Cosa sapere sull'utilizzo dei codici QR per i processi di check-in

Immagina di non vedere l'ora di vedere il tuo artista preferito esibirsi o giocare in squadra, solo per trascorrere ore all'ingresso in attesa di confermare il tuo biglietto. Non è la migliore esperienza, vero? Può certamente mettere un freno anche all’evento più atteso.

Fortunatamente, i partecipanti al tuo evento non dovranno sottoporsi a tutto questo, almeno non con i codici Quick Response (QR). Questi agili quadratini stanno rivoluzionando i processi di check-in in numerosi settori, dall'ospitalità alla pianificazione di eventi, consentendo agli ospiti di confermare le proprie prenotazioni e i dettagli dell'evento senza problemi. Soddisfano la crescente esigenza di efficienza e operazioni senza contatto, poiché è sufficiente posizionare la fotocamera del proprio dispositivo mobile sui codici designati per confermare i propri dettagli.

Qui esaminiamo tutto ciò che c'è da sapere sui codici QR per i processi di check-in.

Quali settori utilizzano i codici QR per i check-in ?

I codici QR sono strumenti versatili che puoi adattare a un'ampia gamma di scopi. Esistono da tempo codici QR per operatori di marketing e produttori, ma ora gli organizzatori di eventi e le aziende hanno iniziato a sfruttarli per processi di check-in senza interruzioni!

Numerose industrie hanno adottato questi ingegnosi strumenti per il check-in, non solo perché migliorano la velocità del check-in, ma anche in risposta alla crescente necessità di interazioni contactless, in particolare dopo la pandemia di COVID-19. Diamo un'occhiata ad alcuni dei settori che guidano l'adozione:

• Pianificazione di eventi: gli organizzatori di eventi hanno solo pochi secondi per fare una buona prima impressione sui partecipanti all'evento. Pertanto, hanno adottato l'uso dei codici QR sui biglietti per ingressi agli eventi rapidi ed efficienti.
  
  
• Ospitalità: hotel, resort e crociere utilizzano spesso i codici QR per facilitare il check-in senza contatto, offrendo agli ospiti un modo comodo e sicuro per accedere alle proprie camere.
  
  
• Sanità: le strutture mediche utilizzano questi strumenti per facilitare conferme efficienti degli appuntamenti, eliminando lunghe code nelle sale d'attesa.
  
  
• Vendita al dettaglio: i negozi al dettaglio utilizzano i codici QR nei programmi fedeltà per facilitare il check-in dei clienti senza interruzioni quando richiedono premi o sconti.

Un esempio di utilizzo di un codice QR per i processi di check-in

Supponiamo che tu sia un organizzatore di eventi che desidera incorporare i codici QR nel processo di check-in. Integra un sistema di codici QR nel tuo software di gestione degli eventi per consentire al sistema di generare un codice QR ad ogni registrazione. In questo modo, quando gli ospiti si registrano al tuo evento, ricevono email di conferma con codici QR univoci per facilitare il check-in.

Prima dell'evento, fornisci un sistema di scansione per consentire al personale del check-in di confermare i biglietti digitali dei partecipanti: potrebbe trattarsi di qualsiasi cosa, da una funzione di scansione su un'app mobile a uno scanner di codici QR dedicato in loco. Quando gli ospiti arrivano al tuo evento, al tuo team bastano pochi secondi per scansionare i codici QR per confermare i dettagli di iscrizione o di registrazione all'evento tramite URL.

Vantaggi dell'utilizzo dei codici QR per i check-in

I codici QR sono diventati strumenti indispensabili per gli organizzatori di eventi e gli imprenditori nei processi di check-in perché offrono i seguenti vantaggi:

Check-in più veloce  

I codici QR semplificano il processo di check-in facilitando conferme rapide, riducendo notevolmente i tempi di attesa per gli ospiti. Occorrono solo circa due secondi per scansionare un codice QR, il che significa che impiegherai meno di un minuto per completare l'intero processo di check-in per ciascun ospite. Questo livello di efficienza è fondamentale, soprattutto se stai pianificando un grande evento o aspetti molti clienti, poiché migliora il flusso operativo complessivo ed elimina le lunghe code.

Maggiore sicurezza

I codici QR sono intrinsecamente più sicuri rispetto ai metodi di check-in tradizionali. Offrono numerose misure di sicurezza, tra cui crittografia e controllo degli accessi. Incorporano dati sensibili, come i dati personali dei partecipanti all'evento e le credenziali delle camere degli ospiti dell'hotel, limitando il rischio che persone non autorizzate accedano alle informazioni. Questo è diverso dagli strumenti di check-in tradizionali, come i biglietti fisici o i moduli, dove basta una semplice occhiata per vedere le informazioni sensibili delle persone.

Migliore esperienza del cliente

Sapevi che il punteggio di soddisfazione degli ospiti diminuisce del 50% quando c'è un'attesa di cinque minuti alla reception? Sì, hai letto bene: puoi condurre la campagna di marketing più convincente per il tuo evento o la tua attività e fornire servizi di alta qualità solo durante il processo di check-in per influenzare la percezione che i clienti hanno di te.

I codici QR consentono agli ospiti di accedere istantaneamente a informazioni o servizi tramite i propri dispositivi mobili, offrendo un'esperienza di check-in più fluida e piacevole. È più probabile che i clienti apprezzino il tuo evento o le tue strutture quando non devono fare i salti mortali per accedervi.

Inoltre, i codici QR eliminano la necessità della tradizionale registrazione penna su carta, fornendoti poca o nessuna documentazione cartacea. Ciò significa che anche tu puoi prendere una pausa e rilassarti durante il tuo evento.

Come implementare i codici QR per i check-in

Pronto ad unirti alle migliaia di organizzatori e aziende che utilizzano i codici QR per offrire processi di check-in migliori? Continua a leggere per una guida su come implementarli:

Crea codici QR con Bitly

Bitly si distingue dagli altri generatori di codici QR per la sua versatilità. Con la piattaforma, puoi creare codici QR per il check-in e codici QR informativi, consentendo ai partecipanti di accedere senza problemi a informazioni vitali su prodotti o servizi durante l'evento.

Inoltre, Bitly ti dà la possibilità di personalizzare i tuoi codici QR per assicurarti che siano in linea con la tua immagine per la coesione generale dell'evento e tenere d'occhio il modo in cui gli ospiti interagiscono con i tuoi codici tramite Bitly Analytics.

Soprattutto, la facilità d'uso di Bitly è il motivo per cui è l'alleato perfetto per il processo di check-in del tuo evento. Per creare codici QR Bitly:

1. Accedi al tuo account.
   
   
2. Tocca Crea nuovo e seleziona Codice QR .
   
   
3. Inserisci il link per il check-in dell'evento nel campo URL di destinazione .
   
   
4. Se hai un piano a pagamento, seleziona Personalizza per progettare il tuo codice QR. Scegli uno dei modelli nella parte superiore della pagina di personalizzazione oppure scegli il tuo modello e gli stili degli angoli se desideri creare il tuo codice QR da zero.
   
   
5. Scegli i tuoi colori preferiti: puoi utilizzare i colori del tuo marchio o del tema dell'evento per promuovere riconoscibilità e coesione.
   
   
6. Aggiungi il tuo logo o testo personalizzato per sostituire il logo Bitly.
   
   
7. Scegli la tua cornice preferita.
   
   
8. Tocca Crea codice QR .
   
   
9. Tocca Copia o Scarica e condividi il tuo nuovo codice QR.

Collegamento a contenuti pertinenti e utili

Grazie alla loro versatilità, non mancano i contenuti a cui puoi collegare i tuoi codici QR tramite URL: sii il più creativo possibile per offrire il massimo valore ai tuoi clienti. Assicurati che il contenuto sia pertinente al processo di check-in e aiuti gli ospiti o i partecipanti a divertirsi.

I collegamenti ai contenuti adatti includono la mappa del sito della tua sede, l'agenda dell'evento, informazioni sulla sicurezza, un messaggio di benvenuto o un PDF o una pagina di destinazione che consenta agli ospiti di inserire i propri dettagli.

Concentrati sull'esperienza dell'utente

L'obiettivo principale dell'utilizzo dei codici QR nel processo di check-in è migliorare l'esperienza degli ospiti. Quindi, crea i tuoi codici QR e il contenuto a cui si collegano pensando ai partecipanti: i tuoi codici non dovrebbero essere più complicati dei tradizionali processi di check-in. Ecco alcuni suggerimenti per migliorare l'esperienza degli ospiti:

• Posiziona i tuoi codici QR in posizioni facilmente accessibili per consentire agli ospiti di scansionarli facilmente. Se stai organizzando un evento, considera l'ingresso o l'uscita della sede.
  
  
• Assicurati che il contenuto collegato sia ottimizzato per i dispositivi mobili e ottimizzato per i dispositivi Android e iOS. La tua pagina di destinazione dovrebbe caricarsi rapidamente e visualizzare tutti i tuoi contenuti senza problemi.
  
  
• Testare il processo di check-in per identificare ed eliminare i potenziali punti critici del cliente. Ad esempio, se utilizzi i codici QR per il check-in in hotel, effettua la prenotazione e segui tutti i passaggi che un ospite tipico seguirebbe per identificare potenziali problemi.

Incorporare processi di gestione dei dati

Se integri il tuo generatore di codici QR con il tuo software di gestione degli eventi tramite connettori di app di terze parti, potresti raccogliere molti dati dei clienti durante il processo di check-in. Implementare pratiche di gestione responsabile dei dati come:

• Fai sapere ai partecipanti che tipo di informazioni stai raccogliendo.
  
  
• Implementa solide misure di sicurezza, come la crittografia dei dati, per mantenere al sicuro le informazioni dei clienti. (I codici QR Bitly utilizzano la crittografia HTTPS.)
  
  
• Ricerca e implementa le leggi sulla privacy dei dati della tua zona per garantirne la conformità.

Forse la cosa più importante è assicurarti di utilizzare i dati raccolti per migliorare eventi o servizi futuri. Presta attenzione ai codici QR con il maggior numero di scansioni e al tipo di contenuto a cui si collegano per determinare cosa apprezzano i tuoi clienti.

Considerare un’ulteriore integrazione tecnologica

I codici QR per il check-in possono far parte di un ecosistema tecnologico più ampio che migliora l'esperienza dei clienti e fornisce informazioni preziose per la tua attività. Prendi in considerazione l'integrazione del tuo sistema di check-in con codice QR con strumenti CRM per ottenere aggiornamenti in tempo reale sulle interazioni dei clienti, piattaforme di gestione degli eventi per un monitoraggio continuo degli eventi e software di marketing per aiutare a personalizzare le campagne future per soddisfare meglio le esigenze dei clienti.

Migliori pratiche da considerare per i sistemi di check-in con codici QR

Le inefficienze nei sistemi di check-in dei codici QR possono allontanare i clienti e abbassare i tassi di soddisfazione dei partecipanti agli eventi. Certamente non lo vorrai se vuoi assicurarti nuovi affari o ospitare eventi futuri. Ecco alcune best practice per garantire l'affidabilità e l'efficienza del codice QR:

Crea un design intuitivo

Crea codici QR e interfacce facili da comprendere e con cui tutti gli utenti possono interagire per aumentare l'accessibilità e incoraggiare il pubblico target ad adottarli. Design e interfacce semplici migliorano l'efficienza della comunicazione ed eliminano il rischio di commettere errori durante il processo di check-in.

Per rendere il tuo codice QR facile da usare:

1. Utilizza un generatore di codici QR intuitivo e versatile come Bitly.
   
   
2. Presta attenzione ad aspetti come il colore e la correzione degli errori: crea un codice con colori contrastanti e scegli un livello elevato di correzione degli errori per migliorare la scansionabilità, anche se parzialmente danneggiato. (Bitly utilizza il Livello H, il più alto livello di correzione degli errori, per i suoi codici QR!)
   
   
3. Per la tua interfaccia, implementa un design reattivo per consentire ai clienti con schermi e dispositivi mobili di diverse dimensioni di accedere ai tuoi contenuti senza problemi.

Ottimizza il posizionamento e la visibilità del codice QR

I tuoi codici QR per il check-in possono essere efficaci solo se gli ospiti li vedono. Quindi, fai attenzione quando scegli il posizionamento. Se intendi stampare il tuo codice QR su materiali fisici, posizionali in un punto ben visibile per una visibilità ottimale. Ad esempio, puoi inserire i codici QR RSVP sulla copertina del tuo biglietto d'invito, assicurandoti che sia la prima cosa che vedono gli ospiti.

Inoltre, scegli i luoghi più visibili nella sede del tuo evento o nella sede aziendale per massimizzare il numero di persone che vedono e scansionano i tuoi codici QR. Le aree adatte includono ingressi, uscite, sale d'attesa e vicino ai banchi della reception.

Dai priorità alla sicurezza e alla privacy

Secondo uno studio di McKinsey, fino all’87% delle persone non è disposto a lavorare con aziende con pratiche di sicurezza discutibili. Ciò rende necessaria l'implementazione di misure di sicurezza: può contribuire a rafforzare la fiducia nelle protezioni della privacy del tuo sistema. Puoi dare priorità alla sicurezza:

• Crittografia di tutti i dati in transito e inattivi.
  
  
• Assicurati che i dati trasmessi tra i lettori di codici QR e il tuo server abbiano connessioni sicure, come HTTPS.
  
  
• Condurre controlli di sicurezza regolari per identificare le vulnerabilità nel sistema.
• Memorizzazione dei dati solo per il periodo richiesto.

Sii proattivo riguardo alle potenziali sfide

Passare da un approccio di check-in tradizionale a un sistema di check-in con codice QR può comportare alcune sfide, ma tutto ciò che serve è essere proattivi e pianificare potenziali problemi per evitare che distruggano l'intero sistema. I potenziali ostacoli e soluzioni includono:

• Problemi tecnici : testa il tuo nuovo sistema internamente prima di distribuirlo agli ospiti.
  
  
• Resistenza del cliente : informa i clienti sui vantaggi di un sistema di check-in con codice QR e offri incentivi come premi per incoraggiarne l'adozione.
  
  
• Resistenza dei dipendenti : forma il personale su come utilizzare il nuovo sistema e spiegarne i vantaggi.

Monitorare e analizzare i dati del check-in

Monitora i dati di check-in, come il numero di scansioni di codici QR all'ora o al giorno, per identificare e risolvere i colli di bottiglia. Puoi garantire che il tuo sistema funzioni in modo efficiente e migliorare i processi solo se identifichi le aree in cui non è sufficiente.

L'analisi dei dati di check-in può anche rivelare tendenze come le ore di punta, le stagioni e i tipi di eventi più frequentati. Queste informazioni possono facilitare la corretta allocazione delle risorse e informare le future strategie di marketing.

Assicurati un processo di check-in senza intoppi con i codici QR di Bitly

I codici QR stanno rapidamente diventando una costante in settori come l'ospitalità e la pianificazione di eventi perché facilitano processi di check-in senza intoppi, migliorano l'esperienza dei clienti e semplificano il lavoro dei dipendenti.

Con Bitly puoi creare, gestire e tenere traccia facilmente dei codici QR per il check-in, assicurando che i tuoi ospiti vivano le migliori esperienze e che tu disponga delle informazioni necessarie per prendere decisioni informate su eventi o campagne future. Inoltre, puoi integrare il tuo account con sistemi CRM come HubSpot e Salesforce per ottenere ulteriori approfondimenti sui tuoi clienti e migliorare le tue relazioni.

Esplora oggi stesso i piani Bitly per migliorare l'esperienza dei clienti attraverso codici QR per il check-in rapidi, efficienti e sicuri .