Ce qu'il faut savoir sur l'utilisation des codes QR pour les processus d'enregistrement

Imaginez avoir hâte de voir votre artiste préféré se produire ou jouer en équipe, pour ensuite passer des heures à l'entrée à attendre la confirmation de votre billet. Ce n’est pas la meilleure expérience, n’est-ce pas ? Cela peut certainement mettre un frein à l’événement le plus attendu.

Heureusement, les participants à votre événement n'ont pas à subir cela, du moins pas avec les codes de réponse rapide (QR). Ces petits carrés agiles révolutionnent les processus d'enregistrement dans de nombreux secteurs, de l'hôtellerie à la planification d'événements, en permettant aux clients de confirmer en toute transparence leurs réservations et les détails de leur événement. Ils répondent au besoin croissant d'efficacité et d'opérations sans contact, puisqu'il suffit de passer la caméra de son appareil mobile sur les codes désignés pour confirmer leurs coordonnées.

Nous examinons ici tout ce qu'il faut savoir sur les codes QR pour les processus d'enregistrement.

Quelles industries utilisent les QR Codes pour les enregistrements ?

Les codes QR sont des outils polyvalents que vous pouvez adapter à un large éventail d’usages. Il existe depuis longtemps des codes QR pour les spécialistes du marketing et les fabricants, mais désormais, les organisateurs d'événements et les entreprises ont commencé à les exploiter pour des processus d'enregistrement fluides !

De nombreux secteurs ont adopté ces astucieux outils d’enregistrement, non seulement parce qu’ils améliorent la vitesse d’enregistrement, mais également en réponse au besoin croissant d’interactions sans contact, en particulier après la pandémie de COVID-19. Jetons un coup d'œil à quelques-uns des secteurs qui mènent l'adoption :

• Planification d'événements : les organisateurs d'événements ne disposent que de quelques secondes pour faire de bonnes premières impressions sur les participants à l'événement. C'est pourquoi ils ont adopté l'utilisation de codes QR sur les billets pour des entrées rapides et efficaces aux événements.
  
  
• Hôtellerie : les hôtels, les centres de villégiature et les croisières utilisent souvent des codes QR pour faciliter l'enregistrement sans contact, offrant ainsi aux clients un moyen pratique et sûr d'accéder à leurs chambres.
  
  
• Soins de santé : les établissements médicaux utilisent ces outils pour faciliter des confirmations de rendez-vous efficaces, éliminant ainsi les longues files d'attente dans les salles d'attente.
  
  
• Vente au détail : les magasins de détail utilisent des codes QR dans leurs programmes de fidélité pour faciliter l'enregistrement fluide des clients lorsqu'ils réclament des récompenses ou des réductions.

Un exemple d'utilisation d'un code QR pour les processus d'enregistrement

Supposons que vous soyez un organisateur d'événements souhaitant intégrer des codes QR dans votre processus d'enregistrement. Intégrez un système de QR Code dans votre logiciel de gestion d'événements pour permettre au système de générer un QR Code à chaque inscription. De cette façon, lorsque les invités s'inscrivent à votre événement, ils reçoivent des e-mails de confirmation avec des codes QR uniques pour faciliter l'enregistrement.

Avant votre événement, fournissez un système de numérisation pour permettre au personnel d'enregistrement de confirmer les billets numériques des participants. Cela peut aller d'une fonction de numérisation sur une application mobile à un scanner de code QR dédié sur site. Lorsque les invités arrivent à votre événement, votre équipe n'a besoin que de quelques secondes pour scanner les codes QR afin de confirmer les détails de l'inscription ou de l'événement via une URL.

Avantages de l'utilisation des codes QR pour les enregistrements

Les codes QR sont devenus des outils indispensables pour les organisateurs d'événements et les propriétaires d'entreprises dans les processus d'enregistrement car ils offrent les avantages suivants :

Enregistrement plus rapide  

Les codes QR rationalisent le processus d'enregistrement en facilitant des confirmations rapides, réduisant ainsi considérablement les temps d'attente pour les clients. Il ne faut qu'environ deux secondes pour scanner un code QR, ce qui signifie qu'il vous faudra moins d'une minute pour terminer l'ensemble du processus d'enregistrement pour chaque invité. Ce niveau d'efficacité est vital, surtout si vous planifiez un grand événement ou si vous attendez de nombreux clients, car il améliore le flux opérationnel global et élimine les longues files d'attente.

Une sécurité renforcée

Les codes QR sont intrinsèquement plus sûrs que les méthodes d'enregistrement traditionnelles. Ils offrent de nombreuses mesures de sécurité, notamment le cryptage et le contrôle d'accès. Ils intègrent des données sensibles, telles que les informations personnelles des participants à l'événement et les informations d'identification des chambres des clients de l'hôtel, limitant ainsi le risque que des personnes non autorisées accèdent aux informations. Ceci est différent des outils d'enregistrement traditionnels, comme les tickets physiques ou les formulaires, où il suffit d'un simple coup d'œil pour voir les informations sensibles des individus.

Meilleure expérience client

Saviez-vous que les taux de satisfaction des clients diminuent de 50 % lorsqu'il y a une attente de cinq minutes à la réception ? Oui, vous avez bien lu : vous pouvez lancer la campagne marketing la plus convaincante pour votre événement ou votre entreprise et fournir des équipements de haute qualité uniquement pour votre processus d'enregistrement afin d'influencer la perception que les clients ont de vous.

Les codes QR permettent aux clients d'accéder instantanément à des informations ou à des services via leurs appareils mobiles, offrant ainsi une expérience d'enregistrement plus fluide et plus agréable. Les clients sont plus susceptibles d'apprécier votre événement ou vos installations lorsqu'ils n'ont pas à franchir des obstacles pour y accéder.

De plus, les codes QR éliminent le besoin d’enregistrement traditionnel sur papier, vous générant peu ou pas de paperasse. Cela signifie que vous aussi pouvez prendre une pause et vous détendre pendant votre événement.

Comment mettre en œuvre des codes QR pour les enregistrements

Prêt à rejoindre les milliers d'organisateurs et d'entreprises qui utilisent les codes QR pour offrir de meilleurs processus d'enregistrement ? Lisez la suite pour un guide sur la façon de les mettre en œuvre :

Créez des codes QR avec Bitly

Bitly se démarque des autres générateurs de QR Code par sa polyvalence. Avec la plate-forme, vous pouvez créer des codes QR d'enregistrement et des codes QR d'information, permettant aux participants d'accéder de manière transparente aux informations vitales sur les produits ou services tout au long de votre événement.

De plus, Bitly vous donne le pouvoir de personnaliser vos codes QR pour garantir qu'ils correspondent à votre image pour la cohésion globale de l'événement et garder un œil sur la façon dont les invités interagissent avec vos codes via Bitly Analytics.

Avant tout, la facilité d'utilisation de Bitly est la raison pour laquelle c'est l'allié idéal pour le processus d'enregistrement de votre événement. Pour créer des codes QR Bitly :

1. Connectez-vous à votre compte.
   
   
2. Appuyez sur Créer nouveau et sélectionnez QR Code .
   
   
3. Saisissez le lien d'enregistrement de votre événement dans le champ URL de destination .
   
   
4. Si vous disposez d'un forfait payant, sélectionnez Personnaliser pour concevoir votre code QR. Choisissez l'un des modèles en haut de la page de personnalisation, ou choisissez vos propres motifs et styles de coins si vous souhaitez créer votre code QR à partir de zéro.
   
   
5. Choisissez vos couleurs préférées : vous pouvez utiliser les couleurs de votre marque ou du thème de votre événement pour promouvoir la reconnaissabilité et la cohésion.
   
   
6. Ajoutez votre logo ou un texte personnalisé pour remplacer le logo Bitly.
   
   
7. Choisissez votre cadre préféré.
   
   
8. Appuyez sur Créer un code QR .
   
   
9. Appuyez sur Copier ou Télécharger et partagez votre nouveau code QR.

Lien vers du contenu pertinent et utile

En raison de leur polyvalence, les contenus auxquels vous pouvez lier vos codes QR via une URL ne manquent pas : soyez aussi créatif que possible pour offrir une valeur maximale à vos clients. Assurez-vous que le contenu est pertinent pour le processus d'enregistrement et aide les invités ou les participants à passer un moment plus facile.

Les liens de contenu appropriés incluent le plan du site de votre site, l'agenda de l'événement, des informations de sécurité, un message de bienvenue, ou un PDF ou une page de destination qui permet aux invités de remplir leurs coordonnées.

Focus sur l'expérience utilisateur

L'objectif principal de l'utilisation des codes QR dans le processus d'enregistrement est d'améliorer l'expérience des clients. Alors, créez vos codes QR et le contenu auquel ils renvoient en pensant aux participants : vos codes ne devraient pas être plus compliqués que les processus d'enregistrement traditionnels. Voici quelques conseils pour vous aider à améliorer l’expérience des clients :

• Placez vos codes QR dans des endroits facilement accessibles pour permettre aux clients de les scanner facilement. Si vous organisez un événement, pensez à l'entrée ou à la sortie de votre lieu.
  
  
• Assurez-vous que le contenu lié est adapté aux mobiles et optimisé pour les appareils Android et iOS. Votre page de destination doit se charger rapidement et afficher tout votre contenu de manière transparente.
  
  
• Testez le processus d'enregistrement pour identifier et éliminer les problèmes potentiels des clients. Par exemple, si vous utilisez des codes QR pour les enregistrements à l'hôtel, réservez votre réservation et suivez toutes les étapes qu'un client typique suivrait pour identifier les problèmes potentiels.

Intégrer les processus de gestion des données

Si vous intégrez votre générateur de code QR à votre logiciel de gestion d'événements via des connecteurs d'applications tierces, vous pouvez collecter de nombreuses données client via le processus d'enregistrement. Mettre en œuvre des pratiques responsables de gestion des données telles que :

• Faites savoir aux participants quel type d’informations vous collectez.
  
  
• Mettez en œuvre des mesures de sécurité robustes, comme le cryptage des données, pour protéger les informations des clients. (Les codes QR Bitly utilisent le cryptage HTTPS.)
  
  
• Recherchez et mettez en œuvre les lois sur la confidentialité des données de votre région pour garantir leur conformité.

Peut-être plus important encore, veillez à utiliser les données que vous collectez pour améliorer les événements ou services futurs. Faites attention aux codes QR avec le plus de scans et au type de contenu auquel ils renvoient pour déterminer ce que vos clients apprécient.

Envisager une intégration technologique plus poussée

Les codes QR d'enregistrement peuvent faire partie d'un écosystème technologique plus vaste qui améliore l'expérience client et fournit des informations précieuses pour votre entreprise. Pensez à intégrer votre système d'enregistrement QR Code avec des outils CRM pour obtenir des mises à jour en temps réel sur les interactions avec les clients, des plateformes de gestion d'événements pour un suivi transparent des événements et un logiciel de marketing pour vous aider à adapter les futures campagnes afin de mieux répondre aux besoins des clients.

Bonnes pratiques à prendre en compte pour les systèmes de code QR d'enregistrement

Les inefficacités des systèmes de code QR d'enregistrement peuvent détourner les clients et réduire le taux de satisfaction des participants à l'événement. Vous ne voulez certainement pas cela si vous souhaitez sécuriser de nouvelles affaires ou organiser de futurs événements. Voici quelques bonnes pratiques pour garantir la fiabilité et l’efficacité du QR Code :

Créer un design convivial

Créez des codes QR et des interfaces faciles à comprendre et avec lesquels tous les utilisateurs peuvent interagir pour améliorer l'accessibilité et encourager votre public cible à les adopter. Des conceptions et des interfaces simples améliorent l’efficacité de la communication et éliminent le risque d’erreurs lors du processus d’enregistrement.

Pour rendre votre QR Code convivial :

1. Utilisez un générateur de code QR intuitif et polyvalent comme Bitly.
   
   
2. Faites attention à des aspects tels que la correction des couleurs et des erreurs : créez un code avec des couleurs contrastées et choisissez un niveau de correction d'erreur élevé pour améliorer la numérisation, même lorsqu'il est partiellement endommagé. (Bitly utilise le niveau H – le niveau de correction d'erreur le plus élevé – pour ses codes QR !)
   
   
3. Pour votre interface, mettez en œuvre une conception réactive pour permettre aux clients disposant de différentes tailles d'écran et d'appareils mobiles d'accéder à votre contenu de manière transparente.

Optimiser le placement et la visibilité du code QR

Vos codes QR d'enregistrement ne peuvent être efficaces que si les voyageurs les voient. Soyez donc prudent lors du choix de l'emplacement. Si vous avez l'intention d'imprimer votre code QR sur des supports physiques, placez-les dans un endroit bien en vue pour une visibilité optimale. Par exemple, vous pouvez placer des codes QR RSVP sur la couverture de votre carte d'invitation, afin de vous assurer que c'est la première chose que les invités voient.

Choisissez également les endroits les plus visibles de votre lieu événementiel ou de vos locaux commerciaux pour maximiser le nombre de personnes qui voient et scannent vos codes QR. Les zones appropriées comprennent les entrées, les sorties, les salles d’attente et à proximité des bureaux de réception.

Donner la priorité à la sécurité et à la confidentialité

Selon une étude de McKinsey, jusqu'à 87 % des individus ne souhaitent pas travailler avec des entreprises aux pratiques de sécurité douteuses. Cela rend nécessaire la mise en œuvre de mesures de sécurité : cela peut contribuer à renforcer la confiance dans les protections de confidentialité de votre système. Vous pouvez donner la priorité à la sécurité en :

• Chiffrement de toutes les données en transit et au repos.
  
  
• Assurez-vous que les données transmises entre les lecteurs de QR Code et votre serveur disposent de connexions sécurisées, comme HTTPS.
  
  
• Réaliser des audits de sécurité réguliers pour identifier les vulnérabilités de votre système.
• Stockage des données uniquement pendant la période requise.

Soyez proactif face aux défis potentiels

Passer d'une approche d'enregistrement traditionnelle à un système d'enregistrement par code QR peut présenter certains défis, mais tout ce dont vous avez besoin est d'être proactif et de planifier les problèmes potentiels pour éviter qu'ils n'écrasent l'ensemble de votre système. Les obstacles potentiels et les solutions comprennent :

• Problèmes techniques : testez votre nouveau système en interne avant de le déployer auprès des invités.
  
  
• Résistance des clients : informez les clients sur les avantages d'un système d'enregistrement par code QR et proposez des incitations telles que des récompenses pour encourager l'adoption.
  
  
• Résistance des employés : Formez votre personnel à l’utilisation de votre nouveau système et expliquez-lui ses avantages.

Surveiller et analyser les données d'enregistrement

Surveillez les données d'enregistrement, comme le nombre de scans de codes QR par heure ou par jour, pour aider à identifier et résoudre les goulots d'étranglement. Vous ne pouvez garantir que votre système fonctionne efficacement et améliorer vos processus que si vous identifiez les domaines dans lesquels il ne fonctionne pas.

L'analyse des données d'enregistrement peut également révéler des tendances telles que les heures de pointe, les saisons et les types d'événements les plus fréquentés. Ces informations peuvent faciliter une allocation appropriée des ressources et éclairer les futures stratégies de marketing.

Sécurisez un processus d'enregistrement fluide avec les codes QR de Bitly

Les codes QR deviennent rapidement une constante dans des secteurs tels que l'hôtellerie et la planification d'événements, car ils facilitent les processus d'enregistrement fluides, améliorent l'expérience client et facilitent le travail des employés.

Avec Bitly, vous pouvez facilement créer, gérer et suivre les codes QR d'enregistrement, garantissant ainsi à vos invités les meilleures expériences et que vous disposez des informations dont vous avez besoin pour prendre des décisions éclairées concernant les événements ou campagnes futurs. De plus, vous pouvez intégrer votre compte à des systèmes CRM tels que HubSpot et Salesforce pour obtenir des informations supplémentaires sur vos clients et améliorer vos relations.

Explore Bitly prévoit aujourd'hui d'améliorer l'expérience client grâce à des codes QR d'enregistrement rapides, efficaces et sécurisés .