Comment créer vos procédures opérationnelles standard (SOP) avec la vidéo

Comment acquérir de nouvelles compétences ou de nouveaux métiers ? Dans le monde d'aujourd'hui, la réponse à cette question pour environ 58 % des personnes se fait via la vidéo numérique.

Si vous venez d'embaucher un nouveau pigiste ou si vous vous y préparez, l'élaboration de procédures opérationnelles standard (SOP) peut les aider à savoir comment vous voulez que le travail soit terminé. Cependant, cela prend également du temps, et parfois le texte écrit et les captures d'écran ne suffisent pas.

Il y a certaines tâches que vous pouvez montrer et mieux enseigner via la vidéo. Mais comment créez-vous une SOP en utilisant la vidéo ? Continuez à lire pour apprendre.

Pourquoi les procédures opérationnelles standard sont-elles importantes lorsque vous travaillez avec des pigistes ?

Les SOP sont essentielles pour votre relation de travail avec un freelance. Votre pigiste peut être un excellent rédacteur de contenu, codeur ou assistant virtuel, mais cela ne signifie pas qu'il sait comment vous voulez que les tâches soient accomplies. L'élaboration d'une SOP garantit que tout est clairement communiqué et aide à définir les attentes.

De plus, une SOP vous fait gagner du temps. Si votre pigiste a des questions sur la façon dont vous voulez que les choses soient terminées, il peut d'abord se référer au SOP. S'il ne répond pas à leur question, ils peuvent alors vous contacter.

Ils peuvent également le voir à plusieurs reprises, donc s'ils oublient votre processus, ils l'ont à portée de main. Enfin, avoir un SOP aide si jamais vous devez intégrer un nouveau pigiste.

Que se passe-t-il si votre pigiste, pour une raison quelconque, démissionne ? La vie arrive, et c'est une possibilité. Enseigner leur remplacement sera beaucoup plus facile si vous avez déjà une SOP remplie.

Que devez-vous inclure dans une POS ?

Avant de commencer à élaborer votre SOP, vous devez savoir ce qu'il faut y inclure. Parler de ce qu'il faut inclure dans une SOP est un peu délicat, car la réponse est que cela dépend. Le SOP pour quelqu'un qui télécharge du contenu sur votre site Web sera très différent d'un SOP pour quelqu'un qui fait des appels à froid ou de la génération de prospects.

Cependant, quelle que soit la tâche, il est important d'être aussi détaillé que possible. Certaines des choses générales dont vous voudrez discuter sont les suivantes :

Le pourquoi

Quel est le but de la SOP que vous créez ? Un conseil courant que vous entendrez lors de la rédaction d'une SOP est de commencer par la fin.

Expliquez le but de la POS et ce que la personne devrait apprendre à la fin.

Le processus global

Ensuite, vous voulez passer du temps à expliquer le processus global. Cela permettra de voir où tout s'inscrit dans la vue d'ensemble des choses. Pourquoi ce processus est-il important ?

Cela donne une grande image à vos pigistes.

Les détails

Une fois que vous avez défini l'objectif et donné la vue d'ensemble, il est temps de plonger dans les détails. C'est ici que vous donnerez à votre pigiste un processus étape par étape pour accomplir la tâche à accomplir.

Assurez-vous que vous êtes aussi détaillé que possible lorsque vous faites cela.

Enfin, avant d'être prêt à diffuser votre SOP dans la nature, testez-la. Effectuez les étapes comme si vous ne l'aviez jamais fait auparavant. Êtes-vous confus?

Avez-vous des questions? Si c'est le cas, revenez en arrière et affinez les informations.

Pourquoi devriez-vous utiliser la vidéo pour créer une POS ?

Au-delà du fait que de nombreuses personnes utilisent la vidéo pour apprendre de nos jours, l'utilisation de la vidéo vous facilite la vie. Lorsque vous apprenez un nouveau processus à votre pigiste, vous pouvez le faire via un chat vidéo et partager votre écran.

Vous pouvez également en écrire un et prendre des captures d'écran, et espérer que votre écriture est suffisamment claire pour être comprise (hé, tout le monde n'est pas écrivain, et ce n'est pas grave). Cependant, la création d'une SOP vidéo présente des avantages évidents.

Il s'adresse aux apprenants visuels

Tout le monde apprend différemment. Peut-être que vous voulez une SOP écrite ; cependant, c'est toujours une bonne idée de l'associer à une SOP vidéo pour les apprenants visuels. Cela facilitera la tâche des personnes qui apprennent mieux en voyant plutôt qu'en lisant.

Il donne un aperçu réaliste de la façon dont les tâches sont accomplies

La création d'une vidéo donne à votre pigiste une ressource qu'il peut visiter encore et encore, et il peut voir le processus étape par étape au fur et à mesure que vous le terminez. Ils peuvent même faire jouer la vidéo pendant qu'ils terminent la tâche les premières fois.

Par exemple, votre pigiste peut être un expert dans la façon de télécharger un blog, mais il y aura toujours de petits détails qui diffèrent d'une personne à l'autre dans la façon dont ils veulent que leurs blogs soient téléchargés. Une SOP vidéo leur permet de voir toutes les petites choses que vous aimez faire et les aide à apprendre un nouveau processus et tous les petits détails requis par différentes personnes.

La SOP vidéo peut être mise à jour facilement

Vous craignez que vos processus changent ? Ne le faites pas. Les SOP vidéo sont faciles à mettre à jour.

Vous pouvez soit modifier la vidéo et ajouter de nouvelles informations, soit enregistrer une nouvelle vidéo. Cela permet également de gagner du temps car vous n'avez pas à rencontrer chaque personne pour passer en revue le changement dans le processus. Envoyez-leur la vidéo à regarder et donnez-leur la possibilité de donner leur avis et de poser des questions plutôt que de répéter le processus plusieurs fois avec différentes personnes.

Quel est le meilleur endroit pour créer une SOP vidéo ?

Il existe plusieurs façons de créer votre SOP vidéo. La façon dont vous choisissez de créer le vôtre dépend de vos préférences individuelles.

Youtube

YouTube est une plate-forme bien connue et vous pouvez y télécharger vos vidéos. Vous pouvez définir ces vidéos comme privées ou non répertoriées afin qu'elles ne soient pas trouvées par le grand public.

Ensuite, vous copiez et collez le lien vers toute personne que vous souhaitez voir la vidéo. Évidemment, ce n'est pas toujours la solution parfaite en raison d'une sécurité limitée. Heureusement, il existe d'autres plateformes vidéo que vous pouvez utiliser.

Métier à tisser

Loom est une excellente plateforme pour créer des SOP. Cette plate-forme fournit les outils dont vous avez besoin pour enregistrer votre écran et vous pouvez partager les vidéos avec certaines personnes. C'est aussi simple et intuitif.

Il existe une version gratuite de Loom ; cependant, avec la version gratuite, vous devez limiter vos vidéos à moins de cinq minutes et vous êtes limité dans le nombre de vidéos que vous pouvez créer.

C'est également un excellent moyen de faire des séances de rétroaction rapides ou une formation avec votre pigiste. Si vous avez des commentaires, vous pouvez les enregistrer et les envoyer et leur montrer de quoi vous parlez au lieu de tout taper.

Loom propose également des contrôles de confidentialité et, avec un compte professionnel, vous pouvez protéger vos vidéos par mot de passe. Cela résout les problèmes de confidentialité que vous pouvez rencontrer avec des plateformes comme YouTube.

Commencez à créer des SOP vidéo pour une communication plus claire avec les pigistes

Avoir des procédures d'exploitation standard vidéo vous permet d'enseigner à vos pigistes comment vous voulez que les choses soient terminées rapidement. Il vous permet également de répondre aux besoins des apprenants visuels. En fin de compte, l'utilisation conjointe de vidéos et de SOP écrites peut aider votre équipe à réussir.

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