Guia completo para planejamento de vendas e operações

Você está sobrecarregado com previsões imprecisas, excesso de estoque e comunicação fragmentada da equipe? Você não está sozinho. É aqui que a importância do Planejamento de Vendas e Operações (S&OP) fica evidente.

Este guia orientará as equipes de vendas nos detalhes do S&OP. Abordaremos melhores práticas, dicas de maturidade de S&OP, métricas de sucesso, desafios comuns e equívocos.

• O que é planejamento de vendas e operações?
• 3 componentes do S&OP
• Por que um S&OP bem executado é importante para todas as empresas
• Principais benefícios do S&OP
• Maturidade do S&OP
• Processo S&OP
• Dicas e práticas recomendadas de S&OP
• Desmascarando conceitos errados sobre S&OP
• Problemas comuns de S&OP e como superá-los
• Medindo o sucesso do S&OP

O que é planejamento de vendas e operações?

O Planejamento de Vendas e Operações (S&OP) é ​​um processo interdepartamental que ajuda a garantir que as empresas tenham a quantidade certa de produtos para satisfazer os clientes sem acúmulo de estoque extra. Intenção do S&OP: alinhar as operações de vendas com objetivos de longo prazo.

Veja como isso se divide:

• Processo de planejamento de vendas: as equipes normalmente usam uma plataforma de análise de vendas para analisar minuciosamente as vendas anteriores, as tendências do setor e os planos de marketing para prever vendas futuras de produtos.
• Processo de planejamento de operações: Garantir que recursos, como matérias-primas e capacidade de fabricação, estejam disponíveis para atender à demanda projetada do cliente.
• Reunião e equilíbrio: Diferentes departamentos colaboram para resolver problemas associados, como ajustar a capacidade do armazém ou desenvolver estratégias de gestão de risco para perturbações na cadeia de abastecimento. 90% dos inquiridos no inquérito McKinsey afirmam querer aumentar ainda mais a resiliência e quase três quartos esperam aumentar o orçamento atribuído a ações relacionadas com a resiliência.
• Plano de ação: Finalizar e implementar um plano de produção detalhado.

O S&OP evoluiu para ser mais do que apenas um processo integrado de planejamento de negócios. É um modo de vida para organizações maduras – uma cultura essencial para uma rápida adaptação às mudanças do mercado. Ao incluir a Execução de Vendas e Operações (S&OE), o S&OP pode enfrentar desafios de curto prazo e manter a visão dos objetivos de longo prazo, tornando-se uma estratégia de negócios abrangente.

3 componentes do S&OP

O sucesso do S&OP depende de pessoas, tecnologia e processos. O povo deve colaborar. A tecnologia, incluindo ERP e IA, garante a precisão das previsões. O processo é uma abordagem estruturada e sistemática, desde a recolha de dados até à acção. Cada componente contribui para uma melhor tomada de decisão.

Pessoas

Pessoas de todos os departamentos, incluindo vendas, finanças, operações e cadeia de suprimentos, são necessárias para o funcionamento do S&OP. Essa equipe multifuncional traz diferentes visões e habilidades. Para ter sucesso no S&OP, você deve ter liderança comprometida, funções claras e uma cultura de colaboração e confiança.

Para destacar a natureza evolutiva do S&OP como parte do trabalho: 70% dos profissionais de vendas dizem agora que o S&OP é uma parte fundamental das suas responsabilidades profissionais. Esta mudança indica o reconhecimento crescente do valor do S&OP para além das funções operacionais tradicionais e da sua importância no planeamento e execução.

As funções de S&OP incluem:

• Líder executivo
• Líder de vendas
• Líder de marketing
• Planejador de demanda
• Líder operacional
• Líder da cadeia de suprimentos

Tecnologia

O software e a tecnologia S&OP suportam tarefas como análise de dados em tempo real, previsão e planejamento para incertezas. Isso inclui sistemas de planejamento de recursos empresariais (ERP), que combinam várias atividades de negócios em um único sistema, e painéis alimentados por IA para ajudar a prever tendências futuras.

Processo

O processo orienta o S&OP do início ao fim. Inclui tudo, desde coleta e análise de dados até estratégia e implementação. O processo deve adaptar-se às mudanças e ainda assim proporcionar estabilidade.

Por que um S&OP bem executado é importante para todas as empresas

Um processo de S&OP bem executado ajuda a navegar pelas complexidades do negócio. É a linha de frente de defesa contra desafios, desde excesso de estoque até oportunidades de vendas perdidas. A integração de S&OE com S&OP ajuda a equilibrar táticas de curto prazo com metas de longo prazo, contribuindo, em última análise, para aumentar a produtividade de vendas.

Michael Youssef, Analista Diretor Sênior do Gartner, enfatiza a importância do S&OP, afirmando: “S&OP é o processo multifuncional mais importante e crítico. Se o S&OP for feito corretamente, levará a retornos significativos, incluindo aumento de receita e lucratividade.” Isso destaca a importância do S&OP integrado.

Sem um processo de S&OP, as empresas enfrentam uma série de perturbações, desde pequenos inconvenientes até falhas significativas. Estas perturbações podem manifestar-se como excesso de inventário, estrangulamentos de recursos, oportunidades de vendas perdidas devido ao desalinhamento da produção e da procura, tomada de decisões isoladas ou incapacidade de adaptação, resultando na perda de vantagem competitiva e de receitas potenciais.

Em última análise, o S&OP é mais do que apenas um processo de planeamento; é uma ferramenta de gestão empresarial que ajuda a evitar custos operacionais excessivos e impactos na receita e na lucratividade. Esta importância é ainda mais refletida pelas tendências atuais nos esforços de digitalização, que agora priorizam a captura do sinal da procura como o próximo desafio na gestão da cadeia de abastecimento. De acordo com inquéritos recentes da McKinsey, as duas principais prioridades para os investimentos digitais são o planeamento da procura e da oferta, citadas por 74% e 69% dos inquiridos, respetivamente. Esta mudança para a digitalização sublinha o papel crítico do S&OP na adaptação e antecipação das exigências do mercado.

Principais benefícios do S&OP

S&OP de alta qualidade é evidente no desempenho e na cultura de uma empresa. Se uma empresa está crescendo e os funcionários e clientes estão satisfeitos, é um forte indicador de um processo de S&OP saudável e maduro.

Os principais benefícios do S&OP incluem:

1. Tomada de decisão informada

S&OP ajuda as empresas a tomar decisões informadas sobre demanda e fornecimento de produtos. Isso ajudará a equilibrar o estoque com as necessidades do mercado. Por exemplo, um varejista pode ajustar os pedidos com base em previsões sazonais para evitar estoque excessivo.

2. Processos simplificados

O S&OP reduz o desperdício e acelera os ciclos de produção e vendas, tornando as operações mais eficientes. Um fabricante pode agilizar sua linha de montagem para atender ao aumento da demanda e garantir a entrega no prazo em todas as festas de fim de ano.

3. Transparência e colaboração multifuncional

S&OP melhora a comunicação departamental, levando a objetivos unificados. Por exemplo, as equipes de marketing e produção podem colaborar no lançamento de produtos para garantir que a disponibilidade esteja alinhada com as atividades promocionais.

4. Melhor previsão de vendas e orçamento

Previsões de vendas e planejamento financeiro precisos ajudam as empresas a se prepararem para o crescimento futuro. Uma empresa pode usar o S&OP para ajustar sua previsão orçamentária e seu capital de giro com base em um aumento previsto na demanda.

5. Gerenciamento de estoque aprimorado

Um S&OP bem planejado ajuda as empresas a ajustar os níveis de estoque para minimizar o risco de excedentes ou escassez de produção, especialmente ao antecipar o lançamento de um novo produto.

6. Melhore o processo de gerenciamento do ciclo de vida do produto

O S&OP fornece às equipes insights para lançamentos de produtos importantes e decisões de gerenciamento de fim de vida. Por exemplo, um fornecedor de tecnologia pode utilizar o S&OP para planear a eliminação progressiva de uma versão mais antiga para garantir uma transição suave e relevância para o mercado.

7. Melhore o atendimento ao cliente

Ao atender à demanda agregada, o S&OP leva a uma maior satisfação e fidelidade do cliente. Um varejista pode usar insights de S&OP para garantir que os itens populares estejam sempre em estoque.

8. Rentabilidade

Otimizar as vendas e reduzir os custos de fabricação e entrega aumenta os resultados financeiros. Uma empresa pode identificar oportunidades de redução de custos na sua cadeia de abastecimento, aumentando as suas margens de lucro.

Maturidade do S&OP

O caminho para a maturidade do S&OP avança por etapas, desde processos de planejamento básicos e desarticulados até processos mais refinados. As empresas táticas reagem com pouca coordenação. Com o tempo, adotam processos formais, melhoram a colaboração e definem funções. Em última análise, as empresas estratégicas planejam e respondem com agilidade.

Uma pesquisa recente da Gartner esclarece um desafio significativo nesta progressão: 27% dos entrevistados indicam que seu horizonte temporal de S&OP é inferior a 12 meses e 62% têm um horizonte de planejamento inferior a 18 meses. Este foco predominante no planeamento de curto prazo impulsiona planos táticos em vez de discussões e decisões estratégicas durante as reuniões de S&OP, limitando a capacidade de antecipar e preparar-se para necessidades futuras. Decisões como a expansão da capacidade de armazenamento ou a negociação de volumes contratuais com fornecedores exigem uma previsão de longo prazo, muito além de um horizonte de 12 meses. As empresas precisam amadurecer além do planejamento de curto prazo tão comum para crescer e competir.

Como amadurecer seu planejamento de vendas e operações

S&OP maduro é importante para empresas em setores com cadeias de suprimentos complexas, demanda em constante mudança e concorrência intensa. Para melhorar seu processo de S&OP, considere estas sugestões. Eles ajudarão a orientá-lo desde os estágios básicos até os avançados do processo.

• Melhorar a comunicação: é natural que os departamentos trabalhem em silos, concentrando-se nas suas próprias necessidades imediatas. Comece melhorando a forma como os departamentos se comunicam e comece a buscar ferramentas que automatizem tarefas simples.
• Colabore: depois de começar a conversar, trabalhem juntos no planejamento entre departamentos. Use ferramentas que permitam que todos compartilhem informações facilmente.
• Integre planos: quando vendas e operações começarem a trabalhar juntas, use ferramentas que ajudem a combinar seus planos. Estabeleça metas que todos entendam e possam trabalhar.
• Conecte tudo: o planejamento deve incluir todos, até mesmo seus fornecedores. Compartilhe tendências de mercado e análises preditivas em tempo real para obter melhores previsões e alocação de recursos.
• Incorpore tecnologia mais avançada: por fim, use tecnologia avançada como IA para tornar seu processo de planejamento orientado por dados e focado no futuro. Isso ajuda a organização a complementar ou substituir medidas reativas por um planejamento antecipado de longo prazo.

O objetivo é um S&OP totalmente integrado, utilizando dados e tecnologia para tomar decisões inteligentes. A maturação leva as organizações da reação aos problemas imediatos ao planejamento para o futuro.

Em certos casos, não há problema em manter uma postura de S&OP mais reativa e menos madura. Para pequenas empresas, startups ou empresas em mercados estáveis ​​com produtos simples, a necessidade de um processo sofisticado de S&OP pode não ser urgente. Estas organizações beneficiam da flexibilidade e da capacidade de responder rapidamente aos desafios sem a sobrecarga de um planeamento complexo. No entanto, é importante reconhecer os sinais de crescimento ou mudanças de mercado que exigem uma mudança em direção a um S&OP mais maduro.

Processo S&OP

O processo S&OP orienta os líderes da cadeia de suprimentos no equilíbrio entre o fornecimento e os desejos dos clientes. Ajuda-os a ajustar o S&OE, a manter stocks adequados, a lançar novos produtos, a eliminar gradualmente os antigos, a fazer investimentos inteligentes e a atingir objetivos.

Vamos dar uma olhada nas etapas do processo de S&OP:

Coleta de dados de produtos

Esta fase inicial envolve a coleta e análise de dados. As equipes de pesquisa e desenvolvimento (P&D), desenvolvimento de produtos e marketing examinam tendências de mercado, desempenho de produtos e lançamentos futuros de produtos para prever vendas futuras. Esta fase estabelece as bases para alinhar o planejamento do produto com as expectativas do mercado.

Planejamento de Demanda

O planejamento de demanda prevê a demanda esperada com informações de marketing, vendas e tendências externas. Esta previsão visa criar um consenso sobre a procura futura. Ele leva em consideração dados históricos, tendências de mercado e modelos preditivos.

Planejamento de Produção e Fornecimento

Um plano de fornecimento é criado em sincronia com a previsão de demanda acordada. O objetivo é alinhar as operações de distribuição, fabricação e compras para atender às previsões de demanda. Isto envolve planear face às incógnitas, incluindo restrições de capacidade e variações de procura.

Reunião Pré-S&OP (Reconciliação do Plano)

As reuniões pré-S&OP alinham os planos de produto, demanda, fornecimento e financiamento. Estas reuniões visam identificar e traçar estratégias em torno de quaisquer lacunas ou discrepâncias significativas nos planos. Esta revisão compartilhada garante que todos os departamentos estejam alinhados e preparados para a reunião executiva de S&OP.

Reunião Executiva

A reunião executiva de S&OP é o culminar do processo de S&OP, onde os líderes seniores analisam todas as propostas. Esta fase centra-se na tomada de decisões, com cenários hipotéticos e avaliações de risco a orientar as discussões. Os executivos resolvem os problemas restantes e garantem que os objetivos do negócio sejam alcançados.

O resultado da reunião executiva é o plano de oferta e procura aprovado para implementação.

Implementação

Após a aprovação da equipe executiva, os planos estratégicos são colocados em ação. Isso envolve a coordenação entre departamentos e o monitoramento contínuo dos KPIs.

Dicas e práticas recomendadas de S&OP

Navegar no S&OP requer coordenação entre unidades de negócios, cada uma com desafios e contribuições únicas. As práticas recomendadas a seguir funcionam como um guia para coordenar esforços e reduzir atritos.

1. Promova uma cultura que apoie o S&OP

Incorpore o S&OP como um elemento central do seu negócio, impulsionado pela liderança e adotado por todos os funcionários. É fundamental para o sucesso financeiro. Para que o S&OP prospere, é crucial uma cultura enraizada na comunicação clara, na colaboração e na melhoria contínua. Reuniões regulares, ferramentas compartilhadas e documentação devem ser uma prática padrão.

2. Refine o processo de execução de vendas e operações

Melhore continuamente o processo de S&OP analisando resultados, solicitando feedback e implementando mudanças quando necessário. Isto pode significar a simplificação dos métodos de recolha de dados ou a adoção de novas ferramentas para integrar as previsões de vendas com o planeamento da produção e do inventário.

3. Implementação do treinamento entre departamentos

Implemente programas de treinamento abrangentes que promovam a compreensão do processo de S&OP em todos os departamentos. Sua plataforma de treinamento pode incluir workshops sobre análise de dados, técnicas de previsão e como diferentes funções contribuem para o processo de S&OP, garantindo que todos entendam como suas ações impactam o desempenho geral do negócio.

4. Incluir todas as partes interessadas internas

S&OP quebra silos organizacionais. Ao conectar a experiência de vendas, finanças, marketing, cadeia de suprimentos, compras e produção, o S&OP torna-se uma ferramenta poderosa para focar todo o negócio em objetivos comuns.

5. Garanta o alinhamento de vendas e operações com a estratégia de negócios

As metas de negócios superam as metas departamentais. Para manter o alinhamento, reavalie e ajuste regularmente os planos de vendas e operações. A organização de sessões trimestrais de alinhamento pode garantir que as previsões de vendas e a capacidade de produção correspondam aos objetivos de longo prazo do negócio. Estas sessões facilitam a revisão e o ajuste como prática padrão.

6. Atribuir propriedade

Designe um campeão com um conhecimento profundo do negócio. Eles devem ter uma visão ampla de vendas, operações, finanças e cadeia de suprimentos para supervisionar a continuidade do S&OP. Normalmente, um Diretor de Operações, COO ou um Gerente de S&OP especializado é adequado para esta função.

7. Manter registros

Garanta que os dados estejam sempre atualizados e monitore métricas e KPIs semanalmente para identificar quaisquer tendências adversas que exijam ações corretivas. É crucial manter registros completos de todas as reuniões, decisões e resultados de S&OP. Esses registros devem estar disponíveis para informar o planejamento, o desempenho e a responsabilização futuros.

8. Obtenha adesão dos executivos

Garanta o apoio da liderança sênior. O suporte executivo ajuda no acesso a recursos, autoridade e visibilidade. Também garante que o S&OP esteja alinhado com os objetivos da empresa.

Desmascarando conceitos errados sobre S&OP

O S&OP está frequentemente envolto em mitos que desencorajam as empresas. A oportunidade de dissipar esses mitos é possível quando uma empresa entende a verdadeira intenção e os valores do S&OP. Vamos esclarecer alguns dos equívocos mais comuns:

S&OP é desnecessário

Muitos veem o S&OP como um extra opcional e não como uma necessidade. O S&OP garante que todos os departamentos caminhem na mesma direção, alinhando os objetivos da empresa com a sua capacidade operacional.

S&OP é apenas uma revisão de dados históricos

O S&OP envolve a análise do desempenho passado, mas é muito mais do que uma revisão histórica. Ele usa dados históricos para prever a demanda futura e as necessidades de oferta. Isso ajuda a antecipar as mudanças do mercado, ajustar as estratégias de vendas e ficar à frente dos concorrentes.

Foco no Curto Prazo

Este equívoco decorre do foco em questões imediatas, em vez de no planejamento estratégico de longo prazo. Curto prazo não é a intenção do S&OP.

Apesar da importância do S&OP, muitas empresas ainda focam no planejamento de S&OP de curto prazo. Isso pode limitar a capacidade de tomar decisões que exigem prazos mais longos, como desenvolvimento e lançamento de novos produtos. Ao adotar uma abordagem de longo prazo, as empresas podem aproveitar o S&OP para mais do que necessidades operacionais imediatas, utilizando-o para moldar decisões que garantam o sucesso e a sustentabilidade a longo prazo.

S&OP é difícil de gerenciar

Embora o S&OP possa parecer assustador devido às suas funções cruzadas e à necessidade de planejamento detalhado, está longe de ser incontrolável. O segredo está na equipe, nas ferramentas e no comprometimento da liderança certos. Reduza a complexidade com comunicação, processos estruturados e ciclos regulares de revisão.

Problemas comuns de S&OP e como superá-los

É certo que o S&OP apresenta desafios. É mais complexo do que muitos outros processos de negócios. No entanto, compreender esses desafios ajuda a superá-los. Aqui estão dois problemas comuns e práticas recomendadas para resolvê-los:

• Superando restrições de tempo: O processo de S&OP pode consumir muito tempo, muitas vezes às custas de outras tarefas. Isso geralmente decorre de dados insuficientes, imprecisos ou indisponíveis e de problemas de processo. Para mitigar isso, automatize a coleta de dados sempre que possível. Não sobrecarregue a equipe com KPIs e métricas intermináveis. Simplifique o processo concentrando-se naqueles que realmente impactam os resultados dos negócios. Reavalie regularmente o processo para identificar e remover etapas redundantes.
• Reduzindo a divisão departamental: S&OP envolve muitas pessoas de diferentes departamentos, às vezes levando à tensão devido a objetivos conflitantes ou mal-entendidos. Para resolver isso, trabalhe em uma cultura colaborativa que respeite as diferenças. Implemente programas de treinamento multifuncional para ajudar os departamentos a compreender os deveres e desafios uns dos outros. Utilize facilitadores neutros para ajudar a mediar as reuniões e garantir que todas as perspectivas sejam consideradas e valorizadas.

Medindo o sucesso do S&OP

Monitoramento e medição são fundamentais para qualquer processo, incluindo S&OP. Sem métricas, não há uma maneira clara de identificar áreas de melhoria ou justificar o investimento no processo. Veja como você pode medir o impacto e o sucesso de seus esforços de S&OP:

• Satisfação do cliente: Use pesquisas e ferramentas de feedback para avaliar os níveis de satisfação do cliente antes e depois da implementação do S&OP. Um aumento na satisfação indica um melhor alinhamento da disponibilidade do produto com a demanda do cliente.
• Custos de estoque: Monitore os níveis de estoque e custos relacionados, como armazenamento e obsolescência. Um processo de S&OP bem-sucedido deve otimizar os níveis de estoque e reduzir o excesso de estoque e os custos associados.
• Vendas: acompanhe de perto o desempenho e a produtividade das vendas. Um processo de S&OP deve resultar em menos rupturas de estoque, impulsionando o aumento das vendas.
• Alinhamento das metas operacionais e de negócios: Revise regularmente como as atividades e resultados operacionais se comparam aos objetivos estratégicos de toda a organização. O sucesso do S&OP significa que as operações estão alinhadas com a visão e os objetivos de longo prazo do negócio, levando a uma tomada de decisões mais coesa e estratégica.

S&OP facilitado com Highspot

Mergulhar no S&OP não precisa ser assustador. É tudo uma questão de trabalho em equipe, permanecer proativo e sempre buscar maneiras melhores de fazer as coisas. A utilização de tecnologias digitais é essencial para um planeamento robusto da cadeia de abastecimento.

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