Guida completa alla pianificazione delle vendite e delle operazioni

Sei sopraffatto da previsioni imprecise, surplus di inventario e comunicazione frammentata tra i team? Non sei solo. È qui che diventa evidente l’importanza della pianificazione delle vendite e delle operazioni (S&OP).

Questa guida guiderà i team di vendita attraverso i dettagli di S&OP. Tratteremo le migliori pratiche, suggerimenti sulla maturità S&OP, parametri di successo, sfide comuni e idee sbagliate.

• Che cos'è la pianificazione delle vendite e delle operazioni?
• 3 Componenti dell'S&OP
• Perché un S&OP ben eseguito è importante per ogni azienda
• Principali vantaggi di S&OP
• Scadenza S&OP
• Processo S&OP
• Suggerimenti e migliori pratiche S&OP
• Sfatare le idee sbagliate su S&OP
• Problemi comuni di S&OP e come superarli
• Misurare il successo di S&OP

Che cos'è la pianificazione delle vendite e delle operazioni?

La pianificazione delle vendite e delle operazioni (S&OP) è un processo interdipartimentale che aiuta a garantire che le aziende dispongano della giusta quantità di prodotti per soddisfare i clienti senza accumulare scorte aggiuntive. Intenzione di S&OP: allineare le operazioni di vendita con obiettivi a lungo termine.

Ecco come si scompone:

• Processo di pianificazione delle vendite: i team in genere utilizzano una piattaforma di analisi delle vendite per analizzare a fondo le vendite passate, le tendenze del settore e i piani di marketing per prevedere le vendite future dei prodotti.
• Processo di pianificazione delle operazioni: garantire che le risorse, come materie prime e capacità produttiva, siano disponibili per soddisfare la domanda prevista dei clienti.
• Incontro e bilanciamento: diversi dipartimenti collaborano per risolvere problemi associati, come l'adeguamento della capacità del magazzino o lo sviluppo di strategie di gestione del rischio per le interruzioni della catena di fornitura. Il 90% degli intervistati del sondaggio McKinsey afferma di voler aumentare ulteriormente la resilienza e quasi tre quarti prevedono di aumentare il budget stanziato per le azioni legate alla resilienza.
• Piano d'azione: finalizzare e implementare un piano di produzione dettagliato.

S&OP si è evoluto fino a diventare molto più di un semplice processo di pianificazione aziendale integrato. È uno stile di vita per organizzazioni mature: una cultura essenziale per adattarsi rapidamente ai cambiamenti del mercato. Includendo l'esecuzione delle vendite e delle operazioni (S&OE), S&OP può affrontare le sfide a breve termine e tenere d'occhio gli obiettivi a lungo termine, rendendola una strategia aziendale completa.

3 Componenti dell'S&OP

Il successo di S&OP dipende dalle persone, dalla tecnologia e dai processi. Le persone devono collaborare. La tecnologia, inclusi ERP e AI, garantisce l’accuratezza delle previsioni. Il processo è un approccio strutturato e sistematico dalla raccolta dei dati all’azione. Ogni componente contribuisce a migliorare il processo decisionale.

Persone

Affinché S&OP funzioni, sono necessarie persone provenienti da tutti i dipartimenti, comprese vendite, finanza, operazioni e catena di fornitura. Questo team interfunzionale apporta punti di vista e competenze diverse. Per il successo di S&OP, è necessario disporre di una leadership impegnata, di ruoli chiari e di una cultura di collaborazione e fiducia.

Per evidenziare la natura in evoluzione di S&OP come parte del lavoro: il 70% dei professionisti delle vendite ora afferma che S&OP è una parte fondamentale delle proprie responsabilità lavorative. Questo cambiamento indica il crescente riconoscimento del valore di S&OP al di là dei ruoli operativi tradizionali e della sua importanza nella pianificazione e nell'esecuzione.

I ruoli S&OP includono:

• Capo esecutivo
• Responsabile delle vendite
• Responsabile del marketing
• Pianificatore della domanda
• Capo operativo
• Leader della catena di fornitura

Tecnologia

Il software e la tecnologia S&OP supportano attività come l'analisi dei dati in tempo reale, le previsioni e la pianificazione dell'incertezza. Ciò include sistemi ERP (Enterprise Resource Planning), che combinano varie attività aziendali in un unico sistema, e dashboard basati sull’intelligenza artificiale per aiutare a prevedere le tendenze future.

Processi

Il processo guida S&OP dall'inizio alla fine. Comprende tutto, dalla raccolta e analisi dei dati alla strategia e all'implementazione. Il processo dovrebbe adattarsi ai cambiamenti pur garantendo stabilità.

Perché un S&OP ben eseguito è importante per ogni azienda

Un processo S&OP ben eseguito aiuta a superare le complessità aziendali. È la difesa in prima linea contro le sfide, dall'eccesso di inventario alle opportunità di vendita mancate. L'integrazione di S&OE con S&OP aiuta a bilanciare le tattiche a breve termine con obiettivi a lungo termine, contribuendo in definitiva a migliorare la produttività delle vendite.

Michael Youssef, Senior Director Analyst di Gartner, sottolinea l'importanza di S&OP, affermando: “S&OP è il singolo processo interfunzionale più importante e critico. Se l’S&OP viene eseguito correttamente, porta a rendimenti significativi, tra cui maggiori entrate e redditività”. Ciò evidenzia l’importanza di S&OP integrato.

Senza un processo S&OP, le aziende si trovano ad affrontare una serie di interruzioni, da piccoli inconvenienti a fallimenti significativi. Queste interruzioni possono manifestarsi come scorte in eccesso, colli di bottiglia nelle risorse, opportunità di vendita mancate a causa di un disallineamento tra produzione e domanda, processi decisionali in compartimenti stagni o incapacità di adattarsi, con conseguente perdita di vantaggio competitivo e potenziali ricavi.

In definitiva, S&OP è più di un semplice processo di pianificazione; è uno strumento di gestione aziendale che aiuta a prevenire costi operativi eccessivi e ripercussioni su ricavi e redditività. Questo significato trova ulteriore eco nelle attuali tendenze negli sforzi di digitalizzazione, che ora danno priorità alla cattura del segnale della domanda come prossima sfida nella gestione della catena di fornitura. Secondo recenti sondaggi McKinsey, le due priorità principali per gli investimenti digitali sono la pianificazione della domanda e dell’offerta, citate rispettivamente dal 74% e dal 69% degli intervistati. Questo spostamento verso la digitalizzazione sottolinea il ruolo fondamentale di S&OP nell’adattarsi e nell’anticipare le richieste del mercato.

Principali vantaggi di S&OP

Un S&OP di alta qualità è evidente nelle prestazioni e nella cultura di un'azienda. Se un'azienda sta registrando una crescita e dipendenti e clienti sono soddisfatti, è un forte indicatore di un processo S&OP sano e maturo.

I principali vantaggi di S&OP includono:

1. Processo decisionale informato

S&OP aiuta le aziende a prendere decisioni informate sulla domanda e sull'offerta dei prodotti. Ciò aiuterà a bilanciare le scorte con le esigenze del mercato. Ad esempio, un rivenditore potrebbe modificare gli ordini in base alle previsioni stagionali per evitare scorte eccessive.

2. Processi semplificati

S&OP riduce gli sprechi e accelera i cicli di produzione e vendita rendendo le operazioni più efficienti. Un produttore potrebbe semplificare la propria catena di montaggio per soddisfare la crescente domanda e garantire consegne puntuali durante le festività natalizie.

3. Trasparenza e collaborazione interfunzionale

S&OP migliora la comunicazione dipartimentale, portando a obiettivi unificati. Ad esempio, i team di marketing e produzione potrebbero collaborare al lancio dei prodotti per garantire che la disponibilità sia in linea con le attività promozionali.

4. Migliori previsioni di vendita e budget

Previsioni di vendita e pianificazione finanziaria accurate aiutano le aziende a prepararsi per la crescita futura. Una società potrebbe utilizzare S&OP per adeguare le previsioni di budget e il capitale circolante in base a un aumento previsto della domanda.

5. Gestione migliorata dell'inventario

Un S&OP ben pianificato aiuta le aziende a regolare i livelli di inventario per ridurre al minimo il rischio di eccedenze o carenze di produzione, soprattutto quando si prevede il rilascio di un nuovo prodotto.

6. Migliorare il processo di gestione del ciclo di vita del prodotto

S&OP fornisce ai team approfondimenti per importanti lanci di prodotti e decisioni di gestione della fine del ciclo di vita. Ad esempio, un fornitore di tecnologia potrebbe utilizzare S&OP per pianificare l’eliminazione graduale di una versione precedente per garantire una transizione fluida e rilevanza per il mercato.

7. Migliora il servizio clienti

Soddisfacendo la domanda aggregata, S&OP porta a una maggiore soddisfazione e fidelizzazione del cliente. Un rivenditore potrebbe utilizzare le informazioni S&OP per garantire che gli articoli più richiesti siano sempre disponibili.

8. Redditività

L'ottimizzazione delle vendite e la riduzione dei costi di produzione e consegna aumentano i profitti. Un’azienda potrebbe identificare opportunità di risparmio sui costi nella propria catena di fornitura, aumentando i propri margini di profitto.

Scadenza S&OP

Il percorso verso la maturità S&OP procede attraverso fasi, da processi di pianificazione di base e disgiunti a quelli più raffinati. Le società tattiche reagiscono con scarso coordinamento. Nel tempo, adottano processi formali, migliorano la collaborazione e definiscono i ruoli. In definitiva, le aziende strategiche pianificano e rispondono con agilità.

Un recente sondaggio di Gartner mette in luce una sfida significativa in questa progressione: il 27% degli intervistati indica che il proprio orizzonte temporale S&OP è inferiore a 12 mesi e il 62% ha un orizzonte di pianificazione inferiore a 18 mesi. Questa attenzione prevalente alla pianificazione a breve termine guida i piani tattici piuttosto che le discussioni e le decisioni strategiche durante le riunioni S&OP, limitando la capacità di anticipare e prepararsi per le esigenze future. Decisioni come l’espansione della capacità di magazzino o la negoziazione dei volumi dei contratti con i fornitori richiedono una previsione a lungo termine, ben oltre l’orizzonte di 12 mesi. Per crescere e competere, le aziende devono superare la fin troppo comune pianificazione a breve termine.

Come maturare la pianificazione delle vendite e delle operazioni

L’S&OP maturo è importante per le aziende che operano in settori con catene di fornitura complesse, domanda in evoluzione e concorrenza intensa. Per migliorare il tuo processo S&OP, considera questi suggerimenti. Ti aiuteranno a guidarti dalle fasi del processo di base a quelle avanzate.

• Migliorare la comunicazione: è naturale che i dipartimenti lavorino in silos, concentrandosi sulle proprie esigenze immediate. Inizia migliorando il modo in cui i dipartimenti comunicano tra loro e inizia a cercare strumenti che automatizzino attività semplici.
• Collaborare: una volta che inizi a parlare, lavora insieme sulla pianificazione interdipartimentale. Utilizza strumenti che consentano a tutti di condividere facilmente le informazioni.
• Piani integrati: quando le vendite e le operazioni iniziano a lavorare insieme, utilizza gli strumenti che aiutano a combinare i tuoi piani. Stabilisci obiettivi che tutti comprendano e verso cui tutti possano lavorare.
• Connetti tutto: la pianificazione dovrebbe includere tutti, anche i tuoi fornitori. Condividi le tendenze del mercato e l'analisi predittiva in tempo reale per una migliore previsione e allocazione delle risorse.
• Incorpora tecnologie più avanzate: infine, utilizza tecnologie avanzate come l’intelligenza artificiale per rendere il tuo processo di pianificazione basato sui dati e focalizzato sul futuro. Ciò aiuta l'organizzazione a integrare o sostituire le misure reattive con una pianificazione anticipata a lungo termine.

L’obiettivo è un S&OP completamente integrato, che utilizzi dati e tecnologia per prendere decisioni intelligenti. La maturazione porta le organizzazioni dalla reazione ai problemi immediati alla pianificazione per il futuro.

In alcuni casi, è giusto mantenere un approccio S&OP più reattivo e meno maturo. Per le piccole imprese, le start-up o le aziende che operano in mercati stabili con prodotti semplici, la necessità di un sofisticato processo S&OP potrebbe non essere urgente. Queste organizzazioni beneficiano della flessibilità e della capacità di rispondere rapidamente alle sfide senza il sovraccarico di una pianificazione complessa. Tuttavia, è importante riconoscere i segnali di crescita o di cambiamenti del mercato che richiedono uno spostamento verso un S&OP più maturo.

Processo S&OP

Il processo S&OP guida i leader della supply chain nel bilanciare l'offerta con i desideri dei clienti. Li aiuta ad adeguare S&OE, mantenere scorte adeguate, lanciare nuovi prodotti, eliminare gradualmente quelli vecchi, fare investimenti intelligenti e raggiungere gli obiettivi.

Diamo un'occhiata ai passaggi del processo S&OP:

Raccolta dati prodotto

Questa fase iniziale prevede la raccolta e l’analisi dei dati. I team di ricerca e sviluppo (R&S), sviluppo prodotto e marketing esaminano le tendenze del mercato, le prestazioni del prodotto e i prossimi lanci di prodotto per prevedere le vendite future. Questa fase pone le basi per allineare la pianificazione del prodotto con le aspettative del mercato.

Richiesta di pianificazione

La pianificazione della domanda prevede la domanda prevista con input provenienti da marketing, vendite e tendenze esterne. Questa previsione mira a creare un consenso sulla domanda futura. Prende in considerazione dati storici, tendenze di mercato e modelli predittivi.

Pianificazione della produzione e della fornitura

Viene creato un piano di fornitura in sincronia con la previsione della domanda concordata. L’obiettivo è allineare le operazioni di distribuzione, produzione e approvvigionamento per soddisfare le previsioni della domanda. Ciò comporta la pianificazione per le incognite, compresi i vincoli di capacità e le variazioni della domanda.

Riunione pre-S&OP (riconciliazione del piano)

Le riunioni pre-S&OP allineano i piani di prodotto, domanda, offerta e finanza. Questi incontri mirano a identificare e definire strategie per eliminare eventuali lacune o discrepanze significative nei piani. Questa revisione condivisa garantisce che tutti i dipartimenti siano allineati e preparati per la riunione esecutiva S&OP.

Riunione esecutiva

L'incontro esecutivo S&OP è il culmine del processo S&OP, in cui i dirigenti senior esaminano tutte le proposte. Questa fase si concentra sul processo decisionale, con scenari “what-if” e valutazioni del rischio che guidano le discussioni. I dirigenti risolvono i problemi rimanenti e garantiscono che gli obiettivi aziendali siano raggiunti.

Il risultato della riunione esecutiva è il piano di domanda e offerta approvato per l'implementazione.

Implementazione

Dopo l’approvazione del team esecutivo, i piani strategici vengono messi in atto. Ciò comporta il coordinamento tra i dipartimenti e il monitoraggio continuo dei KPI.

Suggerimenti e migliori pratiche S&OP

La gestione dell'S&OP richiede il coordinamento tra le unità aziendali, ciascuna con sfide e input unici. Le seguenti migliori pratiche fungono da guida per coordinare gli sforzi e ridurre gli attriti.

1. Promuovere una cultura che supporti S&OP

Incorpora S&OP come elemento centrale della tua attività, guidato dalla leadership e abbracciato da tutti i dipendenti. È determinante per il successo finanziario. Affinché S&OP possa prosperare, è fondamentale una cultura radicata nella comunicazione chiara, nella collaborazione e nel miglioramento continuo. Riunioni regolari, strumenti condivisi e documentazione dovrebbero essere una pratica standard.

2. Perfezionare il processo di esecuzione delle vendite e delle operazioni

Migliorare continuamente il processo S&OP analizzando i risultati, sollecitando feedback e implementando le modifiche quando necessario. Ciò potrebbe significare razionalizzare i metodi di raccolta dati o adottare nuovi strumenti per integrare le previsioni di vendita con la pianificazione della produzione e delle scorte.

3. Implementazione della formazione interdipartimentale

Implementare programmi di formazione completi che promuovano la comprensione del processo S&OP tra i dipartimenti. La tua piattaforma di formazione potrebbe includere workshop sull'analisi dei dati, sulle tecniche di previsione e su come i diversi ruoli contribuiscono al processo S&OP, garantendo che tutti comprendano in che modo le loro azioni influiscono sulle prestazioni aziendali complessive.

4. Includere tutti gli stakeholder interni

S&OP abbatte i silos organizzativi. Collegando le competenze di vendite, finanza, marketing, catena di fornitura, approvvigionamento e produzione, S&OP diventa un potente strumento per concentrare l'intera azienda su obiettivi comuni.

5. Garantire l'allineamento delle vendite e delle operazioni con la strategia aziendale

Gli obiettivi aziendali prevalgono sugli obiettivi dipartimentali. Per mantenere l'allineamento, rivalutare e ottimizzare regolarmente i piani di vendita e operativi. L'organizzazione di sessioni di allineamento trimestrali può garantire che le previsioni di vendita e la capacità produttiva corrispondano agli obiettivi a lungo termine dell'azienda. Queste sessioni facilitano la revisione e l'adeguamento come pratica standard.

6. Assegnare la proprietà

Designare un campione con una conoscenza approfondita del business. Dovrebbero avere una visione ampia delle vendite, delle operazioni, della finanza e della catena di fornitura per supervisionare la continuità di S&OP. In genere, un direttore delle operazioni, un COO o un responsabile S&OP specializzato è adatto per questo ruolo.

7. Conservare i registri

Garantisci che i dati siano sempre aggiornati e monitora settimanalmente le metriche e i KPI per identificare eventuali tendenze avverse che richiedono azioni correttive. È fondamentale tenere registri approfonditi di tutte le riunioni, decisioni e risultati S&OP. Questi documenti dovrebbero essere disponibili per informare la pianificazione, le prestazioni e la responsabilità future.

8. Ottieni il buy-in esecutivo

Assicurare il sostegno della leadership senior. Il supporto esecutivo aiuta con l'accesso alle risorse, all'autorità e alla visibilità. Garantisce inoltre che S&OP sia in linea con gli obiettivi dell'azienda.

Sfatare le idee sbagliate su S&OP

L’S&OP è spesso avvolto da miti che scoraggiano le aziende. L’opportunità di sfatare questi miti è possibile quando un’azienda comprende le vere intenzioni e i valori di S&OP. Chiariamo alcuni dei malintesi più comuni:

S&OP non è necessario

Molti vedono S&OP come un extra opzionale piuttosto che una necessità. S&OP garantisce che tutti i dipartimenti si muovano nella stessa direzione, allineando gli obiettivi di un'azienda con la sua capacità operativa.

S&OP è solo una revisione dei dati storici

L'S&OP implica l'esame delle performance passate, ma è molto più di una revisione storica. Utilizza dati storici per prevedere le future esigenze di domanda e offerta. Ciò aiuta ad anticipare i cambiamenti del mercato, ad adattare le strategie di vendita e a stare al passo con la concorrenza.

Focus a breve termine

Questo malinteso deriva da un focus su questioni immediate piuttosto che su una pianificazione strategica a lungo termine. Il breve termine non è l’intenzione di S&OP.

Nonostante l'importanza dell'S&OP, molte aziende si concentrano ancora sulla pianificazione S&OP a breve termine. Ciò può limitare la capacità di prendere decisioni che richiedono tempi di consegna più lunghi, come lo sviluppo e il lancio di nuovi prodotti. Adottando un approccio a lungo termine, le aziende possono sfruttare S&OP per esigenze che vanno oltre le esigenze operative immediate, utilizzandolo per prendere decisioni che garantiscano successo e sostenibilità a lungo termine.

S&OP è difficile da gestire

Sebbene S&OP possa sembrare scoraggiante a causa delle sue funzioni trasversali e della necessità di una pianificazione dettagliata, è tutt'altro che ingestibile. Il segreto sta nel giusto team, negli strumenti e nell’impegno della leadership. Riduci la complessità con comunicazione, processi strutturati e cicli di revisione regolari.

Problemi comuni di S&OP e come superarli

Certo, S&OP non è esente da sfide. È più complesso di molti altri processi aziendali. Tuttavia, comprendere queste sfide aiuta a superarle. Ecco due problemi comuni e le migliori pratiche per risolverli:

• Superare i vincoli di tempo: il processo S&OP può richiedere molto tempo, spesso a scapito di altri compiti. Ciò spesso deriva da dati insufficienti, imprecisi o non disponibili e da problemi di processo. Per mitigare questo problema, automatizza la raccolta dei dati ove possibile. Non sovraccaricare il team con infiniti KPI e metriche. Semplifica il processo concentrandoti su quelli che hanno un impatto reale sui risultati aziendali. Rivalutare regolarmente il processo per identificare e rimuovere i passaggi ridondanti.
• Colmare il divario tra dipartimenti: S&OP coinvolge molte persone provenienti da diversi dipartimenti, a volte portando a tensioni dovute a obiettivi contrastanti o incomprensioni. Per affrontare questo problema, lavorare su una cultura collaborativa che rispetti le differenze. Implementare programmi di formazione interfunzionale per aiutare i dipartimenti a comprendere i compiti e le sfide reciproci. Utilizzare facilitatori neutrali per aiutare a mediare le riunioni e garantire che tutte le prospettive siano prese in considerazione e valorizzate.

Misurare il successo di S&OP

Il monitoraggio e la misurazione sono fondamentali per qualsiasi processo, incluso S&OP. Senza parametri, non esiste un modo chiaro per identificare le aree di miglioramento o giustificare gli investimenti nel processo. Ecco come puoi misurare l'impatto e il successo dei tuoi sforzi S&OP:

• Soddisfazione del cliente: utilizza sondaggi e strumenti di feedback per valutare i livelli di soddisfazione del cliente prima e dopo l'implementazione di S&OP. Un aumento della soddisfazione indica un migliore allineamento della disponibilità del prodotto con la domanda dei clienti.
• Costi di inventario: monitora i livelli di inventario e i relativi costi, come stoccaggio e obsolescenza. Un processo S&OP di successo dovrebbe ottimizzare i livelli di inventario e ridurre le scorte in eccesso e i costi associati.
• Vendite: monitora attentamente le prestazioni di vendita e la produttività. Un processo S&OP dovrebbe comportare un minor numero di stockout, spingendo le vendite verso l’alto.
• Allineamento delle operazioni e degli obiettivi aziendali: rivedere regolarmente il modo in cui le attività operative e i risultati si confrontano con gli obiettivi strategici dell'intera organizzazione. Il successo di S&OP significa che le operazioni sono allineate alla visione e agli obiettivi a lungo termine dell'azienda, portando a un processo decisionale più coeso e strategico.

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Immergersi in S&OP non deve essere scoraggiante. È tutta una questione di lavoro di squadra, di rimanere proattivi e di puntare sempre a modi migliori per fare le cose. L’uso delle tecnologie digitali è essenziale per una solida pianificazione della catena di fornitura.

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