Scrisoarea de prezentare a afacerii 101: Sfaturi și exemple pentru începători

O scrisoare de prezentare a afacerii vă ajută să vă conectați cu organizații și profesioniști, de la investitori la donatori, distribuitori, parteneri, sponsori, potențiali clienți sau clienți și furnizori.

Puteți scrie scrisoarea în numele dumneavoastră sau pentru a introduce serviciile altcuiva în cadrul companiei dumneavoastră.

Dar de unde începi când scrii una dintre aceste scrisori? În această postare pe blog, explicăm anatomia unei scrisori de introducere în afaceri și vă arătăm exemple bune de introducere, precum și sfaturi pentru începători. Avem, de asemenea, un șablon de prezentare a afacerii pe care îl puteți folosi pentru a-l trimite unui potențial client.

Să începem!

Anatomia unei afaceri eficiente Scrisoare de introducere

Cum arată o scrisoare de prezentare a afacerii? Are o anatomie specifică pe care te poți baza pentru orice ocazie profesională. Iată componentele.

Introducerea

Nu poți începe o scrisoare fără o prezentare. O scrisoare de prezentare a afacerii ar trebui să fie întotdeauna adresată unei anumite părți; nu domnule/doamne și „cui îi poate interesa” aici. Dacă nu aveți informațiile de contact pentru persoana pe care doriți să o contactați, căutați online.

Sunt sigur că puteți găsi un nume și o adresă de e-mail de pe LinkedIn, sau poate un coleg poate transmite o adresă de afaceri.

În ceea ce privește limbajul pe care îl folosești în introducere, depinde de tine, dar ar trebui să reflecte cine ești și cum vorbești.

Scopul

Odată ce te prezinți, este timpul să treci la miezul problemei. Scopul scrisorii dvs. ar trebui să fie în primul paragraf. Doar spune-o pentru moment.

De exemplu, scrisoarea dumneavoastră ar putea citi: „Bună, domnule Buckingham. Numele meu este Steve. Lucy Cunningham, o colegă la XYZ Corp, m-a referit la mine. Recent, mi-am schimbat departamentele, iar ea a menționat că ești ca un mentor pentru mulți dintre noi, așa că m-am gândit că aș putea să te contactez pentru îndrumare.”

Vedea? Este drept, simplu și la obiect. Scopul nu este paragrafele în jos, îngropate printre alte conținuturi irelevante. Este exact unde trebuie să fie.

O scurtă trecere în revistă a abilităților și a acreditărilor dvs

Dacă scrieți în numele dvs., de ce ar trebui să ia în considerare angajarea sau colaborarea cu dvs.? Și dacă garantezi pentru altcineva, de ce ar trebui să aibă încredere în recomandarea ta?

Aici trebuie să-l susțineți cu experiență. Discutați despre acreditările, talentele, certificările, cunoștințele și abilitățile dvs. Nu continua prea mult despre asta.

Acesta nu este un CV, așa că nu trebuie să enumerați fiecare realizare pe care ați experimentat-o ​​vreodată profesional. Trebuie doar să oferi cititorului un motiv să aibă încredere în tine și să le arăți că știi lucrurile tale.

Reformularea scopului

O scrisoare de prezentare a afacerii nu trebuie să aibă mai mult de patru paragrafe. Până acum, ești cam la jumătatea spațiului alocat. Este timpul să vă întoarceți la scopul scrisorii dvs., dar de data aceasta detaliați mai mult.

De exemplu, folosind exemplul de mai sus, în care Steve îl contactează pe domnul Buckingham pentru asistență pentru a se instala în noul său rol, ce urmează pentru Steve? Ei bine, o întâlnire pentru a discuta ar fi cea mai bună, chiar și un apel telefonic, așa că următorul paragraf ar întreba când este un moment bun pentru ei să vorbească.

Îndemnul la acțiune

Restabilirea scopului dvs. ar trebui să se alinieze întotdeauna cu apelul dvs. la acțiune. De exemplu, scriind: „Mi-ar plăcea dacă am putea discuta, poate vineri aceasta la 15:00?” este un îndemn la acțiune.

CTA este conceput pentru a-l determina pe cititor să facă ceva, fie că se uită la CV-ul tău, te sună pentru a programa un interviu de angajare sau stabilește o dată și o oră pentru a discuta un potențial parteneriat. Este una dintre cele mai critice părți ale unei scrisori de prezentare a afacerii.

Informații de contact

Nu uitați să includeți informațiile dvs. de contact pentru a facilita o comunicare mai ușoară între dvs. și destinatarul scrisorii. Adăugați numărul dvs. de telefon, adresa de e-mail de afaceri, adresele de rețele sociale (dacă este cazul) și adresa de afaceri dacă doriți să vă întâlniți personal.

Demiterea

Acum, nu mai rămâne nimic de făcut decât să adăugați o trimitere sau o aprobare. Nu este nevoie să o complici prea mult. Puteți folosi orice aprobare pe care o faceți pentru orice alt mesaj profesional, fie că este „Cel mai bun”, „Mulțumesc” sau chiar „O zi excelentă”. Fă ceea ce ti se pare natural.

Citește și: Email Anatomy 101 — Părți esențiale de e-mail pe care nu ar trebui să le ignori

Exemple de top de scrisori introductive de afaceri

Să trecem în revistă acea anatomie în acțiune cu câteva exemple de scrisori introductive de afaceri.

Scrisoare de la angajat la client

Această primă scrisoare este scrisă în numele unui angajat de la Auto Earth Limited pe nume John, care se adresează unui potențial client pentru a-l atrage despre ceea ce face compania și de ce ar trebui să viziteze clientul.

Jones explică că compania auto oferă reparații, achiziții de vehicule second-hand și tranzacții ușoare lucrând cu băncile din zonă. De asemenea, menționează angajații prietenoși ai agenției și invită clientul să sune la Auto Earth Limited.

Scrisoare de prezentare a afacerii pentru recomandare

Dacă cineva vă recomandă serviciile unui alt profesionist, acesta poate scrie o scrisoare de prezentare a afacerii sau o puteți face singur, așa cum se vede în exemplul de mai sus.

Sally Smith menționează legătura ei cu Cora Browne în prima propoziție și în subiectul, care este inteligent, deoarece îl inspiră pe destinatar să deschidă și să citească e-mailul.

Această scrisoare este deosebit de scurtă, dar având în vedere scopul ei, este lungimea ideală.

Citește și: Cum să scrii un e-mail de prezentare câștigător

Cum să scrieți o scrisoare de introducere a afacerii captivantă

Producerea de copii atrăgătoare nu este întotdeauna atât de simplă pe cât pare. Aceste sfaturi te vor ajuta să-l găsești pe al tău.

Fii tu însuți (dar fii profesionist)

O scrisoare de prezentare este șansa ta de a străluci. Dacă nu poți fi sinele tău autentic atunci când scrii această scrisoare, atunci cine poți fi? Știu că toți dorim să prezentăm cele mai bune versiuni ale noastre și este posibil să aveți preocupări sau îndoieli, dar încercați să vă lăsați personalitatea să strălucească.

Ei bine, cu acest avertisment: într-o anumită măsură. Amintiți-vă, doriți să acționați profesional, deoarece aceasta este o scrisoare de prezentare a afacerii.

Gândește-te ca destinatarul tău

Pune-te în pielea destinatarului. Ce fel de scrisoare ar vrea să citească? Ce i-ar face să studieze cu atenție cuvintele tale de la început până la sfârșit și poate chiar să dea scrisoarea ta o a doua citire?

Sigur, există lingușire și asta e valoroasă, dar ce altceva? A avea un punct comun întotdeauna ajută cu siguranță, indiferent dacă aparțineți aceleiași industrii sau ați venit la fel cum au făcut ei când au început.

Fii orientat spre beneficii

Oamenii vor mereu să știe: „Ce este pentru mine?” deci spune-le. Scrierea într-un mod bazat pe beneficii, în special atunci când se asigură un nou client sau furnizor, le va atrage cu siguranță interesul.

Acestea fiind spuse, nu promite ceea ce nu poți realiza. Sună frumos să spui că îi poți ajuta să obțină încă 10.000 de vizualizări de pagină pe lună, dar dacă nu ai o modalitate realistă de a realiza asta, îți vei pierde furnizorul sau partenerul și îți vei deteriora reputația.

Includeți vocea și valorile mărcii dvs

Promovarea unei conexiuni autentice presupune să lăsați valorile mărcii și vocea să vă ghideze. Acest lucru face parte din a rămâne fidel personalității tale, deoarece există un singur brand ca al tău.

Adaptați scrisoarea la diverse contexte de afaceri

O scrisoare de prezentare a afacerii servește mai multor scopuri, fie că oferă un serviciu, propune un parteneriat sau creează rețele pentru un loc de muncă. Nu uitați să ajustați detaliile scrisorii dvs. pentru a se potrivi cu scopul propus, de dragul clarității.

Citește și: Cum să scrii un e-mail pentru factură și să fii plătit rapid

Ce să faci și ce nu trebuie să faci în scrisorile de introducere în afaceri

Mai aveți nevoie de mai multe îndrumări cu privire la asamblarea scrisorii de prezentare a afacerii dvs.? Această colecție de lucruri de făcut și de nu vă va ajuta să vă structurați mesajul și să-l trimiteți cât mai curând posibil.

Scrieți cu un scop în minte

Nu ar trebui să scrieți o scrisoare de prezentare pentru afaceri fără motiv. Este de a atinge un obiectiv specific, fie că este un alt client potențial, un nou loc de muncă sau un partener de afaceri.

Ține-ți obiectivul în spatele capului în timp ce scrii. Dacă aveți îndoieli cu privire la șerpuirea sau a ieși în afara subiectului, poate doriți să luați în considerare ștergerea acelui pasaj.

Dacă scopul tău nu este punctat în scrisoare, va fi greu pentru destinatar să-l urmeze, darămite să-l îndeplinească.

NU fi prea formal

Există o concepție greșită, chiar și atunci când scrieți scrisori de prezentare standard, că formalitatea este esențială, darămite în scrisorile de introducere a afacerilor. Deși este important să o păstrezi profesională, asta nu înseamnă că scrisoarea ta trebuie să fie înfundată și blândă.

Amintiți-vă, este bine să vă prezentați personalitatea. Face o lectură mai captivantă și inspiră destinatarul să vă răspundă.

Țineți-l scurt

O scrisoare de prezentare a afacerii nu este concepută pentru a fi un roman. Cuvintele tale nu ar trebui să umple nici măcar o pagină întreagă. Dacă o fac, ai scris prea mult. În schimb, restrângeți mesajul la doar câteva paragrafe.

NU presupuneți că cititorul știe cine sunteți

S-ar putea să fii o problemă în jurul biroului tău, dar nu poți presupune că toată lumea din afara filialei tale știe cine ești, chiar dacă se vorbește despre tine în mod favorabil. De aceea ar trebui să te prezinți mereu și să explici cine ești și ce faci.

Dacă cititorul, întâmplător, știe deja cine ești, atunci este în regulă. Cu toate acestea, oferiți cititorului beneficiul îndoielii că nu sunt familiarizați cu dvs. și munca dvs. și îi educați rapid.

Fii clar și direct

Am vorbit despre îngroparea conducerii în ghidul meu pentru scrisorile de prezentare și este un punct care merită reiterat aici. Cele mai importante puncte ale scrisorii dvs. ar trebui să fie în primul paragraf și puteți detalia mai multe despre ele mai târziu, la fel ca într-o știre.

NU-ți fie frică să folosești umorul adecvat

Umorul este în regulă într-o scrisoare de prezentare a afacerii? Se poate, dar numai dacă te simți confortabil cu el. Vă rugăm să nu încercați să forțați umorul dacă vi se pare nefiresc sau nu este stilul dvs. Cel mai important este să fii tu însuți, așa că dacă ești amuzant în mod natural, lasă-l să se arate!

Cu toate acestea, oricât de ușor îți vine umorul, păstrează-l întotdeauna potrivit pentru lucru.

Păstrați conținutul despre publicul dvs

În timp ce poți vorbi despre tine în scrisoarea de prezentare a afacerii tale, ar trebui să îndrepți o mare parte din limbajul tău către publicul tău, adică către cititorul tău. Îți vei aminti că o strop de lingușire este întotdeauna bună, dar asigură-te că ești autentic.

Oricine își poate da seama când îl împingi prea gros și, în acel moment, ceea ce trebuia să fie un sentiment pozitiv iese fals.

NU ratați șabloanele

Șabloanele sunt puncte de plecare utile pentru scrierea unei scrisori de prezentare a afacerii, mai ales dacă este prima ta. S-ar putea să te bazezi pe un șablon pentru primele tale două litere până când simți că te-ai priceput și că îl poți gestiona independent.

Personalizați-vă scrisoarea

În timp ce șabloanele sunt utile de utilizat, nu ar trebui să le folosiți literal. Adaugă-ți un caracter unic scrierii tale creative, încorporând elemente ale tonului mărcii tale. Dacă trimiteți aceeași scrisoare tuturor, probabil că nu veți primi multe răspunsuri. Personalizează-ți scrisoarea în funcție de destinatar.

NU uitați să urmăriți

Chiar dacă cineva intenționează să-ți răspundă, nu întotdeauna are ocazia imediat. Apoi, hopa, mesajul tău este uitat. De aceea, urmărirea este atât de valoroasă. Un mic ghiont poate fi tot ce este nevoie pentru a vă pune spatele în mintea clientului sau a vânzătorului. Îți vor oferi o parte din timpul lor și vor pune mingea în mișcare.

Citește mai mult: 15 Introducere șabloane de e-mail care funcționează ca un farmec

Un șablon de scrisoare de prezentare a afacerii

Nu mai rămâne nimic de făcut decât să scrieți, așa că utilizați acest model de scrisoare pentru a începe prima scrisoare de prezentare a afacerii. Puteți modifica formatul scrisorii în funcție de nevoile dvs.

Numele dumneavoastră

Numele companiei/numele companiei dvs

Adresa companiei dvs

Data

Numele destinatarului

Numele afacerii destinatarului

Adresa poștală a destinatarului comercial

Bună, [numele destinatarului], ce mai faci? Numele meu este [numele dvs.] al [companie sau organizație] și vă scriu despre o oportunitate de afaceri. Simt că am putea fi parteneri grozavi dacă lucrăm împreună.

Am [numele experienței tale și acreditările], ceea ce mă face un expert în domeniul meu. Cu dvs. [explicați punctele lor forte], am putea continua [obiectivele din industrie].

Ați dori să aveți o conversație vinerea viitoare, ¹² , despre această oportunitate, să spunem la prânz? Numărul meu de telefon este [număr] sau putem avea un apel video sau chiar ne întâlnim față în față. Ceea ce funcționează cel mai bine pentru tine este bine pentru mine!

Mulțumesc mult pentru timpul acordat. Sper sa ne auzim in curand.

[Semnătură]

Citește mai mult: 7 Introducere Greșeli de e-mail de evitat

Încheierea

O scrisoare de prezentare a afacerii necesită profesionalism și personalitate pentru a conduce un obiectiv, cum ar fi stabilirea unui parteneriat de afaceri, găsirea unui nou loc de muncă sau client sau extinderea rețelei.

Chiar dacă vă condensați scrisorile de prezentare a afacerii dvs. în e-mailuri sau mesaje DM pentru rețelele sociale, în loc să le trimiteți într-o cutie poștală, a ști cum să scrieți una dintre aceste scrisori vă poate duce întotdeauna afacerea mai departe!

EngageBay este un software all-in-one de marketing, vânzări și asistență pentru clienți pentru întreprinderile mici și startup-uri. Obțineți marketing prin e-mail, automatizare, șabloane gratuite de e-mail, un generator de pagini de destinație, testare A/B și multe altele.

Înscrieți-vă gratuit la EngageBay sau rezervați o demonstrație cu experții noștri.

Întrebări frecvente (FAQ)

1. O scrisoare de prezentare a afacerii trebuie să fie o scrisoare trimisă prin poștă?

Deloc! În era digitală de astăzi, puteți trimite o scrisoare de prezentare a afacerii prin e-mail, mesaj LinkedIn sau oricum doriți să comunicați.

2. Care sunt cele mai comune cuvinte de încheiere dintr-o scrisoare de prezentare a afacerii?

Sentimente precum „mulțumesc din nou”, „cu sinceritate”, „cu sinceritate”, „stimare/respectări” și „cu apreciere” sunt de bază pentru un motiv! Puteți folosi oricare dintre ele în timp ce închideți scrisoarea.