ビジネス紹介レター 101: 初心者向けのヒントと例

ビジネス紹介レターは、投資家から寄付者、ディストリビューター、パートナー、スポンサー、潜在的なクライアントや顧客、ベンダーに至るまで、組織や専門家とつながるのに役立ちます。

自分に代わって手紙を書いたり、社内の他の人のサービスを紹介したりすることもできます。

しかし、これらの手紙を書くとき、どこから始めますか? このブログ投稿では、ビジネス紹介レターの構造を説明し、優れた紹介例と初心者向けのヒントを示します。 見込み顧客に送信できるビジネス紹介テンプレートもご用意しています。

始めましょう！

効果的な事業紹介レターの構造

ビジネス紹介レターはどのようなものですか? あらゆるプロフェッショナルな場面で信頼できる特定の構造を備えています。 コンポーネントは次のとおりです。

イントロ

紹介なしに手紙を始めることはできません。 ビジネスの紹介レターは常に特定の当事者に宛てて行う必要があります。 ここには、閣下や「関係者」はいません。 連絡したい人の連絡先情報がわからない場合は、オンラインで調べてください。

LinkedIn から名前とメール アドレスを追跡できると思います。あるいは、同僚が会社の住所を伝えることもできるでしょう。

イントロで使用する言葉についてはあなた次第ですが、あなたが誰なのか、どのように話すのかを反映する必要があります。

目的

自己紹介が終わったら、いよいよ本題に入ります。 手紙の目的は最初の段落の中心にある必要があります。 とりあえず言ってみろ。

たとえば、あなたの手紙には「こんにちは、バッキンガムさん。 私の名前はスティーブです。 XYZ Corp.の同僚であるルーシー・カニンガムから紹介を受けました。私は最近部署を異動したのですが、彼女はあなたが私たちの多くにとって指導者のような存在だと言っていたので、指導を受けるために連絡できると思いました。」

見る？ 率直で、シンプルで、要点を絞ったものです。 目的は、他の無関係なコンテンツの中に埋もれている、段落の下にあるわけではありません。 それはまさに必要な場所にあります。

あなたのスキルと資格の簡単なレビュー

あなたがあなたの代わりに書いているのなら、なぜ彼らはあなたを雇用したり一緒に働いたりすることを検討するのでしょうか? そして、あなたが他の人を保証しているのなら、なぜその人はあなたの推薦を信頼する必要があるのでしょうか？

ここは経験で裏付ける必要があります。 あなたの資格、才能、認定資格、知識、スキルについて話し合います。 これについてはあまり長くしないでください。

これは履歴書ではないので、これまでに専門的に経験した成果をすべて列挙する必要はありません。 必要なのは、読者にあなたを信頼する理由を与え、あなたが自分のことを知っていることを示すことだけです。

目的の再説明

ビジネス紹介レターは 4 段落以内にする必要があります。 ここまでで、割り当てられたスペースのほぼ半分に達しました。 手紙の目的に戻りますが、今回はさらに詳しく説明します。

たとえば、上の例で、スティーブが新しい​​役割に慣れるための支援を求めてバッキンガム氏に連絡した場合、スティーブは次に何をするのでしょうか? そうですね、チャットするための会議が最適です。電話でも構いません。そのため、次の段落では、話すのに適した時間はいつなのかを尋ねます。

行動喚起

目的を言い直すことは、常に行動喚起と一致している必要があります。 たとえば、「今週金曜日の午後 3 時にチャットできたら嬉しいです。」と書きます。 行動への呼びかけです。

CTA は、履歴書を見る、就職面接の予約をするために電話する、パートナーシップの可能性について話し合う日時を設定するなど、読者に何かをしてもらうように設計されています。 これは、ビジネス紹介レターの最も重要な部分の 1 つです。

連絡先

あなたと手紙の受信者との間のコミュニケーションを容易にするために、連絡先情報を忘れずに含めてください。 直接会いたい場合は、電話番号、勤務先の電子メール、ソーシャル メディアのハンドル名 (該当する場合)、勤務先の住所を追加します。

お見送り

あとは、見送りまたは承認を追加するだけです。 過度に複雑にする必要はありません。 「最高です」、「ありがとう」、さらには「良い一日を」など、その他のプロフェッショナルなメッセージにどのようなサインオフを使用しても構いません。 自然だと思うことをしてください。

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ビジネス紹介レターのトップ例

いくつかのビジネス紹介レターの例を使用して、その実際の構造を確認してみましょう。

従業員から顧客への手紙

この最初の手紙は、Auto Earth Limited のジョンという名前の従業員に代わって書かれたものです。彼は潜在的な顧客に連絡を取り、会社が何をしているのか、なぜ顧客が訪問する必要があるのか​​をアピールしています。

ジョーンズ氏は、この自動車会社は地域の銀行と連携することで、修理、中古車の購入、簡単な取引を提供していると説明します。 彼はまた、代理店のフレンドリーな従業員についても言及し、Auto Earth Limited に電話するよう顧客に勧めています。

紹介用の事業紹介状

誰かがあなたのサービスを別の専門家に紹介する場合、その人がビジネス紹介レターを書くことも、上記の例に見られるようにあなた自身がそれを行うこともできます。

サリー・スミスは最初の文と件名でコーラ・ブラウンとのつながりについて言及していますが、これは受信者が電子メールを開いて読む気にさせるため、スマートです。

この手紙は特に短いですが、その目的を考えると理想的な長さです。

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魅力的なビジネス紹介レターの書き方

魅力的なコピーを作成することは、見た目ほど簡単ではありません。 これらのヒントは、あなたの目標を達成するのに役立ちます。

自分らしくあること（ただしプロフェッショナルであること）

紹介状はあなたが輝くチャンスです。 この手紙を書くときに本当の自分になれないとしたら、誰になれるでしょうか? 誰もが最高の自分を見せたいと思っていると思います。不安や疑問があるかもしれませんが、自分の個性を輝かせるように努めてください。

まあ、これには注意が必要ですが、ある程度は。 これはビジネスの紹介レターなので、プロフェッショナルとして行動する必要があることを忘れないでください。

受信者の気持ちになって考えてください

受け取り手の立場になって考えてみましょう。 彼らはどんな手紙を読みたいでしょうか？ 何が彼らにあなたの言葉を最初から最後までじっくりと吟味させ、もしかしたらあなたの手紙を二度読みさせてしまうかもしれないのでしょうか？

確かにお世辞はありますし、それは貴重なことですが、他には何があるでしょうか？ 同じ業界に属しているか、最初の頃と同じように思いついたかに関係なく、共通の基盤を持つことは常に確かに役立ちます。

利益を重視する

人々は常に「それが私にとって何の役に立つのか？」を知りたがります。 だから彼らに伝えてください。 特に新しいクライアントやベンダーを確保する場合、利益を重視した方法で記事を書くと、確実に彼らの興味を引くでしょう。

とはいえ、達成できないことを約束しないでください。 毎月 10,000 ページ ビューを増やすことができると言うと聞こえはいいですが、それを達成する現実的な方法がなければ、ベンダーやパートナーを失い、評判が傷つくことになります。

ブランドの声と価値観を含める

本物のつながりを育むには、ブランドの価値観と声に導かれることが必要です。 あなたのようなブランドは 1 つしかないため、これはあなたの個性に忠実であり続けることの一部です。

さまざまなビジネスコンテキストに合わせてレターを調整する

ビジネス紹介レターは、サービスの提供、パートナーシップの提案、仕事のための人脈作りなど、さまざまな目的に役立ちます。 明確にするために、意図された目的に合わせてレターの詳細を微調整することを忘れないでください。

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ビジネス紹介レターですべきこととしてはいけないこと

ビジネス紹介レターの作成についてさらに詳しいガイダンスが必要ですか? この推奨事項と禁止事項のコレクションは、メッセージを構造化し、できるだけ早く送信するのに役立ちます。

目標を念頭に置いて書きましょう

理由もなくビジネス紹介レターを書いてはいけません。 それは、別の潜在的な顧客、新しい仕事、ビジネスパートナーなど、特定の目標を達成することです。

書いている間は、目標を頭の片隅に置いてください。 蛇行したり、本題から逸れたりするのではないかと疑う場合は、その文章を削除することを検討するとよいでしょう。

手紙の中で目標が区切られていないと、受信者は目標を達成することはおろか、それに従うことも難しくなります。

堅苦しくなりすぎないでください

ビジネス上の紹介状ではもちろんのこと、標準的な紹介状を書く場合でも、形式が重要であるという誤解があります。 プロフェッショナルな雰囲気を保つことは重要ですが、だからといって、手紙が堅苦しく当たり障りのないものである必要があるというわけではありません。

自分の個性をアピールするのは問題ないということを忘れないでください。 より魅力的な読み物となり、受信者があなたに返信するよう促します。

短くしてください

ビジネスの紹介レターは小説になるように設計されていません。 あなたの言葉がページ全体を埋めてはいけません。 もしそうなら、あなたは完全に書きすぎています。 代わりに、メッセージを数段落のみにまとめてください。

読者があなたが誰であるかを知っていると思わないでください

あなたはオフィス内では偉い人かもしれませんが、たとえ好意的に言われていたとしても、支店外の全員があなたのことを知っているとは限りません。 だからこそ、常に自己紹介をし、自分が誰なのか、何をしているのかを説明する必要があります。

読者がたまたまあなたが誰であるかをすでに知っている場合は、それでも問題ありません。 しかし、あなたは、読者があなたやあなたの作品についてよく知らないのではないかという利益を読者に与え、すぐに教育することになります。

明確かつ率直に言ってください

紹介状のガイドでリードを埋めることについて話しましたが、それはここで繰り返して言う価値のあるポイントです。 手紙の最も重要な点は最初の段落にあり、ニュース記事と同じように、後からさらに詳しく説明できます。

適切なユーモアを使うことを恐れないでください

ビジネス紹介レターにユーモアは大丈夫​​ですか? それは可能ですが、それはあなたがそれを快適に感じている場合に限ります。 ユーモアが不自然に感じたり、自分のスタイルではない場合は、無理にユーモアを取り入れようとしないでください。 自分らしくあることが最も重要です。だから、あなたがもともと面白いのであれば、それを見せてください。

ただし、ユーモアがどれだけ簡単に思い浮かぶとしても、常に仕事に適したものにしてください。

コンテンツは視聴者に関するものにしてください

ビジネス紹介レターで自分自身について話すことはできますが、言葉の多くは聞き手、つまり読者に向けるべきです。 少しのお世辞はいつでも良いことですが、誠実であることを確認してください。

それを厚く塗りすぎると誰でもわかりますが、その時点で、ポジティブな感情であるはずだったものが偽物になってしまいます。

テンプレートをお見逃しなく

テンプレートは、特に初めてのビジネス紹介レターの場合、ビジネス紹介レターを作成するための出発点として役立ちます。 最初の数通の手紙は、コツをつかんで独立して処理できるようになるまで、テンプレートに頼るかもしれません。

手紙をパーソナライズしてください

テンプレートは活用すると便利ですが、そのまま使用しないでください。 ブランドトーンの要素を組み込んで、クリエイティブな文章に独自のひねりを加えます。 全員に同じ手紙を送っても、おそらく多くの返事は得られないでしょう。 受信者に基づいて手紙をパーソナライズします。

フォローアップを忘れないでください

たとえ誰かがあなたに返信するつもりだったとしても、すぐにその機会が得られるとは限りません。 すると、おっと、あなたのメッセージは忘れられています。 だからこそ、フォローアップは非常に価値があるのです。 クライアントやベンダーの考えを取り戻すには、小さなナッジだけで十分です。 彼らはあなたに時間を割いて、ボールを転がしてくれるでしょう。

続きを読む: 魔法のように機能する 15 の紹介メール テンプレート

事業紹介レターのテンプレート

書く以外にやるべきことは何もないので、このサンプル レター テンプレートを使用して、最初のビジネス紹介レターを作成しましょう。 ニーズに応じてレター形式を変更できます。

あなたの名前

あなたの商号/会社名

あなたの会社の住所

日付

受取人の名前

受取人の会社名

企業の受信者のメールアドレス

こんにちは、[受信者名]、お元気ですか? 私の名前は[会社または組織]の[あなたの名前]です。ビジネスチャンスについてメールしています。 一緒に仕事をすれば素晴らしいパートナーになれると感じています。

私は [あなたの経験と資格を教えてください] を持っており、それが私を自分の分野の専門家にしています。 あなたの[彼らの強みの説明]があれば、[業界の目標]をさらに高めることができます。

来週の金曜日、12^日の正午に、この機会について話し合いませんか? 私の電話番号は [番号] です。ビデオ通話をしたり、直接会ったりすることもできます。 あなたにとって最適なものは、私にとっても良いことなのです！

お時間をいただきありがとうございました。 すぐにご連絡をお待ちしております。

[サイン]

続きを読む: 避けるべき導入メールの 7 つの間違い

まとめ

ビジネス紹介レターには、ビジネスパートナーシップの締結、新しい仕事や顧客の発見、ネットワークの拡大などの目的を推進するためのプロフェッショナリズムと人格が必要です。

ビジネスの紹介レターを郵便受けに送るのではなく、電子メールやソーシャル メディアの DM に要約した場合でも、これらのレターの書き方を知っていれば、常にビジネスを前進させることができます。

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よくある質問 (FAQ)

1. ビジネス紹介レターは郵送する必要がありますか?

全くない！ 今日のデジタル時代では、電子メール、LinkedIn メッセージなど、好きな方法でビジネス紹介レターを送信できます。

2. ビジネス紹介レターで最も一般的な締めの言葉は何ですか?

「改めてありがとうございます」、「心から」、「よろしくお願いします」、「よろしくお願いします」、「感謝の気持ちを込めて」などの感情は定番ですが、それには理由があります。 レターを閉じる際には、いずれかを使用できます。