Cómo crear sus procedimientos operativos estándar (SOP) con video

¿Cómo aprendes nuevas habilidades o nuevos trabajos? En el mundo de hoy, la respuesta a esa pregunta para alrededor del 58 por ciento de las personas es a través de video digital.

Si acaba de contratar a un nuevo profesional independiente o se está preparando para hacerlo, la creación de procedimientos operativos estándar (SOP) puede ayudarlos a saber cómo desea que se complete el trabajo. Sin embargo, también lleva tiempo y, a veces, el texto escrito y las capturas de pantalla no son suficientes.

Hay algunas tareas que puede mostrar y enseñar mejor a través de video. Pero, ¿cómo se crea un SOP usando video? Sigue leyendo para aprender.

¿Por qué son importantes los procedimientos operativos estándar cuando se trabaja con autónomos?

Los SOP son esenciales para su relación laboral con un profesional independiente. Su trabajador independiente puede ser un excelente escritor de contenido, codificador o asistente virtual, pero eso no significa que sepa cómo desea que se completen las tareas. La creación de un SOP garantiza que todo se comunique con claridad y ayuda a establecer expectativas.

Además, un SOP le ahorra tiempo. Si su trabajador independiente tiene preguntas sobre cómo quiere que se completen las cosas, primero puede consultar el SOP. Si no responde a su pregunta, pueden comunicarse con usted.

También pueden verlo repetidamente, por lo que si alguna vez olvidan su proceso, lo tienen al alcance de la mano. Finalmente, tener un SOP ayuda si alguna vez tiene que incorporar a un nuevo trabajador independiente.

¿Qué pasa si tu freelancer, por alguna razón, renuncia? La vida pasa, y es una posibilidad. Enseñar su reemplazo será mucho más fácil si ya tiene un SOP completo.

¿Qué debe incluir en un POE?

Antes de comenzar a crear su SOP, debe saber qué incluir en él. Hablar sobre qué incluir en un SOP es un poco complicado porque la respuesta es depende. El SOP para alguien que carga contenido en su sitio web se verá muy diferente a un SOP para alguien que realiza llamadas en frío o genera clientes potenciales.

Sin embargo, no importa cuál sea la tarea, es importante ser lo más detallado posible. Algunas de las cosas generales que querrá discutir son:

El porque

¿Cuál es el propósito del POE que está creando? Un consejo común que escuchará al escribir un SOP es comenzar por el final.

Explique el propósito del SOP y lo que la persona debe aprender al final.

El proceso general

A continuación, desea pasar un tiempo explicando el proceso general. Esto verá dónde encaja todo en el panorama general de las cosas. ¿Por qué es importante este proceso?

Esto le da un gran panorama a sus trabajadores independientes.

Los detalles

Una vez que haya definido el propósito y dado el panorama general, es hora de sumergirse en los detalles. Aquí es donde le darás a tu freelancer un proceso paso a paso para completar la tarea en cuestión.

Asegúrate de ser lo más detallado posible al hacer esto.

Finalmente, antes de que esté listo para lanzar su SOP, pruébelo. Complete los pasos como si nunca lo hubiera hecho antes. ¿Estas confundido?

¿Tiene usted alguna pregunta? Si es así, regrese y refine la información.

¿Por qué debería usar videos para crear un POE?

Más allá del hecho de que muchas personas están usando videos para aprender en estos días, usar videos te hace la vida más fácil. Cuando le estás enseñando a tu freelancer un nuevo proceso, puedes hacerlo a través de un chat de video y compartir tu pantalla.

También puede escribir uno y tomar capturas de pantalla, y esperar que su escritura sea lo suficientemente clara para que se entienda (oye, no todos son escritores, y está bien). Sin embargo, hay algunos beneficios claros al crear un SOP de video.

Atiende a los aprendices visuales

Todo el mundo aprende de manera diferente. Tal vez desee un SOP por escrito; sin embargo, siempre es una buena idea combinarlo con un SOP de video para estudiantes visuales. Esto hará que sea más fácil para las personas que aprenden mejor viendo que leyendo.

Da una mirada realista a cómo se completan las tareas

La creación de un video le brinda a su trabajador independiente un recurso que puede visitar una y otra vez, y puede ver el proceso paso a paso a medida que lo completa. Incluso pueden reproducir el video mientras completan la tarea las primeras veces.

Por ejemplo, su trabajador independiente puede ser un experto en cómo cargar un blog, pero siempre habrá pequeños detalles que son diferentes de persona a persona en cómo quieren que se carguen sus blogs. Un SOP de video les permite ver todas las pequeñas cosas que le gustan hacer y les ayuda a medida que aprenden un nuevo proceso y todos los pequeños detalles requeridos por diferentes personas.

Video SOP se puede actualizar fácilmente

¿Le preocupa que sus procesos cambien? No. Los SOP de video son fáciles de actualizar.

Puede editar el video y agregar nueva información o grabar un nuevo video. Esto también ahorra tiempo porque no tiene que reunirse con cada persona para revisar el cambio en el proceso. Envíeles el video para que lo vean y bríndeles la oportunidad de brindar comentarios y hacer preguntas en lugar de repasar el proceso varias veces con diferentes personas.

¿Cuál es el mejor lugar para crear un SOP de video?

Hay un par de formas en que puede crear su video SOP. La forma en que elija crear el suyo depende de sus preferencias individuales.

YouTube

YouTube es una plataforma muy conocida y puedes subir tus videos allí. Puede configurar estos videos como privados o no listados para que el público en general no los encuentre.

Luego copia y pega el enlace a cualquier persona que desee que pueda ver el video. Obviamente, esta no siempre es la solución perfecta debido a la seguridad limitada. Afortunadamente, hay otras plataformas de video que puedes usar.

Telar

Loom es una gran plataforma para crear SOP. Esta plataforma proporciona las herramientas que necesita para grabar su pantalla y puede compartir los videos con personas seleccionadas. También es simple e intuitivo.

Hay una versión gratuita de Loom; sin embargo, con la versión gratuita, debe mantener sus videos en menos de cinco minutos y está limitado en la cantidad de videos que puede crear.

Esta también es una excelente manera de realizar sesiones rápidas de retroalimentación o capacitación con su profesional independiente. Si tiene comentarios, puede grabarlos y enviarlos y mostrarles de qué está hablando en lugar de escribirlo todo.

Loom también ofrece controles de privacidad y, con una cuenta comercial, puede proteger sus videos con contraseña. Esto resuelve los problemas de privacidad que puede encontrar con plataformas como YouTube.

Comience a crear SOP de video para una comunicación más clara con los trabajadores independientes

Tener procedimientos operativos estándar de video le permite enseñar a sus trabajadores independientes cómo desea que las cosas se completen rápidamente. También le permite atender a los estudiantes visuales. En última instancia, el uso conjunto de SOP escritos y de video puede ayudar a preparar a su equipo para el éxito.

¿Estás listo para contratar al freelancer perfecto para tu negocio? Reserve una llamada hoy y permítanos ayudarlo a crear una solicitud de trabajo.