Expertentipps zur Verbesserung der Vertriebseffizienz

Vertriebsteams stoßen häufig auf Hürden wie das Jonglieren zu vieler Aufgaben, veraltete Verfahren, unzureichendes Datenmanagement und Kommunikationsausfälle. Wenn die Vertriebsleistung nachlässt, ist das ein Aufruf zum Handeln für eine Überarbeitung der Vertriebsstrategie.

Lesen Sie weiter, um praktische Tipps zu erhalten, mit denen Sie Ihre Vertriebsabläufe vorantreiben und Hindernisse in Chancen für Umsatzwachstum verwandeln können.

• Die wichtige Rolle des Vertriebsbetriebs
• Häufige Probleme bei Vertriebsabläufen
• Praktische Tipps zur Verbesserung der Vertriebsabläufe
• Optimieren Sie Ihre Vertriebsaktivitäten mit Highspot

Die wichtige Rolle des Vertriebsbetriebs

Der Vertriebsbetrieb (Sales Ops) sorgt dafür, dass das Vertriebsteam reibungslos funktioniert. Sie beaufsichtigen Aktivitäten und Verwaltungsaufgaben hinter den Kulissen, damit sich Vertriebsmitarbeiter auf die Lead-Generierung und den Abschluss von Geschäften konzentrieren können. Vertriebsmitarbeiter optimieren Vertriebsprozesse, verwalten Vertriebstechnologie, überwachen Vertriebskennzahlen und Dashboards und richten Vertriebsstrategien an Geschäftsprioritäten aus.

Durch die enge Zusammenarbeit mit Stakeholdern im gesamten Unternehmen steigern die Vertriebsabläufe den Vertriebserfolg, verbessern die Kundenbeziehungen und wirken sich erheblich auf die Rentabilität des Unternehmens aus.

Häufige Probleme bei Vertriebsabläufen

Betriebsteams sind beschäftigter denn je. Von der Verwaltung der sich weiterentwickelnden Vertriebstechnologie bis hin zur Reaktion auf die sich ändernden Preisstrategien und Erwartungen von Unternehmensleitern und Kunden besteht ein endloser Bedarf an Aufmerksamkeit und Maßnahmen.

Schauen wir uns die häufigsten Hürden an, auf die Vertriebsteams stoßen:

Mit konkurrierenden Prioritäten jonglieren

Vertriebsleiter stehen vor einem Wirbelsturm an Aufgaben und der Herausforderung, zu viele Aufgaben zu übernehmen. Dies kann zu Priorisierungsproblemen führen, bei denen kritische Aufgaben zugunsten scheinbar dringender, aber weniger wichtiger Aktivitäten vernachlässigt werden.

Veränderte Kundenerwartungen

Der digitale Verkauf hat die Interaktionen zwischen Kunden und Unternehmen verändert. Moderne Kunden erwarten personalisierte, vernetzte Erlebnisse über mehrere Kanäle hinweg, von online bis persönlich. Dies führt zu Komplexitäten für Unternehmen, die nicht einfach zu lösen sind.

Die Aufrechterhaltung des Kommunikationszusammenhalts über alle Berührungspunkte hinweg ist ohne geeignete Lösungen ein Kampf. Dadurch entstehen Datensilos. Ein LinkedIn-Bericht zeigt, dass 58 % der Vertriebsmitarbeiter aufgrund von Datensilos Schwierigkeiten haben, genaue und aktuelle Daten zu finden.

Darüber hinaus besteht die Herausforderung, Geschäftsprozesse an die Bedürfnisse unterschiedlicher Kunden anzupassen, was den Wunsch nach einem einheitlichen Kundenerlebnis erschwert. Damit Unternehmen erfolgreich sein können, müssen sie die Bedürfnisse der Kunden vollständig verstehen, um maßgeschneiderte Erlebnisse bieten zu können.

Quelle: LinkedIn

Mit der sich weiterentwickelnden Vertriebstechnologie Schritt halten

Der rasante technologische Fortschritt stellt die Vertriebsabläufe vor die Herausforderung, auf dem neuesten Stand zu bleiben. Diese ständige Weiterentwicklung erfordert, dass Vertriebsteams ihren Technologie-Stack ständig evaluieren und modifizieren, um die innovativsten Lösungen sicherzustellen. Wenn Sie nicht Schritt halten, kann dies Auswirkungen auf den Verkaufszyklus haben und zu verpassten Chancen und Wettbewerbsverlusten führen.

Prognoseungenauigkeit

Sales Ops ist dafür verantwortlich, die Genauigkeit der Umsatzprognosen sicherzustellen. Prognosen prognostizieren zukünftige Verkaufsmengen über einen bestimmten Zeitraum. Dazu analysieren sie Verkaufsdaten, Markttrends und historische Leistungen. Die Prognose leitet Budget-, Personal-, Inventar- und andere betriebliche Entscheidungen. Eine ungenaue Umsatzprognose kann erhebliche Folgen haben.

Zum Beispiel:

• Fehlausrichtung der Ressourcen: Eine überschätzte Prognose kann zu Überbeständen und nicht ausgelastetem Personal führen, wohingegen eine unterschätzte Prognose zu Bestandsengpässen und unzureichendem Personal zur Deckung der Kundennachfrage führen könnte.
• Verpasste Chancen: Ungenaue Prognosen können dazu führen, dass Vertriebsteams aufgrund mangelnder Vorbereitung potenzielle Verkaufschancen verpassen oder unrealistische Vertriebsziele verfolgen, was Aufwand und Ressourcen verschwendet.

Kommunikationsbarrieren

Die Kommunikation ist in vielbeschäftigten Organisationen komplex, insbesondere wenn die Abstimmung zwischen Teams nicht stimmt oder die Team-zu-Team- oder Peer-zu-Peer-Übergabe nicht gut funktioniert. Informationen gehen verloren, die Nachverfolgung verzögert sich und der gesamte Verkaufsprozess wird gestört.

Manuelle Prozesse und getrennte Systeme

Manuelle Prozesse und unterschiedliche Systeme können die Prozesse verlangsamen und zu Ineffizienzen führen. Dies führt häufig zu Fehlern bei der Dateneingabe, unzuverlässigen Erkenntnissen für die Entscheidungsfindung, Verwechslungen bei der Aufgabenübergabe und ungenauen Prognosen.

Mangelnde Transparenz der Verkaufskennzahlen

Ohne genaue Echtzeit-Verkaufskennzahlen ist die Entscheidungsfindung eine Spekulation, die das Wachstum behindert. Betriebsleiter können die Leistung des Unternehmens nicht bewerten oder Verbesserungsbereiche identifizieren. Diese Lücke kann dazu führen, dass Ressourcen missbraucht werden und zu viel in leistungsschwache Bereiche investiert wird, während Bereiche mit Potenzial vernachlässigt werden.

Ein Mangel an Einblick in diese Kennzahlen macht es schwierig, Ziele zu setzen, was das Vertriebsteam demotivieren oder zum Scheitern bringen kann. Eine unzureichende Transparenz der Vertriebskennzahlen kann Compliance-Bemühungen erschweren und rechtliche oder finanzielle Auswirkungen haben. Teams verschwenden Zeit damit, Daten manuell zu sammeln, Unstimmigkeiten auszugleichen und Entscheidungen auf der Grundlage veralteter oder unvollständiger Informationen zu treffen, was zu Verzögerungen und höheren Kosten führt.

Praktische Tipps zur Verbesserung der Vertriebsabläufe

Der Umgang mit der Komplexität des Veränderungsmanagements und die Überwindung von Widerständen erfordert einfache, praktische Lösungen. Wir sprechen darüber, wie gute Führung, besondere Verkaufsanreize und klare Aufgaben dazu beitragen können, den Vertrieb zu verbessern.

1. Führungskompetenzen stärken

Implementieren Sie Entwicklungsprogramme für Vertriebsleiter. Konzentrieren Sie sich auf strategisches Denken, Problemlösung, Vertriebstools und Kommunikation, um Vertriebsmitarbeiter durch Herausforderungen zu führen und eine Kultur der kontinuierlichen Verbesserung zu fördern.

2. Optimieren Sie Vertriebsprozesse

Führen Sie regelmäßige Audits der Vertriebsprozesse durch, um Aufgaben zu identifizieren und zu beseitigen, die nicht direkt zu den Vertriebsergebnissen beitragen, wie z. B. Prozessengpässe, redundante Dateneingaben oder unnötige Besprechungen.

3. Implementieren Sie proaktive Managementpraktiken

Seien Sie wachsam bei der Erkennung negativer Trends, bevor sie zu Verlusten führen, und vermeiden Sie kurzfristige Lösungen zugunsten nachhaltiger Lösungen.

Stellen Sie sich vor, dass Vertriebsmitarbeiter zwei Quartale lang einen Rückgang der vierteljährlichen Umsätze feststellen, der anhand von Kennzahlen wie Lead-Conversion-Raten und Win-Rate verfolgt wird. Die Datenanalyse zeigt einen Rückgang der Conversion-Rate aufgrund der günstigeren Lösungen eines neuen Wettbewerbers. Eine Ursachenanalyse zeigt, dass das Vertriebsteam bessere Materialien benötigt, um sich im Wettbewerb zu positionieren. Das Unternehmen reagiert darauf mit einem gezielten Vertriebsschulungsprogramm, um die Verhandlungsfähigkeiten und die Produktdifferenzierung zu verbessern. Vertriebsmitarbeiter überwachen die Vertriebsproduktivität nach der Schulung genau und bewerten die Auswirkungen der Interventionen.

Der proaktive Ansatz ermöglicht es dem Unternehmen, den rückläufigen Umsatztrend umzukehren.

4. Personalisieren Sie Verkaufsanreize

Vertriebsteams sind mit ihrem Zugriff auf Vertriebsdaten und Analysetools hervorragend positioniert, um Anreizprogramme zu transformieren. Sie sind in erster Linie dafür verantwortlich, dass die Vertriebsinfrastruktur, Prozesse und Strategien aufeinander abgestimmt sind. Zu dieser Verantwortung gehört es, an Anreizen zu arbeiten, die Vertriebsmitarbeiter für ihre Leistung motivieren und belohnen.

5. Investieren Sie in die richtigen Werkzeuge

Investieren Sie in integrierte Tools, die Daten zentralisieren und Aufgaben automatisieren, wie z. B. CRM-Systeme, Sales-Enablement-Analyse- und Automatisierungstools sowie KI. Diese Tools helfen dabei, Silos aufzubrechen, manuelle Aufgaben zu automatisieren und wertvolle Daten bereitzustellen, die zu neuen Verkäufen führen können. Vertriebsmitarbeiter können mehr Zeit mit dem Verkaufen verbringen und weniger Zeit mit der Suche und Eingabe von Daten verbringen.

Ein Paradebeispiel für die Wirkung integrierter Plattformen ist die Erfahrung von Oxford University Press mit Highspot. Highspot stattete das Vertriebsteam mit interaktiven, leicht zugänglichen Produktinformationen aus, die in seine täglichen Arbeitsabläufe und Tools integriert waren. Die Integration mit Salesforce war unerlässlich, ein grundlegendes Tool für ihre Vertriebsmitarbeiter. Wie Lisa McCarthy, Director of Sales Operations bei Oxford University Press, hervorhob, war die Integration von Highspot mit Salesforce ein Wendepunkt, da sie eine einheitliche Quelle der Wahrheit bot und die Vertriebsabläufe erheblich rationalisierte.

6. Fördern Sie die funktionsübergreifende Zusammenarbeit

Indem die Vertriebsabteilung als zentraler Knotenpunkt fungiert, der verschiedene Abteilungen verbindet, stellt sie sicher, dass die Vertriebsstrategie gut mit anderen Geschäftsbereichen koordiniert wird. Durch die Abstimmung des Vertriebs mit Marketing, Finanzen, Produktentwicklung und Kundenservice wird eine einheitlichere Durchführung der Vertriebsaktivitäten gefördert.

7. Definieren Sie Sales Ops vs. Sales Enablement-Rollen

Definieren Sie klare Rollen und Verantwortlichkeiten für den Vertriebsbetrieb und die Vertriebsunterstützung. Jedes Team muss unterschiedliche Ziele und Kennzahlen für den Erfolg haben und gleichzeitig regelmäßige Kollaborationstreffen organisieren, um Strategien abzustimmen und Erkenntnisse auszutauschen.

Das Erkennen des Unterschieds zwischen Vertriebsbetrieb und Aktivierung ermöglicht es jeder Funktion, sich auf ihren jeweiligen Bereich zu spezialisieren und herausragende Leistungen zu erbringen. Konzentrieren Sie sich darauf, Vertriebsabläufe als Rückgrat der Vertriebsorganisation zu definieren, die sich um strategische Vertriebsplanung, Analysen, CRM-Management, Prognosen und interne Prozesse kümmert. Dieses Team ist für die Infrastruktur zur Unterstützung der Vertriebsaktivitäten verantwortlich und stellt sicher, dass die Vertriebsabteilungen über die für den Betrieb erforderlichen Daten, Tools und Prozesse verfügen.

Positionieren Sie dann Sales Enablement als die Funktion, die sich der Stärkung von Vertriebsprofis widmet. Dazu gehören Schulungs- und Entwicklungsprogramme, die Erstellung von Inhalten (wie Messaging, Verkaufsleitfäden und Fallstudien), Tools zur Einbindung potenzieller und neuer Kunden sowie Strategien zur Verbesserung von Verkaufsgesprächen und Conversions. Auch wenn die Rollen unterschiedlich sind, sorgen Sie für regelmäßige Kontaktpunkte für die Zusammenarbeit der Teams.

8. Fördern Sie kontinuierliches Lernen

Entwickeln Sie ein strukturiertes Schulungs- und Coachingprogramm, das die neuesten Vertriebsmethoden, Produktkenntnisse und Kundenbindungsstrategien abdeckt. Veranstalten Sie regelmäßige Auffrischungen und Beurteilungen für die Teammitglieder, um sicherzustellen, dass die Fähigkeiten auf dem neuesten Stand bleiben und die Gespräche mit Käufern relevant sind.

9. Strategische und taktische Ziele aufeinander abstimmen

Dokumentieren Sie einen Plan, der übergeordnete Geschäftsziele in kleinere Initiativen aufteilt, die Teams und Einzelpersonen abschließen und messen können.

Hier ist eine Aufschlüsselung, wie das aussieht:

• Pläne und Ziele auf hoher Ebene: Umfassende, langfristige Ziele, die von der Geschäftsleitung festgelegt werden, um die Ausrichtung des Unternehmens zu bestimmen, z. B. die Erhöhung des Marktanteils oder das Erreichen von Umsatzschwellen, die die Ressourcenverteilung im gesamten Unternehmen vorschreiben.
• Pläne und Ziele auf niedriger Ebene: Spezifische, kurzfristige Pläne, die sich auf den täglichen Betrieb und unmittelbare Aktionen konzentrieren, z. B. das Erreichen von Verkaufszielen oder das Starten von Marketingkampagnen, mit Schwerpunkt auf Ausführungsdetails und operativen Aufgaben.

10. Standardisieren Sie die Vertriebsbetriebsfunktion

Implementieren Sie Standardarbeitsanweisungen und Vertriebs-Playbooks, die den Verkaufsprozess beschreiben, komplexe Aufgaben vereinfachen und Best Practices im gesamten Team standardisieren, um die abteilungsübergreifende Zusammenarbeit zu verbessern. Eine robuste Feedbackschleife innerhalb interner Teams und mit Kunden ermöglicht das Sammeln wertvoller Informationen und das Erkennen von Verbesserungsmöglichkeiten.

11. Optimieren Sie das Leistungsmanagement

Entwickeln Sie ein umfassendes Leistungsmanagement-Framework, das die Festlegung klarer Vertriebsziele, die Verfolgung der Leistung anhand wichtiger Kennzahlen und die Einrichtung von Verantwortlichkeitsmechanismen umfasst. Kombinieren Sie dies mit regelmäßigen Feedback- und Coaching-Sitzungen, um die Vertriebsabläufe an den Geschäftszielen auszurichten und die Ergebnisse zu verbessern.

Definieren Sie beispielsweise Kennzahlen zur Verkaufsbereitschaft während der Einarbeitung neuer Mitarbeiter. Messen und belohnen Sie Erfolge, überwachen Sie aber auch Trends, um Schulungslücken oder neue Möglichkeiten zu erkennen. Stellen Sie dem Vertriebsmanagement Informationen für datengestütztes Coaching, Mentoring und Prozessanpassungen zur Verfügung.

Steigern Sie Ihre Vertriebsaktivitäten mit Highspot

Das Verständnis der symbiotischen Beziehung zwischen Vertriebsaktivitäten und Enablement ist für den Vertriebserfolg von grundlegender Bedeutung. Jo Stewart von Micro Focus weist darauf hin, dass es wichtig ist, Vertriebsstrategien an operativen Zielen und KPIs auszurichten. In dieser Ausrichtung glänzt Highspot und integriert die Vertriebsunterstützung nahtlos in den Vertriebsbetrieb, um Vertriebsmitarbeiter erfolgreich zu machen.

Mit Highspot können Unternehmen Vertriebsherausforderungen in Geschäftswachstumschancen verwandeln. Fordern Sie noch heute eine Demo an.