業務介紹信 101：針對初學者的提示和範例

商業介紹信可協助您與組織和專業人士建立聯繫，從投資者到捐助者、經銷商、合作夥伴、贊助商、潛在客戶或客戶以及供應商。

您可以代表您寫這封信，也可以介紹您公司內其他人的服務。

但是，當您寫其中一封信時，您從哪裡開始呢？ 在這篇文章中，我們解釋了商業介紹信的結構，並向您展示了很好的介紹範例以及針對初學者的提示。 我們還有一個業務介紹模板，您可以使用它發送給潛在客戶。

讓我們開始吧！

有效的商業介紹信的剖析

商業介紹信是什麼樣的？ 它具有適合任何專業場合的特定解剖結構。 這是組件。

簡介

沒有介紹就無法開始一封信。 業務介紹信應始終寫給特定的一方； 這裡沒有先生/女士和「可能涉及的人」。 如果您沒有想要聯繫的人的聯絡信息，請在網上查找。

我確信您可以從 LinkedIn 上找到姓名和電子郵件地址，或者同事也可以傳遞公司地址。

至於您在介紹中使用的語言，這取決於您，但它應該反映您是誰以及您說話的方式。

目的

一旦你介紹了自己，就該進入主題了。 你信件的目的應該放在第一段的前面和中心。 暫時先聲明一下吧。

例如，您的信可以這樣寫：「嗨，白金漢先生。 我的名字是史蒂夫。 XYZ 公司的同事 Lucy Cunningham 向我推薦了我。我最近換了部門，她提到你就像我們很多人的導師，所以我想我可以聯繫你尋求一些指導。

看？ 它直接、簡單、切中要點。 目的不是把段落寫下來，埋在其他不相關的內容裡。 它就在它需要的地方。

簡要回顧您的技能和資歷

如果您代表您寫信，他們為什麼要考慮僱用您或與您合作？ 如果你為別人擔保，為什麼他們要相信你的推薦呢？

這是你需要用經驗來支持的地方。 討論您的資歷、才能、認證、知識和技能。 不要在這件事上說得太久。

這不是簡歷，因此您不必列出您在職業上經歷過的每項成就。 你只需要給讀者一個信任你的理由，並向他們展示你了解你的東西。

目的重述

商業介紹信不應超過四段。 現在，您已經完成了分配的空間的一半。 是時候回到你的信的目的了，但這次要詳細說明一下。

例如，使用上面的例子，史蒂夫聯繫白金漢先生尋求幫助以適應他的新角色，史蒂夫的下一步是什麼？ 嗯，開會聊天最好，甚至是打電話，所以下一段會問他們什麼時候聊天合適。

號召性用語

重申你的目的應該永遠與你的行動號召保持一致。 例如，寫道：“如果我們可以聊天，我會很高興，也許這個週五下午 3 點？” 是號召性用語。

CTA 旨在讓讀者做某事，無論是查看您的履歷、打電話給您安排工作面試，還是設定討論潛在合作夥伴關係的日期和時間。 這是企業介紹信中最關鍵的部分之一。

聯絡資訊

不要忘記附上您的聯絡資訊，以方便您和信件收件人之間的溝通。 如果您想親自會面，請新增您的電話號碼、公司電子郵件、社群媒體帳號（如果適用）和公司地址。

送行

現在，除了添加送別或簽收之外，沒有什麼可做的了。 沒有必要把它搞得太複雜。 您可以使用任何其他專業資訊的結束語，無論是“最好”、“謝謝”，甚至“祝您有美好的一天”。 做感覺自然的事。

另請閱讀：電子郵件剖析 101 — 您不應忽視的基本電子郵件部分

商業介紹信的最佳範例

讓我們透過一些商業介紹信的例子來回顧一下實際情況。

員工致客戶的信

這第一封信是代表 Auto Earth Limited 的一位名叫約翰的員工寫的，他正在聯繫一位潛在客戶，以吸引他們了解公司的業務以及客戶應該訪問的原因。

瓊斯解釋說，該汽車公司透過與地區銀行合作提供維修、二手車購買和便利交易服務。 他還提到了該機構友好的員工，並邀請客戶致電 Auto Earth Limited。

推薦業務介紹信

如果有人將您的服務推薦給其他專業人士，他們可以寫一封業務介紹信，或者您也可以自己寫，如上例所示。

莎莉史密斯在第一句話和主題行中提到了她與科拉布朗的聯繫，這很聰明，因為它激發了收件人打開並閱讀電子郵件。

這封信特別短，但考慮到其目的，它的長度是理想的。

另請閱讀：如何撰寫成功的介紹電子郵件

如何撰寫有吸引力的業務介紹信

製作吸引人的文案並不總是像看起來那麼輕鬆。 這些技巧將幫助您確定自己的目標。

做自己（但要專業）

介紹信是您脫穎而出的機會。 如果你在寫這封信時不能做真實的自己，那你能成為誰呢？ 我知道我們都想展現最好的自己，你可能會有顧慮或疑慮，但盡量讓你的個性閃耀。

好吧，有一個警告：在某種程度上。 請記住，您希望表現得專業，因為這是一封商業介紹信。

像您的收件者一樣思考

設身處地為收件人著想。 他們想讀什麼樣的信？ 是什麼讓他們從頭到尾仔細閱讀你的文字，甚至可能再次通讀你的信？

當然，奉承是有價值的，但還有什麼呢？ 無論您屬於同一行業還是像他們剛開始時一樣，擁有共同點肯定會有所幫助。

以效益為導向

人們總是想知道，“這對我來說有什麼好處？” 所以告訴他們。 以利益驅動的方式寫作，尤其是在爭取新客戶或供應商時，肯定會引起他們的興趣。

也就是說，不要承諾你無法實現的事。 說您可以幫助他們每月增加 10,000 次頁面瀏覽量聽起來不錯，但如果您沒有現實的方法來實現這一目標，您將失去您的供應商或合作夥伴並損害您的聲譽。

包括您的品牌聲音和價值觀

培養真正的連結需要讓您的品牌價值觀和聲音引導您。 這是忠於您的個性的一部分，因為只有一個品牌像您的品牌一樣。

根據不同的業務環境客製這封信

商業介紹信有多種用途，無論是提供服務、提出合作夥伴關係或建立工作關係網。 為了清晰起見，請記住微調信函的細節以適應預期目的。

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商業介紹信的注意事項

您還需要更多關於撰寫業務介紹信的指導嗎？ 這一系列的注意事項將幫助您建立訊息並儘快發送出去。

一定要帶著目標去寫作

您不應該無緣無故地寫商業介紹信。 它是為了實現一個特定的目標，無論是另一個潛在客戶、新工作或商業夥伴。

寫作時將目標牢記在心。 如果您對曲折或偏離主題有疑問，您可能需要考慮刪除該段落。

如果信中沒有標明你的目標，收件人將很難遵循它，更不用說完成它了。

不要太正式

人們有一種誤解，即使在撰寫標準的介紹信時，形式也是關鍵，更不用說在商務介紹信中了。 雖然保持專業很重要，但這並不意味著你的信必須乏味和平淡。

請記住，展現你的個性是很好的。 它可以讓閱讀更具吸引力，並激發收件人回覆您。

請保持簡短

商業介紹信並不是一本小說。 你的文字甚至不應該佔滿整頁。 如果他們這樣做了，那你就寫太多了。 相反，請將您的訊息縮減為幾段。

不要假設讀者知道你是誰

您可能在辦公室裡很重要，但您不能假設分支機構外的每個人都知道您是誰，即使您受到好評。 這就是為什麼你應該總是自我介紹並解釋你是誰以及你做什麼。

如果讀者碰巧已經知道你是誰，那也沒關係。 然而，你讓讀者相信他們不熟悉你和你的作品，並迅速教育他們。

一定要清楚、直接

我談到了在我的介紹信指南中隱藏線索，這一點值得在這裡重申。 信中最重要的要點應該在第一段中，然後您可以稍後對其進行詳細說明，就像在新聞報導中一樣。

不要害怕使用適當的幽默

商業介紹信可以幽默嗎？ 可以，但前提是您對此感到舒服。 如果感覺不自然或不是你的風格，請不要試圖強行幽默。 做自己是最重要的，所以如果你天生有趣，就表現出來吧！

然而，無論你多麼容易獲得幽默，一定要保持它適合工作。

請保留有關您的受眾的內容

雖然您可以在商業介紹信中談論自己，但您應該將大部分語言轉向您的受眾，即您的讀者。 你會記得一點奉承總是好的，但要確保你是真誠的。

任何人都可以看出，當你把它塗得太厚時，到那時，原本應該是正面的情緒就會變得虛假。

不要錯過模板

範本是撰寫商業介紹信的有用起點，尤其是如果這是您的第一封信。 您可能會依賴前幾封信的模板，直到您覺得自己已經掌握了它並可以獨立處理它。

請個性化您的信件

雖然模板很有用，但您不應該逐字使用它們。 將您獨特的風格融入您的創意寫作中，融入您的品牌基調元素。 如果你向每個人發送同樣的信，你可能不會得到很多回應。 根據收件人個性化您的信件。

別忘了跟進

即使有人打算回覆您，他們也不總是立即有機會。 然後，哎呀，你的消息被忘記了。 這就是為什麼跟進如此有價值。 只需輕輕一推，您就可以讓客戶或供應商重新考慮您的想法。 他們會給你一些時間並讓事情順利進行。

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業務介紹信模板

除了寫作之外別無選擇，因此請使用此範例信函範本來開始您的第一封業務介紹信。 您可以根據需要修改信件格式。

你的名字

您的公司名稱/公司名稱

您的營業地址

日期

收件人姓名

收件者企業名稱

商業收件人的郵寄地址

嗨，[收件人姓名]，你好嗎？ 我的名字是[公司或組織]的[您的姓名]，我寫信給您是關於一個商業機會。 我覺得如果我們共同努力，我們可以成為很好的合作夥伴。

我擁有[說出你的經驗和資歷]，這使我成為我所在領域的專家。 透過您的[解釋他們的強項]，我們可以進一步實現[行業目標]。

您想在下週五，也就是 12^號，就這個機會（例如中午）進行對話嗎？ 我的電話號碼是[號碼]，或者我們可以進行視訊通話，甚至面對面交流。 無論什麼對你最有效，對我也有好處！

非常感謝您抽出時間。 希望早日收到你的消息。

[簽名]

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包起來

商業介紹信需要專業和個性來實現目標，例如建立商業夥伴關係、尋找新工作或客戶或擴展您的人脈。

即使您將業務介紹信壓縮為電子郵件或社交媒體私訊而不是透過郵箱發送，知道如何撰寫其中一封信也總能讓您的業務更進一步！

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常見問題 (FAQ)

1. 商業介紹信必須是郵寄的嗎？

一點也不！ 在當今的數位時代，您可以透過電子郵件、LinkedIn 訊息或您喜歡的任何溝通方式發送業務介紹信。

2. 商業介紹信中最常見的結束語是什麼？

像「再次感謝」、「真誠地」、「真誠的」、「最誠摯的問候/問候」和「讚賞地」這樣的情感是必不可少的，這是有原因的！ 您可以在結束信函時使用其中任何一個。