Was Sie über die Verwendung von QR-Codes für Check-in-Prozesse wissen sollten

Stellen Sie sich vor, Sie würden sich darauf freuen, Ihren Lieblingskünstler auftreten zu sehen oder Ihr Lieblingsteam spielen zu sehen, und dann stundenlang am Eingang auf die Bestätigung Ihres Tickets warten. Nicht die beste Erfahrung, oder? Es kann sicherlich selbst dem am meisten erwarteten Ereignis einen Dämpfer verpassen.

Glücklicherweise müssen Ihre Veranstaltungsteilnehmer dies nicht durchmachen – zumindest nicht mit Quick Response (QR)-Codes. Diese agilen kleinen Quadrate revolutionieren die Check-in-Prozesse in zahlreichen Branchen, vom Gastgewerbe bis zur Veranstaltungsplanung, indem sie es Gästen ermöglichen, ihre Reservierungen und Veranstaltungsdetails nahtlos zu bestätigen. Sie erfüllen den wachsenden Bedarf an Effizienz und kontaktlosem Betrieb, da man die Kamera seines Mobilgeräts nur über bestimmte Codes halten muss, um seine Daten zu bestätigen.

Hier erfahren Sie alles Wissenswerte über QR-Codes für Check-in-Prozesse.

Welche Branchen nutzen QR-Codes für den Check-in ?

QR-Codes sind vielseitige Werkzeuge, die Sie für eine Vielzahl von Zwecken anpassen können. QR-Codes für Vermarkter und Hersteller gibt es schon seit langem, aber jetzt nutzen auch Veranstaltungsplaner und Unternehmen sie für reibungslose Check-in-Prozesse!

Zahlreiche Branchen haben diese praktischen Check-in-Tools übernommen – nicht nur, weil sie die Check-in-Geschwindigkeit verbessern, sondern auch als Reaktion auf den wachsenden Bedarf an kontaktlosen Interaktionen, insbesondere nach der COVID-19-Pandemie. Werfen wir einen Blick auf einige der Branchen, die bei der Einführung führend sind:

• Veranstaltungsplanung: Veranstaltungsplaner haben nur wenige Sekunden Zeit, um bei den Veranstaltungsteilnehmern einen guten ersten Eindruck zu hinterlassen. Aus diesem Grund haben sie die Verwendung von QR-Codes auf Tickets für einen schnellen und effizienten Eintritt in die Veranstaltung übernommen.
  
  
• Gastgewerbe: Hotels, Resorts und Kreuzfahrtschiffe verwenden häufig QR-Codes, um den kontaktlosen Check-in zu ermöglichen und Gästen einen bequemen und sicheren Zugang zu ihren Zimmern zu ermöglichen.
  
  
• Gesundheitswesen: Medizinische Einrichtungen nutzen diese Tools, um effiziente Terminbestätigungen zu ermöglichen und so lange Warteschlangen in Wartezimmern zu vermeiden.
  
  
• Einzelhandel: Einzelhandelsgeschäfte nutzen QR-Codes in Treueprogrammen, um den Kunden einen reibungslosen Check-in bei der Inanspruchnahme von Prämien oder Rabatten zu ermöglichen.

Ein Beispiel für die Verwendung eines QR-Codes für Check-in-Prozesse

Angenommen, Sie sind ein Veranstalter und möchten QR-Codes in Ihren Check-in-Prozess integrieren. Integrieren Sie ein QR-Code-System in Ihre Event-Management-Software, damit das System bei jeder Anmeldung einen QR-Code generieren kann. Auf diese Weise erhalten Gäste, wenn sie sich für Ihre Veranstaltung registrieren, Bestätigungs-E-Mails mit eindeutigen QR-Codes, um den Check-in zu vereinfachen.

Stellen Sie vor Ihrer Veranstaltung ein Scansystem bereit, damit das Check-in-Personal die digitalen Tickets der Teilnehmer bestätigen kann – das kann alles sein, von einer Scanfunktion in einer mobilen App bis hin zu einem speziellen QR-Code-Scanner vor Ort. Wenn die Gäste bei Ihrer Veranstaltung eintreffen, benötigt Ihr Team nur wenige Sekunden, um die QR-Codes zu scannen und die Anmelde- oder Veranstaltungsregistrierungsdetails per URL zu bestätigen.

Vorteile der Verwendung von QR-Codes beim Check-in

QR-Codes sind für Veranstalter und Geschäftsinhaber bei Check-in-Prozessen zu unverzichtbaren Hilfsmitteln geworden, da sie die folgenden Vorteile bieten:

Schnellerer Check-in  

QR-Codes optimieren den Check-in-Prozess, indem sie schnelle Bestätigungen ermöglichen und so die Wartezeiten für Gäste erheblich verkürzen. Das Scannen eines QR-Codes dauert nur etwa zwei Sekunden. Das bedeutet, dass Sie weniger als eine Minute benötigen, um den gesamten Check-in-Vorgang für jeden Gast abzuschließen. Dieses Effizienzniveau ist besonders dann von entscheidender Bedeutung, wenn Sie eine große Veranstaltung planen oder viele Kunden erwarten, da es den gesamten Betriebsablauf verbessert und lange Warteschlangen eliminiert.

Stärkere Sicherheit

QR-Codes sind grundsätzlich sicherer als herkömmliche Check-in-Methoden. Sie bieten zahlreiche Sicherheitsmaßnahmen, einschließlich Verschlüsselung und Zugriffskontrolle. Sie betten sensible Daten wie die persönlichen Daten von Veranstaltungsteilnehmern und die Zimmerdaten von Hotelgästen ein und begrenzen so das Risiko, dass unbefugte Personen auf die Informationen zugreifen. Dies unterscheidet sich von herkömmlichen Check-in-Tools wie physischen Tickets oder Formularen, bei denen nur ein Blick genügt, um die vertraulichen Informationen einer Person zu erkennen.

Besseres Kundenerlebnis

Wussten Sie, dass die Gästezufriedenheit um 50 % sinkt, wenn Sie an der Rezeption fünf Minuten warten müssen? Ja, Sie haben richtig gelesen – Sie können die überzeugendste Marketingkampagne für Ihre Veranstaltung oder Ihr Unternehmen durchführen und hochwertige Annehmlichkeiten nur für Ihren Check-in-Prozess bereitstellen, um die Wahrnehmung der Kunden von Ihnen zu beeinflussen.

QR-Codes ermöglichen Gästen den sofortigen Zugriff auf Informationen oder Dienstleistungen über ihre Mobilgeräte und sorgen so für ein reibungsloseres und angenehmeres Check-in-Erlebnis. Die Wahrscheinlichkeit, dass Kunden Ihre Veranstaltung oder Ihre Einrichtungen genießen, ist größer, wenn sie nicht durch Hürden springen müssen, um Zugang zu ihnen zu erhalten.

Darüber hinaus machen QR-Codes die herkömmliche Stift-zu-Papier-Registrierung überflüssig, sodass Sie kaum oder gar keinen Papierkram haben. So können auch Sie während Ihrer Veranstaltung durchatmen und entspannen.

So implementieren Sie QR-Codes für Check-ins

Sind Sie bereit, sich den Tausenden von Organisatoren und Unternehmen anzuschließen, die QR-Codes nutzen, um bessere Check-in-Prozesse anzubieten? Lesen Sie weiter, um eine Anleitung zur Umsetzung zu erhalten:

Erstellen Sie QR-Codes mit Bitly

Bitly hebt sich durch seine Vielseitigkeit von anderen QR-Code-Generatoren ab. Mit der Plattform können Sie Check-in-QR-Codes und Informations-QR-Codes erstellen, sodass Teilnehmer während Ihrer Veranstaltung nahtlos auf wichtige Produkt- oder Serviceinformationen zugreifen können.

Darüber hinaus haben Sie mit Bitly die Möglichkeit, Ihre QR-Codes anzupassen, um sicherzustellen, dass sie zu Ihrem Image passen, um den Gesamtzusammenhalt der Veranstaltung zu gewährleisten, und über Bitly Analytics im Auge zu behalten, wie Gäste mit Ihren Codes interagieren.

Vor allem die Benutzerfreundlichkeit von Bitly macht es zum perfekten Verbündeten für den Check-in-Prozess Ihrer Veranstaltung. So erstellen Sie Bitly-QR-Codes:

1. Ins Konto einloggen.
   
   
2. Tippen Sie auf Neu erstellen und wählen Sie QR-Code aus.
   
   
3. Geben Sie Ihren Event-Check-in-Link in das Feld Ziel-URL ein.
   
   
4. Wenn Sie einen kostenpflichtigen Tarif haben, wählen Sie „Anpassen“ , um Ihren QR-Code zu gestalten. Wählen Sie eine der Vorlagen oben auf der Anpassungsseite oder wählen Sie Ihr eigenes Muster und Eckenstile aus, wenn Sie Ihren QR-Code von Grund auf erstellen möchten.
   
   
5. Wählen Sie Ihre bevorzugten Farben – Sie können die Farben Ihrer Marke oder Ihres Veranstaltungsthemas verwenden, um die Wiedererkennbarkeit und Kohärenz zu fördern.
   
   
6. Fügen Sie Ihr Logo oder einen benutzerdefinierten Text hinzu, um das Bitly-Logo zu ersetzen.
   
   
7. Wählen Sie Ihren bevorzugten Rahmen .
   
   
8. Tippen Sie auf QR-Code erstellen .
   
   
9. Tippen Sie auf „Kopieren“ oder „Herunterladen“ und teilen Sie Ihren neuen QR-Code.

Link zu relevanten und nützlichen Inhalten

Aufgrund ihrer Vielseitigkeit mangelt es nicht an Inhalten, mit denen Sie Ihre QR-Codes per URL verknüpfen können – seien Sie so kreativ wie möglich, um Ihren Kunden den größtmöglichen Mehrwert zu bieten. Stellen Sie sicher, dass der Inhalt für den Check-in-Prozess relevant ist und Gästen oder Teilnehmern den Aufenthalt erleichtert.

Zu geeigneten Inhaltslinks gehören der Lageplan Ihres Veranstaltungsortes, die Agenda der Veranstaltung, Sicherheitsinformationen, eine Willkommensnachricht oder ein PDF oder eine Landingpage, auf der Gäste ihre Daten eingeben können.

Konzentrieren Sie sich auf die Benutzererfahrung

Das Hauptziel der Verwendung von QR-Codes beim Check-in-Prozess besteht darin, das Gästeerlebnis zu verbessern. Erstellen Sie Ihre QR-Codes und die Inhalte, auf die sie verweisen, also im Hinblick auf die Teilnehmer – Ihre Codes sollten nicht umständlicher sein als herkömmliche Check-in-Prozesse. Hier sind einige Tipps, um das Gästeerlebnis zu verbessern:

• Platzieren Sie Ihre QR-Codes an leicht zugänglichen Stellen, damit Gäste sie leicht scannen können. Wenn Sie eine Veranstaltung veranstalten, denken Sie an den Eingang oder Ausgang Ihres Veranstaltungsortes.
  
  
• Stellen Sie sicher, dass der verlinkte Inhalt mobilfreundlich und für Android- und iOS-Geräte optimiert ist. Ihre Zielseite sollte schnell laden und alle Ihre Inhalte nahtlos anzeigen.
  
  
• Testen Sie den Check-in-Prozess, um potenzielle Kundenprobleme zu identifizieren und zu beseitigen. Wenn Sie beispielsweise QR-Codes für den Hotel-Check-in verwenden, buchen Sie Ihre Reservierung und befolgen Sie alle Schritte, die ein typischer Gast ausführen würde, um potenzielle Probleme zu erkennen.

Integrieren Sie Datenverwaltungsprozesse

Wenn Sie Ihren QR-Code-Generator über App-Konnektoren von Drittanbietern in Ihre Event-Management-Software integrieren, erfassen Sie möglicherweise viele Kundendaten während des Check-in-Prozesses. Implementieren Sie verantwortungsvolle Datenverwaltungspraktiken wie:

• Teilen Sie den Teilnehmern mit, welche Art von Informationen Sie sammeln.
  
  
• Implementieren Sie robuste Sicherheitsmaßnahmen wie Datenverschlüsselung, um die Sicherheit Ihrer Kundeninformationen zu gewährleisten. (Bitly QR Codes verwenden HTTPS-Verschlüsselung.)
  
  
• Informieren Sie sich über die Datenschutzgesetze Ihrer Region und setzen Sie diese um, um die Einhaltung sicherzustellen.

Am wichtigsten ist vielleicht, dass Sie die von Ihnen gesammelten Daten unbedingt zur Verbesserung zukünftiger Veranstaltungen oder Dienste verwenden. Achten Sie auf die QR-Codes mit den meisten Scans und auf die Art des Inhalts, auf den sie verweisen, um festzustellen, was Ihre Kunden schätzen.

Erwägen Sie eine weitere Technologieintegration

Check-in-QR-Codes können Teil eines größeren technischen Ökosystems sein, das das Kundenerlebnis verbessert und wertvolle Erkenntnisse für Ihr Unternehmen liefert. Erwägen Sie die Integration Ihres QR-Code-Check-in-Systems mit CRM-Tools, um Echtzeit-Updates zu Kundeninteraktionen zu erhalten, Event-Management-Plattformen für eine nahtlose Ereignisverfolgung und Marketing-Software, um zukünftige Kampagnen besser auf die Bedürfnisse der Kunden abzustimmen.

Best Practices, die Sie bei Check-in- QR-Code-Systemen berücksichtigen sollten

Ineffizienzen bei Check-in-QR-Code-Systemen können Kunden abschrecken und die Zufriedenheit der Veranstaltungsteilnehmer senken. Das möchten Sie sicherlich nicht, wenn Sie neue Geschäfte akquirieren oder künftige Veranstaltungen veranstalten möchten. Hier sind einige Best Practices, um die Zuverlässigkeit und Effizienz von QR-Codes sicherzustellen:

Erstellen Sie ein benutzerfreundliches Design

Erstellen Sie QR-Codes und Schnittstellen, die für alle Benutzer leicht zu verstehen und zu nutzen sind, um die Zugänglichkeit zu verbessern und Ihre Zielgruppe zur Übernahme zu ermutigen. Einfache Designs und Schnittstellen steigern die Kommunikationseffizienz und eliminieren das Risiko von Fehlern beim Check-in-Prozess.

So gestalten Sie Ihren QR-Code benutzerfreundlich:

1. Verwenden Sie einen intuitiven, vielseitigen QR-Code-Generator wie Bitly.
   
   
2. Achten Sie auf Aspekte wie Farbe und Fehlerkorrektur – erstellen Sie einen Code mit kontrastierenden Farben und wählen Sie eine hohe Fehlerkorrekturstufe, um die Scanbarkeit zu verbessern, selbst wenn er teilweise beschädigt ist. (Bitly verwendet Level H – die höchste Fehlerkorrekturstufe – für seine QR-Codes!)
   
   
3. Implementieren Sie für Ihre Benutzeroberfläche ein responsives Design, damit Kunden mit unterschiedlichen Bildschirmgrößen und Mobilgeräten nahtlos auf Ihre Inhalte zugreifen können.

Optimieren Sie die Platzierung und Sichtbarkeit des QR-Codes

Ihre Check-in-QR-Codes können nur wirksam sein, wenn Gäste sie sehen. Seien Sie also vorsichtig bei der Wahl des Standorts. Wenn Sie beabsichtigen, Ihren QR-Code auf physische Materialien zu drucken, positionieren Sie diese an einer gut sichtbaren Stelle, um eine optimale Sichtbarkeit zu gewährleisten. Sie können beispielsweise RSVP-QR-Codes auf dem Cover Ihrer Einladungskarte platzieren und so sicherstellen, dass diese das Erste ist, was Gäste sehen.

Wählen Sie außerdem die am besten sichtbaren Orte in Ihrem Veranstaltungsort oder Geschäftsgebäude, um die Anzahl der Personen zu maximieren, die Ihre QR-Codes sehen und scannen. Geeignete Bereiche sind Ein- und Ausgänge, Warteräume und die Nähe von Empfangsschaltern.

Priorisieren Sie Sicherheit und Datenschutz

Laut einer Studie von McKinsey sind bis zu 87 % der Menschen nicht bereit, mit Unternehmen mit fragwürdigen Sicherheitspraktiken zusammenzuarbeiten. Dies macht die Implementierung von Sicherheitsmaßnahmen erforderlich – sie können dazu beitragen, das Vertrauen in den Datenschutz Ihres Systems zu stärken. Sie können der Sicherheit Priorität einräumen, indem Sie:

• Verschlüsselung aller Daten während der Übertragung und im Ruhezustand.
  
  
• Stellen Sie sicher, dass die zwischen QR-Code-Lesegeräten und Ihrem Server übertragenen Daten über sichere Verbindungen wie HTTPS verfügen.
  
  
• Führen Sie regelmäßige Sicherheitsüberprüfungen durch, um Schwachstellen in Ihrem System zu identifizieren.
• Speicherung der Daten nur für den erforderlichen Zeitraum.

Gehen Sie potenzielle Herausforderungen proaktiv an

Der Wechsel von einem herkömmlichen Check-in-Ansatz zu einem QR-Code-Check-in-System kann einige Herausforderungen mit sich bringen, aber alles, was Sie brauchen, ist, proaktiv zu sein und potenzielle Probleme einzuplanen, um zu verhindern, dass sie Ihr gesamtes System zerstören. Zu den möglichen Hürden und Lösungen gehören:

• Technische Probleme : Testen Sie Ihr neues System intern, bevor Sie es für Gäste bereitstellen.
  
  
• Kundenwiderstand : Informieren Sie Kunden über die Vorteile eines QR-Code-Check-in-Systems und bieten Sie Anreize wie Prämien, um die Akzeptanz zu fördern.
  
  
• Widerstand der Mitarbeiter : Schulen Sie Ihre Mitarbeiter im Umgang mit Ihrem neuen System und erläutern Sie dessen Vorteile.

Überwachen und analysieren Sie Check-in -Daten

Überwachen Sie Check-in-Daten, wie die Anzahl der QR-Code-Scans pro Stunde oder pro Tag, um Engpässe zu erkennen und zu beheben. Sie können nur dann sicherstellen, dass Ihr System effizient läuft und Prozesse verbessern, wenn Sie Bereiche identifizieren, in denen es Defizite gibt.

Durch die Analyse von Check-in-Daten können auch Trends wie Spitzenzeiten, Jahreszeiten und die am stärksten frequentierten Veranstaltungsarten aufgedeckt werden. Diese Informationen können die richtige Ressourcenzuweisung erleichtern und zukünftige Marketingstrategien beeinflussen.

Sichern Sie sich einen reibungslosen Check-in-Prozess mit den QR-Codes von Bitly

QR-Codes werden in Branchen wie dem Gastgewerbe und der Veranstaltungsplanung schnell zu einer festen Größe, da sie reibungslose Check-in-Prozesse ermöglichen, das Kundenerlebnis verbessern und den Mitarbeitern die Arbeit erleichtern.

Mit Bitly können Sie Check-in-QR-Codes ganz einfach erstellen, verwalten und verfolgen. So stellen Sie sicher, dass Ihre Gäste das beste Erlebnis haben und Sie über die Informationen verfügen, die Sie benötigen, um fundierte Entscheidungen über zukünftige Veranstaltungen oder Kampagnen zu treffen. Darüber hinaus können Sie Ihr Konto in CRM-Systeme wie HubSpot und Salesforce integrieren, um zusätzliche Einblicke in Ihre Kunden zu erhalten und Ihre Beziehungen zu verbessern.

Entdecken Sie noch heute die Pläne von Bitly, das Kundenerlebnis durch schnelle, effiziente und sichere Check-in- QR-Codes zu verbessern.