Kiat Ahli untuk Meningkatkan Efisiensi Operasi Penjualan

Tim operasi penjualan sering kali menghadapi rintangan seperti terlalu banyak mengerjakan tugas, prosedur yang ketinggalan jaman, manajemen data yang tidak memadai, dan gangguan komunikasi. Ketika kinerja penjualan mulai menurun, ini merupakan ajakan bertindak untuk perubahan strategi operasi penjualan.

Bacalah tips praktis untuk meningkatkan operasi penjualan Anda dan mengubah hambatan menjadi peluang pertumbuhan pendapatan.

• Peran Penting Operasi Penjualan
• Masalah Umum Dengan Operasi Penjualan
• Tips Praktis untuk Meningkatkan Operasi Penjualan
• Operasi Penjualan Supercharge Dengan Highspot

Peran Penting Operasi Penjualan

Operasi penjualan (sales ops) berfungsi untuk memastikan tim penjualan berfungsi dengan lancar. Mereka mengawasi aktivitas di balik layar dan tugas administratif sehingga perwakilan penjualan dapat fokus pada perolehan prospek dan penyelesaian transaksi. Operasi penjualan menyederhanakan proses penjualan, mengelola teknologi penjualan, memantau metrik dan dasbor penjualan, dan menyelaraskan strategi penjualan dengan prioritas bisnis.

Dengan bekerja sama dengan pemangku kepentingan di seluruh organisasi, operasi penjualan meningkatkan keberhasilan penjualan, meningkatkan hubungan pelanggan, dan berdampak signifikan terhadap profitabilitas perusahaan.

Masalah Umum Dengan Operasi Penjualan

Tim operasi lebih sibuk dari sebelumnya. Mulai dari mengelola teknologi penjualan yang terus berkembang hingga merespons perubahan strategi penetapan harga dan ekspektasi para pemimpin bisnis dan pelanggan, terdapat kebutuhan akan perhatian dan tindakan yang tiada habisnya.

Mari kita lihat kendala umum yang dihadapi tim operasi penjualan:

Menyulap Prioritas yang Bersaing

Manajer operasi penjualan menghadapi tugas yang berat dan tantangan untuk menggunakan terlalu banyak jabatan. Hal ini dapat menyebabkan masalah penentuan prioritas, yaitu tugas-tugas penting diabaikan dan digantikan dengan kegiatan-kegiatan yang tampaknya mendesak namun kurang penting.

Mengubah Harapan Pelanggan

Penjualan digital telah mengubah interaksi pelanggan-bisnis. Pelanggan modern mengharapkan pengalaman yang dipersonalisasi dan terhubung di berbagai saluran, mulai dari online hingga tatap muka. Hal ini menimbulkan kompleksitas bagi perusahaan yang tidak mudah dipecahkan.

Mempertahankan kohesi komunikasi di seluruh titik kontak adalah sebuah perjuangan tanpa solusi yang tepat. Akibatnya, silo data muncul. Laporan LinkedIn menunjukkan bahwa 58% profesional bagian penjualan mengalami kesulitan menemukan data yang akurat dan terkini karena silo data.

Selain itu, terdapat tantangan dalam mengadaptasi proses bisnis dengan kebutuhan pelanggan yang beragam, sehingga mempersulit keinginan untuk mendapatkan pengalaman pelanggan yang terpadu. Agar bisnis dapat berkembang, mereka harus sepenuhnya memahami kebutuhan pelanggan untuk memberikan pengalaman yang disesuaikan.

Sumber: LinkedIn

Mengikuti Perkembangan Teknologi Penjualan

Kemajuan teknologi yang pesat menantang operasi penjualan untuk tetap mengikuti perkembangan terkini. Evolusi yang konstan ini mengharuskan tim operasi penjualan untuk terus mengevaluasi dan memodifikasi tumpukan teknologi mereka untuk mendapatkan solusi paling inovatif. Kegagalan untuk mengimbangi dapat berdampak pada siklus penjualan, yang mengakibatkan hilangnya peluang dan kerugian kompetitif.

Ketidakakuratan Perkiraan

Operasi penjualan bertanggung jawab untuk memastikan keakuratan perkiraan penjualan. Peramalan memprediksi volume penjualan di masa depan selama suatu periode. Untuk melakukan ini, mereka menganalisis data penjualan, tren pasar, dan kinerja historis. Perkiraan ini memandu anggaran, staf, inventaris, dan keputusan operasional lainnya. Perkiraan penjualan yang tidak akurat dapat menimbulkan konsekuensi yang signifikan.

Misalnya:

• Sumber daya yang tidak selaras: Perkiraan yang terlalu tinggi dapat menyebabkan kelebihan persediaan dan kurang dimanfaatkannya staf, sedangkan perkiraan yang terlalu rendah dapat mengakibatkan kekurangan persediaan dan tidak cukupnya staf untuk memenuhi permintaan pelanggan.
• Peluang yang terlewatkan: Perkiraan yang tidak akurat dapat menyebabkan tim penjualan kehilangan potensi peluang penjualan karena kurangnya kesiapan atau mengejar target penjualan yang tidak realistis, sehingga membuang-buang tenaga dan sumber daya.

Hambatan Komunikasi

Komunikasi menjadi hal yang rumit dalam organisasi yang sibuk, terutama ketika ketidakselarasan antara tim atau handoff tim-ke-tim atau peer-to-peer tidak berjalan dengan baik. Informasi hilang, tindak lanjut tertunda, dan seluruh proses operasi penjualan terganggu.

Proses Manual dan Sistem Terputus

Proses manual dan sistem yang berbeda dapat memperlambat segalanya dan menimbulkan inefisiensi. Hal ini sering kali menyebabkan kesalahan entri data, wawasan yang tidak dapat diandalkan untuk mengambil keputusan, kesalahan saat menyerahkan tugas, dan perkiraan yang tidak akurat.

Kurangnya Visibilitas Ke Metrik Penjualan

Tanpa metrik penjualan yang real-time dan akurat, pengambilan keputusan hanya bersifat dugaan dan menghambat pertumbuhan. Pemimpin operasi tidak dapat mengevaluasi kinerja bisnis atau mengidentifikasi area perbaikan. Kesenjangan ini dapat menyebabkan penyalahgunaan sumber daya, berinvestasi terlalu banyak pada bidang-bidang yang kinerjanya buruk dan mengabaikan bidang-bidang yang mempunyai potensi.

Kurangnya visibilitas terhadap metrik ini mempersulit penetapan sasaran, yang dapat menurunkan motivasi tim penjualan atau membuat mereka gagal. Visibilitas yang tidak memadai terhadap metrik penjualan dapat mempersulit upaya kepatuhan dan menyebabkan dampak hukum atau finansial. Tim membuang-buang waktu mengumpulkan data secara manual, merekonsiliasi perbedaan, dan mengambil keputusan berdasarkan informasi yang sudah ketinggalan zaman atau tidak lengkap, sehingga menyebabkan penundaan dan peningkatan biaya.

Tips Praktis untuk Meningkatkan Operasi Penjualan

Berurusan dengan kompleksitas manajemen perubahan dan mengatasi hambatan memerlukan solusi yang sederhana dan praktis. Kita akan membahas bagaimana kepemimpinan yang baik, insentif penjualan khusus, dan pekerjaan yang jelas dapat membantu menjadikan operasi penjualan lebih baik.

1. Memperkuat Keterampilan Kepemimpinan

Melaksanakan program pengembangan untuk para pemimpin penjualan. Fokus pada pemikiran strategis, pemecahan masalah, alat penjualan, dan komunikasi untuk memandu operasi penjualan melalui tantangan dan menumbuhkan budaya perbaikan berkelanjutan.

2. Memperlancar Proses Penjualan

Melakukan audit rutin terhadap proses penjualan untuk mengidentifikasi dan menghilangkan tugas-tugas yang tidak berkontribusi langsung terhadap hasil penjualan, seperti kemacetan proses, entri data yang berlebihan, atau pertemuan yang tidak perlu.

3. Menerapkan Praktik Manajemen Proaktif

Waspada dalam mengidentifikasi tren negatif sebelum menyebabkan kerugian dan menghindari perbaikan jangka pendek demi solusi berkelanjutan.

Bayangkan operasi penjualan mengidentifikasi penurunan penjualan triwulanan selama dua kuartal, ditelusuri melalui metrik seperti tingkat konversi prospek dan tingkat kemenangan. Analisis data menunjukkan penurunan tingkat konversi karena solusi harga yang lebih rendah dari pesaing baru. Analisis akar masalah menunjukkan tim penjualan membutuhkan material yang lebih baik untuk menentukan posisi kompetitif. Perusahaan menanggapinya dengan program pelatihan penjualan yang ditargetkan untuk meningkatkan keterampilan negosiasi dan diferensiasi produk. Operasi penjualan memantau dengan cermat produktivitas penjualan pasca pelatihan, mengevaluasi dampak intervensi.

Pendekatan proaktif memungkinkan perusahaan membalikkan tren penjualan yang menurun.

4. Personalisasi Insentif Penjualan

Tim operasi penjualan, dengan akses mereka ke data penjualan dan alat analisis, memiliki posisi unik untuk mengubah program insentif. Mereka terutama bertanggung jawab untuk memastikan bahwa infrastruktur penjualan, proses, dan strategi selaras. Tanggung jawab ini mencakup upaya untuk memberikan insentif yang memotivasi dan memberi penghargaan kepada staf penjualan atas kinerja mereka.

5. Berinvestasi pada Alat yang Tepat

Berinvestasi pada alat terintegrasi yang memusatkan data dan mengotomatisasi tugas, seperti sistem CRM, alat analisis dan otomatisasi pemberdayaan penjualan, dan AI. Alat-alat ini membantu memecah silo, mengotomatiskan tugas-tugas manual, dan menyediakan data berharga yang dapat menghasilkan penjualan baru. Tenaga penjualan dapat menghabiskan lebih banyak waktu untuk menjual dan lebih sedikit waktu untuk mencari dan memasukkan data.

Contoh utama dampak platform terintegrasi berasal dari pengalaman Oxford University Press dengan Highspot. Highspot melengkapi tim penjualan dengan informasi produk yang interaktif dan mudah diakses yang terintegrasi ke dalam alur kerja dan alat sehari-hari mereka. Integrasi dengan Salesforce sangat penting, sebagai alat mendasar bagi perwakilan penjualan mereka. Seperti yang disoroti Lisa McCarthy, Direktur Operasi Penjualan di Oxford University Press, mengintegrasikan Highspot dengan Salesforce adalah terobosan baru, menawarkan sumber kebenaran terpadu dan menyederhanakan alur kerja penjualan secara signifikan.

6. Mendorong Kolaborasi Lintas Fungsional

Dengan bertindak sebagai pusat pusat yang menghubungkan berbagai departemen, operasi penjualan memastikan bahwa strategi penjualan terkoordinasi dengan baik dengan unit bisnis lainnya. Menyelaraskan penjualan dengan pemasaran, keuangan, pengembangan produk, dan layanan pelanggan mendorong pelaksanaan aktivitas penjualan yang lebih terpadu.

7. Tentukan Peran Operasi Penjualan vs. Pemberdayaan Penjualan

Tentukan peran dan tanggung jawab yang jelas untuk operasi penjualan dan pemberdayaan penjualan. Setiap tim harus memiliki tujuan dan metrik keberhasilan yang berbeda sambil menyiapkan pertemuan kolaborasi rutin untuk menyelaraskan strategi dan berbagi wawasan.

Mengenali perbedaan antara operasi penjualan dan pemberdayaan memungkinkan setiap fungsi untuk berspesialisasi dan unggul di bidangnya masing-masing. Fokus pada pendefinisian operasi penjualan sebagai tulang punggung organisasi penjualan yang menangani perencanaan penjualan strategis, analitik, manajemen CRM, perkiraan, dan proses internal. Tim ini bertanggung jawab atas infrastruktur yang mendukung aktivitas penjualan, memastikan bahwa departemen penjualan memiliki data, alat, dan proses yang diperlukan untuk beroperasi.

Kemudian, posisikan pemberdayaan penjualan sebagai fungsi yang didedikasikan untuk memberdayakan profesional penjualan. Hal ini mencakup program pelatihan dan pengembangan, pembuatan konten (seperti pengiriman pesan, pedoman penjualan, dan studi kasus), alat untuk melibatkan prospek dan pelanggan, serta strategi untuk meningkatkan percakapan dan konversi penjualan. Meskipun perannya berbeda, pastikan titik kontak rutin bagi tim untuk berkolaborasi.

8. Menumbuhkan Pembelajaran Berkelanjutan

Kembangkan program pelatihan dan pembinaan terstruktur yang mencakup metodologi penjualan terbaru, pengetahuan produk, dan strategi keterlibatan pelanggan. Selenggarakan penyegaran dan penilaian rutin bagi anggota tim untuk memastikan keterampilan tetap terkini dan percakapan pembeli tetap relevan.

9. Menyelaraskan Tujuan Strategis dan Taktis

Dokumentasikan rencana yang memecah tujuan bisnis tingkat tinggi menjadi inisiatif yang lebih kecil yang dapat diselesaikan dan diukur oleh tim dan individu.

Berikut rincian tampilannya:

• Rencana dan sasaran tingkat tinggi: Sasaran luas dan jangka panjang yang ditetapkan oleh pimpinan senior untuk memandu arah organisasi, seperti meningkatkan pangsa pasar atau mencapai ambang batas pendapatan, yang menentukan alokasi sumber daya di seluruh perusahaan.
• Rencana dan sasaran tingkat rendah: Rencana spesifik dan jangka pendek yang berfokus pada operasi sehari-hari dan tindakan segera, seperti memenuhi target penjualan atau meluncurkan kampanye pemasaran, dengan penekanan pada detail pelaksanaan dan tugas operasional.

10. Standarisasi Fungsi Operasi Penjualan

Menerapkan prosedur operasi standar dan buku pedoman penjualan yang menguraikan proses penjualan, menyederhanakan tugas-tugas kompleks, dan menstandarkan praktik terbaik di seluruh tim untuk meningkatkan kolaborasi lintas departemen. Umpan balik yang kuat dalam tim internal dan dengan pelanggan memungkinkan pengumpulan informasi berharga dan menunjukkan dengan tepat peluang peningkatan.

11. Mengoptimalkan Manajemen Kinerja

Kembangkan kerangka kerja manajemen kinerja komprehensif yang mencakup penetapan sasaran penjualan yang jelas, pelacakan kinerja melalui metrik utama, dan penetapan mekanisme akuntabilitas. Gabungkan hal ini dengan umpan balik rutin dan sesi pelatihan untuk menyelaraskan operasi penjualan dengan tujuan bisnis dan meningkatkan hasil.

Misalnya, tentukan metrik kesiapan penjualan selama orientasi perwakilan baru. Ukur dan berikan penghargaan atas keberhasilan, namun pantau juga tren untuk mengidentifikasi kesenjangan pelatihan atau peluang baru. Memberikan informasi kepada manajemen penjualan untuk pelatihan, pendampingan, dan penyesuaian proses berdasarkan data.

Operasi Penjualan Supercharge Dengan Highspot

Memahami hubungan simbiosis antara operasi penjualan dan pemberdayaan merupakan hal mendasar bagi kesuksesan penjualan. Jo Stewart dari Micro Focus menunjukkan bahwa menyelaraskan strategi penjualan dengan tujuan operasional dan KPI sangatlah penting. Penyelarasan ini adalah keunggulan Highspot, dengan mulus mengintegrasikan pemberdayaan penjualan ke dalam operasi penjualan untuk membuat tenaga penjualan sukses.

Dengan Highspot, organisasi dapat mengubah tantangan operasi penjualan menjadi peluang pertumbuhan bisnis. Minta demo hari ini.