Come costruire le tue procedure operative standard (SOP) con il video

Come si imparano nuove competenze o nuovi lavori? Nel mondo di oggi, la risposta a questa domanda per circa il 58% delle persone avviene tramite video digitale.

Se hai appena assunto un nuovo libero professionista o ti stai preparando, la creazione di procedure operative standard (SOP) può aiutarlo a capire come desideri che il lavoro venga completato. Tuttavia, ci vuole anche tempo e talvolta il testo scritto e gli screenshot non sono sufficienti.

Ci sono alcune attività che puoi mostrare e insegnare meglio tramite video. Ma come si crea una SOP usando il video? Continua a leggere per imparare.

Perché le procedure operative standard sono importanti quando si lavora con i freelance?

Le SOP sono essenziali per il tuo rapporto di lavoro con un libero professionista. Il tuo libero professionista può essere un eccellente scrittore di contenuti, programmatore o assistente virtuale, ma ciò non significa che sappia come desideri che le attività vengano completate. Costruire una SOP garantisce che tutto sia comunicato in modo chiaro e aiuta a definire le aspettative.

Inoltre, una SOP ti fa risparmiare tempo. Se il tuo libero professionista ha domande su come desideri che le cose vengano completate, può prima fare riferimento alla SOP. Se non risponde alla loro domanda, possono contattarti.

Possono anche visualizzarlo ripetutamente, quindi se dimenticano il tuo processo, lo hanno sulla punta delle dita. Infine, avere un SOP aiuta se devi assumere un nuovo freelance.

Cosa succede se il tuo libero professionista, per qualche motivo, si licenzia? La vita accade, ed è una possibilità. Insegnare la loro sostituzione sarà molto più semplice se hai già una SOP completa.

Cosa dovresti includere in una SOP?

Prima di iniziare a costruire la tua SOP, devi sapere cosa includere in essa. Parlare di cosa includere in una SOP è un po' complicato perché la risposta è dipende. La SOP per qualcuno che carica contenuti sul tuo sito web avrà un aspetto molto diverso da una SOP per qualcuno che effettua chiamate a freddo o lead generation.

Tuttavia, indipendentemente dall'attività, è importante essere il più dettagliati possibile. Alcune delle cose generali che vorrai discutere sono:

Il Perché

Qual è lo scopo della SOP che stai creando? Un consiglio comune che sentirai quando scrivi una SOP è iniziare dalla fine.

Spiegare lo scopo del SOP e ciò che la persona dovrebbe imparare alla fine.

Il Processo Complessivo

Successivamente, vuoi dedicare del tempo a spiegare il processo generale. Questo esaminerà dove tutto si inserisce nel quadro generale delle cose. Perché è importante questo processo?

Questo dà una grande immagine ai tuoi liberi professionisti.

I dettagli

Una volta definito lo scopo e dato il quadro generale, è il momento di immergersi nei dettagli. Qui è dove fornirai al tuo libero professionista un processo passo dopo passo per completare l'attività a portata di mano.

Assicurati di essere il più dettagliato possibile quando lo fai.

Infine, prima di essere pronto a rilasciare la tua SOP in libertà, provala. Completa i passaggi come se non l'avessi mai fatto prima. Sei confuso?

Avete domande? In tal caso, torna indietro e perfeziona le informazioni.

Perché dovresti usare il video per creare una SOP?

Al di là del fatto che molte persone usano i video per imparare in questi giorni, usare i video ti semplifica la vita. Quando insegni al tuo libero professionista un nuovo processo, puoi farlo tramite una chat video e condividere il tuo schermo.

Puoi anche scriverne uno e prendere screencaps e sperare che la tua scrittura sia abbastanza chiara da essere compresa (ehi, non tutti sono scrittori, e va bene così). Tuttavia, ci sono alcuni chiari vantaggi nella creazione di una SOP video.

Si rivolge agli studenti visivi

Ognuno impara in modo diverso. Forse vuoi una SOP scritta; tuttavia, è sempre una buona idea abbinarlo a un video SOP per studenti visivi. Ciò renderà più facile per le persone che imparano meglio vedendo piuttosto che leggendo.

Dà uno sguardo realistico su come vengono completate le attività

La creazione di un video offre al tuo libero professionista una risorsa che può visitare più e più volte e può vedere il processo passo dopo passo mentre lo completi. Possono persino riprodurre il video mentre completano l'attività le prime volte.

Ad esempio, il tuo libero professionista potrebbe essere un esperto su come caricare un blog, ma ci saranno sempre piccoli dettagli che differiscono da persona a persona nel modo in cui vogliono che i loro blog vengano caricati. Un video SOP consente loro di vedere tutte le piccole cose che ti piace fare e aiuta mentre imparano un nuovo processo e tutti i piccoli dettagli richiesti da persone diverse.

Il video SOP può essere aggiornato facilmente

Preoccupato che i tuoi processi cambino? Non. Le SOP video sono facili da aggiornare.

Puoi modificare il video e aggiungere nuove informazioni o registrare un nuovo video. Ciò consente anche di risparmiare tempo perché non è necessario incontrare ogni persona per esaminare il cambiamento nel processo. Invia loro il video da guardare e dai loro la possibilità di fornire feedback e porre domande invece di ripetere il processo più volte con persone diverse.

Qual è il posto migliore per creare un video SOP?

Ci sono un paio di modi in cui puoi creare il tuo video SOP. Il modo in cui scegli di creare il tuo dipende dalle tue preferenze individuali.

Youtube

YouTube è una piattaforma ben nota e puoi caricare i tuoi video lì. Puoi impostare questi video come privati ​​o non in elenco , in modo che non vengano trovati dal pubblico in generale.

Quindi copi e incolli il link a chiunque desideri che possa vedere il video. Ovviamente, questa non è sempre la soluzione perfetta a causa della sicurezza limitata. Fortunatamente, ci sono altre piattaforme video che puoi usare.

Telaio

Loom è un'ottima piattaforma per la creazione di SOP. Questa piattaforma fornisce gli strumenti necessari per registrare il tuo schermo e puoi condividere i video con persone selezionate. È anche semplice e intuitivo.

Esiste una versione gratuita di Loom; tuttavia, con la versione gratuita, devi mantenere i tuoi video sotto i cinque minuti e sei limitato nel numero di video che puoi creare.

Questo è anche un ottimo modo per fare sessioni di feedback rapido o formazione con il tuo libero professionista. Se hai un feedback, puoi registrarlo e inviarlo e mostrare effettivamente di cosa stai parlando invece di scriverlo tutto.

Loom offre anche controlli sulla privacy e, con un account aziendale, puoi proteggere con password i tuoi video. Questo risolve i problemi di privacy che potresti incontrare con piattaforme come YouTube.

Inizia a creare SOP video per una comunicazione più chiara con i freelance

Avere procedure operative standard video ti consente di insegnare ai tuoi liberi professionisti come vuoi che le cose vengano completate rapidamente. Ti consente anche di soddisfare gli studenti visivi. In definitiva, l'uso combinato di SOP video e scritte può aiutare a preparare il tuo team al successo.

Sei pronto ad assumere il libero professionista perfetto per la tua attività? Prenota una chiamata oggi e lascia che ti aiutiamo a creare una richiesta di lavoro.