Ghid complet pentru planificarea vânzărilor și operațiunilor

Sunteți copleșit de previziunile inexacte, surplusul de inventar și comunicarea fragmentată a echipei? Nu esti singur. Aici devine evidentă importanța Planificării vânzărilor și operațiunilor (S&OP).

Acest ghid va prezenta echipele de vânzări prin detaliile S&OP. Vom acoperi cele mai bune practici, sfaturi de maturitate S&OP, măsurători de succes, provocări comune și concepții greșite.

• Ce este planificarea vânzărilor și operațiunilor?
• 3 componente ale S&OP
• De ce contează un S&OP bine executat pentru fiecare afacere
• Principalele beneficii ale S&OP
• S&OP Maturitatea
• Procesul S&OP
• S&OP Sfaturi și bune practici
• Dezmințirea concepțiilor greșite despre S&OP
• Probleme comune S&OP și cum să le depășești
• Măsurarea succesului S&OP

Ce este planificarea vânzărilor și operațiunilor?

Planificarea vânzărilor și operațiunilor (S&OP) este un proces între departamente care ajută la asigurarea că companiile au cantitatea potrivită de produse pentru a satisface clienții fără a se acumula stoc suplimentar. Intenția S&OP: de a alinia operațiunile de vânzări cu obiectivele pe termen lung.

Iată cum se defectează:

• Procesul de planificare a vânzărilor: echipele folosesc de obicei o platformă de analiză a vânzărilor pentru a analiza în detaliu vânzările anterioare, tendințele industriei și planurile de marketing pentru a prognoza vânzările viitoare de produse.
• Procesul de planificare a operațiunilor: Asigurați-vă că resursele, cum ar fi materiile prime și capacitatea de producție, sunt disponibile pentru a satisface cererea proiectată a clienților.
• Întâlnire și echilibrare: diferite departamente colaborează pentru a rezolva problemele asociate, cum ar fi ajustarea capacității depozitului sau dezvoltarea strategiilor de gestionare a riscurilor pentru întreruperile lanțului de aprovizionare. 90% dintre respondenții la sondaj McKinsey spun că doresc să crească în continuare reziliența și aproape trei sferturi se așteaptă să crească bugetul alocat acțiunilor legate de reziliență.
• Plan de acțiune: Finalizați și implementați un plan de producție detaliat.

S&OP a evoluat pentru a fi mai mult decât un proces integrat de planificare a afacerii. Este un mod de viață pentru organizațiile mature – o cultură esențială pentru adaptarea rapidă la schimbările pieței. Prin includerea vânzărilor și execuției operațiunilor (S&OE), S&OP poate aborda provocările pe termen scurt și poate urmări obiectivele pe termen lung, făcându-l o strategie de afaceri cuprinzătoare.

3 componente ale S&OP

Succesul S&OP depinde de oameni, tehnologie și proces. Oamenii trebuie să colaboreze. Tehnologia, inclusiv ERP și AI, asigură acuratețea prognozelor. Procesul este o abordare structurată, sistematică, de la colectarea datelor până la acțiune. Fiecare componentă contribuie la o mai bună luare a deciziilor.

oameni

Oamenii din toate departamentele, inclusiv vânzări, finanțe, operațiuni și lanțul de aprovizionare, sunt necesari pentru ca S&OP să funcționeze. Această echipă interfuncțională aduce opinii și abilități diferite. Pentru succesul S&OP, trebuie să aveți un leadership angajat, roluri clare și o cultură a colaborării și a încrederii.

Pentru a evidenția natura evolutivă a S&OP ca parte a jobului: 70% dintre profesioniștii în vânzări spun acum că S&OP este o parte cheie a responsabilităților lor. Această schimbare indică recunoașterea tot mai mare a valorii S&OP dincolo de rolurile operaționale tradiționale și semnificația acesteia în planificare și execuție.

Rolurile S&OP includ:

• Lider executiv
• Lider de vânzări
• Lider de marketing
• Planificatorul cererii
• Lider operațional
• Lider de lanț de aprovizionare

Tehnologie

Software-ul și tehnologia S&OP susțin sarcini precum analiza datelor în timp real, prognoza și planificarea pentru incertitudine. Acestea includ sisteme de planificare a resurselor întreprinderii (ERP), care combină diverse activități de afaceri într-un singur sistem și tablouri de bord bazate pe inteligență artificială pentru a ajuta la prezicerea tendințelor viitoare.

Proces

Procesul ghidează S&OP de la început până la sfârșit. Include totul, de la colectarea și analiza datelor până la strategie și implementare. Procesul ar trebui să se adapteze la schimbări, dar să ofere stabilitate.

De ce contează un S&OP bine executat pentru fiecare afacere

Un proces S&OP bine executat ajută la navigarea în complexitatea afacerii. Este prima linie de apărare împotriva provocărilor, de la inventarul în exces la oportunitățile de vânzare ratate. Integrarea S&OE cu S&OP ajută la echilibrarea tacticilor pe termen scurt cu obiectivele pe termen lung, contribuind în cele din urmă la creșterea productivității vânzărilor.

Michael Youssef, Senior Director Analyst la Gartner, subliniază importanța S&OP, afirmând: „S&OP este cel mai important și critic proces interfuncțional. Dacă S&OP se face corect, aceasta duce la profituri semnificative, inclusiv la creșterea veniturilor și a profitabilității.” Acest lucru evidențiază importanța S&OP integrată.

Fără un proces S&OP, companiile se confruntă cu o serie de întreruperi, de la neplăceri minore la eșecuri semnificative. Aceste întreruperi se pot manifesta sub formă de inventar în exces, blocaje de resurse, oportunități de vânzare ratate din cauza producției și cererii nealiniate, luarea deciziilor izolate sau incapacitatea de adaptare, ceea ce duce la pierderea avantajului competitiv și a veniturilor potențiale.

În cele din urmă, S&OP este mai mult decât un proces de planificare; este un instrument de management al afacerii care ajută la prevenirea costurilor operaționale în exces și a atingerii veniturilor și profitabilității. Această semnificație este reflectată și mai mult de tendințele actuale în eforturile de digitalizare, care prioritizează acum captarea semnalului cererii ca următoarea provocare în managementul lanțului de aprovizionare. Potrivit recentelor sondaje McKinsey, primele două priorități pentru investițiile digitale sunt planificarea cererii și a ofertei, citate de 74%, respectiv 69% dintre respondenți. Această trecere către digitalizare subliniază rolul critic al S&OP în adaptarea și anticiparea cerințelor pieței.

Principalele beneficii ale S&OP

S&OP de înaltă calitate este evident în performanța și cultura unei companii. Dacă o companie se confruntă cu o creștere și angajații și clienții sunt mulțumiți, este un indicator puternic al unui proces S&OP sănătos și matur.

Beneficiile principale ale S&OP includ:

1. Luare a deciziilor în cunoștință de cauză

S&OP ajută companiile să ia decizii informate privind cererea și oferta de produse. Acest lucru va ajuta la echilibrarea stocurilor cu nevoile pieței. De exemplu, un comerciant cu amănuntul poate ajusta comenzile pe baza previziunilor sezoniere pentru a evita stocul prea mare.

2. Procese simplificate

S&OP reduce risipa și accelerează ciclurile de producție și vânzări prin eficientizarea operațiunilor. Un producător își poate eficientiza linia de asamblare pentru a satisface cererea crescută și pentru a asigura livrarea la timp în fiecare sezon de vacanță.

3. Transparență și colaborare interfuncțională

S&OP îmbunătățește comunicarea departamentală, conducând la obiective unificate. De exemplu, echipele de marketing și producție pot colabora la lansările de produse pentru a se asigura că disponibilitatea este aliniată cu activitățile promoționale.

4. O mai bună prognoză a vânzărilor și a bugetului

Predicțiile precise de vânzări și planificarea financiară ajută companiile să se pregătească pentru creșterea viitoare. O companie ar putea folosi S&OP pentru a-și ajusta previziunile bugetare și capitalul de lucru pe baza unei creșteri anticipate a cererii.

5. Management îmbunătățit al inventarului

Un S&OP bine planificat ajută companiile să ajusteze nivelurile stocurilor pentru a minimiza riscul de surplus sau penurie de producție, mai ales atunci când anticipează lansarea unui nou produs.

6. Îmbunătățiți procesul de management al ciclului de viață al produsului

S&OP oferă echipelor informații despre lansări importante de produse și decizii de management la sfârșitul vieții. De exemplu, un furnizor de tehnologie ar putea folosi S&OP pentru a planifica eliminarea treptată a unei versiuni mai vechi pentru a asigura o tranziție fără probleme și relevanță pe piață.

7. Îmbunătățiți serviciul pentru clienți

Prin satisfacerea cererii agregate, S&OP duce la o mai mare satisfacție și loialitate a clienților. Un comerciant cu amănuntul poate folosi statisticile S&OP pentru a se asigura că articolele populare sunt întotdeauna în stoc.

8. Rentabilitatea

Optimizarea vânzărilor și reducerea costurilor de producție și livrare mărește rezultatul final. O companie ar putea identifica oportunități de economisire a costurilor în lanțul său de aprovizionare, crescându-și marjele de profit.

S&OP Maturitatea

Calea către maturitatea S&OP progresează prin etape, de la procese de planificare de bază și neconexate până la procese de planificare mai rafinate. Companiile tactice reacționează cu puțină coordonare. În timp, aceștia adoptă procese formale, îmbunătățesc colaborarea și definesc roluri. În cele din urmă, afacerile strategice planifică și răspund cu agilitate.

Un sondaj recent Gartner pune în lumină o provocare semnificativă în această progresie: 27% dintre respondenți indică că orizontul lor de timp S&OP este mai mic de 12 luni, iar 62% au un orizont de planificare mai mic de 18 luni. Această concentrare predominantă pe planificarea pe termen scurt conduce mai degrabă la planuri tactice decât la discuții și decizii strategice în timpul reuniunilor S&OP, limitând capacitatea de a anticipa și de a se pregăti pentru nevoile viitoare. Deciziile precum extinderea capacității depozitului sau negocierea volumelor contractelor cu furnizorii necesită previziune pe termen lung cu mult peste un orizont de 12 luni. Companiile trebuie să se maturizeze dincolo de planificarea prea obișnuită pe termen scurt pentru a crește și a concura.

Cum să vă maturizați planificarea vânzărilor și a operațiunilor

S&OP matur este important pentru companiile din industrii cu lanțuri de aprovizionare complexe, cerere în schimbare și concurență intensă. Pentru a vă îmbunătăți procesul S&OP, luați în considerare aceste sugestii. Ele vă vor ajuta să vă ghidați de la etapele de proces de bază la cele avansate.

• Îmbunătățiți comunicarea: este firesc ca departamentele să lucreze în silozuri, concentrându-se pe propriile nevoi imediate. Începeți prin a îmbunătăți modul în care departamentele vorbesc între ele și începeți să căutați instrumente care automatizează sarcinile simple.
• Colaborați: odată ce începeți să vorbiți, lucrați împreună la planificarea inter-departamentală. Utilizați instrumente care permit tuturor să partajeze informații cu ușurință.
• Integrați planurile: când vânzările și operațiunile încep să lucreze împreună, utilizați instrumente care vă ajută să vă combinați planurile. Stabiliți obiective pe care toată lumea le înțelege și la care să poată lucra.
• Conectați totul: planificarea ar trebui să includă pe toată lumea, chiar și pe furnizorii dvs. Partajați tendințele pieței și analizele predictive în timp real pentru o mai bună prognoză și o alocare a resurselor.
• Încorporați o tehnologie mai avansată: în cele din urmă, utilizați tehnologie avansată, cum ar fi AI, pentru a face procesul de planificare bazat pe date și concentrat pe viitor. Acest lucru ajută organizația să completeze sau să înlocuiască măsurile reactive cu o planificare pe termen lung înaintea curbei.

Scopul este un S&OP complet integrat, folosind date și tehnologie pentru a lua decizii inteligente. Maturarea duce organizațiile de la reacția la problemele imediate la planificarea pentru viitor.

În anumite cazuri, este în regulă să mențineți o poziție S&OP mai reactivă și mai puțin matură. Pentru întreprinderile mici, startup-uri sau companiile de pe piețe stabile cu produse simple, necesitatea unui proces S&OP sofisticat poate să nu fie urgentă. Aceste organizații beneficiază de flexibilitate și de capacitatea de a răspunde rapid provocărilor, fără cheltuielile de planificare complexe. Cu toate acestea, este important să recunoaștem semnele de creștere sau schimbările pieței care necesită o trecere către un S&OP mai matur.

Procesul S&OP

Procesul S&OP îi ghidează pe liderii lanțului de aprovizionare în echilibrarea ofertei cu dorințele clienților. Îi ajută să ajusteze S&OE, să mențină stocul adecvat, să lanseze produse noi, să le elimine treptat pe cele vechi, să facă investiții inteligente și să atingă obiectivele.

Să aruncăm o privire la pașii procesului S&OP:

Colectarea datelor despre produse

Această etapă inițială implică colectarea și analiza datelor. Echipele de cercetare și dezvoltare (R&D), dezvoltare de produse și marketing examinează tendințele pieței, performanța produsului și lansările viitoare de produse pentru a prezice vânzările viitoare. Această fază stabilește bazele pentru alinierea planificării produselor cu așteptările pieței.

Cere planificare

Planificarea cererii prezice cererea așteptată cu inputuri din marketing, vânzări și tendințe externe. Această prognoză urmărește să creeze un consens asupra cererii viitoare. Include datele istorice, tendințele pieței și modelele predictive.

Planificarea producției și aprovizionării

Un plan de aprovizionare este creat în sincronizare cu prognoza de cerere convenită. Scopul este de a alinia operațiunile de distribuție, producție și achiziții pentru a îndeplini previziunile privind cererea. Aceasta implică planificarea pentru necunoscute, inclusiv constrângerile de capacitate și variațiile cererii.

Întâlnire pre-S&OP (plan de reconciliere)

Întâlnirile pre-S&OP aliniază planurile de produs, cerere, ofertă și finanțare. Aceste întâlniri urmăresc să identifice și să stabilească strategii în jurul oricăror lacune sau discrepanțe semnificative în planuri. Această revizuire comună asigură că toate departamentele sunt aliniate și pregătite pentru întâlnirea executivă S&OP.

Şedinţa Executivului

Reuniunea executivă S&OP este punctul culminant al procesului S&OP, în care liderii seniori analizează toate propunerile. Această etapă se concentrează pe luarea deciziilor, cu scenarii „ce ar fi dacă” și evaluări de risc care ghidează discuțiile. Directorii rezolvă problemele rămase și se asigură că obiectivele afacerii sunt îndeplinite.

Rezultatul reuniunii executive este planul de cerere și ofertă aprobat pentru implementare.

Implementarea

În urma aprobării echipei executive, planurile strategice sunt puse în aplicare. Aceasta implică coordonarea între departamente și monitorizarea continuă a KPI-urilor.

S&OP Sfaturi și bune practici

Navigarea în S&OP necesită coordonare între unitățile de afaceri, fiecare cu provocări și contribuții unice. Următoarele bune practici acționează ca un ghid pentru coordonarea eforturilor și reducerea frecării.

1. Promovați o cultură care susține S&OP

Încorporați S&OP ca element de bază al afacerii dvs., condus de leadership și îmbrățișat de toți angajații. Este esențial pentru succesul financiar. Pentru ca S&OP să prospere, este crucială o cultură bazată pe comunicare clară, colaborare și îmbunătățire continuă. Întâlnirile regulate, instrumentele partajate și documentația ar trebui să fie o practică standard.

2. Rafinați procesul de execuție a vânzărilor și operațiunilor

Îmbunătățiți continuu procesul S&OP analizând rezultatele, solicitând feedback și implementând modificări atunci când este necesar. Acest lucru ar putea însemna eficientizarea metodelor de colectare a datelor sau adoptarea de noi instrumente pentru a integra previziunile de vânzări cu planificarea producției și a stocurilor.

3. Pregătire Cross Department Training

Implementați programe de formare cuprinzătoare care promovează înțelegerea procesului S&OP în cadrul departamentelor. Platforma dvs. de instruire ar putea include ateliere de lucru despre analiza datelor, tehnici de prognoză și modul în care diferitele roluri contribuie la procesul S&OP, asigurându-se că toată lumea înțelege modul în care acțiunile lor influențează performanța generală a afacerii.

4. Includeți toate părțile interesate interne

S&OP sparge silozurile organizaționale. Prin conectarea expertizei vânzărilor, finanțelor, marketingului, lanțului de aprovizionare, achizițiilor și producției, S&OP devine un instrument puternic pentru concentrarea întregii afaceri pe obiective comune.

5. Asigurați-vă că vânzările și operațiunile sunt aliniate cu strategia de afaceri

Obiectivele de afaceri depășesc obiectivele departamentale. Pentru a menține alinierea, reevaluați și ajustați în mod regulat planurile de vânzări și operațiuni. Organizarea de sesiuni trimestriale de aliniere poate asigura că previziunile de vânzări și capacitatea de producție sunt potrivite cu obiectivele pe termen lung ale afacerii. Aceste sesiuni facilitează revizuirea și ajustarea ca practică standard.

6. Atribuiți calitatea de proprietar

Desemnați un campion cu o înțelegere aprofundată a afacerii. Aceștia ar trebui să aibă o viziune amplă asupra vânzărilor, operațiunilor, finanțelor și lanțului de aprovizionare pentru a supraveghea continuitatea S&OP. De obicei, un director de operațiuni, COO sau un manager S&OP specializat este potrivit pentru acest rol.

7. Menține înregistrările

Asigurați-vă că datele sunt întotdeauna actuale și monitorizați săptămânal valorile și KPI-urile pentru a identifica orice tendințe adverse care necesită acțiuni corective. Este esențial să păstrați înregistrări detaliate ale tuturor întâlnirilor, deciziilor și rezultatelor S&OP. Aceste înregistrări ar trebui să fie disponibile pentru a informa planificarea, performanța și responsabilitatea viitoare.

8. Obțineți asumarea executivului

Asigurați sprijin din partea conducerii superioare. Suportul executiv ajută la accesul la resurse, autoritate și vizibilitate. De asemenea, asigură că S&OP se aliniază cu obiectivele companiei.

Dezmințirea concepțiilor greșite despre S&OP

S&OP este adesea învăluit în mituri care descurajează companiile. Oportunitatea de a risipi aceste mituri este posibilă atunci când o companie înțelege adevărata intenție și valorile S&OP. Să lămurim unele dintre cele mai comune concepții greșite:

S&OP este inutil

Mulți consideră S&OP mai degrabă un plus opțional decât o necesitate. S&OP asigură că toate departamentele se mișcă în aceeași direcție, aliniind obiectivele unei companii cu capacitatea operațională a acesteia.

S&OP este doar o revizuire a datelor istorice

S&OP implică analizarea performanței anterioare, dar este mult mai mult decât o analiză istorică. Folosește date istorice pentru a prezice nevoile viitoare ale cererii și ofertei. Acest lucru ajută la anticiparea schimbărilor pieței, la ajustarea strategiilor de vânzări și la menținerea concurenței.

Concentrare pe termen scurt

Această concepție greșită provine din concentrarea asupra problemelor imediate, mai degrabă decât a planificării strategice pe termen lung. Pe termen scurt nu este intenția S&OP.

În ciuda importanței S&OP, multe companii se concentrează în continuare pe planificarea S&OP pe termen scurt. Acest lucru poate limita capacitatea de a lua decizii care necesită timpi de livrare mai lungi, cum ar fi dezvoltarea și lansarea de noi produse. Prin adoptarea unei abordări pe termen mai lung, companiile pot folosi S&OP pentru mai mult decât nevoile operaționale imediate, folosindu-l pentru a modela decizii care asigură succesul și durabilitatea pe termen lung.

S&OP este dificil de gestionat

Deși S&OP ar putea părea descurajantă din cauza funcțiilor sale încrucișate și a necesității unei planificări detaliate, este departe de a fi de necontrolat. Secretul constă în echipa potrivită, instrumentele și angajamentul de conducere. Reduceți complexitatea cu comunicarea, procesele structurate și ciclurile regulate de revizuire.

Probleme comune S&OP și cum să le depășești

Desigur, S&OP nu este lipsit de provocări. Este mai complex decât multe alte procese de afaceri. Cu toate acestea, înțelegerea acestor provocări ajută la depășirea lor. Iată două probleme comune și cele mai bune practici pentru a le rezolva:

• Depășirea constrângerilor de timp: procesul S&OP poate fi incredibil de consumator de timp, adesea în detrimentul altor sarcini. Acest lucru rezultă adesea din date insuficiente, inexacte sau indisponibile și probleme de proces. Pentru a atenua acest lucru, automatizați colectarea datelor ori de câte ori este posibil. Nu copleși echipa cu indicatori și valori nesfârșite. Simplificați procesul concentrându-vă pe cele care au un impact real asupra rezultatelor afacerii. Reevaluați în mod regulat procesul pentru a identifica și elimina pașii redundanți.
• Reducerea diviziunii departamentale: S&OP implică mulți oameni din diferite departamente, ducând uneori la tensiuni cauzate de obiective conflictuale sau neînțelegeri. Pentru a rezolva acest lucru, lucrați la o cultură de colaborare care respectă diferențele. Implementați programe de formare interfuncțională pentru a ajuta departamentele să înțeleagă reciproc sarcinile și provocările. Folosiți facilitatori neutri pentru a ajuta la mediarea întâlnirilor și pentru a vă asigura că toate perspectivele sunt luate în considerare și apreciate.

Măsurarea succesului S&OP

Monitorizarea și măsurarea sunt fundamentale pentru orice proces, inclusiv pentru S&OP. Fără valori, nu există o modalitate clară de a identifica zonele de îmbunătățire sau de a justifica investiția în proces. Iată cum puteți măsura impactul și succesul eforturilor dvs. S&OP:

• Satisfacția clienților: utilizați sondaje și instrumente de feedback pentru a evalua nivelul de satisfacție a clienților înainte și după implementarea S&OP. O creștere a gradului de satisfacție indică o mai bună aliniere a disponibilității produsului cu cererea clienților.
• Costuri de inventar: monitorizați nivelurile de stoc și costurile aferente, cum ar fi stocarea și uzura. Un proces S&OP de succes ar trebui să optimizeze nivelul stocurilor și să reducă stocul în exces și costurile asociate.
• Vânzări: urmăriți îndeaproape performanța vânzărilor și productivitatea. Un proces S&OP ar trebui să aibă ca rezultat mai puține epuizări de stoc, conducând vânzările în sus.
• Operațiuni și alinierea obiectivelor de afaceri: revizuiți în mod regulat modul în care activitățile și rezultatele operaționale se combină cu obiectivele strategice ale întregii organizații. Succesul S&OP înseamnă că operațiunile sunt aliniate cu viziunea și obiectivele pe termen lung ale afacerii, ceea ce duce la un proces decizional mai coeziv și strategic.

S&OP simplificat cu Highspot

Scufundarea în S&OP nu trebuie să fie descurajantă. Totul ține de lucrul în echipă, de a rămâne proactiv și de a urmări mereu modalități mai bune de a face lucrurile. Utilizarea tehnologiilor digitale este esențială pentru planificarea solidă a lanțului de aprovizionare.

Highspot oferă combinația potrivită de instrumente, informații și instruire. Acest lucru vă asigură că echipa dvs. de vânzări este perfect implicată în ceea ce poate face afacerea dvs. și unde își propune să ajungă, sporind fericirea clienților, eficientizând operațiunile și făcând operațiunile mai rezistente.

Lăsați Highspot să vă arate cum să se potrivească toate piesele. Solicitați o demonstrație astăzi.