Guía completa para la planificación de ventas y operaciones

¿Está abrumado por pronósticos inexactos, excedentes de inventario y comunicación fragmentada del equipo? No estás solo. Aquí es donde se hace evidente la importancia de la Planificación de Operaciones y Ventas (S&OP).

Esta guía guiará a los equipos de ventas a través de los detalles de S&OP. Cubriremos las mejores prácticas, consejos de madurez de S&OP, métricas de éxito, desafíos comunes y conceptos erróneos.

• ¿Qué es la planificación de ventas y operaciones?
• 3 componentes de S&OP
• Por qué una S&OP bien ejecutada es importante para todas las empresas
• Principales beneficios de S&OP
• Vencimiento de S&OP
• Proceso de compra y venta
• Consejos y mejores prácticas de S&OP
• Desmentir conceptos erróneos sobre S&OP
• Problemas comunes de S&OP y cómo superarlos
• Medir el éxito de S&OP

¿Qué es la planificación de ventas y operaciones?

La planificación de ventas y operaciones (S&OP) es un proceso entre departamentos que ayuda a garantizar que las empresas tengan la cantidad adecuada de productos para satisfacer a los clientes sin que se acumulen existencias adicionales. Intención de S&OP: alinear las operaciones de ventas con objetivos de largo plazo.

Así es como se descompone:

• Proceso de planificación de ventas: los equipos suelen utilizar una plataforma de análisis de ventas para analizar en profundidad las ventas pasadas, las tendencias de la industria y los planes de marketing para pronosticar las ventas futuras de productos.
• Proceso de planificación de operaciones: garantizar que los recursos, como materias primas y capacidad de fabricación, estén disponibles para satisfacer la demanda proyectada de los clientes.
• Reuniones y equilibrio: diferentes departamentos colaboran para resolver problemas asociados, como ajustar la capacidad del almacén o desarrollar estrategias de gestión de riesgos para interrupciones en la cadena de suministro. El 90% de los encuestados de McKinsey dicen que quieren aumentar aún más la resiliencia, y casi tres cuartas partes esperan aumentar el presupuesto asignado a acciones relacionadas con la resiliencia.
• Plan de acción: Finalizar e implementar un plan de producción detallado.

S&OP ha evolucionado hasta convertirse en algo más que un simple proceso de planificación empresarial integrado. Es una forma de vida para organizaciones maduras: una cultura esencial para adaptarse rápidamente a los cambios del mercado. Al incluir la ejecución de ventas y operaciones (S&OE), S&OP puede abordar desafíos a corto plazo y mantener la vista en los objetivos a largo plazo, lo que la convierte en una estrategia comercial integral.

3 componentes de S&OP

El éxito de S&OP depende de las personas, la tecnología y los procesos. El pueblo debe colaborar. La tecnología, que incluye ERP e IA, garantiza la precisión de las previsiones. El proceso es un enfoque estructurado y sistemático desde la recopilación de datos hasta la acción. Cada componente contribuye a una mejor toma de decisiones.

Gente

Para que S&OP funcione, se necesitan personas de todos los departamentos, incluidos ventas, finanzas, operaciones y cadena de suministro. Este equipo multifuncional aporta diferentes puntos de vista y habilidades. Para que S&OP tenga éxito, debe tener un liderazgo comprometido, roles claros y una cultura de colaboración y confianza.

Para resaltar la naturaleza cambiante de S&OP como parte del trabajo: el 70% de los profesionales de ventas ahora dicen que S&OP es una parte clave de sus responsabilidades laborales. Este cambio indica el creciente reconocimiento del valor de S&OP más allá de los roles operativos tradicionales y su importancia en la planificación y ejecución.

Los roles de S&OP incluyen:

• líder ejecutivo
• Líder de ventas
• Líder de marketing
• Planificador de la demanda
• Líder operativo
• Líder de la cadena de suministro

Tecnología

El software y la tecnología S&OP respaldan tareas como análisis de datos en tiempo real, pronósticos y planificación para la incertidumbre. Esto incluye sistemas de planificación de recursos empresariales (ERP), que combinan varias actividades comerciales en un solo sistema, y ​​paneles de control basados ​​en inteligencia artificial para ayudar a predecir tendencias futuras.

Proceso

El proceso guía S&OP de principio a fin. Incluye todo, desde la recopilación y el análisis de datos hasta la estrategia y la implementación. El proceso debe adaptarse a los cambios pero proporcionar estabilidad.

Por qué una S&OP bien ejecutada es importante para todas las empresas

Un proceso de S&OP bien ejecutado ayuda a sortear las complejidades del negocio. Es la defensa de primera línea contra los desafíos, desde el exceso de inventario hasta las oportunidades de ventas perdidas. La integración de S&OE con S&OP ayuda a equilibrar las tácticas a corto plazo con los objetivos a largo plazo y, en última instancia, contribuye a mejorar la productividad de las ventas.

Michael Youssef, director analista senior de Gartner, enfatiza la importancia de S&OP y afirma: “S&OP es el proceso multifuncional más importante y crítico. Si el S&OP se realiza correctamente, genera retornos significativos, incluido un aumento de los ingresos y la rentabilidad”. Esto resalta la importancia de la S&OP integrada.

Sin un proceso de S&OP, las empresas enfrentan una variedad de interrupciones, desde inconvenientes menores hasta fallas importantes. Estas interrupciones pueden manifestarse como exceso de inventario, cuellos de botella de recursos, oportunidades de ventas perdidas debido a una producción y demanda desalineadas, toma de decisiones aislada o incapacidad para adaptarse, lo que resulta en una pérdida de ventaja competitiva e ingresos potenciales.

En última instancia, S&OP es más que un simple proceso de planificación; Es una herramienta de gestión empresarial que ayuda a prevenir costos operativos excesivos y afectar los ingresos y la rentabilidad. Esta importancia se ve reflejada aún más en las tendencias actuales en los esfuerzos de digitalización, que ahora priorizan la captura de la señal de la demanda como el próximo desafío en la gestión de la cadena de suministro. Según encuestas recientes de McKinsey, las dos principales prioridades para las inversiones digitales son la planificación de la demanda y la oferta, citadas por el 74% y el 69% de los encuestados, respectivamente. Este cambio hacia la digitalización subraya el papel fundamental de S&OP a la hora de adaptarse y anticipar las demandas del mercado.

Principales beneficios de S&OP

La alta calidad de S&OP es evidente en el desempeño y la cultura de una empresa. Si una empresa está experimentando crecimiento y los empleados y clientes están satisfechos, es un fuerte indicador de un proceso de S&OP saludable y maduro.

Los principales beneficios de S&OP incluyen:

1. Toma de decisiones informada

S&OP ayuda a las empresas a tomar decisiones informadas sobre la oferta y la demanda de productos. Esto ayudará a equilibrar el inventario con las necesidades del mercado. Por ejemplo, un minorista podría ajustar los pedidos basándose en pronósticos estacionales para evitar demasiadas existencias.

2. Procesos simplificados

S&OP reduce el desperdicio y acelera los ciclos de producción y ventas al hacer que las operaciones sean más eficientes. Un fabricante podría optimizar su línea de montaje para satisfacer la mayor demanda y garantizar la entrega a tiempo en cada temporada navideña.

3. Transparencia y colaboración interfuncional

S&OP mejora la comunicación departamental, lo que conduce a objetivos unificados. Por ejemplo, los equipos de marketing y producción pueden colaborar en el lanzamiento de productos para garantizar que la disponibilidad se alinee con las actividades promocionales.

4. Mejores previsiones de ventas y presupuesto

Las predicciones de ventas precisas y la planificación financiera ayudan a las empresas a prepararse para el crecimiento futuro. Una empresa podría utilizar S&OP para ajustar su previsión presupuestaria y capital de trabajo en función de un aumento previsto de la demanda.

5. Gestión de inventario mejorada

Un S&OP bien planificado ayuda a las empresas a ajustar los niveles de inventario para minimizar el riesgo de excedentes o escasez de producción, especialmente cuando se anticipa el lanzamiento de un nuevo producto.

6. Mejorar el proceso de gestión del ciclo de vida del producto

S&OP proporciona a los equipos información valiosa para lanzamientos de productos importantes y decisiones de gestión del final de su vida útil. Por ejemplo, un proveedor de tecnología podría utilizar S&OP para planificar la eliminación gradual de una versión anterior para garantizar una transición fluida y relevancia en el mercado.

7. Mejorar el servicio al cliente

Al satisfacer la demanda agregada, S&OP conduce a una mayor satisfacción y lealtad del cliente. Un minorista podría utilizar los conocimientos de S&OP para garantizar que los artículos populares estén siempre en stock.

8. Rentabilidad

La optimización de las ventas y la reducción de los costos de fabricación y entrega aumentan los resultados. Una empresa podría identificar oportunidades de ahorro de costos en su cadena de suministro, aumentando sus márgenes de beneficio.

Vencimiento de S&OP

El camino hacia la madurez de S&OP avanza a través de etapas, desde procesos de planificación básicos e inconexos hasta procesos de planificación más refinados. Las empresas tácticas reaccionan con poca coordinación. Con el tiempo, adoptan procesos formales, mejoran la colaboración y definen roles. En definitiva, las empresas estratégicas planifican y responden con agilidad.

Una encuesta reciente de Gartner arroja luz sobre un desafío importante en esta progresión: el 27% de los encuestados indica que su horizonte temporal de S&OP es inferior a 12 meses, y el 62% tiene un horizonte de planificación de menos de 18 meses. Este enfoque predominante en la planificación a corto plazo impulsa planes tácticos en lugar de discusiones y decisiones estratégicas durante las reuniones de S&OP, lo que limita la capacidad de anticipar y prepararse para necesidades futuras. Decisiones como ampliar la capacidad del almacén o negociar volúmenes de contratos con proveedores requieren una previsión a largo plazo mucho más allá de un horizonte de 12 meses. Las empresas necesitan madurar más allá de la tan común planificación a corto plazo para crecer y competir.

Cómo madurar su planificación de ventas y operaciones

Las S&OP maduras son importantes para empresas de industrias con cadenas de suministro complejas, demanda cambiante y competencia intensa. Para mejorar su proceso S&OP, considere estas sugerencias. Le ayudarán a guiarle desde las etapas básicas hasta las avanzadas del proceso.

• Mejorar la comunicación: es natural que los departamentos trabajen en silos, centrándose en sus propias necesidades inmediatas. Comience por mejorar la forma en que los departamentos se comunican entre sí y comience a buscar herramientas que automaticen tareas simples.
• Colaborar: una vez que empiecen a hablar, trabajen juntos en la planificación entre departamentos. Utilice herramientas que permitan a todos compartir información fácilmente.
• Integre planes: cuando las ventas y las operaciones comiencen a trabajar juntas, utilice herramientas que le ayuden a combinar sus planes. Establezca metas que todos comprendan y por las que puedan trabajar.
• Conecte todo: la planificación debe incluir a todos, incluso a sus proveedores. Comparta tendencias del mercado y análisis predictivos en tiempo real para mejorar las previsiones y la asignación de recursos.
• Incorpore tecnología más avanzada: finalmente, utilice tecnología avanzada como la inteligencia artificial para que su proceso de planificación se base en datos y se centre en el futuro. Esto ayuda a la organización a complementar o reemplazar las medidas reactivas con una planificación anticipada a largo plazo.

El objetivo es un S&OP totalmente integrado, que utilice datos y tecnología para tomar decisiones inteligentes. La maduración lleva a las organizaciones de reaccionar ante problemas inmediatos a planificar para el futuro.

En ciertos casos, está bien mantener una postura S&OP más reactiva y menos madura. Para las pequeñas empresas, las nuevas empresas o las empresas en mercados estables con productos simples, la necesidad de un proceso S&OP sofisticado puede no ser urgente. Estas organizaciones se benefician de la flexibilidad y la capacidad de responder rápidamente a los desafíos sin los gastos generales de una planificación compleja. Sin embargo, es importante reconocer las señales de crecimiento o cambios en el mercado que requieren un cambio hacia un S&OP más maduro.

Proceso de compra y venta

El proceso S&OP guía a los líderes de la cadena de suministro para equilibrar el suministro con los deseos de los clientes. Les ayuda a ajustar S&OE, mantener existencias adecuadas, lanzar nuevos productos, eliminar gradualmente los antiguos, realizar inversiones inteligentes y alcanzar objetivos.

Echemos un vistazo a los pasos del proceso S&OP:

Recopilación de datos del producto

Esta etapa inicial implica la recopilación y el análisis de datos. Los equipos de investigación y desarrollo (I+D), desarrollo de productos y marketing examinan las tendencias del mercado, el rendimiento de los productos y los próximos lanzamientos de productos para predecir las ventas futuras. Esta fase sienta las bases para alinear la planificación del producto con las expectativas del mercado.

Pedir planificación

La planificación de la demanda predice la demanda esperada con aportaciones de marketing, ventas y tendencias externas. Esta previsión pretende crear un consenso sobre la demanda futura. Tiene en cuenta datos históricos, tendencias del mercado y modelos predictivos.

Planificación de producción y suministro

Se crea un plan de suministro en sincronía con la previsión de demanda acordada. El objetivo es alinear las operaciones de distribución, fabricación y adquisiciones para cumplir con las predicciones de la demanda. Esto implica planificar para las incógnitas, incluidas las limitaciones de capacidad y las variaciones de la demanda.

Reunión previa a S&OP (conciliación del plan)

Las reuniones previas a S&OP alinean los planes de producto, demanda, oferta y finanzas. Estas reuniones tienen como objetivo identificar y elaborar estrategias en torno a cualquier brecha o discrepancia significativa en los planes. Esta revisión compartida garantiza que todos los departamentos estén alineados y preparados para la reunión ejecutiva de S&OP.

Reunión Ejecutiva

La reunión ejecutiva de S&OP es la culminación del proceso de S&OP, donde los altos directivos revisan todas las propuestas. Esta etapa se centra en la toma de decisiones, con escenarios hipotéticos y evaluaciones de riesgos que guían las discusiones. Los ejecutivos resuelven los problemas restantes y garantizan que se cumplan los objetivos del negocio.

El resultado de la reunión ejecutiva es el plan de oferta y demanda aprobado para su implementación.

Implementación

Tras la aprobación del equipo ejecutivo, los planes estratégicos se ponen en marcha. Esto implica coordinar entre departamentos y monitorear continuamente los KPI.

Consejos y mejores prácticas de S&OP

Navegar por S&OP requiere coordinación entre unidades de negocios, cada una con desafíos y aportes únicos. Las siguientes mejores prácticas actúan como guía para coordinar esfuerzos y reducir la fricción.

1. Fomentar una cultura que respalde las S&OP

Integre S&OP como un elemento central de su negocio, impulsado por el liderazgo y adoptado por todos los empleados. Es fundamental para el éxito financiero. Para que S&OP prospere, es fundamental una cultura basada en una comunicación clara, la colaboración y la mejora continua. Las reuniones periódicas, las herramientas compartidas y la documentación deberían ser una práctica estándar.

2. Refinar el proceso de ejecución de ventas y operaciones

Mejore continuamente el proceso de S&OP analizando los resultados, solicitando comentarios e implementando cambios cuando sea necesario. Esto podría significar optimizar los métodos de recopilación de datos o adoptar nuevas herramientas para integrar los pronósticos de ventas con la planificación de la producción y el inventario.

3. Implementación de la capacitación interdepartamental

Implementar programas integrales de capacitación que promuevan la comprensión del proceso S&OP en todos los departamentos. Su plataforma de capacitación podría incluir talleres sobre análisis de datos, técnicas de pronóstico y cómo los diferentes roles contribuyen al proceso S&OP, asegurando que todos comprendan cómo sus acciones impactan el desempeño comercial general.

4. Incluir a todas las partes interesadas internas

S&OP rompe los silos organizacionales. Al conectar la experiencia de ventas, finanzas, marketing, cadena de suministro, adquisiciones y producción, S&OP se convierte en una herramienta poderosa para enfocar todo el negocio en objetivos comunes.

5. Garantizar la alineación de ventas y operaciones con la estrategia empresarial

Los objetivos comerciales triunfan sobre los objetivos departamentales. Para mantener la alineación, reevalúe y ajuste periódicamente los planes de ventas y operaciones. La organización de sesiones de alineación trimestrales puede garantizar que las previsiones de ventas y la capacidad de producción coincidan con los objetivos a largo plazo de la empresa. Estas sesiones facilitan la revisión y el ajuste como práctica estándar.

6. Asignar propiedad

Designe un campeón con un conocimiento profundo del negocio. Deben tener una visión amplia de las ventas, las operaciones, las finanzas y la cadena de suministro para supervisar la continuidad de S&OP. Normalmente, un director de operaciones, un director de operaciones o un gerente de S&OP especializado son los más adecuados para este puesto.

7. Mantener registros

Asegúrese de que los datos estén siempre actualizados y supervise las métricas y los KPI semanalmente para identificar cualquier tendencia adversa que requiera acciones correctivas. Es fundamental mantener registros exhaustivos de todas las reuniones, decisiones y resultados de S&OP. Estos registros deben estar disponibles para informar la planificación, el desempeño y la rendición de cuentas futuros.

8. Obtenga la aceptación ejecutiva

Obtener el apoyo de los altos directivos. El apoyo ejecutivo ayuda con el acceso a los recursos, la autoridad y la visibilidad. También garantiza que S&OP se alinee con los objetivos de la empresa.

Desmentir conceptos erróneos sobre S&OP

S&OP suele estar envuelto en mitos que disuaden a las empresas. La oportunidad de disipar estos mitos es posible cuando una empresa comprende la verdadera intención y los valores de S&OP. Aclaremos algunos de los conceptos erróneos más comunes:

S&OP es innecesario

Muchos ven el S&OP como un extra opcional y no como una necesidad. S&OP asegura que todos los departamentos avancen en la misma dirección, alineando los objetivos de una empresa con su capacidad operativa.

S&OP es solo una revisión de datos históricos

S&OP implica observar el desempeño pasado, pero es mucho más que una revisión histórica. Utiliza datos históricos para predecir las necesidades futuras de oferta y demanda. Esto ayuda a anticipar los cambios del mercado, ajustar las estrategias de ventas y mantenerse por delante de la competencia.

Enfoque a corto plazo

Esta idea errónea surge de centrarse en cuestiones inmediatas en lugar de una planificación estratégica a largo plazo. El corto plazo no es la intención de S&OP.

A pesar de la importancia de S&OP, muchas empresas todavía se centran en la planificación de S&OP a corto plazo. Esto puede limitar la capacidad de tomar decisiones que requieren plazos de entrega más largos, como el desarrollo y lanzamiento de nuevos productos. Al adoptar un enfoque a más largo plazo, las empresas pueden aprovechar S&OP para algo más que necesidades operativas inmediatas, utilizándolo para dar forma a decisiones que garanticen el éxito y la sostenibilidad a largo plazo.

S&OP es difícil de gestionar

Aunque S&OP puede parecer desalentador debido a su función cruzada y la necesidad de una planificación detallada, está lejos de ser inmanejable. El secreto está en el equipo, las herramientas y el compromiso de liderazgo adecuados. Reduzca la complejidad con comunicación, procesos estructurados y ciclos de revisión regulares.

Problemas comunes de S&OP y cómo superarlos

Es cierto que S&OP no está exento de desafíos. Es más complejo que muchos otros procesos comerciales. Sin embargo, comprender estos desafíos ayuda a superarlos. Aquí hay dos problemas comunes y mejores prácticas para abordarlos:

• Superar las limitaciones de tiempo: el proceso S&OP puede consumir mucho tiempo, a menudo a expensas de otras tareas. Esto a menudo se debe a problemas de procesos y datos insuficientes, inexactos o no disponibles. Para mitigar esto, automatice la recopilación de datos siempre que sea posible. No abrumes al equipo con interminables KPI y métricas. Simplifique el proceso centrándose en aquellos que realmente impactan los resultados comerciales. Reevaluar periódicamente el proceso para identificar y eliminar pasos redundantes.
• Reducir la división departamental: S&OP involucra a muchas personas de diferentes departamentos, lo que a veces genera tensión debido a objetivos conflictivos o malentendidos. Para abordar esto, trabaje en una cultura colaborativa que respete las diferencias. Implemente programas de capacitación multifuncionales para ayudar a los departamentos a comprender los deberes y desafíos de cada uno. Utilice facilitadores neutrales para ayudar a mediar en las reuniones y garantizar que todas las perspectivas sean consideradas y valoradas.

Medir el éxito de S&OP

El seguimiento y la medición son fundamentales para cualquier proceso, incluido el S&OP. Sin métricas, no hay una manera clara de identificar áreas de mejora o justificar la inversión en el proceso. Así es como puede medir el impacto y el éxito de sus esfuerzos de S&OP:

• Satisfacción del cliente: utilice encuestas y herramientas de retroalimentación para medir los niveles de satisfacción del cliente antes y después de implementar S&OP. Un aumento en la satisfacción indica una mejor alineación de la disponibilidad del producto con la demanda del cliente.
• Costos de inventario: Supervise los niveles de inventario y los costos relacionados, como el almacenamiento y la obsolescencia. Un proceso S&OP exitoso debería optimizar los niveles de inventario y reducir el exceso de existencias y los costos asociados.
• Ventas: siga de cerca el rendimiento de las ventas y la productividad. Un proceso S&OP debería dar como resultado menos desabastecimientos, lo que impulsaría las ventas al alza.
• Alineación de objetivos comerciales y de operaciones: revise periódicamente cómo se comparan las actividades y los resultados operativos con los objetivos estratégicos de toda la organización. El éxito de S&OP significa que las operaciones están alineadas con la visión y los objetivos a largo plazo del negocio, lo que lleva a una toma de decisiones más coherente y estratégica.

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