold call atau lead generation.

Namun, apa pun tugasnya, penting untuk sedetail mungkin. Beberapa hal umum yang ingin Anda diskusikan adalah:

Mengapa

Apa tujuan dari SOP yang Anda buat? Tip umum yang akan Anda dengar saat menulis SOP adalah mulai dari akhir.

Jelaskan tujuan SOP dan apa yang harus dipelajari orang tersebut pada akhirnya.

Proses Keseluruhan

Selanjutnya, Anda ingin meluangkan waktu untuk menjelaskan keseluruhan proses. Ini akan melihat di mana semuanya sesuai dengan gambaran besar berbagai hal. Mengapa proses ini penting?

Ini memberikan gambaran besar yang bagus untuk freelancer Anda.

Rinciannya

Setelah Anda menentukan tujuan dan memberikan gambaran besarnya, saatnya untuk menyelami detailnya. Di sinilah Anda akan memberi freelancer Anda proses langkah demi langkah untuk menyelesaikan tugas yang ada.

Pastikan Anda sedetail mungkin saat melakukan ini.

Terakhir, sebelum Anda siap merilis SOP Anda ke alam liar, ujilah. Selesaikan langkah-langkahnya seolah-olah Anda belum pernah melakukan ini sebelumnya. Apakah kamu bingung?

Apakah Anda memiliki pertanyaan? Jika demikian, kembali dan perbaiki informasinya.

Mengapa Anda Harus Menggunakan Video untuk Membuat SOP?

Di luar kenyataan bahwa banyak orang menggunakan video untuk belajar akhir-akhir ini, menggunakan video membuat hidup Anda lebih mudah. Saat Anda mengajari pekerja lepas Anda tentang proses baru, Anda dapat melakukannya melalui obrolan video dan membagikan layar Anda.

Anda juga dapat menulis satu dan mengambil screencaps, dan berharap tulisan Anda cukup jelas untuk dipahami (hei, tidak semua orang adalah penulis, dan tidak apa-apa). Namun, ada beberapa manfaat yang jelas untuk membuat SOP video.

Ini Melayani Pembelajar Visual

Setiap orang belajar secara berbeda. Mungkin Anda menginginkan SOP tertulis; namun, merupakan ide bagus untuk memasangkannya dengan SOP video untuk pembelajar visual. Ini akan memudahkan orang yang belajar lebih baik melalui melihat versus membaca.

Ini Memberikan Pandangan Realistis tentang Bagaimana Tugas Diselesaikan

Membuat video memberi pekerja lepas Anda sumber daya yang dapat mereka kunjungi berulang kali, dan mereka dapat melihat prosesnya selangkah demi selangkah saat Anda menyelesaikannya. Mereka bahkan dapat memutar video saat mereka menyelesaikan tugas beberapa kali pertama.

Misalnya, pekerja lepas Anda mungkin ahli dalam cara mengunggah blog, tetapi akan selalu ada detail kecil yang berbeda dari orang ke orang tentang bagaimana blog mereka ingin diunggah. SOP video memungkinkan mereka untuk melihat semua hal kecil yang Anda sukai dan membantu saat mereka mempelajari proses baru dan semua detail kecil yang diperlukan oleh orang yang berbeda.

Video SOP Dapat Diperbarui Dengan Mudah

Khawatir tentang perubahan proses Anda? Jangan. SOP video mudah diperbarui.

Anda dapat mengedit video dan menambahkan informasi baru atau merekam video baru. Ini juga menghemat waktu karena Anda tidak perlu bertemu dengan setiap orang untuk membahas perubahan dalam prosesnya. Kirimi mereka video untuk ditonton dan beri mereka kesempatan untuk memberikan umpan balik dan mengajukan pertanyaan dibandingkan membahas proses berkali-kali dengan orang yang berbeda.

Dimana Tempat Terbaik Membuat Video SOP?

Ada beberapa cara untuk membuat SOP video Anda. Bagaimana Anda memilih untuk membuat milik Anda bergantung pada preferensi pribadi Anda.

Youtube

YouTube adalah platform terkenal, dan Anda dapat mengunggah video Anda di sana. Anda dapat menyetel video ini ke pribadi atau tidak tercantum , sehingga tidak ditemukan oleh masyarakat umum.

Kemudian Anda menyalin dan menempelkan tautan ke siapa pun yang Anda inginkan untuk dapat melihat video tersebut. Jelas, ini tidak selalu merupakan solusi yang sempurna karena keamanan yang terbatas. Untungnya, ada platform video lain yang bisa Anda gunakan.

Mesin tenun

Loom adalah platform hebat untuk membuat SOP. Platform ini menyediakan alat yang Anda butuhkan untuk merekam layar Anda, dan Anda dapat membagikan video dengan orang-orang tertentu. Ini juga sederhana dan intuitif.

Ada versi gratis dari Loom; namun, dengan versi gratisnya, Anda perlu menyimpan video Anda di bawah lima menit, dan Anda dibatasi dalam jumlah video yang dapat Anda buat.

Ini juga merupakan cara yang bagus untuk melakukan sesi umpan balik cepat atau pelatihan dengan pekerja lepas Anda. Jika Anda memiliki umpan balik, Anda dapat merekamnya dan mengirimkannya dan benar-benar menunjukkan kepada mereka apa yang Anda bicarakan alih-alih mengetik semuanya.

Loom juga menawarkan kontrol privasi, dan dengan akun bisnis, Anda dapat melindungi video Anda dengan kata sandi. Ini memecahkan masalah privasi yang mungkin Anda temui dengan platform seperti YouTube.

Mulai Membuat SOP Video untuk Komunikasi yang Lebih Jelas dengan Freelancer

Memiliki prosedur operasi standar video memungkinkan Anda untuk mengajari pekerja lepas Anda bagaimana Anda ingin menyelesaikan sesuatu dengan cepat. Ini juga memungkinkan Anda untuk melayani pelajar visual. Pada akhirnya, menggunakan video dan SOP tertulis bersama-sama dapat membantu menyiapkan tim Anda untuk sukses.

Apakah Anda siap untuk mempekerjakan pekerja lepas yang sempurna untuk bisnis Anda? Pesan panggilan hari ini , dan izinkan kami membantu Anda membuat permintaan pekerjaan.