Jak zbudować standardowe procedury operacyjne (SOP) za pomocą wideo

Jak zdobywasz nowe umiejętności lub nową pracę? W dzisiejszym świecie około 58 procent ludzi odpowiada na to pytanie za pomocą cyfrowego wideo.

Jeśli właśnie zatrudniłeś nowego freelancera lub przygotowujesz się do tego, zbudowanie standardowych procedur operacyjnych (SOP) może pomóc mu dowiedzieć się, jak chcesz zakończyć pracę. Jednak wymaga to również czasu, a czasami tekst pisany i zrzuty ekranu nie wystarczą.

Istnieje kilka zadań, które możesz lepiej pokazać i nauczyć za pomocą wideo. Ale jak stworzyć SOP za pomocą wideo? Czytaj dalej, aby się uczyć.

Dlaczego standardowe procedury operacyjne są ważne podczas pracy z freelancerami?

Standardowe procedury operacyjne są niezbędne dla Twojej relacji roboczej z freelancerem. Twój freelancer może być doskonałym autorem treści, programistą lub wirtualnym asystentem, ale to nie znaczy, że wie, jak chcesz wykonać zadania. Zbudowanie SOP zapewnia, że ​​wszystko jest jasno zakomunikowane i pomaga określić oczekiwania.

Ponadto SOP pozwala zaoszczędzić czas. Jeśli twój freelancer ma pytania dotyczące tego, jak chcesz, aby sprawy zostały zakończone, może najpierw odnieść się do SOP. Jeśli to nie odpowiada na ich pytanie, mogą skontaktować się z Tobą.

Mogą go również wielokrotnie przeglądać, więc jeśli kiedykolwiek zapomną o twoim procesie, mają go na wyciągnięcie ręki. Wreszcie, posiadanie SOP pomaga, jeśli kiedykolwiek będziesz musiał zatrudnić nowego freelancera.

Co się stanie, jeśli Twój freelancer z jakiegoś powodu zrezygnuje? Życie się zdarza i jest to możliwe. Nauczenie ich zastępowania będzie znacznie łatwiejsze, jeśli masz już wypełniony SOP.

Co należy uwzględnić w SOP?

Zanim zaczniesz budować SOP, musisz wiedzieć, co w nim uwzględnić. Mówienie o tym, co należy uwzględnić w SOP, jest nieco trudne, ponieważ odpowiedź brzmi: to zależy. SOP dla kogoś, kto przesyła treści do Twojej witryny, będzie wyglądał znacznie inaczej niż SOP dla kogoś, kto wykonuje zimne telefony lub generuje leady.

Jednak bez względu na to, jakie jest zadanie, ważne jest, aby było ono jak najbardziej szczegółowe. Niektóre ogólne kwestie, które chcesz omówić, to:

Dlaczego

Jaki jest cel SOP, który tworzysz? Częstą wskazówką, którą usłyszysz podczas pisania SOP, jest rozpoczęcie od końca.

Wyjaśnij cel SOP i czego dana osoba powinna się nauczyć do końca.

Ogólny proces

Następnie chcesz poświęcić trochę czasu na wyjaśnienie całego procesu. Spowoduje to sprawdzenie, gdzie wszystko pasuje w dużym obrazie rzeczy. Dlaczego ten proces jest ważny?

Daje to wspaniały duży obraz Twoim freelancerom.

Szczegóły

Po zdefiniowaniu celu i przedstawieniu ogólnego obrazu nadszedł czas, aby zagłębić się w szczegóły. W tym miejscu podasz swojemu freelancerowi krok po kroku proces wykonania danego zadania.

Upewnij się, że robisz to tak szczegółowo, jak to możliwe.

Wreszcie, zanim będziesz gotowy do wypuszczenia SOP na wolność, przetestuj go. Wykonaj kroki tak, jakbyś nigdy wcześniej tego nie robił. Jesteś zmieszany?

Czy masz jakieś pytania? Jeśli tak, wróć i doprecyzuj informacje.

Dlaczego warto używać wideo do tworzenia SOP?

Poza faktem, że wiele osób korzysta obecnie z wideo do nauki, korzystanie z wideo ułatwia życie. Kiedy uczysz swojego freelancera nowego procesu, możesz to zrobić za pośrednictwem czatu wideo i udostępnić swój ekran.

Możesz także napisać jeden i zrobić zrzuty ekranu, mając nadzieję, że twoje pisanie jest wystarczająco jasne, aby można je było zrozumieć (hej, nie każdy jest pisarzem i to jest w porządku). Istnieją jednak wyraźne korzyści płynące z tworzenia wideo SOP.

Jest przeznaczony dla wizualnych uczniów

Każdy uczy się inaczej. Może chcesz mieć pisemną SOP; jednak zawsze dobrym pomysłem jest połączenie go z wideo SOP dla wzrokowców. Ułatwi to osobom, które lepiej uczą się poprzez oglądanie niż czytanie.

Daje realistyczne spojrzenie na sposób wykonywania zadań

Tworzenie filmu daje Twojemu freelancerowi zasoby, które może odwiedzać w kółko, i może zobaczyć proces krok po kroku, gdy go ukończysz. Mogą nawet odtwarzać wideo, gdy wykonują zadanie za pierwszym razem.

Na przykład Twój freelancer może być ekspertem w przesyłaniu bloga, ale zawsze będą istniały drobne szczegóły, które różnią się w zależności od osoby, w jaki sposób chcą przesyłać swoje blogi. Wideo SOP pozwala im zobaczyć wszystkie małe rzeczy, które lubisz robić i pomaga im uczyć się nowego procesu i wszystkich drobnych szczegółów wymaganych przez różne osoby.

Wideo SOP można łatwo aktualizować

Martwisz się, że Twoje procesy się zmienią? nie. Wideo SOP są łatwe do aktualizacji.

Możesz edytować wideo i dodać nowe informacje lub nagrać nowy film. Oszczędza to również czas, ponieważ nie trzeba spotykać się z każdą osobą, aby omówić zmianę w procesie. Wyślij im film do obejrzenia i daj im szansę wyrażenia opinii i zadawania pytań zamiast wielokrotnego powtarzania procesu z różnymi osobami.

Gdzie jest najlepsze miejsce do stworzenia wideo SOP?

SOP wideo można utworzyć na kilka sposobów. Sposób, w jaki zdecydujesz się stworzyć swój, zależy od indywidualnych preferencji.

Youtube

YouTube to dobrze znana platforma, na której możesz przesyłać swoje filmy. Możesz ustawić te filmy jako prywatne lub niepubliczne , aby nie były dostępne dla ogółu społeczeństwa.

Następnie skopiuj link i wklej go wszystkim osobom, którym chcesz umożliwić obejrzenie filmu. Oczywiście nie zawsze jest to idealne rozwiązanie ze względu na ograniczone bezpieczeństwo. Na szczęście istnieją inne platformy wideo, z których możesz korzystać.

Warsztat tkacki

Loom to świetna platforma do tworzenia SOP. Ta platforma zapewnia narzędzia potrzebne do nagrywania ekranu i możesz udostępniać filmy wybranym osobom. Jest to również proste i intuicyjne.

Istnieje darmowa wersja Loom; jednak w bezpłatnej wersji musisz przechowywać swoje filmy poniżej pięciu minut, a liczba filmów, które możesz utworzyć, jest ograniczona.

Jest to również świetny sposób na przeprowadzenie szybkich sesji zwrotnych lub szkoleń ze swoim freelancerem. Jeśli masz uwagi, możesz je nagrać i wysłać, a właściwie pokazać im, o czym mówisz, zamiast wpisywać wszystko.

Loom oferuje również kontrolę prywatności, a dzięki kontu firmowemu możesz zabezpieczyć swoje filmy hasłem. To rozwiązuje problemy z prywatnością, które możesz napotkać na platformach takich jak YouTube.

Zacznij tworzyć wideo SOP, aby uzyskać jaśniejszą komunikację z freelancerami

Posiadanie standardowych procedur operacyjnych wideo pozwala nauczyć freelancerów, jak chcesz, aby sprawy zostały szybko zakończone. Pozwala również zaspokoić potrzeby uczniów wizualnych. W ostatecznym rozrachunku wspólne korzystanie z materiałów wideo i pisemnych standardowych procedur operacyjnych może pomóc zespołowi odnieść sukces.

Czy jesteś gotowy, aby zatrudnić idealnego freelancera dla swojej firmy? Zarezerwuj rozmowę już dziś i pozwól nam pomóc Ci utworzyć zapytanie o pracę.