Dicas de especialistas para melhorar a eficiência das operações de vendas

As equipes de operações de vendas frequentemente encontram obstáculos, como lidar com muitas tarefas, procedimentos desatualizados, gerenciamento de dados insuficiente e falhas de comunicação. Quando o desempenho das vendas começa a cair, é um apelo à ação para uma reformulação da estratégia de operações de vendas.

Continue lendo para obter dicas práticas para turbinar suas operações de vendas e transformar obstáculos em oportunidades de crescimento de receita.

• O importante papel das operações de vendas
• Problemas comuns com operações de vendas
• Dicas práticas para melhorar as operações de vendas
• Turbine as operações de vendas com Highspot

O importante papel das operações de vendas

As operações de vendas (operações de vendas) funcionam para garantir que a equipe de vendas funcione sem problemas. Eles supervisionam as atividades de bastidores e as tarefas administrativas para que os representantes de vendas possam se concentrar na geração de leads e no fechamento de negócios. As operações de vendas simplificam os processos de vendas, gerenciam a tecnologia de vendas, monitoram métricas e painéis de vendas e alinham estratégias de vendas com prioridades de negócios.

Ao trabalhar em estreita colaboração com as partes interessadas em toda a organização, as operações de vendas aumentam o sucesso das vendas, melhoram o relacionamento com os clientes e impactam significativamente a lucratividade da empresa.

Problemas comuns com operações de vendas

As equipes de operações estão mais ocupadas do que nunca. Desde o gerenciamento da evolução da tecnologia de vendas até a resposta às mudanças nas estratégias de preços e nas expectativas dos líderes empresariais e dos clientes, há uma demanda infinita por atenção e ação.

Vejamos os obstáculos comuns que as equipes de operações de vendas encontram:

Malabarismo com prioridades concorrentes

Os gerentes de operações de vendas enfrentam um turbilhão de tarefas e o desafio de exercer muitas funções. Isto pode levar a problemas de priorização, onde tarefas críticas são descartadas em favor de atividades aparentemente urgentes, mas menos importantes.

Mudando as expectativas do cliente

A venda digitalizada mudou as interações cliente-empresa. Os clientes modernos esperam experiências personalizadas e conectadas em vários canais, do online ao presencial. Isso cria complexidades para as empresas que não são facilmente resolvidas.

Manter a coesão da comunicação em todos os pontos de contato é uma luta sem soluções adequadas. Como resultado, surgem silos de dados. Um relatório do LinkedIn mostra que 58% dos profissionais de operações de vendas têm dificuldade em encontrar dados precisos e atualizados devido aos silos de dados.

Além disso, existe o desafio de adaptar os processos de negócios às necessidades de diversos clientes, complicando o desejo de uma experiência unificada do cliente. Para que as empresas prosperem, elas devem compreender totalmente as necessidades dos clientes para oferecer experiências personalizadas.

Fonte: LinkedIn

Acompanhando a evolução da tecnologia de vendas

O rápido avanço da tecnologia desafia as operações de vendas a permanecerem atualizadas. Essa evolução constante exige que as equipes de operações de vendas avaliem e modifiquem continuamente sua pilha de tecnologia para garantir as soluções mais inovadoras. Não acompanhar o ritmo pode impactar o ciclo de vendas, resultando em oportunidades perdidas e perdas competitivas.

Imprecisão da previsão

As operações de vendas são responsáveis ​​por garantir a precisão das previsões de vendas. A previsão prevê volumes de vendas futuros durante um período. Para fazer isso, eles analisam dados de vendas, tendências de mercado e desempenho histórico. A previsão orienta orçamento, equipe, estoque e outras decisões operacionais. Uma previsão de vendas imprecisa pode ter consequências significativas.

Por exemplo:

• Recursos desalinhados: Uma previsão superestimada pode levar a excesso de estoque e subutilização de pessoal, enquanto uma previsão subestimada pode resultar em escassez de estoque e pessoal insuficiente para atender à demanda do cliente.
• Oportunidades perdidas: previsões imprecisas podem fazer com que as equipes de vendas percam oportunidades de vendas potenciais devido à falta de preparação ou por perseguirem metas de vendas irrealistas, desperdiçando esforços e recursos.

Barreiras de comunicação

A comunicação é complexa em organizações ocupadas, especialmente quando o desalinhamento entre equipes ou a transferência entre equipes ou entre pares não está funcionando bem. As informações são perdidas, o acompanhamento é atrasado e todo o processo de operações de vendas é interrompido.

Processos manuais e sistemas desconectados

Processos manuais e sistemas díspares podem retardar as coisas e introduzir ineficiências. Isso geralmente leva a erros de entrada de dados, insights não confiáveis ​​para a tomada de decisões, confusões na entrega de tarefas e previsões imprecisas.

Falta de visibilidade nas métricas de vendas

Sem métricas de vendas precisas e em tempo real, a tomada de decisões é uma adivinhação que prejudica o crescimento. Os líderes de operações não podem avaliar o desempenho do negócio ou identificar áreas de melhoria. Esta lacuna pode levar a uma utilização indevida de recursos, investindo demasiado em áreas com fraco desempenho e negligenciando aquelas com potencial.

A falta de visibilidade dessas métricas dificulta o estabelecimento de metas, o que pode desmotivar a equipe de vendas ou levá-la ao fracasso. A visibilidade inadequada das métricas de vendas pode complicar os esforços de conformidade e levar a repercussões jurídicas ou financeiras. As equipes perdem tempo coletando dados manualmente, reconciliando discrepâncias e tomando decisões com base em informações desatualizadas ou incompletas, gerando atrasos e aumento de custos.

Dicas práticas para melhorar as operações de vendas

Lidar com as complexidades da gestão da mudança e superar a resistência requer soluções simples e práticas. Falaremos sobre como uma boa liderança, incentivos especiais de vendas e empregos claros podem ajudar a melhorar as operações de vendas.

1. Fortalecer as habilidades de liderança

Implementar programas de desenvolvimento para líderes de vendas. Concentre-se no pensamento estratégico, na resolução de problemas, nas ferramentas de vendas e na comunicação para orientar as operações de vendas através dos desafios e promover uma cultura de melhoria contínua.

2. Simplifique os processos de vendas

Realize auditorias regulares dos processos de vendas para identificar e eliminar tarefas que não contribuem diretamente para os resultados de vendas, como gargalos de processos, entrada redundante de dados ou reuniões desnecessárias.

3. Implementar práticas de gestão proativas

Esteja vigilante na identificação de tendências negativas antes que elas levem a perdas e evite soluções de curto prazo em favor de soluções sustentáveis.

Imagine que as operações de vendas identificam um declínio nas vendas trimestrais durante dois trimestres, rastreado por meio de métricas como taxas de conversão de leads e taxa de ganho. A análise de dados revela uma queda na taxa de conversão devido às soluções mais baratas de um novo concorrente. Uma análise de causa raiz mostra que a equipe de vendas precisa de materiais melhores para se posicionar competitivamente. A empresa responde com um programa de treinamento de vendas direcionado para aprimorar as habilidades de negociação e diferenciação de produtos. As operações de vendas monitoram de perto a produtividade de vendas pós-treinamento, avaliando o impacto das intervenções.

A abordagem proativa permite à empresa reverter a tendência de queda nas vendas.

4. Personalize os incentivos de vendas

As equipes de operações de vendas, com acesso a dados de vendas e ferramentas analíticas, estão em uma posição única para transformar os programas de incentivos. Eles são os principais responsáveis ​​por garantir que a infraestrutura, os processos e as estratégias de vendas estejam alinhados. Essa responsabilidade inclui trabalhar em incentivos que motivem e recompensem o pessoal de vendas pelo seu desempenho.

5. Invista nas ferramentas certas

Invista em ferramentas integradas que centralizem dados e automatizem tarefas, como sistemas de CRM, ferramentas de análise e automação de capacitação de vendas e IA. Essas ferramentas ajudam a quebrar silos, automatizar tarefas manuais e fornecer dados valiosos que podem levar a novas vendas. Os representantes de vendas podem gastar mais tempo vendendo e menos tempo pesquisando e inserindo dados.

Um excelente exemplo do impacto das plataformas integradas vem da experiência da Oxford University Press com a Highspot. A Highspot equipou a equipe de vendas com informações de produtos interativas e facilmente acessíveis, integradas em seus fluxos de trabalho e ferramentas diárias. A integração com o Salesforce foi fundamental, ferramenta fundamental para seus representantes de vendas. Como destacou Lisa McCarthy, diretora de operações de vendas da Oxford University Press, a integração do Highspot com o Salesforce foi uma virada de jogo, oferecendo uma fonte unificada de verdade e simplificando significativamente os fluxos de trabalho de vendas.

6. Promova a colaboração multifuncional

Ao atuar como um hub central que conecta diferentes departamentos, as operações de vendas garantem que a estratégia de vendas seja bem coordenada com outras unidades de negócios. O alinhamento de vendas com marketing, finanças, desenvolvimento de produtos e atendimento ao cliente promove uma execução mais unificada das atividades de vendas.

7. Definir funções de operações de vendas versus funções de capacitação de vendas

Defina funções e responsabilidades claras para operações de vendas e capacitação de vendas. Cada equipe deve ter objetivos e métricas distintas para ter sucesso, ao mesmo tempo em que organiza reuniões de colaboração regulares para alinhar estratégias e compartilhar insights.

Reconhecer a diferença entre operações de vendas e capacitação permite que cada função se especialize e se destaque em sua respectiva área. Concentre-se em definir as operações de vendas como a espinha dorsal da organização de vendas que lida com o planejamento estratégico de vendas, análises, gerenciamento de CRM, previsões e processos internos. Essa equipe é responsável pela infraestrutura que dá suporte às atividades de vendas, garantindo que os departamentos de vendas tenham os dados, ferramentas e processos necessários para operar.

Em seguida, posicione a capacitação de vendas como a função dedicada a capacitar os profissionais de vendas. Isso inclui programas de treinamento e desenvolvimento, criação de conteúdo (como mensagens, manuais de vendas e estudos de caso), ferramentas para envolver clientes potenciais e potenciais e estratégias para melhorar as conversas e conversões de vendas. Mesmo que as funções sejam distintas, garanta pontos de contato regulares para as equipes colaborarem.

8. Cultive a aprendizagem contínua

Desenvolva um programa estruturado de treinamento e coaching que cubra as mais recentes metodologias de vendas, conhecimento do produto e estratégias de engajamento do cliente. Promova atualizações e avaliações regulares para os membros da equipe para garantir que as habilidades permaneçam atualizadas e as conversas com os compradores sejam relevantes.

9. Alinhe objetivos estratégicos e táticos

Documente um plano que divida as metas de negócios de alto nível em iniciativas menores que equipes e indivíduos possam concluir e medir.

Aqui está um resumo de como isso é:

• Planos e metas de alto nível: objetivos amplos e de longo prazo definidos pela liderança sênior para orientar a direção da organização, como aumentar a participação no mercado ou atingir limites de receita, que determinam a alocação de recursos em toda a empresa.
• Planos e metas de baixo nível: Planos específicos de curto prazo com foco nas operações diárias e ações imediatas, como cumprimento de metas de vendas ou lançamento de campanhas de marketing, com ênfase em detalhes de execução e tarefas operacionais.

10. Padronize a função de operações de vendas

Implemente procedimentos operacionais padrão e manuais de vendas que descrevam o processo de vendas, simplifiquem tarefas complexas e padronizem as melhores práticas em toda a equipe para melhorar a colaboração entre departamentos. Um ciclo robusto de feedback dentro das equipes internas e com os clientes permite coletar informações valiosas e identificar oportunidades de melhoria.

11. Otimize o gerenciamento de desempenho

Desenvolva uma estrutura abrangente de gestão de desempenho que inclua a definição de metas de vendas claras, o acompanhamento do desempenho por meio de métricas importantes e o estabelecimento de mecanismos de responsabilização. Combine isso com feedback regular e sessões de coaching para alinhar as operações de vendas com os objetivos de negócios e melhorar os resultados.

Por exemplo, defina métricas de preparação para vendas durante a integração de novos representantes. Meça e recompense o sucesso, mas também monitore tendências para identificar lacunas de treinamento ou novas oportunidades. Forneça ao gerenciamento de vendas informações para treinamento, mentoria e ajustes de processos baseados em dados.

Turbine as operações de vendas com Highspot

Compreender a relação simbiótica entre as operações de vendas e a capacitação é fundamental para o sucesso das vendas. Jo Stewart, da Micro Focus, destaca que é essencial alinhar as estratégias de vendas com as metas operacionais e KPIs. É nesse alinhamento que o Highspot se destaca, integrando perfeitamente a capacitação de vendas às operações de vendas para tornar os vendedores bem-sucedidos.

Com o Highspot, as organizações podem transformar desafios de operações de vendas em oportunidades de crescimento de negócios. Solicite uma demonstração hoje.