Lo que debe saber sobre el uso de códigos QR para procesos de check-in

Imagínate estar deseando ver a tu artista favorito actuar o jugar en equipo, solo para pasar horas en la entrada esperando confirmar tu entrada. No es la mejor experiencia, ¿verdad? Sin duda, puede frenar incluso el evento más esperado.

Afortunadamente, los asistentes a su evento no tienen que pasar por esto, al menos no con los códigos de respuesta rápida (QR). Estos pequeños y ágiles cuadrados están revolucionando los procesos de check-in en numerosos sectores, desde la hostelería hasta la planificación de eventos, al permitir a los huéspedes confirmar sus reservas y los detalles del evento sin problemas. Satisfacen la creciente necesidad de eficiencia y operaciones sin contacto, ya que basta con pasar la cámara de su dispositivo móvil sobre los códigos designados para confirmar sus detalles.

Aquí analizamos todo lo que hay que saber sobre los códigos QR para los procesos de check-in.

¿ Qué industrias utilizan códigos QR para los check-ins ?

Los códigos QR son herramientas versátiles que puedes moldear para adaptarlos a una amplia gama de propósitos. Hace tiempo que existen códigos QR para especialistas en marketing y fabricantes, pero ahora, los organizadores de eventos y las empresas han comenzado a aprovecharlos para procesos de registro fluidos.

Numerosas industrias han adoptado estas ingeniosas herramientas para el check-in, no solo porque mejoran la velocidad del check-in sino también en respuesta a la creciente necesidad de interacciones sin contacto, particularmente después de la pandemia de COVID-19. Echemos un vistazo a algunas de las industrias que lideran la adopción:

• Planificación de eventos: los organizadores de eventos solo tienen unos segundos para dar una buena primera impresión a los asistentes al evento. Como tal, han adoptado el uso de códigos QR en las entradas para entradas a eventos rápidas y eficientes.
  
  
• Hospitalidad: los hoteles, complejos turísticos y cruceros suelen utilizar códigos QR para facilitar el check-in sin contacto, brindando a los huéspedes una forma conveniente y segura de acceder a sus habitaciones.
  
  
• Atención médica: los centros médicos utilizan estas herramientas para facilitar la confirmación de citas eficiente, eliminando largas colas en las salas de espera.
  
  
• Comercio minorista: las tiendas minoristas utilizan códigos QR en programas de fidelización para facilitar el registro fluido de los clientes cuando solicitan recompensas o descuentos.

Un ejemplo de uso de un Código QR para procesos de check-in

Supongamos que es un organizador de eventos que busca incorporar códigos QR en su proceso de registro. Integre un sistema de código QR en su software de gestión de eventos para permitir que el sistema genere un código QR con cada registro. De esta manera, cuando los invitados se registren para su evento, recibirán correos electrónicos de confirmación con códigos QR únicos para facilitar el check-in.

Antes de su evento, proporcione un sistema de escaneo para permitir que el personal de check-in confirme los boletos digitales de los asistentes; esto podría ser cualquier cosa, desde una función de escaneo en una aplicación móvil hasta un escáner de códigos QR dedicado en el sitio. Cuando los invitados llegan a su evento, su equipo solo necesita unos segundos para escanear los códigos QR para confirmar el registro o los detalles de registro del evento a través de la URL.

Beneficios de usar códigos QR para check-ins

Los Códigos QR se han convertido en herramientas indispensables para los organizadores de eventos y dueños de negocios en los procesos de check-in porque brindan los siguientes beneficios:

Registro más rápido  

Los códigos QR agilizan el proceso de check-in al facilitar confirmaciones rápidas, lo que reduce significativamente los tiempos de espera de los huéspedes. Solo toma aproximadamente dos segundos escanear un código QR, lo que significa que le tomará menos de un minuto completar todo el proceso de check-in para cada huésped. Este nivel de eficiencia es vital, especialmente si está planificando un evento grande o espera muchos clientes, ya que mejora el flujo operativo general y elimina largas colas.

Mayor seguridad

Los códigos QR son intrínsecamente más seguros que los métodos de check-in tradicionales. Ofrecen numerosas medidas de seguridad, incluido el cifrado y el control de acceso. Incorporan datos confidenciales, como datos personales de los asistentes al evento y credenciales de la habitación de los huéspedes del hotel, lo que limita el riesgo de que personas no autorizadas accedan a la información. Esto es diferente a las herramientas de check-in tradicionales, como boletos físicos o formularios, donde solo se necesita un simple vistazo para ver la información confidencial de las personas.

Mejor experiencia del cliente

¿Sabía que los puntajes de satisfacción de los huéspedes disminuyen en un 50 % cuando hay una espera de cinco minutos en la recepción? Sí, leyó bien: puede ejecutar la campaña de marketing más convincente para su evento o negocio y brindar servicios de alta calidad solo para que su proceso de registro afecte la percepción que los clientes tienen de usted.

Los códigos QR permiten a los huéspedes acceder a información o servicios instantáneamente a través de sus dispositivos móviles, ofreciendo una experiencia de check-in más fluida y agradable. Es más probable que los clientes disfruten de su evento o de sus instalaciones cuando no tienen que pasar por obstáculos para acceder a ellos.

Además, los códigos QR eliminan la necesidad del registro tradicional con lápiz y papel, lo que le proporciona poco o ningún papeleo. Esto significa que usted también puede tomar un respiro y relajarse durante su evento.

Cómo implementar códigos QR para check-ins

¿Estás listo para unirte a los miles de organizadores y empresas que utilizan códigos QR para ofrecer mejores procesos de check-in? Siga leyendo para obtener una guía sobre cómo implementarlos:

Crea códigos QR con Bitly

Bitly se destaca de otros generadores de códigos QR por su versatilidad. Con la plataforma, puede crear códigos QR de registro y códigos QR informativos, lo que permite a los asistentes acceder sin problemas a información vital sobre productos o servicios durante todo el evento.

Además, Bitly le brinda el poder de personalizar sus códigos QR para asegurarse de que se alineen con su imagen para lograr la cohesión general del evento y controlar cómo los invitados interactúan con sus códigos a través de Bitly Analytics.

Sobre todo, la facilidad de uso de Bitly es la razón por la que es el aliado perfecto para el proceso de check-in de tu evento. Para crear códigos QR Bitly:

1. Ingrese a su cuenta.
   
   
2. Toca Crear nuevo y selecciona Código QR .
   
   
3. Ingrese el enlace de registro de su evento en el campo URL de destino .
   
   
4. Si tiene un plan pago, seleccione Personalizar para diseñar su código QR. Elija una de las plantillas en la parte superior de la página de personalización o elija su propio patrón y estilos de esquina si desea crear su código QR desde cero.
   
   
5. Elija sus colores preferidos: puede utilizar los colores de su marca o del tema del evento para promover el reconocimiento y la cohesión.
   
   
6. Agregue su logotipo o texto personalizado para reemplazar el logotipo de Bitly.
   
   
7. Elige tu marco preferido.
   
   
8. Toca Crear código QR .
   
   
9. Toca Copiar o Descargar y comparte tu nuevo código QR.

Enlace a contenido relevante y útil.

Debido a su versatilidad, no hay escasez de contenido al que pueda vincular sus códigos QR a través de URL; sea lo más creativo posible para ofrecer el máximo valor a sus clientes. Asegúrese de que el contenido sea relevante para el proceso de check-in y ayude a los invitados o asistentes a pasarlo mejor.

Los enlaces de contenido adecuados incluyen el mapa del sitio de su lugar, la agenda del evento, información de seguridad, un mensaje de bienvenida o un PDF o una página de inicio que permita a los invitados completar sus datos.

Centrarse en la experiencia del usuario

El objetivo principal del uso de códigos QR en el proceso de check-in es mejorar la experiencia de los huéspedes. Por lo tanto, cree sus códigos QR y el contenido al que se vinculan teniendo en cuenta a los asistentes; sus códigos no deberían ser más complicados que los procesos de registro tradicionales. A continuación se ofrecen algunos consejos para ayudar a mejorar la experiencia de los huéspedes:

• Coloque sus códigos QR en lugares de fácil acceso para que a los invitados les resulte más fácil escanearlos. Si está organizando un evento, considere la entrada o salida de su lugar.
  
  
• Asegúrese de que el contenido vinculado sea compatible con dispositivos móviles y esté optimizado para dispositivos Android e iOS. Su página de destino debe cargarse rápidamente y mostrar todo su contenido sin problemas.
  
  
• Pruebe el proceso de registro para identificar y eliminar los posibles puntos débiles de los clientes. Por ejemplo, si utiliza códigos QR para registros de hotel, haga su reserva y siga todos los pasos que seguiría un huésped típico para identificar posibles problemas.

Incorporar procesos de gestión de datos

Si integra su generador de códigos QR con su software de gestión de eventos a través de conectores de aplicaciones de terceros, puede recopilar una gran cantidad de datos del cliente durante el proceso de registro. Implementar prácticas responsables de gestión de datos como:

• Informe a los asistentes qué tipo de información está recopilando.
  
  
• Implemente medidas de seguridad sólidas, como el cifrado de datos, para mantener segura la información del cliente. (Los códigos QR de Bitly utilizan cifrado HTTPS).
  
  
• Investigue e implemente las leyes de privacidad de datos de su área para garantizar el cumplimiento.

Quizás lo más importante es asegurarse de utilizar los datos que recopile para mejorar eventos o servicios futuros. Preste atención a los códigos QR con más escaneos y al tipo de contenido al que se vinculan para determinar qué valoran sus clientes.

Considere una mayor integración tecnológica

Los códigos QR de check-in pueden ser parte de un ecosistema tecnológico más amplio que mejora las experiencias de los clientes y proporciona información valiosa para su negocio. Considere integrar su sistema de registro de códigos QR con herramientas CRM para obtener actualizaciones en tiempo real sobre las interacciones con los clientes, plataformas de gestión de eventos para un seguimiento fluido de eventos y software de marketing para ayudar a adaptar futuras campañas para satisfacer mejor las necesidades de los clientes.

Mejores prácticas a considerar para los sistemas de códigos QR de check-in

Las ineficiencias en los sistemas de códigos QR de check-in pueden alejar a los clientes y reducir los índices de satisfacción de los asistentes al evento. Ciertamente no querrás eso si quieres asegurar nuevos negocios o organizar eventos futuros. A continuación se presentan algunas prácticas recomendadas para garantizar la confiabilidad y eficiencia del código QR:

Crea un diseño fácil de usar

Cree códigos QR e interfaces que sean fáciles de entender e interactuar para todos los usuarios para aumentar la accesibilidad y alentar a su público objetivo a adoptarlos. Los diseños e interfaces simples mejoran la eficiencia de la comunicación y eliminan el riesgo de cometer errores en el proceso de check-in.

Para que su código QR sea fácil de usar:

1. Utilice un generador de códigos QR intuitivo y versátil como Bitly.
   
   
2. Preste atención a aspectos como el color y la corrección de errores: cree un código con colores contrastantes y elija un nivel alto de corrección de errores para aumentar la capacidad de escaneo, incluso cuando esté parcialmente dañado. (¡Bitly utiliza el nivel H, el nivel más alto de corrección de errores, para sus códigos QR!)
   
   
3. Para su interfaz, implemente un diseño responsivo para permitir que los clientes con diferentes tamaños de pantalla y dispositivos móviles accedan a su contenido sin problemas.

Optimice la ubicación y la visibilidad del código QR

Sus códigos QR de check-in solo pueden ser efectivos si los huéspedes los ven. Por eso, tenga cuidado al elegir la ubicación. Si tiene intención de imprimir su código QR en materiales físicos, colóquelos en un lugar destacado para una visibilidad óptima. Por ejemplo, puede colocar códigos QR de confirmación de asistencia en la portada de su tarjeta de invitación, asegurándose de que sea lo primero que vean los invitados.

Además, elija las ubicaciones más visibles en el lugar de su evento o local comercial para maximizar la cantidad de personas que ven y escanean sus códigos QR. Las áreas adecuadas incluyen entradas, salidas, salas de espera y cerca de mostradores de recepción.

Priorizar la seguridad y la privacidad

Según un estudio de McKinsey, hasta el 87% de las personas no están dispuestas a trabajar con empresas con prácticas de seguridad cuestionables. Esto hace que sea necesaria la implementación de medidas de seguridad; puede ayudar a reforzar la confianza en las protecciones de privacidad de su sistema. Puede priorizar la seguridad mediante:

• Cifrar todos los datos en tránsito y en reposo.
  
  
• Asegúrese de que los datos transmitidos entre los lectores de códigos QR y su servidor tengan conexiones seguras, como HTTPS.
  
  
• Realizar auditorías de seguridad periódicas para identificar vulnerabilidades en su sistema.
• Almacenar datos solo durante el período requerido.

Sea proactivo ante los posibles desafíos

Pasar de un enfoque de registro tradicional a un sistema de registro con código QR puede presentar algunos desafíos, pero todo lo que necesita es ser proactivo y planificar posibles problemas para evitar que afecten a todo su sistema. Los posibles obstáculos y soluciones incluyen:

• Problemas técnicos : pruebe su nuevo sistema internamente antes de implementarlo para los invitados.
  
  
• Resistencia del cliente : informe a los clientes sobre los beneficios de un sistema de registro con código QR y ofrezca incentivos como recompensas para fomentar la adopción.
  
  
• Resistencia de los empleados : capacite a su personal sobre cómo utilizar su nuevo sistema y explíqueles sus beneficios.

Monitorear y analizar datos de check-in

Supervise los datos de registro, como la cantidad de escaneos de códigos QR por hora o por día, para ayudar a identificar y abordar cuellos de botella. Sólo podrá garantizar que su sistema funcione de manera eficiente y mejorar los procesos si identifica áreas en las que falla.

El análisis de los datos de check-in también puede revelar tendencias como las horas pico, las temporadas y los tipos de eventos más concurridos. Esta información puede facilitar la asignación adecuada de recursos e informar futuras estrategias de marketing.

Asegure un proceso de check-in fluido con los códigos QR de Bitly

Los códigos QR se están convirtiendo rápidamente en una constante en industrias como la hotelería y la planificación de eventos porque facilitan procesos de registro fluidos, mejoran la experiencia de los clientes y facilitan el trabajo de los empleados.

Con Bitly, puede crear, administrar y rastrear fácilmente códigos QR de check-in, asegurando que sus invitados tengan las mejores experiencias y que usted tenga la información que necesita para tomar decisiones bien informadas sobre futuros eventos o campañas. Además, puede integrar su cuenta con sistemas CRM como HubSpot y Salesforce para obtener información adicional sobre sus clientes y mejorar sus relaciones.

Explore Bitly planea hoy mejorar la experiencia de los clientes a través de códigos QR de registro rápidos, eficientes y seguros .