Yang Perlu Diketahui Tentang Penggunaan Kode QR untuk Proses Check-In

Bayangkan menantikan penampilan artis favorit Anda atau permainan tim, hanya untuk menghabiskan waktu berjam-jam di pintu masuk menunggu konfirmasi tiket Anda. Bukan pengalaman terbaik, bukan? Hal ini tentu saja dapat menghambat acara yang paling dinanti sekalipun.

Untungnya, peserta acara Anda tidak harus mengalami hal ini—setidaknya tidak dengan Kode Respon Cepat (QR). Alun-alun kecil yang lincah ini merevolusi proses check-in di berbagai industri, mulai dari perhotelan hingga perencanaan acara, dengan memungkinkan para tamu mengonfirmasi reservasi dan detail acara mereka dengan lancar. Mereka memenuhi kebutuhan yang semakin meningkat akan efisiensi dan pengoperasian tanpa kontak, karena seseorang hanya perlu mengarahkan kamera perangkat selulernya ke kode yang ditentukan untuk mengonfirmasi rinciannya.

Di sini, kami melihat segala hal yang perlu diketahui tentang Kode QR untuk proses check-in.

Industri mana yang menggunakan Kode QR untuk check-in ?

Kode QR adalah alat serbaguna yang dapat Anda bentuk agar sesuai dengan berbagai tujuan. Kode QR untuk pemasar dan produsen telah lama ada, namun sekarang, perencana acara dan bisnis mulai memanfaatkannya untuk proses check-in yang lancar!

Banyak industri telah mengadopsi alat bantu check-in yang canggih ini—bukan hanya karena alat ini meningkatkan kecepatan check-in namun juga sebagai respons terhadap meningkatnya kebutuhan akan interaksi tanpa kontak, khususnya setelah pandemi COVID-19. Mari kita lihat beberapa industri yang memimpin penerapan ini:

• Perencanaan acara: Perencana acara hanya memiliki waktu beberapa detik untuk memberikan kesan pertama yang baik kepada peserta acara. Oleh karena itu, mereka telah mengadopsi penggunaan Kode QR pada tiket untuk entri acara yang cepat dan efisien.
  
  
• Perhotelan: Hotel, resor, dan kapal pesiar sering kali menggunakan Kode QR untuk memfasilitasi check-in tanpa kontak, sehingga memberikan tamu cara yang nyaman dan aman untuk mengakses kamar mereka.
  
  
• Layanan Kesehatan: Fasilitas medis menggunakan alat ini untuk memfasilitasi konfirmasi janji temu yang efisien, menghilangkan antrian panjang di ruang tunggu.
  
  
• Ritel: Toko ritel menggunakan Kode QR dalam program loyalitas untuk memfasilitasi check-in pelanggan yang lancar saat mengklaim hadiah atau diskon.

Contoh penggunaan QR Code untuk proses check-in

Katakanlah Anda seorang penyelenggara acara yang ingin memasukkan Kode QR ke dalam proses check-in Anda. Integrasikan sistem Kode QR ke dalam perangkat lunak manajemen acara Anda untuk memungkinkan sistem menghasilkan Kode QR pada setiap pendaftaran. Dengan cara ini, saat tamu mendaftar untuk acara Anda, mereka menerima email konfirmasi dengan Kode QR unik untuk memudahkan check-in.

Sebelum acara Anda, sediakan sistem pemindaian yang memungkinkan staf check-in mengonfirmasi tiket digital peserta—ini bisa berupa apa saja, mulai dari fitur pemindaian di aplikasi seluler hingga pemindai Kode QR khusus di lokasi. Saat tamu tiba di acara Anda, tim Anda hanya perlu beberapa detik untuk memindai Kode QR untuk mengonfirmasi detail pendaftaran atau pendaftaran acara melalui URL.

Manfaat menggunakan Kode QR untuk check-in

Kode QR telah menjadi alat yang sangat diperlukan bagi penyelenggara acara dan pemilik bisnis dalam proses check-in karena memberikan manfaat berikut:

Check-in lebih cepat  

Kode QR menyederhanakan proses check-in dengan memfasilitasi konfirmasi cepat, sehingga mengurangi waktu tunggu tamu secara signifikan. Hanya membutuhkan waktu sekitar dua detik untuk memindai Kode QR, artinya Anda memerlukan waktu kurang dari satu menit untuk menyelesaikan seluruh proses check-in untuk setiap tamu. Tingkat efisiensi ini sangat penting, terutama jika Anda merencanakan acara besar atau mengharapkan banyak klien, karena hal ini meningkatkan alur operasional secara keseluruhan dan menghilangkan antrean panjang.

Keamanan yang lebih kuat

Kode QR pada dasarnya lebih aman dibandingkan metode check-in tradisional. Mereka menawarkan berbagai langkah keamanan, termasuk enkripsi dan kontrol akses. Mereka menyematkan data sensitif, seperti detail pribadi peserta acara dan kredensial kamar tamu hotel, sehingga membatasi risiko orang yang tidak berwenang mengakses informasi tersebut. Hal ini tidak seperti alat check-in tradisional, seperti tiket atau formulir fisik, yang hanya memerlukan pandangan sekilas untuk melihat informasi sensitif seseorang.

Pengalaman pelanggan yang lebih baik

Tahukah Anda bahwa skor kepuasan tamu menurun sebesar 50% ketika ada waktu menunggu selama lima menit di meja depan? Ya, Anda membacanya dengan benar—Anda dapat menjalankan kampanye pemasaran yang paling meyakinkan untuk acara atau bisnis Anda dan menyediakan fasilitas berkualitas tinggi hanya untuk proses check-in Anda guna memengaruhi persepsi klien terhadap Anda.

Kode QR memungkinkan tamu mengakses informasi atau layanan secara instan melalui perangkat seluler mereka, sehingga menawarkan pengalaman check-in yang lebih lancar dan menyenangkan. Klien lebih mungkin menikmati acara atau fasilitas Anda ketika mereka tidak perlu bersusah payah untuk mengaksesnya.

Lebih jauh lagi, Kode QR menghilangkan kebutuhan akan registrasi pena-ke-kertas tradisional, sehingga Anda tidak memerlukan dokumen apa pun. Ini berarti Anda juga dapat beristirahat dan bersantai selama acara Anda.

Bagaimana menerapkan Kode QR untuk check-in

Siap bergabung dengan ribuan penyelenggara dan bisnis yang menggunakan Kode QR untuk menawarkan proses check-in yang lebih baik? Baca terus untuk panduan tentang cara menerapkannya:

Buat Kode QR dengan Bitly

Bitly menonjol dari generator Kode QR lainnya karena keserbagunaannya. Dengan platform ini, Anda dapat membuat Kode QR check-in dan Kode QR informasional, memungkinkan peserta mengakses info produk atau layanan penting sepanjang acara Anda dengan lancar.

Selain itu, Bitly memberi Anda kemampuan untuk menyesuaikan Kode QR Anda untuk memastikan kode tersebut selaras dengan gambar Anda untuk keterpaduan acara secara keseluruhan dan mengawasi bagaimana tamu berinteraksi dengan kode Anda melalui Bitly Analytics.

Yang terpenting, kemudahan penggunaan Bitly adalah alasan mengapa Bitly merupakan teman yang sempurna untuk proses check-in acara Anda. Untuk membuat Kode QR Bitly:

1. Masuk ke akun Anda.
   
   
2. Ketuk Buat baru dan pilih Kode QR .
   
   
3. Masukkan tautan check-in acara Anda di bidang URL Tujuan .
   
   
4. Jika Anda menggunakan paket berbayar, pilih Sesuaikan untuk mendesain Kode QR Anda. Pilih salah satu templat di bagian atas halaman penyesuaian, atau pilih pola dan gaya sudut Anda sendiri jika Anda ingin membuat Kode QR dari awal.
   
   
5. Pilih warna pilihan Anda—Anda dapat menggunakan warna merek atau warna tema acara untuk meningkatkan pengenalan dan keterpaduan.
   
   
6. Tambahkan logo atau teks khusus Anda untuk menggantikan logo Bitly.
   
   
7. Pilih Bingkai pilihan Anda.
   
   
8. Ketuk Buat Kode QR .
   
   
9. Ketuk Salin atau Unduh dan bagikan Kode QR baru Anda.

Tautan ke konten yang relevan dan bermanfaat

Karena keserbagunaannya, tidak ada kekurangan konten yang dapat Anda tautkan Kode QR Anda melalui URL—jadilah sekreatif mungkin untuk memberikan nilai maksimal kepada klien Anda. Pastikan kontennya relevan dengan proses check-in dan membantu tamu atau peserta memiliki waktu yang lebih mudah.

Tautan konten yang sesuai mencakup peta situs tempat Anda, agenda acara, informasi keselamatan, pesan selamat datang, atau PDF atau halaman arahan yang memungkinkan para tamu mengisi rincian mereka.

Fokus pada pengalaman pengguna

Tujuan utama penggunaan Kode QR dalam proses check-in adalah untuk meningkatkan pengalaman tamu. Jadi, buat Kode QR Anda dan konten yang ditautkan dengan mempertimbangkan peserta—kode Anda tidak akan lebih merepotkan dibandingkan proses check-in tradisional. Berikut beberapa tips untuk membantu meningkatkan pengalaman tamu:

• Tempatkan Kode QR Anda di lokasi yang mudah diakses untuk memudahkan tamu memindainya. Jika Anda mengadakan acara, pertimbangkan pintu masuk atau keluar tempat Anda.
  
  
• Pastikan konten yang ditautkan ramah seluler dan dioptimalkan untuk perangkat Android dan iOS. Laman landas Anda akan dimuat dengan cepat dan menampilkan semua konten Anda dengan lancar.
  
  
• Uji proses check-in untuk mengidentifikasi dan menghilangkan potensi masalah klien. Misalnya, jika menggunakan Kode QR untuk check-in hotel, pesan reservasi Anda dan ikuti semua langkah yang biasanya diikuti tamu untuk mengidentifikasi potensi masalah.

Menggabungkan proses manajemen data

Jika Anda mengintegrasikan generator Kode QR dengan perangkat lunak manajemen acara melalui konektor aplikasi pihak ketiga, Anda dapat mengumpulkan banyak data pelanggan melalui proses check-in. Menerapkan praktik pengelolaan data yang bertanggung jawab seperti:

• Beri tahu peserta jenis informasi apa yang Anda kumpulkan.
  
  
• Terapkan langkah-langkah keamanan yang kuat, seperti enkripsi data, untuk menjaga keamanan informasi pelanggan. (Kode QR Bitly menggunakan enkripsi HTTPS.)
  
  
• Teliti dan terapkan undang-undang privasi data di wilayah Anda untuk memastikan kepatuhan.

Mungkin yang paling penting, pastikan untuk menggunakan data yang Anda kumpulkan untuk meningkatkan acara atau layanan di masa depan. Perhatikan Kode QR dengan pemindaian terbanyak dan jenis konten yang ditautkan untuk menentukan nilai klien Anda.

Pertimbangkan integrasi teknologi lebih lanjut

Kode QR Check-in dapat menjadi bagian dari ekosistem teknologi yang lebih besar yang meningkatkan pengalaman pelanggan dan memberikan wawasan berharga untuk bisnis Anda. Pertimbangkan untuk mengintegrasikan sistem check-in Kode QR Anda dengan alat CRM untuk mendapatkan pembaruan real-time mengenai interaksi pelanggan, platform manajemen acara untuk pelacakan acara yang lancar, dan perangkat lunak pemasaran untuk membantu menyesuaikan kampanye di masa depan guna memenuhi kebutuhan pelanggan dengan lebih baik.

Praktik terbaik yang perlu dipertimbangkan untuk sistem Kode QR check-in

Ketidakefisienan dalam sistem Kode QR check-in dapat membuat klien enggan dan menurunkan tingkat kepuasan peserta acara. Anda tentu tidak menginginkan hal itu jika ingin mendapatkan bisnis baru atau mengadakan acara di masa mendatang. Berikut adalah beberapa praktik terbaik untuk memastikan keandalan dan efisiensi Kode QR:

Buat desain yang ramah pengguna

Buat Kode QR dan antarmuka yang mudah dipahami dan berinteraksi dengan semua pengguna untuk meningkatkan aksesibilitas dan mendorong audiens target Anda untuk mengadopsinya. Desain dan antarmuka yang sederhana meningkatkan efisiensi komunikasi dan menghilangkan risiko kesalahan dalam proses check-in.

Untuk membuat Kode QR Anda mudah digunakan:

1. Gunakan generator Kode QR yang intuitif dan serbaguna seperti Bitly.
   
   
2. Perhatikan aspek seperti warna dan koreksi kesalahan—buat kode dengan warna kontras dan pilih tingkat koreksi kesalahan yang tinggi untuk meningkatkan kemampuan pemindaian, bahkan ketika rusak sebagian. (Bitly menggunakan Level H—tingkat koreksi kesalahan tertinggi—untuk Kode QR-nya!)
   
   
3. Untuk antarmuka Anda, terapkan desain responsif untuk memungkinkan klien dengan berbagai ukuran layar dan perangkat seluler mengakses konten Anda dengan lancar.

Optimalkan penempatan dan visibilitas Kode QR

Kode QR check-in Anda hanya akan efektif jika tamu melihatnya. Jadi, berhati-hatilah saat memilih penempatan. Jika Anda ingin mencetak Kode QR pada materi fisik, letakkan di tempat yang menonjol untuk visibilitas optimal. Misalnya, Anda dapat menempatkan Kode QR RSVP di sampul kartu undangan Anda, memastikan itu adalah hal pertama yang dilihat tamu.

Selain itu, pilih lokasi yang paling terlihat di tempat acara atau tempat bisnis Anda untuk memaksimalkan jumlah orang yang melihat dan memindai Kode QR Anda. Area yang cocok antara lain pintu masuk, pintu keluar, ruang tunggu, dan dekat meja resepsionis.

Prioritaskan keamanan dan privasi

Menurut studi yang dilakukan McKinsey, hingga 87% individu tidak bersedia bekerja dengan perusahaan yang praktik keamanannya dipertanyakan. Hal ini membuat penerapan langkah-langkah keamanan menjadi penting—hal ini dapat membantu memperkuat kepercayaan terhadap perlindungan privasi sistem Anda. Anda dapat memprioritaskan keamanan dengan:

• Mengenkripsi semua data saat transit dan saat istirahat.
  
  
• Memastikan data yang dikirimkan antara pembaca Kode QR dan server Anda memiliki koneksi aman, seperti HTTPS.
  
  
• Melakukan audit keamanan rutin untuk mengidentifikasi kerentanan di sistem Anda.
• Menyimpan data hanya untuk periode yang diperlukan.

Bersikaplah proaktif terhadap potensi tantangan

Beralih dari pendekatan check-in tradisional ke sistem check-in Kode QR mungkin memiliki beberapa tantangan, namun yang Anda perlukan hanyalah bersikap proaktif dan merencanakan potensi masalah untuk mencegah masalah tersebut merusak keseluruhan sistem Anda. Potensi kendala dan solusinya meliputi:

• Masalah teknis : Uji sistem baru Anda secara internal sebelum meluncurkannya kepada tamu.
  
  
• Penolakan klien : Memberi tahu pelanggan tentang manfaat sistem check-in Kode QR dan menawarkan insentif seperti hadiah untuk mendorong penerapan.
  
  
• Resistensi karyawan : Latih staf Anda tentang cara menggunakan sistem baru Anda dan jelaskan manfaatnya.

Memantau dan menganalisis data check-in

Pantau data check-in, seperti jumlah pemindaian Kode QR per jam atau per hari, untuk membantu mengidentifikasi dan mengatasi kemacetan. Anda hanya dapat memastikan sistem Anda berjalan secara efisien dan meningkatkan proses jika Anda mengidentifikasi area kekurangannya.

Menganalisis data check-in juga dapat mengungkap tren seperti jam sibuk, musim, dan jenis acara tersibuk. Informasi ini dapat memfasilitasi alokasi sumber daya yang tepat dan menginformasikan strategi pemasaran di masa depan.

Amankan proses check-in yang lancar dengan Kode QR Bitly

Kode QR dengan cepat menjadi hal yang konstan di industri seperti perhotelan dan perencanaan acara karena memfasilitasi proses check-in yang lancar, meningkatkan pengalaman pelanggan, dan membuat pekerjaan lebih mudah bagi karyawan.

Dengan Bitly, Anda dapat dengan mudah membuat, mengelola, dan melacak Kode QR check-in, memastikan tamu Anda mendapatkan pengalaman terbaik dan Anda memiliki informasi yang dibutuhkan untuk membuat keputusan yang tepat tentang acara atau kampanye di masa depan. Selanjutnya, Anda dapat mengintegrasikan akun Anda dengan sistem CRM seperti HubSpot dan Salesforce untuk mendapatkan wawasan tambahan tentang pelanggan dan meningkatkan hubungan Anda.

Jelajahi paket Bitly hari ini untuk meningkatkan pengalaman pelanggan melalui Kode QR check-in yang cepat, efisien, dan aman .