Вводное деловое письмо 101: советы и примеры для начинающих

Деловое рекомендательное письмо поможет вам связаться с организациями и специалистами, от инвесторов до доноров, дистрибьюторов, партнеров, спонсоров, потенциальных клиентов или заказчиков и поставщиков.

Вы можете написать письмо от своего имени или представить чужие услуги внутри вашей компании.

Но с чего начать, написав одно из этих писем? В этом сообщении блога мы объясним структуру делового рекомендательного письма и покажем вам хорошие вводные примеры, а также советы для начинающих. У нас также есть шаблон бизнес-презентации, который вы можете использовать для отправки потенциальному клиенту.

Давайте начнем!

Анатомия эффективного делового презентационного письма

Как выглядит деловое рекомендательное письмо? Он имеет особую анатомию, на которую можно положиться в любом профессиональном случае. Вот компоненты.

Введение

Невозможно начать письмо без вступления. Деловое рекомендательное письмо всегда должно быть адресовано конкретной стороне; здесь нет сэр/госпожа и «кого это может касаться». Если у вас нет контактной информации человека, с которым вы хотите связаться, покопайтесь в Интернете.

Я уверен, что вы сможете отследить имя и адрес электронной почты в LinkedIn, или, возможно, коллега сможет передать вам рабочий адрес.

Что касается языка, который вы используете во вступлении, это зависит от вас, но он должен отражать то, кто вы и как вы говорите.

Цель

Как только вы представились, пришло время перейти к сути дела. Цель вашего письма должна быть в центре первого абзаца. Просто сформулируйте это сейчас.

Например, ваше письмо может гласить: «Привет, мистер Бэкингем. Меня зовут Стив. Меня порекомендовала Люси Каннингем, коллега из XYZ Corp. Недавно я сменила отдел, и она упомянула, что вы являетесь наставником для многих из нас, поэтому я решил, что могу обратиться к вам за советом».

Видеть? Это прямо, просто и по делу. Цель не в том, чтобы спрятать абзацы вниз среди другого ненужного контента. Это именно то место, где оно должно быть.

Краткий обзор ваших навыков и полномочий

Если вы пишете от вашего имени, почему им следует рассмотреть возможность найма вас или сотрудничества с вами? А если вы ручаетесь за кого-то другого, почему они должны доверять вашей рекомендации?

Здесь нужно подкрепить это опытом. Обсудите свои полномочия, таланты, сертификаты, знания и навыки. Не стоит слишком долго говорить об этом.

Это не резюме, поэтому вам не обязательно перечислять все свои профессиональные достижения. Вам просто нужно дать читателю повод доверять вам и показать ему, что вы знаете свое дело.

Переформулирование цели

Деловое рекомендательное письмо должно состоять не более чем из четырех абзацев. К этому моменту вы уже прошли примерно половину отведенного вам места. Пришло время вернуться к цели вашего письма, но на этот раз более подробно.

Например, используя приведенный выше пример, где Стив обращается к мистеру Бэкингему за помощью в освоении его новой роли, что будет дальше со Стивом? Что ж, лучше всего встретиться для общения, даже по телефону, поэтому в следующем абзаце будет вопрос, когда им будет удобно поговорить.

Призыв к действию

Повторение вашей цели всегда должно соответствовать вашему призыву к действию. Например, написав: «Мне бы хотелось, если бы мы могли пообщаться, может быть, в эту пятницу в 15:00?» это призыв к действию.

Призыв к действию предназначен для того, чтобы побудить читателя что-то сделать, будь то просмотр вашего резюме, звонок вам, чтобы назначить собеседование, или назначение даты и времени для обсуждения потенциального партнерства. Это одна из наиболее важных частей делового рекомендательного письма.

Контактная информация

Не забудьте указать свою контактную информацию, чтобы облегчить общение между вами и получателем письма. Добавьте свой номер телефона, рабочий адрес электронной почты, аккаунты в социальных сетях (если применимо) и рабочий адрес, если вы хотите встретиться лично.

Проводы

Теперь ничего не остается, как добавить проводы или подписи. Не нужно это слишком усложнять. Вы можете использовать любую подпись для любого другого профессионального сообщения, будь то «Самый лучший», «Спасибо» или даже «Хорошего дня». Делайте то, что кажется естественным.

Читайте также: Анатомия электронной почты 101 — основные части электронной почты, которые нельзя игнорировать

Лучшие примеры деловых презентационных писем

Давайте рассмотрим эту анатомию в действии на примерах бизнес-презентационных писем.

Письмо сотрудника клиенту

Это первое письмо написано от имени сотрудника Auto Earth Limited по имени Джон, который обращается к потенциальному клиенту, чтобы рассказать ему, чем занимается компания и почему клиенту следует посетить ее.

Джонс объясняет, что автомобильная компания предлагает ремонт, покупку подержанных автомобилей и простые операции, сотрудничая с местными банками. Он также упоминает дружелюбных сотрудников агентства и предлагает клиенту позвонить в Auto Earth Limited.

Информационное письмо о бизнесе для направления

Если кто-то порекомендует ваши услуги другому специалисту, он может написать деловое вступительное письмо или вы можете сделать это самостоятельно, как показано в приведенном выше примере.

Салли Смит упоминает о своей связи с Корой Браун в первом предложении и теме письма, что очень умно, поскольку вдохновляет получателя открыть и прочитать электронное письмо.

Это письмо особенно короткое, но, учитывая его назначение, это идеальная длина.

Читайте также: Как написать выигрышное приветственное письмо

Как написать привлекательное деловое презентационное письмо

Создание привлекательного текста не всегда так легко, как кажется. Эти советы помогут вам добиться успеха.

Будь собой (но будь профессионалом)

Рекомендательное письмо — ваш шанс проявить себя. Если вы не можете быть самим собой, когда пишете это письмо, то кем вы можете быть? Я знаю, что мы все хотим представить лучшие версии себя, и у вас могут быть опасения или сомнения, но постарайтесь позволить своей личности сиять.

Ну, с этой оговоркой: в некоторой степени. Помните, что вам нужно действовать профессионально, поскольку это деловое рекомендательное письмо.

Думайте как получатель

Поставьте себя на место получателя. Какое письмо они хотели бы прочитать? Что заставило бы их внимательно изучить ваши слова от начала до конца и, возможно, даже перечитать ваше письмо еще раз?

Конечно, есть лесть, и это ценно, но что еще? Наличие общей позиции всегда, безусловно, помогает, независимо от того, принадлежите ли вы к одной отрасли или пришли так же, как и они, когда они только начинали.

Будьте ориентированы на выгоду

Люди всегда хотят знать: «Что это даст мне?» так скажи им. Написание статей, ориентированных на выгоду, особенно при поиске нового клиента или поставщика, наверняка привлечет их интерес.

Тем не менее, не обещайте того, чего не сможете достичь. Приятно сказать, что вы можете помочь им получить на 10 000 больше просмотров страниц в месяц, но если у вас нет реального способа добиться этого, вы потеряете своего поставщика или партнера и нанесете ущерб своей репутации.

Включите голос и ценности вашего бренда

Установление подлинной связи означает, что вы должны позволить ценностям и голосу вашего бренда вести вас. Это часть того, чтобы оставаться верным своей индивидуальности, поскольку существует только один такой бренд, как ваш.

Адаптируйте письмо к различным бизнес-контекстам

Деловое рекомендательное письмо служит многим целям, будь то предложение услуги, предложение партнерства или налаживание контактов для работы. Не забудьте настроить детали вашего письма в соответствии с предполагаемой целью, чтобы обеспечить ясность.

Читайте также: Как выставить счет по электронной почте и быстро получить оплату

Что можно и чего нельзя делать в рекомендательных письмах для бизнеса

Вам все еще нужны дополнительные рекомендации по составлению презентационного письма? Эта коллекция советов, которые можно и чего нельзя делать, поможет вам структурировать ваше сообщение и отправить его как можно скорее.

НАДО писать, имея в виду цель

Не стоит писать деловое рекомендательное письмо без причины. Это достижение конкретной цели, будь то еще один потенциальный клиент, новая работа или деловой партнер.

Во время письма держите свою цель в голове. Если у вас есть сомнения по поводу блуждания или отклонения от темы, возможно, вы захотите удалить этот отрывок.

Если ваша цель не обозначена в письме, получателю будет трудно следовать ей, не говоря уже о том, чтобы достичь ее.

НЕ будьте слишком формальными

Даже при написании стандартных рекомендательных писем существует заблуждение, что формальность является ключевым моментом, не говоря уже о деловых рекомендательных письмах. Хотя важно сохранять профессионализм, это не значит, что ваше письмо должно быть скучным и пресным.

Помните, демонстрировать свою индивидуальность — это нормально. Это делает чтение более увлекательным и вдохновляет получателя ответить вам.

ОБЯЗАТЕЛЬНО будьте краткими

Деловое вступительное письмо не предназначено для того, чтобы стать романом. Ваши слова не должны занимать даже целую страницу. Если да, то вы написали слишком много. Вместо этого сократите свое сообщение до нескольких абзацев.

НЕ ДУМАЙТЕ, что читатель знает, кто вы.

Вы можете иметь большое значение в своем офисе, но вы не можете предполагать, что все за пределами вашего филиала знают, кто вы, даже если о вас говорят положительно. Вот почему вам всегда следует представиться и объяснить, кто вы и чем занимаетесь.

Если читатель случайно уже знает, кто вы, то ничего страшного. Тем не менее, вы даете читателю преимущество сомнения в том, что он незнаком с вами и вашей работой, и быстро обучаете его.

ОБЯЗАТЕЛЬНО говорите ясно и прямо

Я говорил о том, чтобы спрятать эту идею в своем руководстве по рекомендательным письмам, и здесь стоит повторить эту мысль. Самые важные моменты вашего письма должны быть в первом абзаце, и вы можете подробнее остановиться на них позже, как в новостях.

НЕ бойтесь использовать уместный юмор

Допустим ли юмор в деловом письме? Это возможно, но только если вам это удобно. Пожалуйста, не пытайтесь навязывать юмор, если он кажется вам неестественным или не в вашем стиле. Быть самим собой очень важно, поэтому, если вы от природы забавный, покажите это!

Однако, как бы легко вам ни давался юмор, всегда сохраняйте его уместным в работе.

ОБЯЗАТЕЛЬНО сохраняйте контент о своей аудитории

Хотя вы можете рассказать о себе в своем деловом презентационном письме, вам следует посвятить большую часть своего языка своей аудитории, то есть своему читателю. Вы помните, что немного лести всегда полезно, но убедитесь, что вы искренни.

Любой может сказать, что вы наносите это слишком сильно, и в этот момент то, что должно было быть положительным чувством, оказывается фальшивым.

НЕ пропустите шаблоны

Шаблоны — полезная отправная точка для написания делового презентационного письма, особенно если это ваше первое письмо. Вы можете положиться на шаблон для первых нескольких писем, пока не почувствуете, что освоились и можете справиться с ним самостоятельно.

Персонализируйте свое письмо

Хотя шаблоны полезны в использовании, не следует использовать их дословно. Добавьте свою уникальность в свой творческий текст, включив элементы тона вашего бренда. Если вы отправите всем одно и то же письмо, вы, вероятно, не получите много ответов. Персонализируйте свое письмо в зависимости от получателя.

НЕ забывайте следить за

Даже если кто-то намеревается ответить вам, он не всегда получает возможность сразу. Потом, упс, ваше сообщение забыто. Вот почему отслеживание так ценно. Небольшого толчка может оказаться достаточно, чтобы вновь вернуться к пониманию клиента или поставщика. Они уделят вам немного своего времени и начнут дело.

Подробнее: 15 вводных шаблонов электронной почты, которые работают как шарм

Шаблон делового письма-знакомства

Вам ничего не остается, как писать, поэтому используйте этот образец шаблона письма, чтобы подготовить свое первое деловое презентационное письмо. Вы можете изменить формат письма в соответствии с вашими потребностями.

Ваше имя

Название вашей компании/название компании

Ваш рабочий адрес

Дата

имя получателя

Название компании получателя

Почтовый адрес бизнес-получателя

Привет, [имя получателя], как дела? Меня зовут [ваше имя] из [компании или организации], и я пишу вам о бизнес-возможностях. Я чувствую, что мы могли бы стать отличными партнерами, если бы работали вместе.

У меня есть [назовите свой опыт и полномочия], что делает меня экспертом в своей области. С вашими [объясните их сильные стороны] мы могли бы достичь [целей отрасли].

Не хотели бы вы поговорить об этой возможности в следующую пятницу, 12 ^-го , скажем, в полдень? Мой номер телефона — [номер], или мы можем позвонить по видеосвязи или даже встретиться лицом к лицу. Все, что лучше для вас, хорошо и для меня!

Большое спасибо за ваше время. Надеемся услышать от вас скоро.

[Подпись]

Подробнее: 7 ошибок при вводе электронной почты, которых следует избегать

Подведение итогов

Деловое рекомендательное письмо требует профессионализма и индивидуальности для достижения цели, например установления делового партнерства, поиска новой работы или клиента или расширения вашей сети.

Даже если вы сжимаете вступительные письма своего бизнеса в электронные письма или личные сообщения в социальных сетях, а не отправляете их в почтовый ящик, знание того, как написать одно из этих писем, всегда может продвинуть ваш бизнес вперед!

EngageBay — это универсальное программное обеспечение для маркетинга, продаж и поддержки клиентов для малого бизнеса и стартапов. Вы получаете электронный маркетинг, автоматизацию, бесплатные шаблоны электронной почты, конструктор целевых страниц, A/B-тестирование и многое другое.

Зарегистрируйтесь в EngageBay бесплатно или закажите демо-версию у наших экспертов.

Часто задаваемые вопросы (FAQ)

1. Должно ли деловое рекомендательное письмо быть отправленным по почте?

Нисколько! В сегодняшнюю цифровую эпоху вы можете отправить деловое приветственное письмо по электронной почте, в сообщении LinkedIn или любым другим удобным для вас способом.

2. Какие заключительные слова чаще всего встречаются в деловом презентационном письме?

Такие слова, как «еще раз спасибо», «искренне», «искренне ваш», «с наилучшими пожеланиями» и «с признательностью», не зря являются основными словами! Вы можете использовать любой из них, закрывая письмо.