Como criar seus procedimentos operacionais padrão (SOP) com vídeo

Como você aprende novas habilidades ou novos empregos? No mundo de hoje, a resposta a essa pergunta para cerca de 58% das pessoas é por meio de vídeo digital.

Se você acabou de contratar um novo freelancer ou está se preparando para isso, a criação de procedimentos operacionais padrão (SOP) pode ajudá-los a saber como você deseja que o trabalho seja concluído. No entanto, também leva tempo e, às vezes, texto escrito e capturas de tela não são suficientes.

Existem algumas tarefas que você pode mostrar e ensinar melhor por vídeo. Mas como você cria um SOP usando vídeo? Continue lendo para aprender.

Por que os procedimentos operacionais padrão são importantes ao trabalhar com freelancers?

Os POPs são essenciais para sua relação de trabalho com um freelancer. Seu freelancer pode ser um excelente redator de conteúdo, programador ou assistente virtual, mas isso não significa que ele saiba como você deseja que as tarefas sejam concluídas. Construir um SOP garante que tudo seja comunicado com clareza e ajuda a definir expectativas.

Além disso, um POP economiza seu tempo. Se o seu freelancer tiver dúvidas sobre como você deseja que as coisas sejam concluídas, ele pode consultar o SOP primeiro. Se isso não responder à pergunta, eles poderão entrar em contato com você.

Eles também podem visualizá-lo repetidamente; portanto, se esquecerem do seu processo, eles o terão na ponta dos dedos. Por fim, ter um SOP ajuda se você precisar contratar um novo freelancer.

O que acontece se o seu freelancer, por algum motivo, sair? A vida acontece, e é uma possibilidade. Ensinar sua substituição será muito mais fácil se você já tiver um SOP concluído.

O que você deve incluir em um SOP?

Antes de começar a criar seu SOP, você precisa saber o que incluir nele. Falar sobre o que incluir em um SOP é um pouco complicado porque a resposta é depende. O SOP para alguém fazendo upload de conteúdo para o seu site será muito diferente de um SOP para alguém fazendo chamadas não solicitadas ou geração de leads.

No entanto, não importa qual seja a tarefa, é importante ser o mais detalhado possível. Algumas das coisas gerais que você deseja discutir são:

o porquê

Qual é o propósito do SOP que você está criando? Uma dica comum que você ouvirá ao escrever um SOP é começar pelo final.

Explique o propósito do SOP e o que a pessoa deve aprender até o final.

O processo geral

Em seguida, você deseja passar algum tempo explicando o processo geral. Isso vai olhar para onde tudo se encaixa no quadro geral das coisas. Por que esse processo é importante?

Isso dá uma grande imagem para seus freelancers.

Os detalhes

Depois de definir o objetivo e ter uma visão geral, é hora de mergulhar nos detalhes. É aqui que você dará ao seu freelancer um processo passo a passo para concluir a tarefa em questão.

Certifique-se de ser o mais detalhado possível ao fazer isso.

Por fim, antes de estar pronto para liberar seu SOP, teste-o. Conclua as etapas como se nunca tivesse feito isso antes. Você está confuso?

Você tem alguma pergunta? Em caso afirmativo, volte e refine as informações.

Por que você deve usar o vídeo para criar um SOP?

Além do fato de que muitas pessoas estão usando vídeos para aprender hoje em dia, o uso de vídeos facilita sua vida. Quando estiver ensinando um novo processo ao seu freelancer, você pode fazê-lo por meio de um bate-papo por vídeo e compartilhar sua tela.

Você também pode escrever um e fazer capturas de tela e esperar que sua escrita seja clara o suficiente para ser compreendida (ei, nem todo mundo é escritor, e tudo bem). No entanto, existem alguns benefícios claros na criação de um SOP de vídeo.

Atende a aprendizes visuais

Todo mundo aprende de forma diferente. Talvez você queira um POP por escrito; no entanto, é sempre uma ótima ideia combiná-lo com um vídeo SOP para alunos visuais. Isso tornará mais fácil para as pessoas que aprendem melhor vendo versus lendo.

Dá uma visão realista de como as tarefas são concluídas

A criação de um vídeo oferece ao freelancer um recurso que ele pode visitar várias vezes e pode ver o processo passo a passo à medida que você o conclui. Eles podem até mesmo reproduzir o vídeo enquanto concluem a tarefa nas primeiras vezes.

Por exemplo, seu freelancer pode ser um especialista em como fazer upload de um blog, mas sempre haverá pequenos detalhes que diferem de pessoa para pessoa sobre como eles desejam que seus blogs sejam enviados. Um SOP em vídeo permite que eles vejam todas as pequenas coisas que você gosta de fazer e os ajuda a aprender um novo processo e todos os pequenos detalhes exigidos por pessoas diferentes.

O SOP de vídeo pode ser atualizado facilmente

Preocupado com a mudança de seus processos? Não. Os SOPs de vídeo são fáceis de atualizar.

Você pode editar o vídeo e adicionar novas informações ou gravar um novo vídeo. Isso também economiza tempo porque você não precisa se encontrar com cada pessoa para repassar a mudança no processo. Envie a eles o vídeo para assistir e dê a eles a chance de fornecer feedback e fazer perguntas, em vez de repassar o processo várias vezes com pessoas diferentes.

Onde é o melhor lugar para criar um SOP de vídeo?

Existem algumas maneiras de criar seu SOP de vídeo. Como você escolhe criar o seu depende de suas preferências individuais.

YouTube

O YouTube é uma plataforma bem conhecida e você pode fazer upload de seus vídeos lá. Você pode definir esses vídeos como privados ou não listados , para que não sejam encontrados pelo público em geral.

Em seguida, copie e cole o link para qualquer pessoa que você deseja que possa ver o vídeo. Obviamente, essa nem sempre é a solução perfeita devido à segurança limitada. Felizmente, existem outras plataformas de vídeo que você pode usar.

Tear

O Loom é uma ótima plataforma para criar SOPs. Esta plataforma fornece as ferramentas necessárias para gravar sua tela e você pode compartilhar os vídeos com pessoas selecionadas. Também é simples e intuitivo.

Existe uma versão gratuita do Loom; no entanto, com a versão gratuita, você precisa manter seus vídeos com menos de cinco minutos e está limitado no número de vídeos que pode criar.

Essa também é uma ótima maneira de fazer sessões rápidas de feedback ou treinamento com seu freelancer. Se você tiver feedback, pode gravá-lo e enviá-lo e realmente mostrar a eles sobre o que está falando, em vez de digitar tudo.

O Loom também oferece controles de privacidade e, com uma conta comercial, você pode proteger seus vídeos com senha. Isso resolve os problemas de privacidade que você pode encontrar em plataformas como o YouTube.

Comece a criar SOPs de vídeo para uma comunicação mais clara com freelancers

Ter procedimentos operacionais padrão de vídeo permite que você ensine seus freelancers como você deseja que as coisas sejam concluídas rapidamente. Ele também permite que você atenda aos alunos visuais. Por fim, usar vídeos e SOPs escritos juntos pode ajudar a preparar sua equipe para o sucesso.

Você está pronto para contratar o freelancer perfeito para o seu negócio? Agende uma ligação hoje e deixe-nos ajudá-lo a criar uma solicitação de trabalho.