O que saber sobre o uso de códigos QR para processos de check-in

Imagine ficar ansioso para ver seu artista favorito se apresentar ou jogar em equipe, apenas para passar horas na entrada esperando para confirmar seu ingresso. Não é a melhor experiência, certo? Certamente pode prejudicar até mesmo o evento mais esperado.

Felizmente, os participantes do seu evento não precisam passar por isso – pelo menos não com códigos de resposta rápida (QR). Esses pequenos quadrados ágeis estão revolucionando os processos de check-in em diversos setores, desde hotelaria até planejamento de eventos, permitindo que os hóspedes confirmem suas reservas e detalhes do evento de maneira integrada. Eles atendem à crescente necessidade de eficiência e operações sem contato, pois basta passar a câmera do seu dispositivo móvel sobre os códigos designados para confirmar seus detalhes.

Aqui, veremos tudo o que você precisa saber sobre QR Codes para processos de check-in.

Quais indústrias usam QR Codes para check-ins ?

Os códigos QR são ferramentas versáteis que você pode moldar para atender a uma ampla variedade de finalidades. Há muito tempo existem QR Codes para profissionais de marketing e fabricantes, mas agora, planejadores de eventos e empresas começaram a aproveitá-los para processos de check-in contínuos!

Numerosas indústrias adotaram estas ferramentas úteis para check-in, não só porque melhoram a velocidade do check-in, mas também em resposta à necessidade crescente de interações sem contacto, especialmente após a pandemia da COVID-19. Vamos dar uma olhada em alguns dos setores que lideram a adoção:

• Planejamento de eventos: os planejadores de eventos têm apenas alguns segundos para causar boas primeiras impressões nos participantes do evento. Como tal, adotaram o uso de QR Codes nos ingressos para entradas rápidas e eficientes nos eventos.
  
  
• Hospitalidade: Hotéis, resorts e cruzeiros costumam usar QR Codes para facilitar o check-in sem contato, proporcionando aos hóspedes uma maneira conveniente e segura de acessar seus quartos.
  
  
• Assistência médica: as instalações médicas utilizam essas ferramentas para facilitar a confirmação eficiente de consultas, eliminando longas filas nas salas de espera.
  
  
• Varejo: As lojas de varejo usam QR Codes em programas de fidelidade para facilitar o check-in do cliente ao reivindicar recompensas ou descontos.

Um exemplo de uso de QR Code para processos de check-in

Digamos que você seja um organizador de eventos e queira incorporar códigos QR em seu processo de check-in. Integre um sistema QR Code ao seu software de gerenciamento de eventos para permitir que o sistema gere um QR Code a cada inscrição. Dessa forma, ao se inscrever no seu evento, os convidados receberão e-mails de confirmação com QR Codes exclusivos para facilitar o check-in.

Antes do evento, forneça um sistema de digitalização para permitir que a equipe de check-in confirme os ingressos digitais dos participantes – isso pode ser qualquer coisa, desde um recurso de digitalização em um aplicativo móvel até um leitor de QR Code dedicado no local. Quando os convidados chegam ao seu evento, sua equipe precisa apenas de alguns segundos para escanear os QR Codes e confirmar os detalhes da inscrição ou registro do evento via URL.

Benefícios de usar QR Codes para check-ins

Os QR Codes tornaram-se ferramentas indispensáveis ​​para organizadores de eventos e empresários nos processos de check-in, pois proporcionam os seguintes benefícios:

Check-in mais rápido  

Os QR Codes agilizam o processo de check-in, facilitando confirmações rápidas, reduzindo significativamente o tempo de espera dos hóspedes. A leitura de um QR Code leva apenas cerca de dois segundos, o que significa que levará menos de um minuto para você concluir todo o processo de check-in de cada hóspede. Este nível de eficiência é vital, especialmente se você estiver planejando um grande evento ou espera muitos clientes, pois melhora o fluxo operacional geral e elimina longas filas.

Segurança mais forte

Os códigos QR são inerentemente mais seguros do que os métodos tradicionais de check-in. Eles oferecem inúmeras medidas de segurança, incluindo criptografia e controle de acesso. Eles incorporam dados confidenciais, como dados pessoais dos participantes do evento e credenciais dos quartos dos hóspedes do hotel, limitando o risco de acesso às informações por pessoas não autorizadas. Isso é diferente das ferramentas tradicionais de check-in, como tickets físicos ou formulários, onde basta uma simples olhada para ver as informações confidenciais dos indivíduos.

Melhor experiência do cliente

Você sabia que os índices de satisfação dos hóspedes diminuem 50% quando há uma espera de cinco minutos na recepção? Sim, você leu certo - você pode executar a campanha de marketing mais convincente para o seu evento ou negócio e fornecer comodidades de alta qualidade apenas para que o seu processo de check-in afete a percepção que os clientes têm de você.

Os QR Codes permitem que os hóspedes acessem informações ou serviços instantaneamente através de seus dispositivos móveis, oferecendo uma experiência de check-in mais tranquila e agradável. É mais provável que os clientes aproveitem seu evento ou instalações quando não precisam se esforçar para acessá-los.

Além disso, os QR Codes eliminam a necessidade do registro tradicional da caneta no papel, proporcionando pouca ou nenhuma papelada. Isso significa que você também pode respirar e relaxar durante o evento.

Como implementar QR Codes para check-ins

Pronto para se juntar aos milhares de organizadores e empresas que usam QR Codes para oferecer melhores processos de check-in? Continue lendo para obter um guia sobre como implementá-los:

Crie códigos QR com Bitly

Bitly se destaca de outros geradores de QR Code por sua versatilidade. Com a plataforma, você pode criar códigos QR de check-in e códigos QR informativos, permitindo que os participantes acessem informações vitais de produtos ou serviços durante todo o evento de maneira integrada.

Além disso, o Bitly oferece a você o poder de personalizar seus códigos QR para garantir que eles se alinhem com a sua imagem para a coesão geral do evento e fique de olho em como os convidados interagem com seus códigos por meio do Bitly Analytics.

Acima de tudo, a facilidade de uso do Bitly é o motivo pelo qual ele é o aliado perfeito para o processo de check-in do seu evento. Para criar códigos QR Bitly:

1. Faça login na sua conta.
   
   
2. Toque em Criar novo e selecione Código QR .
   
   
3. Insira o link de check-in do seu evento no campo URL de destino .
   
   
4. Se você estiver em um plano pago, selecione Personalizar para criar seu QR Code. Escolha um dos modelos na parte superior da página de personalização ou escolha seu próprio padrão e estilos de canto se quiser criar seu QR Code do zero.
   
   
5. Escolha suas cores preferidas – você pode usar as cores da sua marca ou do tema do evento para promover reconhecimento e coesão.
   
   
6. Adicione seu logotipo ou texto personalizado para substituir o logotipo do Bitly.
   
   
7. Escolha sua moldura preferida.
   
   
8. Toque em Criar código QR .
   
   
9. Toque em Copiar ou Baixar e compartilhe seu novo QR Code.

Link para conteúdo relevante e útil

Devido à sua versatilidade, não faltam conteúdos aos quais você pode vincular seus QR Codes via URL – seja o mais criativo possível para agregar o máximo valor aos seus clientes. Certifique-se de que o conteúdo seja relevante para o processo de check-in e ajude os hóspedes ou participantes a terem mais facilidade.

Links de conteúdo adequados incluem o mapa do site do local, a agenda do evento, informações de segurança, uma mensagem de boas-vindas ou um PDF ou página inicial que permite aos convidados preencher seus dados.

Foco na experiência do usuário

O principal objetivo da utilização de QR Codes no processo de check-in é melhorar a experiência dos hóspedes. Portanto, crie seus códigos QR e o conteúdo ao qual eles estão vinculados pensando nos participantes – seus códigos não devem ser mais incômodos do que os processos tradicionais de check-in. Aqui estão algumas dicas para ajudar a melhorar as experiências dos hóspedes:

• Coloque seus códigos QR em locais de fácil acesso para facilitar a leitura dos hóspedes. Se você estiver organizando um evento, considere a entrada ou saída do local.
  
  
• Certifique-se de que o conteúdo vinculado seja compatível com dispositivos móveis e otimizado para dispositivos Android e iOS. Sua landing page deve carregar rapidamente e exibir todo o seu conteúdo perfeitamente.
  
  
• Teste o processo de check-in para identificar e eliminar possíveis pontos problemáticos do cliente. Por exemplo, se utilizar QR Codes para check-ins em hotéis, faça a sua reserva e siga todos os passos que um hóspede típico seguiria para identificar potenciais problemas.

Incorpore processos de gerenciamento de dados

Se você integrar seu gerador de QR Code ao seu software de gerenciamento de eventos por meio de conectores de aplicativos de terceiros, poderá coletar muitos dados do cliente durante o processo de check-in. Implemente práticas responsáveis ​​de gerenciamento de dados, como:

• Deixe os participantes saberem que tipo de informação você está coletando.
  
  
• Implemente medidas de segurança robustas, como criptografia de dados, para manter as informações dos clientes seguras. (Os códigos QR Bitly usam criptografia HTTPS.)
  
  
• Pesquise e implemente as leis de privacidade de dados da sua área para garantir a conformidade.

Talvez o mais importante seja usar os dados coletados para melhorar eventos ou serviços futuros. Preste atenção aos QR Codes com maior número de leituras e ao tipo de conteúdo ao qual eles vinculam para determinar o que seus clientes valorizam.

Considere uma maior integração tecnológica

Os QR Codes de check-in podem fazer parte de um ecossistema tecnológico maior que aprimora a experiência do cliente e fornece informações valiosas para o seu negócio. Considere integrar seu sistema de check-in de QR Code com ferramentas de CRM para obter atualizações em tempo real sobre as interações com os clientes, plataformas de gerenciamento de eventos para rastreamento contínuo de eventos e software de marketing para ajudar a personalizar campanhas futuras para atender melhor às necessidades dos clientes.

Melhores práticas a serem consideradas para sistemas de QR Code de check-in

Ineficiências nos sistemas de QR Code de check-in podem afastar clientes e diminuir os índices de satisfação dos participantes do evento. Você certamente não deseja isso se quiser garantir novos negócios ou hospedar eventos futuros. Aqui estão algumas práticas recomendadas para garantir a confiabilidade e eficiência do QR Code:

Crie um design amigável

Crie códigos QR e interfaces fáceis de entender e interagir com todos os usuários para aumentar a acessibilidade e incentivar seu público-alvo a adotá-los. Designs e interfaces simples melhoram a eficiência da comunicação e eliminam o risco de cometer erros no processo de check-in.

Para tornar seu QR Code fácil de usar:

1. Use um gerador de QR Code intuitivo e versátil como o Bitly.
   
   
2. Preste atenção a aspectos como cor e correção de erros – crie um código com cores contrastantes e escolha um alto nível de correção de erros para aumentar a capacidade de leitura, mesmo quando parcialmente danificado. (Bitly usa o nível H – o nível mais alto de correção de erros – para seus códigos QR!)
   
   
3. Para sua interface, implemente um design responsivo para permitir que clientes com diversos tamanhos de tela e dispositivos móveis acessem seu conteúdo sem problemas.

Otimize o posicionamento e a visibilidade do QR Code

Seus códigos QR de check-in só serão eficazes se os hóspedes os visualizarem. Portanto, tome cuidado ao escolher o posicionamento. Se você pretende imprimir seu QR Code em materiais físicos, posicione-os em algum lugar de destaque para obter melhor visibilidade. Por exemplo, você pode colocar códigos QR RSVP na capa do seu cartão de convite, garantindo que seja a primeira coisa que os convidados verão.

Além disso, escolha os locais mais visíveis no local do seu evento ou nas instalações comerciais para maximizar o número de pessoas que veem e escaneiam seus códigos QR. As áreas adequadas incluem entradas, saídas, salas de espera e perto dos balcões de recepção.

Priorize segurança e privacidade

De acordo com um estudo da McKinsey, até 87% dos indivíduos não estão dispostos a trabalhar com empresas com práticas de segurança questionáveis. Isso torna necessária a implementação de medidas de segurança – pois pode ajudar a reforçar a confiança nas proteções de privacidade do seu sistema. Você pode priorizar a segurança:

• Criptografando todos os dados em trânsito e em repouso.
  
  
• Garantir que os dados transmitidos entre leitores de QR Code e seu servidor tenham conexões seguras, como HTTPS.
  
  
• Realização de auditorias de segurança regulares para identificar vulnerabilidades em seu sistema.
• Armazenando dados apenas durante o período necessário.

Seja proativo em relação a possíveis desafios

Mudar de uma abordagem de check-in tradicional para um sistema de check-in com QR Code pode trazer alguns desafios, mas tudo que você precisa é ser proativo e planejar possíveis problemas para evitar que eles destruam todo o seu sistema. Os possíveis obstáculos e soluções incluem:

• Problemas técnicos : teste seu novo sistema internamente antes de distribuí-lo aos convidados.
  
  
• Resistência do cliente : informe os clientes sobre os benefícios de um sistema de check-in com QR Code e ofereça incentivos como recompensas para incentivar a adoção.
  
  
• Resistência dos funcionários : treine sua equipe sobre como usar seu novo sistema e explique seus benefícios.

Monitore e analise dados de check-in

Monitore os dados de check-in, como o número de leituras de QR Code por hora ou por dia, para ajudar a identificar e resolver gargalos. Você só poderá garantir que seu sistema funcione com eficiência e aprimore os processos se identificar áreas onde ele falha.

A análise dos dados de check-in também pode revelar tendências como horários de pico, temporadas e os tipos de eventos mais movimentados. Essas informações podem facilitar a alocação adequada de recursos e informar futuras estratégias de marketing.

Garanta um processo de check-in perfeito com os códigos QR do Bitly

Os QR Codes estão rapidamente se tornando constantes em setores como hospitalidade e planejamento de eventos porque facilitam processos de check-in contínuos, melhoram as experiências dos clientes e facilitam o trabalho dos funcionários.

Com o Bitly, você pode criar, gerenciar e rastrear facilmente códigos QR de check-in, garantindo que seus convidados tenham as melhores experiências e que você tenha as informações necessárias para tomar decisões bem informadas sobre eventos ou campanhas futuras. Além disso, você pode integrar sua conta a sistemas de CRM como HubSpot e Salesforce para obter insights adicionais sobre seus clientes e melhorar seus relacionamentos.

Explore hoje os planos da Bitly para melhorar a experiência do cliente por meio de códigos QR de check-in rápidos, eficientes e seguros .