Lettre d'introduction à l'entreprise 101 : conseils et exemples pour les débutants

Une lettre de présentation d'entreprise vous aide à vous connecter avec des organisations et des professionnels, des investisseurs aux donateurs, distributeurs, partenaires, sponsors, clients ou clients potentiels et fournisseurs.

Vous pouvez rédiger la lettre en votre nom ou pour présenter les services de quelqu'un d'autre au sein de votre entreprise.

Mais par où commencer lorsqu’on écrit une de ces lettres ? Dans cet article de blog, nous expliquons l'anatomie d'une lettre de présentation d'entreprise et vous montrons de bons exemples d'introduction ainsi que des conseils pour les débutants. Nous disposons également d'un modèle de présentation d'entreprise que vous pouvez utiliser pour l'envoyer à un client potentiel.

Commençons!

L'anatomie d'une lettre d'introduction d'entreprise efficace

À quoi ressemble une lettre de présentation d’entreprise ? Il possède une anatomie spécifique sur laquelle vous pouvez compter pour toute occasion professionnelle. Voici les composants.

L'intro

Vous ne pouvez pas commencer une lettre sans introduction. Une lettre de présentation commerciale doit toujours être adressée à une partie spécifique ; pas de monsieur/madame et « à qui de droit » ici. Si vous ne disposez pas des coordonnées de la personne que vous souhaitez joindre, recherchez-les en ligne.

Je suis sûr que vous pouvez retrouver un nom et une adresse e-mail sur LinkedIn, ou peut-être qu'un collègue peut transmettre une adresse professionnelle.

Quant au langage que vous utilisez dans l’intro, c’est à vous de décider, mais il doit refléter qui vous êtes et comment vous parlez.

Le but

Une fois que vous vous êtes présenté, il est temps d’entrer dans le vif du sujet. Le but de votre lettre doit être au premier plan dans le premier paragraphe. Dites-le simplement pour le moment.

Par exemple, votre lettre pourrait lire : « Bonjour, M. Buckingham. Je m'appelle Steve. Lucy Cunningham, une collègue de XYZ Corp., m'a recommandé. J'ai récemment changé de département et elle a mentionné que vous étiez comme un mentor pour beaucoup d'entre nous, alors j'ai pensé que je pourrais vous contacter pour obtenir des conseils.

Voir? C'est direct, simple et pertinent. Le but n'est pas de rédiger des paragraphes, enfouis parmi d'autres contenus non pertinents. C'est exactement là où il faut.

Un bref examen de vos compétences et de vos références

Si vous écrivez en votre nom, pourquoi devraient-ils envisager de vous embaucher ou de travailler avec vous ? Et si vous vous portez garant pour quelqu’un d’autre, pourquoi devrait-il faire confiance à votre recommandation ?

C’est là que vous devez le sauvegarder avec l’expérience. Discutez de vos références, talents, certifications, connaissances et compétences. Ne vous attardez pas trop sur ce sujet.

Ceci n’est pas un curriculum vitae, vous n’êtes donc pas obligé d’énumérer toutes les réalisations que vous avez vécues professionnellement. Il vous suffit de donner au lecteur une raison de vous faire confiance et de lui montrer que vous connaissez votre métier.

La reformulation de l’objet

Une lettre de présentation d’entreprise ne doit pas dépasser quatre paragraphes. À présent, vous êtes à peu près à mi-chemin de l’espace qui vous est imparti. Il est temps de revenir au but de votre lettre, mais en élaborant davantage cette fois.

Par exemple, en utilisant l'exemple ci-dessus, où Steve contacte M. Buckingham pour obtenir de l'aide pour s'installer dans son nouveau rôle, quelle est la prochaine étape pour Steve ? Eh bien, une réunion pour discuter serait préférable, même un appel téléphonique, donc le paragraphe suivant demanderait quel est le bon moment pour qu'ils parlent.

L'appel à l'action

Reformuler votre objectif doit toujours correspondre à votre appel à l’action. Par exemple, écrire : « J'adorerais que nous puissions discuter, peut-être ce vendredi à 15 heures ? est un appel à l’action.

Le CTA est conçu pour inciter le lecteur à faire quelque chose, qu'il s'agisse de consulter votre CV, de vous appeler pour planifier un entretien d'embauche ou de fixer une date et une heure pour discuter d'un partenariat potentiel. C'est l'une des parties les plus critiques d'une lettre de présentation d'entreprise.

Coordonnées

N'oubliez pas d'inclure vos coordonnées pour faciliter la communication entre vous et le destinataire de la lettre. Ajoutez votre numéro de téléphone, votre adresse e-mail professionnelle, vos identifiants de réseaux sociaux (le cas échéant) et votre adresse professionnelle si vous souhaitez vous rencontrer en personne.

L'adieu

Désormais, il ne reste plus qu'à ajouter un envoi ou une approbation. Il n’est pas nécessaire de trop compliquer les choses. Vous pouvez utiliser n'importe quelle approbation que vous faites pour tout autre message professionnel, qu'il s'agisse de « Meilleur », « Merci » ou même « Bonne journée ». Faites ce qui vous semble naturel.

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Principaux exemples de lettres de présentation d'entreprise

Passons en revue cette anatomie en action avec quelques exemples de lettres de présentation d'entreprise.

Lettre de l'employé au client

Cette première lettre est écrite au nom d'un employé d'Auto Earth Limited nommé John, qui contacte un client potentiel pour l'inciter à lui expliquer ce que fait l'entreprise et pourquoi le client devrait lui rendre visite.

Jones explique que le constructeur automobile propose des réparations, des achats de véhicules d'occasion et des transactions faciles en travaillant avec les banques locales. Il mentionne également les employés sympathiques de l'agence et invite le client à appeler Auto Earth Limited.

Lettre de présentation d'entreprise pour référence

Si quelqu'un recommande vos services à un autre professionnel, il peut rédiger une lettre de présentation commerciale ou vous pouvez le faire vous-même, comme le montre l'exemple ci-dessus.

Sally Smith mentionne son lien avec Cora Browne dans la première phrase et dans la ligne d'objet, ce qui est intelligent, car cela incite le destinataire à ouvrir et à lire l'e-mail.

Cette lettre est particulièrement courte, mais compte tenu de son objectif, c'est la longueur idéale.

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Comment rédiger une lettre de présentation d'entreprise engageante

Produire une copie attrayante n’est pas toujours aussi simple qu’il y paraît. Ces conseils vous aideront à réussir le vôtre.

Soyez vous-même (mais soyez professionnel)

Une lettre d'introduction est votre chance de briller. Si vous ne pouvez pas être vous-même authentique en écrivant cette lettre, alors qui pouvez-vous être ? Je sais que nous voulons tous présenter les meilleures versions de nous-mêmes, et vous pouvez avoir des inquiétudes ou des doutes, mais essayez de laisser briller votre personnalité.

Eh bien, avec cette mise en garde : dans une certaine mesure. N'oubliez pas que vous souhaitez agir de manière professionnelle puisqu'il s'agit d'une lettre de présentation d'entreprise.

Pensez comme votre destinataire

Mettez-vous à la place du destinataire. Quel genre de lettre voudraient-ils lire ? Qu’est-ce qui les inciterait à examiner vos mots du début à la fin et peut-être même à donner une seconde lecture à votre lettre ?

Bien sûr, il y a de la flatterie, et c'est précieux, mais quoi d'autre ? Avoir un terrain d’entente est toujours utile, que vous apparteniez au même secteur ou que vous ayez suivi la même voie qu’ils l’ont fait à leurs débuts.

Soyez axé sur les avantages

Les gens veulent toujours savoir : « Qu'est-ce que cela m'apporte ? » alors dis-leur. Écrire de manière axée sur les avantages, en particulier lors de la recherche d'un nouveau client ou fournisseur, suscitera sûrement leur intérêt.

Cela dit, ne promettez pas ce que vous ne pouvez pas réaliser. Cela semble bien de dire que vous pouvez les aider à obtenir 10 000 pages vues supplémentaires par mois, mais si vous n'avez aucun moyen réaliste d'y parvenir, vous perdrez votre fournisseur ou partenaire et nuirez à votre réputation.

Incluez la voix et les valeurs de votre marque

Favoriser une véritable connexion implique de laisser les valeurs et la voix de votre marque vous guider. Cela fait partie du fait de rester fidèle à votre personnalité, car il n’existe qu’une seule marque comme la vôtre.

Adaptez la lettre à différents contextes commerciaux

Une lettre de présentation d'entreprise sert à plusieurs fins, qu'il s'agisse d'offrir un service, de proposer un partenariat ou de créer un réseau pour un emploi. N'oubliez pas d'affiner les détails de votre lettre en fonction de l'objectif visé dans un souci de clarté.

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À faire et à ne pas faire dans les lettres d'introduction commerciale

Avez-vous encore besoin de conseils supplémentaires pour rédiger votre lettre de présentation d’entreprise ? Cette collection de choses à faire et à ne pas faire vous aidera à structurer votre message et à le diffuser dès que possible.

Écrivez avec un objectif en tête

Vous ne devriez pas rédiger une lettre de présentation d’entreprise sans raison. Il s'agit d'atteindre un objectif spécifique, qu'il s'agisse d'un autre client potentiel, d'un nouvel emploi ou d'un partenaire commercial.

Gardez votre objectif à l’arrière de votre tête lorsque vous écrivez. Si vous avez des doutes quant à la possibilité de dériver ou de sortir du sujet, vous voudrez peut-être envisager de supprimer ce passage.

Si votre objectif n'est pas ponctué dans la lettre, il sera difficile pour le destinataire de le suivre, et encore moins de l'accomplir.

NE soyez PAS trop formel

Il existe une idée fausse, même lors de la rédaction de lettres d'introduction standard, selon laquelle la formalité est la clé, et encore moins dans les lettres de présentation commerciale. S'il est important de rester professionnel, cela ne signifie pas que votre lettre doit être étouffante et fade.

N'oubliez pas qu'il est bon de mettre en valeur votre personnalité. Cela rend la lecture plus engageante et incite le destinataire à vous répondre.

Soyez bref

Une lettre de présentation commerciale n’est pas conçue pour être un roman. Vos mots ne devraient même pas remplir une page entière. S’ils le font, vous en avez trop écrit. Au lieu de cela, réduisez votre message à quelques paragraphes seulement.

NE supposez PAS que le lecteur sait qui vous êtes

Vous êtes peut-être une personne importante dans votre bureau, mais vous ne pouvez pas supposer que tout le monde à l'extérieur de votre succursale sait qui vous êtes, même si l'on parle favorablement de vous. C'est pourquoi vous devez toujours vous présenter et expliquer qui vous êtes et ce que vous faites.

Si le lecteur, par hasard, sait déjà qui vous êtes, alors ce n'est pas un problème. Cependant, vous donnez au lecteur le bénéfice du doute qu'il ne connaît pas vous et votre travail et vous l'éduquez rapidement.

Soyez clair et direct

J'ai parlé d'enterrer la piste dans mon guide des lettres d'introduction, et c'est un point qui mérite d'être réitéré ici. Les points les plus importants de votre lettre doivent figurer dans le premier paragraphe et vous pourrez les développer davantage plus tard, comme dans un reportage.

N'ayez pas peur d'utiliser l'humour approprié

L'humour est-il acceptable dans une lettre de présentation d'entreprise ? C’est possible, mais seulement si vous vous sentez à l’aise avec cela. S'il vous plaît, n'essayez pas de forcer l'humour si cela ne vous semble pas naturel ou si ce n'est pas votre style. Être soi-même est le plus important, alors si vous êtes naturellement drôle, montrez-le !

Cependant, même si l’humour vous vient facilement, veillez toujours à ce qu’il soit adapté au travail.

CONSERVEZ le contenu sur votre public

Bien que vous puissiez parler de vous dans votre lettre de présentation d'entreprise, vous devez orienter une grande partie de votre langage vers votre public, c'est-à-dire votre lecteur. Vous vous souviendrez qu’une touche de flatterie est toujours bonne, mais assurez-vous d’être authentique.

N'importe qui peut dire quand vous l'appliquez trop épais, et à ce stade, ce qui était censé être un sentiment positif se révèle faux.

NE MANQUEZ PAS de modèles

Les modèles sont des points de départ utiles pour rédiger une lettre de présentation d’entreprise, surtout s’il s’agit de votre première. Vous pouvez vous fier à un modèle pour vos premières lettres jusqu'à ce que vous sentiez que vous le maîtrisez et que vous pouvez le gérer de manière indépendante.

PERSONNALISEZ votre lettre

Bien que les modèles soient utiles à utiliser, vous ne devez pas les utiliser textuellement. Ajoutez votre touche unique à votre écriture créative, en incorporant des éléments du ton de votre marque. Si vous envoyez la même lettre à tout le monde, vous n’obtiendrez probablement pas beaucoup de réponses. Personnalisez votre lettre en fonction du destinataire.

N'oubliez pas de faire un suivi

Même si quelqu’un a l’intention de vous répondre, il n’en a pas toujours l’occasion immédiatement. Et puis oups, votre message est oublié. C'est pourquoi le suivi est si précieux. Un petit coup de pouce peut suffire à vous remettre dans l'esprit du client ou du fournisseur. Ils vous donneront un peu de leur temps et lanceront le bal.

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Un modèle de lettre de présentation d'entreprise

Il n'y a plus qu'à écrire, alors utilisez ce modèle de lettre pour lancer votre première lettre de présentation d'entreprise. Vous pouvez modifier le format de la lettre en fonction de vos besoins.

Votre nom

Le nom de votre entreprise/nom de votre entreprise

Votre adresse professionnelle

Date

Nom du récipient

Nom de l'entreprise du destinataire

Adresse postale du destinataire professionnel

Bonjour, [nom du destinataire], comment allez-vous ? Je m'appelle [votre nom] de [entreprise ou organisation] et je vous écris au sujet d'une opportunité commerciale. J'ai l'impression que nous pourrions être d'excellents partenaires si nous travaillons ensemble.

J'ai [nommer votre expérience et vos références], ce qui fait de moi un expert dans mon domaine. Avec vos [expliquez leurs points forts], nous pourrions faire avancer les [objectifs de l’industrie].

Souhaitez-vous avoir une conversation vendredi prochain, le ¹² , à propos de cette opportunité, disons à midi ? Mon numéro de téléphone est [numéro], ou nous pouvons avoir un appel vidéo ou même nous rencontrer en face à face. Ce qui fonctionne le mieux pour vous est bon pour moi !

Merci beaucoup pour votre temps. J'espère avoir de vos nouvelles bientôt.

[Signature]

Lire la suite : 7 erreurs d'introduction aux e-mails à éviter

Emballer

Une lettre de présentation d'entreprise nécessite du professionnalisme et de la personnalité pour atteindre un objectif, comme conclure un partenariat commercial, trouver un nouvel emploi ou un nouveau client, ou élargir votre réseau.

Même si vous condensez vos lettres de présentation commerciale dans des e-mails ou des messages directs sur les réseaux sociaux plutôt que de les envoyer dans une boîte aux lettres, savoir comment rédiger une de ces lettres peut toujours faire avancer votre entreprise !

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Foire aux questions (FAQ)

1. Une lettre de présentation d’entreprise doit-elle être une lettre postale ?

Pas du tout! À l'ère numérique d'aujourd'hui, vous pouvez envoyer une lettre de présentation commerciale par e-mail, par message LinkedIn ou par tout autre moyen de communication que vous souhaitez.

2. Quels sont les mots de clôture les plus courants dans une lettre de présentation d’entreprise ?

Les sentiments comme « merci encore », « sincèrement », « votre sincèrement », « meilleures salutations » et « avec gratitude » sont des incontournables pour une raison ! Vous pouvez utiliser n’importe lequel d’entre eux lorsque vous fermez votre lettre.