List wprowadzający do biznesu 101: Wskazówki i przykłady dla początkujących

List wprowadzający do działalności biznesowej pomaga nawiązać kontakt z organizacjami i profesjonalistami, od inwestorów po darczyńców, dystrybutorów, partnerów, sponsorów, potencjalnych klientów i dostawców.

Możesz napisać list w swoim imieniu lub przedstawić w swojej firmie usługi innej osoby.

Ale od czego zacząć, pisząc jeden z tych listów? W tym poście na blogu wyjaśniamy anatomię listu wprowadzającego do firmy i pokazujemy dobre przykłady wprowadzenia, a także wskazówki dla początkujących. Mamy również szablon przedstawienia biznesowego, którego możesz użyć do wysłania potencjalnemu klientowi.

Zacznijmy!

Anatomia skutecznego listu wprowadzającego do biznesu

Jak wygląda list wprowadzający do działalności gospodarczej? Ma specyficzną anatomię, na której można polegać przy każdej profesjonalnej okazji. Oto komponenty.

Wstęp

Nie możesz rozpocząć listu bez przedstawienia. List wprowadzający do działalności biznesowej powinien być zawsze adresowany do konkretnej strony; nie, proszę pana/pani i „kogo to może dotyczyć” tutaj. Jeśli nie masz danych kontaktowych osoby, z którą chcesz się skontaktować, poszukaj ich w Internecie.

Jestem pewien, że możesz odszukać imię i nazwisko oraz adres e-mail na LinkedIn, a być może współpracownik może przekazać adres firmowy.

Jeśli chodzi o język, którego użyjesz we wstępie, to zależy od ciebie, ale powinien odzwierciedlać to, kim jesteś i jak mówisz.

Cel

Kiedy już się przedstawisz, czas przejść do sedna sprawy. Cel Twojego listu powinien znajdować się na pierwszym planie i znajdować się pośrodku pierwszego akapitu. Po prostu to na razie powiedz.

Na przykład Twój list może brzmieć: „Witam, panie Buckingham. Mam na imię Steve. Poleciła mnie Lucy Cunningham, koleżanka z XYZ Corp. Niedawno zmieniłam dział, a ona wspomniała, że ​​dla wielu z nas jesteś jak mentor, więc pomyślałem, że mogę się z tobą skontaktować, aby uzyskać wskazówki.

Widzieć? To proste, proste i na temat. Celem nie są akapity w dół, zakopane wśród innych nieistotnych treści. Jest dokładnie tam, gdzie trzeba.

Krótki przegląd Twoich umiejętności i referencji

Jeśli piszesz w swoim imieniu, dlaczego powinni rozważyć zatrudnienie lub współpracę z Tobą? A jeśli ręczysz za kogoś innego, dlaczego miałby zaufać Twojej rekomendacji?

Tutaj trzeba to poprzeć doświadczeniem. Omów swoje referencje, talenty, certyfikaty, wiedzę i umiejętności. Nie mów o tym zbyt długo.

To nie jest CV, więc nie musisz wymieniać wszystkich osiągnięć, których kiedykolwiek doświadczyłeś zawodowo. Musisz tylko dać czytelnikowi powód, aby Ci zaufał i pokazać, że znasz się na rzeczy.

Ponowne określenie celu

List przedstawiający firmę nie powinien zawierać więcej niż czterech akapitów. Jesteś już mniej więcej w połowie przydzielonego miejsca. Czas wrócić do celu Twojego listu, ale tym razem opisz go bardziej szczegółowo.

Na przykład, korzystając z powyższego przykładu, w którym Steve kontaktuje się z panem Buckinghamem w celu uzyskania pomocy w przystosowaniu się do nowej roli, co będzie dalej ze Stevem? Cóż, najlepsze byłoby spotkanie na pogawędkę, nawet rozmowa telefoniczna, więc w następnym akapicie zostanie zawarte pytanie, kiedy jest dla nich dobry czas na rozmowę.

Wezwanie do działania

Ponowne przedstawienie celu powinno zawsze pokrywać się z wezwaniem do działania. Na przykład napisz: „Byłoby mi bardzo miło, gdybyśmy mogli porozmawiać, może w ten piątek o 15:00?” jest wezwaniem do działania.

CTA ma na celu nakłonienie czytelnika do zrobienia czegoś, niezależnie od tego, czy spojrzy na Twoje CV, zadzwoni do Ciebie w celu umówienia rozmowy kwalifikacyjnej, czy też ustali datę i godzinę w celu omówienia potencjalnego partnerstwa. To jedna z najważniejszych części listu przedstawiającego firmę.

Informacje kontaktowe

Nie zapomnij podać swoich danych kontaktowych, aby ułatwić komunikację między Tobą a odbiorcą listu. Dodaj swój numer telefonu, służbowy adres e-mail, adresy w mediach społecznościowych (jeśli to konieczne) i adres firmy, jeśli chcesz spotkać się osobiście.

Wysłanie

Teraz nie pozostaje nic innego jak dodać informację o wysłaniu lub podpisaniu. Nie ma potrzeby tego nadmiernie komplikować. Możesz użyć dowolnego podpisu w przypadku dowolnej innej profesjonalnej wiadomości, niezależnie od tego, czy będzie to „Najlepszy”, „Dziękuję”, czy nawet „Miłego dnia”. Rób to, co wydaje Ci się naturalne.

Przeczytaj także: Anatomia poczty e-mail 101 — podstawowe elementy poczty e-mail, których nie należy ignorować

Najlepsze przykłady listów wprowadzających do biznesu

Przyjrzyjmy się tej anatomii w działaniu, podając kilka przykładów listów wprowadzających do firmy.

List pracownika do klienta

Ten pierwszy list został napisany w imieniu pracownika Auto Earth Limited o imieniu John, który kontaktuje się z potencjalnym klientem, aby zachęcić go do zapoznania się z działalnością firmy i powodem, dla którego klient powinien ją odwiedzić.

Jones wyjaśnia, że ​​firma samochodowa oferuje naprawy, zakup pojazdów używanych i łatwe transakcje, współpracując z lokalnymi bankami. Wspomina także o życzliwych pracownikach agencji i zaprasza klienta do kontaktu telefonicznego z Auto Earth Limited.

List wprowadzający do działalności gospodarczej w celu skierowania

Jeśli ktoś poleci Twoje usługi innemu profesjonaliście, może on napisać list wprowadzający do działalności biznesowej lub możesz to zrobić samodzielnie, jak widać w powyższym przykładzie.

Sally Smith wspomina o swoim powiązaniu z Corą Browne w pierwszym zdaniu i temacie, co jest sprytne, ponieważ inspiruje odbiorcę do otwarcia i przeczytania wiadomości e-mail.

Ten list jest szczególnie krótki, ale biorąc pod uwagę jego cel, jest to idealna długość.

Przeczytaj także: Jak napisać zwycięski e-mail wprowadzający

Jak napisać angażujący list wprowadzający do firmy

Stworzenie atrakcyjnej kopii nie zawsze jest tak łatwe, jak się wydaje. Te wskazówki pomogą Ci osiągnąć swój cel.

Bądź sobą (ale bądź profesjonalistą)

List wprowadzający to Twoja szansa, aby zabłysnąć. Jeśli nie możesz być sobą, pisząc ten list, kim możesz być? Wiem, że wszyscy chcemy zaprezentować najlepszą wersję siebie i możesz mieć obawy lub wątpliwości, ale staraj się, aby Twoja osobowość błyszczała.

Cóż, z tym zastrzeżeniem: do pewnego stopnia. Pamiętaj, że chcesz działać profesjonalnie, ponieważ jest to list przedstawiający firmę.

Myśl jak odbiorca

Postaw się w sytuacji odbiorcy. Jaki list chcieliby przeczytać? Co sprawi, że przeanalizują Twoje słowa od początku do końca, a może nawet ponownie przeczytają Twój list?

Jasne, pochlebstwa są cenne, ale co jeszcze? Posiadanie wspólnej płaszczyzny porozumienia zawsze z pewnością pomaga, niezależnie od tego, czy należysz do tej samej branży, czy też zaczynasz pracę tak samo, jak oni na początku.

Bądź zorientowany na korzyści

Ludzie zawsze chcą wiedzieć: „Co to będzie dla mnie?” więc im powiedz. Pisanie w sposób nastawiony na korzyści, szczególnie w przypadku pozyskiwania nowego klienta lub dostawcy, z pewnością przyciągnie ich zainteresowanie.

To powiedziawszy, nie obiecuj tego, czego nie możesz osiągnąć. Miło jest powiedzieć, że możesz pomóc im uzyskać 10 000 odsłon więcej miesięcznie, ale jeśli nie masz realistycznego sposobu na osiągnięcie tego, stracisz dostawcę lub partnera i zaszkodzisz swojej reputacji.

Dołącz głos i wartości swojej marki

Budowanie prawdziwego połączenia oznacza, że ​​wartości i głos Twojej marki Cię poprowadzą. Jest to część pozostania wiernym swojej osobowości, ponieważ istnieje tylko jedna marka taka jak Twoja.

Dostosuj list do różnych kontekstów biznesowych

List przedstawiający firmę służy wielu celom, niezależnie od tego, czy oferuje usługę, proponuje partnerstwo, czy nawiązuje kontakty w celu uzyskania pracy. Dla przejrzystości pamiętaj, aby dostosować szczegóły swojego listu do zamierzonego celu.

Przeczytaj także: Jak napisać e-mail z fakturą i szybko otrzymać zapłatę

Nakazy i zakazy dotyczące listów wprowadzających do biznesu

Czy nadal potrzebujesz dodatkowych wskazówek na temat tworzenia listu przedstawiającego firmę? Ten zbiór nakazów i zakazów pomoże Ci ustrukturyzować wiadomość i wysłać ją jak najszybciej.

pisz z myślą o celu

Nie powinieneś pisać listu przedstawiającego firmę bez powodu. Ma osiągnąć konkretny cel, czy to kolejnego potencjalnego klienta, nową pracę, czy partnera biznesowego.

Podczas pisania trzymaj swój cel z tyłu głowy. Jeśli masz wątpliwości, czy nie zbaczasz z tematu, możesz rozważyć usunięcie tego fragmentu.

Jeśli Twój cel nie zostanie zaznaczony w liście, odbiorcy będzie trudno go osiągnąć, a co dopiero osiągnąć.

NIE bądź zbyt formalny

Nawet podczas pisania standardowych listów polecających panuje błędne przekonanie, że kluczowa jest formalność, nie mówiąc już o listach wprowadzających do biznesu. Choć profesjonalność jest ważna, nie oznacza to, że Twój list musi być sztampowy i nijaki.

Pamiętaj, że pokazywanie swojej osobowości jest w porządku. Dzięki temu lektura będzie bardziej wciągająca i zainspiruje odbiorcę do udzielenia Ci odpowiedzi.

Mów krótko

List wprowadzający do firmy nie ma być powieścią. Twoje słowa nie powinny nawet wypełniać całej strony. Jeśli tak, napisałeś zdecydowanie za dużo. Zamiast tego ogranicz wiadomość do kilku akapitów.

NIE ZAKŁADAJ, że czytelnik wie, kim jesteś

Możesz być kimś ważnym w swoim biurze, ale nie możesz zakładać, że wszyscy spoza Twojego oddziału wiedzą, kim jesteś, nawet jeśli mówią o Tobie przychylnie. Dlatego zawsze powinieneś się przedstawić i wyjaśnić, kim jesteś i czym się zajmujesz.

Jeśli czytelnik przez przypadek już wie, kim jesteś, to nie ma problemu. Jednak dajesz czytelnikowi pewność, że nie zna Ciebie i Twojej pracy, i szybko go edukujesz.

WYrażaj się jasno i prosto

Mówiłem o zakopywaniu ołowiu w moim przewodniku po listach wprowadzających i warto to tutaj powtórzyć. Najważniejsze punkty Twojego listu powinny znaleźć się w pierwszym akapicie i możesz je rozwinąć później, tak jak w przypadku wiadomości.

NIE bój się używać odpowiedniego humoru

Czy humor jest w porządku w liście wprowadzającym do firmy? Może tak być, ale tylko wtedy, gdy czujesz się z tym komfortowo. Nie próbuj narzucać humoru, jeśli wydaje Ci się to nienaturalne lub nie jest w Twoim stylu. Bycie sobą jest najważniejsze, więc jeśli jesteś naturalnie zabawny, pokaż to!

Jednak niezależnie od tego, jak łatwo przychodzi Ci humor, zawsze staraj się, aby był on odpowiedni do pracy.

Zachowaj treści o swoich odbiorcach

Chociaż w liście wprowadzającym możesz mówić o sobie, powinieneś skierować większość swojego języka w stronę odbiorców, tj. czytelnika. Przypomnij sobie, że odrobina pochlebstwa jest zawsze dobra, ale upewnij się, że jesteś autentyczny.

Każdy może rozpoznać, kiedy nakładasz zbyt gęstą warstwę i w tym momencie to, co miało być pozytywne, okazuje się fałszywe.

NIE przegap szablonów

Szablony są pomocnym punktem wyjścia do napisania listu przedstawiającego firmę, zwłaszcza jeśli jest to Twój pierwszy list. Możesz polegać na szablonie w przypadku pierwszych kilku listów, dopóki nie poczujesz, że opanujesz ten temat i poradzisz sobie z nim niezależnie.

Spersonalizuj swój list

Choć szablony są przydatne w użyciu, nie należy ich używać dosłownie. Dodaj swój niepowtarzalny charakter do swojego kreatywnego pisania, włączając elementy tonu swojej marki. Jeśli wyślesz ten sam list do wszystkich, prawdopodobnie nie otrzymasz wielu odpowiedzi. Spersonalizuj swój list w zależności od odbiorcy.

NIE zapomnij o dalszych działaniach

Nawet jeśli ktoś ma zamiar Ci odpowiedzieć, nie zawsze ma taką możliwość od razu. W takim razie, ups, Twoja wiadomość została zapomniana. Dlatego śledzenie działań jest tak cenne. Wystarczy niewielkie szturchnięcie, aby wrócić do umysłu klienta lub dostawcy. Poświęcą ci trochę czasu i rozgrzeją piłkę.

Przeczytaj więcej: 15 wstępnych szablonów e-maili, które działają jak urok

Szablon listu wprowadzającego do działalności gospodarczej

Nie pozostaje nic innego, jak tylko napisać, więc skorzystaj z tego przykładowego szablonu listu, aby przygotować swój pierwszy list przedstawiający firmę. Możesz modyfikować format listu w zależności od potrzeb.

Twoje imię

Nazwa Twojej firmy/nazwa firmy

Adres Twojej firmy

Data

Imię odbiorcy

Nazwa firmy odbiorcy

Adres pocztowy odbiorcy biznesowego

Cześć, [imię odbiorcy], jak się masz? Nazywam się [Twoje imię] i jestem członkiem [firmy lub organizacji] i piszę do Ciebie w sprawie możliwości biznesowych. Czuję, że moglibyśmy być świetnymi partnerami, jeśli będziemy współpracować.

Mam [wymień swoje doświadczenie i referencje], co czyni mnie ekspertem w swojej dziedzinie. Dzięki twoim [wyjaśnij ich mocne strony] moglibyśmy osiągnąć [cele branżowe].

Czy chciałbyś porozmawiać w przyszły piątek, 12 ^-go , na temat tej możliwości, powiedzmy w południe? Mój numer telefonu to [numer], możemy też odbyć rozmowę wideo, a nawet spotkać się twarzą w twarz. Cokolwiek działa najlepiej dla Ciebie, jest dobre dla mnie!

Dziękuję bardzo za poświęcony czas. Mam nadzieję, że wkrótce się odezwiesz.

[Podpis]

Przeczytaj więcej: 7 Wprowadzenie Błędy w e-mailach, których należy unikać

Podsumowanie

List przedstawiający firmę wymaga profesjonalizmu i osobowości, aby osiągnąć cel, taki jak nawiązanie partnerstwa biznesowego, znalezienie nowej pracy lub klienta lub rozszerzenie sieci.

Nawet jeśli skondensujesz listy wprowadzające do swojej firmy w formie e-maili lub rozmów na czacie w mediach społecznościowych, zamiast wysyłać je do skrzynki pocztowej, wiedza, jak napisać jeden z tych listów, zawsze może posunąć Twój biznes dalej!

EngageBay to kompleksowe oprogramowanie do marketingu, sprzedaży i obsługi klienta dla małych firm i start-upów. Otrzymujesz marketing e-mailowy, automatyzację, bezpłatne szablony e-maili, narzędzie do tworzenia stron docelowych, testy A/B i wiele więcej.

Zarejestruj się bezpłatnie w EngageBay lub zarezerwuj demo u naszych ekspertów.

Często zadawane pytania (FAQ)

1. Czy list przedstawiający firmę musi być listem wysłanym pocztą?

Zupełnie nie! W dzisiejszej erze cyfrowej list wprowadzający do firmy możesz wysłać e-mailem, wiadomością na LinkedIn lub w inny sposób, w jaki chcesz się komunikować.

2. Jakie są najczęstsze słowa końcowe w liście przedstawiającym firmę?

Sentencje takie jak „jeszcze raz dziękuję”, „szczerze”, „z poważaniem”, „z wyrazami szacunku” i „z uznaniem” są nie bez powodu nieodzowne! Możesz użyć dowolnego z nich, zamykając swój list.