Carta de presentación empresarial 101: consejos y ejemplos para principiantes

Una carta de presentación comercial lo ayuda a conectarse con organizaciones y profesionales, desde inversores hasta donantes, distribuidores, socios, patrocinadores, clientes potenciales y proveedores.

Puede escribir la carta en su nombre o para presentar los servicios de otra persona dentro de su empresa.

Pero, ¿por dónde empiezas al escribir una de estas cartas? En esta publicación de blog, explicamos la anatomía de una carta de presentación comercial y le mostramos buenos ejemplos de presentación, así como consejos para principiantes. También tenemos una plantilla de presentación comercial que puede utilizar para enviarla a un cliente potencial.

¡Empecemos!

La anatomía de una carta de presentación empresarial eficaz

¿Cómo es una carta de presentación empresarial? Tiene una anatomía específica en la que puede confiar para cualquier ocasión profesional. Aquí están los componentes.

La introducción

No se puede empezar una carta sin una introducción. Una carta de presentación comercial siempre debe dirigirse a una parte específica; Aquí no hay señores/señoras y "a quien corresponda". Si no tiene la información de contacto de la persona con la que desea comunicarse, investigue un poco en línea.

Estoy seguro de que puede localizar un nombre y una dirección de correo electrónico de LinkedIn, o tal vez un colega pueda pasarle una dirección comercial.

En cuanto al idioma que uses en la introducción, depende de ti, pero debe reflejar quién eres y cómo hablas.

El propósito

Una vez que se presente, es hora de llegar al meollo del asunto. El propósito de su carta debe estar al frente y al centro en el primer párrafo. Sólo dilo por ahora.

Por ejemplo, su carta podría decir: “Hola, señor Buckingham. Mi nombre es Steve. Lucy Cunningham, una colega de XYZ Corp, me recomendó. Recientemente cambié de departamento y ella mencionó que usted es como un mentor para muchos de nosotros, así que pensé que podría comunicarme con usted para obtener orientación”.

¿Ver? Es directo, simple y va al grano. El propósito no es párrafos enterrados entre otro contenido irrelevante. Está justo donde tiene que estar.

Una breve revisión de sus habilidades y credenciales.

Si escribe en su nombre, ¿por qué deberían considerar contratarlo o trabajar con usted? Y si usted responde por otra persona, ¿por qué debería confiar en su recomendación?

Aquí es donde necesitas respaldarlo con experiencia. Analice sus credenciales, talentos, certificaciones, conocimientos y habilidades. No te extiendas demasiado con esto.

Este no es un currículum, por lo que no es necesario que enumere todos los logros que haya experimentado profesionalmente. Sólo necesitas darle al lector una razón para confiar en ti y demostrarle que sabes lo que haces.

La reformulación del propósito

Una carta de presentación comercial no debe tener más de cuatro párrafos. A estas alturas, estás a la mitad del espacio asignado. Es hora de volver al propósito de su carta, pero esta vez elaborar más.

Por ejemplo, usando el ejemplo anterior, donde Steve contacta al Sr. Buckingham para que lo ayude a adaptarse a su nuevo rol, ¿qué sigue para Steve? Bueno, lo mejor sería una reunión para charlar, incluso una llamada telefónica, por lo que el siguiente párrafo preguntaría cuándo es un buen momento para hablar.

El llamado a la acción

Reafirmar su propósito siempre debe alinearse con su llamado a la acción. Por ejemplo, escribir: "Me encantaría que pudiéramos charlar, ¿tal vez este viernes a las 3 p. m.?". es un llamado a la acción.

La CTA está diseñada para lograr que el lector haga algo, ya sea mirar su currículum, llamarlo para programar una entrevista de trabajo o programar una fecha y hora para discutir una posible asociación. Es una de las partes más críticas de una carta de presentación comercial.

Información del contacto

No olvide incluir su información de contacto para facilitar la comunicación entre usted y el destinatario de la carta. Agregue su número de teléfono, correo electrónico comercial, identificadores de redes sociales (si corresponde) y dirección comercial si desea reunirse en persona.

la despedida

Ahora, no queda nada por hacer más que agregar una despedida o despedida. No hay necesidad de complicarlo demasiado. Puede utilizar cualquier firma que haga para cualquier otro mensaje profesional, ya sea "Mejor", "Gracias" o incluso "Que tengas un excelente día". Haz lo que te parezca natural.

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Principales ejemplos de cartas de presentación empresarial

Repasemos esa anatomía en acción con algunos ejemplos de cartas de presentación empresarial.

Carta de empleado a cliente

Esta primera carta está escrita en nombre de un empleado de Auto Earth Limited llamado John, quien se acerca a un cliente potencial para convencerlo de lo que hace la empresa y por qué el cliente debería visitarla.

Jones explica que la compañía automotriz ofrece reparaciones, compra de vehículos de segunda mano y transacciones sencillas al trabajar con los bancos de la zona. También menciona a los amables empleados de la agencia e invita al cliente a llamar a Auto Earth Limited.

Carta de presentacion comercial para referencia

Si alguien refiere sus servicios a otro profesional, puede escribir una carta de presentación comercial o usted puede hacerlo usted mismo, como se ve en el ejemplo anterior.

Sally Smith menciona su conexión con Cora Browne en la primera oración y en la línea de asunto, lo cual es inteligente, ya que inspira al destinatario a abrir y leer el correo electrónico.

Esta carta es especialmente corta, pero dado su propósito, tiene la extensión ideal.

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Cómo escribir una carta de presentación empresarial atractiva

Producir un texto atractivo no siempre es tan sencillo como parece. Estos consejos te ayudarán a lograr el tuyo.

Sea usted mismo (pero sea profesional)

Una carta de presentación es tu oportunidad de brillar. Si no puedes ser tu yo auténtico al escribir esta carta, ¿quién puedes ser? Sé que todos queremos presentar las mejores versiones de nosotros mismos y es posible que tengas inquietudes o dudas, pero trata de dejar brillar tu personalidad.

Bueno, con esta salvedad: hasta cierto punto. Recuerde, desea actuar de manera profesional ya que se trata de una carta de presentación comercial.

Piensa como tu destinatario

Ponte en el lugar del destinatario. ¿Qué tipo de carta les gustaría leer? ¿Qué les haría estudiar minuciosamente sus palabras de principio a fin y tal vez incluso leer su carta por segunda vez?

Claro, hay halagos y eso es valioso, pero ¿qué más? Tener un terreno común siempre ayuda, ya sea que pertenezcas a la misma industria o hayas surgido como ellos cuando comenzaron.

Estar orientado a los beneficios

La gente siempre quiere saber: "¿Qué gano yo con esto?" así que díselo. Escribir de manera orientada a los beneficios, especialmente al conseguir un nuevo cliente o proveedor, seguramente captará su interés.

Dicho esto, no prometas lo que no puedes lograr. Suena bien decir que puedes ayudarlos a obtener 10.000 páginas vistas más al mes, pero si no tienes una forma realista de lograrlo, perderás a tu proveedor o socio y dañarás tu reputación.

Incluya la voz y los valores de su marca.

Fomentar una conexión genuina implica dejar que los valores y la voz de tu marca te guíen. Esto es parte de mantenerte fiel a tu personalidad, ya que solo hay una marca como la tuya.

Adaptar la carta a diversos contextos empresariales.

Una carta de presentación comercial tiene muchos propósitos, ya sea ofrecer un servicio, proponer una asociación o establecer contactos para un trabajo. Recuerde ajustar los detalles de su carta para que se ajusten al propósito previsto en aras de la claridad.

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Lo que se debe y lo que no se debe hacer en las cartas de presentación empresarial

¿Aún necesita más orientación para redactar su carta de presentación comercial? Esta colección de qué hacer y qué no hacer le ayudará a estructurar su mensaje y enviarlo lo antes posible.

Escribe con un objetivo en mente.

No debes escribir una carta de presentación comercial sin ningún motivo. Es lograr un objetivo específico, ya sea otro cliente potencial, un nuevo trabajo o un socio comercial.

Mantenga su objetivo en la parte posterior de su cabeza mientras escribe. Si tiene dudas sobre si puede desviarse o salirse del tema, tal vez desee considerar eliminar ese pasaje.

Si su objetivo no está señalado en la carta, será difícil para el destinatario seguirlo, y mucho menos lograrlo.

No seas demasiado formal

Existe la idea errónea, incluso cuando se escriben cartas de presentación estándar, de que la formalidad es clave, y mucho menos en las cartas de presentación comerciales. Si bien es importante que sea profesional, eso no significa que su carta tenga que ser aburrida y sosa.

Recuerde, mostrar su personalidad está bien. Hace que la lectura sea más atractiva e inspira al destinatario a responderle.

Sea breve

Una carta de presentación comercial no está diseñada para ser una novela. Tus palabras ni siquiera deberían llenar una página entera. Si lo hacen, has escrito demasiado. En su lugar, reduzca su mensaje a unos pocos párrafos.

NO asumas que el lector sabe quién eres

Puede que seas importante en tu oficina, pero no puedes asumir que todos los que están fuera de tu sucursal saben quién eres, incluso si hablan favorablemente de ti. Por eso siempre debes presentarte y explicar quién eres y qué haces.

Si el lector, por casualidad, ya sabe quién es usted, está bien. Sin embargo, le está dando al lector el beneficio de la duda de que no está familiarizado con usted y su trabajo y lo está educando rápidamente.

Sea claro y directo

Hablé de enterrar el principio en mi guía de cartas de presentación, y es un punto que vale la pena reiterar aquí. Los puntos más importantes de tu carta deben estar en el primer párrafo y podrás desarrollarlos más adelante, como en una noticia.

NO tengas miedo de usar el humor apropiado

¿Está bien el humor en una carta de presentación empresarial? Puede serlo, pero sólo si te sientes cómodo con ello. Por favor, no intentes forzar el humor si no te parece natural o no es tu estilo. Ser tú mismo es lo más importante, así que si eres divertido por naturaleza, ¡deja que se demuestre!

Sin embargo, no importa con qué facilidad se le ocurra el humor, manténgalo siempre apropiado para el trabajo.

Mantenga el contenido sobre su audiencia

Si bien puedes hablar de ti mismo en tu carta de presentación comercial, debes dirigir gran parte de tu lenguaje hacia tu audiencia, es decir, tu lector. Recordarás que un poco de halago siempre es bueno, pero asegúrate de ser auténtico.

Cualquiera puede darse cuenta cuando estás untándolo demasiado y, en ese momento, lo que se suponía que era un sentimiento positivo resulta falso.

NO te pierdas las plantillas

Las plantillas son puntos de partida útiles para escribir una carta de presentación comercial, especialmente si es la primera. Puedes confiar en una plantilla para tus primeras cartas hasta que sientas que la dominas y puedes manejarla de forma independiente.

Personaliza tu carta

Si bien es útil utilizar plantillas, no debes usarlas palabra por palabra. Agregue su toque único a su escritura creativa, incorporando elementos del tono de su marca. Si envía la misma carta a todos, probablemente no recibirá muchas respuestas. Personalice su carta según el destinatario.

No olvides seguir

Incluso si alguien tiene la intención de responderle, no siempre tiene la oportunidad de inmediato. Entonces, ¡vaya!, tu mensaje ha sido olvidado. Por eso el seguimiento es tan valioso. Un pequeño empujón puede ser suficiente para volver a la mente del cliente o proveedor. Te darán algo de su tiempo y te pondrán manos a la obra.

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Una plantilla de carta de presentación empresarial

No queda nada por hacer más que escribir, así que utilice esta plantilla de carta de muestra para poner en marcha su primera carta de presentación comercial. Puede modificar el formato de la carta según sus necesidades.

Su nombre

El nombre de su empresa/nombre de su empresa

Su dirección comercial

Fecha

Nombre del destinatario

Nombre de la empresa del destinatario

Dirección postal del destinatario comercial

Hola, [nombre del destinatario], ¿cómo estás? Mi nombre es [su nombre] de [empresa u organización] y le escribo sobre una oportunidad de negocio. Siento que podríamos ser grandes socios si trabajamos juntos.

Tengo [nombre de su experiencia y credenciales], lo que me convierte en un experto en mi área. Con su [explica sus puntos fuertes], podríamos promover [los objetivos de la industria].

¿Le gustaría tener una conversación el próximo viernes ¹² sobre esta oportunidad, digamos al mediodía? Mi número de teléfono es [número], o podemos hacer una videollamada o incluso encontrarnos cara a cara. ¡Lo que funcione mejor para ti es bueno para mí!

Muchas gracias por tu tiempo. Espero escuchar pronto de ti.

[Firma]

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Terminando

Una carta de presentación comercial requiere profesionalismo y personalidad para lograr un objetivo, como establecer una asociación comercial, encontrar un nuevo trabajo o cliente, o ampliar su red.

Incluso si resume las cartas de presentación de su empresa en correos electrónicos o mensajes directos de redes sociales en lugar de enviarlas a un buzón, saber cómo escribir una de estas cartas siempre puede hacer que su negocio avance más.

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Preguntas frecuentes (FAQ)

1. ¿Una carta de presentación comercial tiene que enviarse por correo?

¡De nada! En la era digital actual, puede enviar una carta de presentación comercial por correo electrónico, mensaje de LinkedIn o como desee comunicarse.

2. ¿Cuáles son las palabras finales más comunes en una carta de presentación comercial?

Sentimientos como "gracias de nuevo", "sinceramente", "atentamente", "saludos cordiales" y "con aprecio" son básicos por una razón. Puede utilizar cualquiera de ellos al cerrar su carta.