Surat Pengantar Bisnis 101: Tips dan Contoh untuk Pemula

Surat perkenalan bisnis membantu Anda terhubung dengan organisasi dan profesional, mulai dari investor hingga donor, distributor, mitra, sponsor, klien atau pelanggan potensial, dan vendor.

Anda dapat menulis surat atas nama Anda atau untuk memperkenalkan layanan orang lain dalam perusahaan Anda.

Tapi di mana Anda mulai menulis salah satu surat ini? Dalam postingan blog kali ini, kami menjelaskan anatomi surat perkenalan bisnis dan menunjukkan contoh perkenalan yang baik serta tips untuk pemula. Kami juga memiliki template pengenalan bisnis yang dapat Anda gunakan untuk dikirimkan ke calon klien.

Mari kita mulai!

Anatomi Surat Pengantar Bisnis yang Efektif

Seperti apa surat pengantar bisnis itu? Ini memiliki anatomi spesifik yang dapat Anda andalkan untuk acara profesional apa pun. Berikut komponen-komponennya.

Awalan

Anda tidak dapat memulai surat tanpa perkenalan. Surat perkenalan bisnis harus selalu ditujukan kepada pihak tertentu; tidak ada tuan/nyonya dan 'kepada siapa pun yang berkepentingan' di sini. Jika Anda tidak memiliki informasi kontak orang yang ingin Anda hubungi, carilah informasi tersebut secara online.

Saya yakin Anda dapat melacak nama dan alamat email dari LinkedIn, atau mungkin rekan kerja dapat memberikan alamat bisnis.

Adapun bahasa yang Anda gunakan di bagian pendahuluan, terserah Anda, tetapi harus mencerminkan siapa Anda dan cara Anda berbicara.

Tujuan

Setelah Anda memperkenalkan diri, inilah waktunya untuk membahas inti permasalahannya. Tujuan surat Anda harus berada di depan dan tengah di paragraf pertama. Nyatakan saja untuk saat ini.

Misalnya, surat Anda bisa berbunyi, “Hai, Tuan Buckingham. Nama saya Steve. Saya dirujuk oleh Lucy Cunningham, seorang kolega di XYZ Corp. Saya baru saja berpindah departemen, dan dia menyebutkan bahwa Anda seperti mentor bagi banyak dari kita, jadi saya pikir saya dapat menghubungi Anda untuk mendapatkan panduan.”

Melihat? Lurus, sederhana, dan to the point. Tujuannya bukanlah paragraf ke bawah, terkubur di antara konten tidak relevan lainnya. Itu tepat di tempat yang seharusnya.

Tinjauan singkat tentang keterampilan dan kredensial Anda

Jika Anda menulis atas nama Anda, mengapa mereka harus mempertimbangkan untuk mempekerjakan atau bekerja dengan Anda? Dan jika Anda menjamin orang lain, mengapa mereka harus mempercayai rekomendasi Anda?

Di sinilah Anda perlu mendukungnya dengan pengalaman. Diskusikan kredensial, bakat, sertifikasi, pengetahuan, dan keterampilan Anda. Jangan membahas hal ini terlalu lama.

Ini bukan resume, jadi Anda tidak perlu mencantumkan setiap pencapaian yang pernah Anda alami secara profesional. Anda hanya perlu memberi pembaca alasan untuk mempercayai Anda dan menunjukkan kepada mereka bahwa Anda mengetahui materi Anda.

Pernyataan kembali tujuan

Surat pengantar bisnis tidak boleh lebih dari empat paragraf. Saat ini, Anda sudah berada di tengah-tengah ruang yang Anda sediakan. Saatnya untuk kembali ke tujuan surat Anda, tetapi kali ini lebih rumit.

Misalnya, dengan menggunakan contoh di atas, saat Steve menghubungi Tuan Buckingham untuk meminta bantuan dalam menyesuaikan diri dengan peran barunya, apa yang akan dilakukan Steve selanjutnya? Ya, pertemuan untuk ngobrol adalah yang terbaik, bahkan panggilan telepon, jadi paragraf berikutnya akan menanyakan kapan waktu yang tepat bagi mereka untuk berbicara.

Ajakan bertindak

Menyatakan kembali tujuan Anda harus selalu selaras dengan ajakan bertindak Anda. Misalnya saja dengan menulis, “Aku akan senang jika kita bisa ngobrol, mungkin hari Jumat ini jam 3 sore?” adalah ajakan untuk bertindak.

CTA dirancang untuk membuat pembaca melakukan sesuatu, baik melihat resume Anda, menelepon Anda untuk menjadwalkan wawancara kerja, atau mengatur tanggal dan waktu untuk mendiskusikan potensi kemitraan. Ini adalah salah satu bagian terpenting dari surat perkenalan bisnis.

Kontak informasi

Jangan lupa sertakan informasi kontak Anda untuk memudahkan komunikasi antara Anda dan penerima surat. Tambahkan nomor telepon, email bisnis, akun media sosial Anda (jika sesuai), dan alamat bisnis jika Anda ingin bertemu langsung.

Pengiriman

Sekarang, tidak ada lagi yang bisa dilakukan selain menambahkan pengiriman atau penandatanganan. Tidak perlu membuatnya terlalu rumit. Anda dapat menggunakan isyarat apa pun yang Anda lakukan untuk pesan profesional lainnya, baik itu “Terbaik”, “Terima kasih”, atau bahkan “Semoga harimu menyenangkan”. Lakukan apa yang terasa alami.

Baca juga: Anatomi Email 101 — Bagian Penting Email yang Tidak Boleh Anda Abaikan

Contoh Teratas Surat Perkenalan Bisnis

Mari kita tinjau anatomi tersebut dalam tindakan dengan beberapa contoh surat pengantar bisnis.

Surat karyawan-ke-pelanggan

Surat pertama ini ditulis atas nama seorang karyawan di Auto Earth Limited bernama John, yang menghubungi calon pelanggan untuk membujuk mereka tentang apa yang dilakukan perusahaan dan mengapa pelanggan harus berkunjung.

Jones menjelaskan, perusahaan otomotif tersebut menawarkan perbaikan, pembelian kendaraan bekas, dan kemudahan transaksi melalui kerja sama dengan bank daerah. Ia juga menyebut karyawan agensi tersebut ramah dan mengajak pelanggan untuk menelepon Auto Earth Limited.

Surat pengantar bisnis untuk rujukan

Jika seseorang merujuk layanan Anda ke profesional lain, mereka dapat menulis surat perkenalan bisnis, atau Anda dapat melakukannya sendiri, seperti terlihat pada contoh di atas.

Sally Smith menyebutkan hubungannya dengan Cora Browne di kalimat pertama dan baris subjek, yang cerdas karena menginspirasi penerima untuk membuka dan membaca email.

Surat ini sangat pendek, tetapi mengingat tujuannya, ini adalah panjang yang ideal.

Baca juga: Cara Menulis Email Perkenalan yang Unggul

Cara Menulis Surat Pengantar Bisnis yang Menarik

Menghasilkan salinan yang menarik tidak selalu semudah kelihatannya. Kiat-kiat ini akan membantu Anda mewujudkannya.

Jadilah diri sendiri (tetapi jadilah profesional)

Surat perkenalan adalah kesempatan Anda untuk bersinar. Jika Anda tidak bisa menjadi diri-sejati Anda saat menulis surat ini, lalu siapakah Anda? Saya tahu kita semua ingin menampilkan versi terbaik dari diri kita sendiri, dan Anda mungkin memiliki kekhawatiran atau keraguan, tetapi cobalah untuk menunjukkan kepribadian Anda.

Nah, dengan peringatan ini: sampai batas tertentu. Ingat, Anda ingin bertindak profesional karena ini adalah surat perkenalan bisnis.

Berpikirlah seperti penerima Anda

Tempatkan diri Anda pada posisi penerima. Surat seperti apa yang ingin mereka baca? Apa yang membuat mereka meneliti kata-kata Anda dari awal hingga akhir dan bahkan mungkin membacakan surat Anda untuk kedua kalinya?

Tentu, ada sanjungan, dan itu berharga, tapi apa lagi? Memiliki kesamaan tentu saja membantu, baik Anda berasal dari industri yang sama atau muncul seperti mereka saat pertama kali memulai.

Berorientasi pada manfaat

Orang selalu ingin tahu, “Apa untungnya bagi saya?” jadi beritahu mereka. Menulis dengan cara yang berorientasi pada keuntungan, terutama ketika mendapatkan klien atau vendor baru, pasti akan menarik minat mereka.

Meski begitu, jangan menjanjikan apa yang tidak bisa Anda capai. Kedengarannya bagus untuk mengatakan Anda dapat membantu mereka mendapatkan 10.000 tampilan halaman lebih banyak dalam sebulan, namun jika Anda tidak memiliki cara realistis untuk mencapainya, Anda akan kehilangan vendor atau mitra dan merusak reputasi Anda.

Sertakan suara dan nilai merek Anda

Membina hubungan yang tulus berarti membiarkan nilai dan suara merek memandu Anda. Ini adalah bagian dari tetap setia pada kepribadian Anda, karena hanya ada satu merek seperti milik Anda.

Sesuaikan surat dengan berbagai konteks bisnis

Surat perkenalan bisnis memiliki banyak tujuan, baik menawarkan layanan, mengusulkan kemitraan, atau membangun jaringan untuk suatu pekerjaan. Ingatlah untuk menyempurnakan detail surat Anda agar sesuai dengan tujuan yang dimaksudkan demi kejelasan.

Baca juga: Cara Menulis Email Invoice dan Dapatkan Bayaran Cepat

Anjuran dan Larangan dalam Surat Pengantar Bisnis

Apakah Anda masih memerlukan panduan lebih lanjut dalam menyusun surat pengantar bisnis Anda? Kumpulan hal yang boleh dan tidak boleh dilakukan ini akan membantu Anda menyusun pesan dan mengirimkannya secepatnya.

JANGAN menulis dengan tujuan tertentu

Anda tidak boleh menulis surat perkenalan bisnis tanpa alasan. Tujuannya adalah untuk mencapai tujuan tertentu, baik itu calon klien, pekerjaan baru, atau mitra bisnis.

Ingatlah tujuan Anda saat menulis. Jika Anda ragu untuk melenceng atau keluar topik, Anda mungkin ingin mempertimbangkan untuk menghapus bagian tersebut.

Jika tujuan Anda tidak diselingi dalam surat, akan sulit bagi penerimanya untuk mengikutinya, apalagi mencapainya.

JANGAN terlalu formal

Ada kesalahpahaman, bahkan ketika menulis surat pengantar standar, formalitas adalah kuncinya, apalagi dalam surat pengantar bisnis. Meskipun menjaganya tetap profesional itu penting, bukan berarti surat Anda harus kaku dan hambar.

Ingat, menunjukkan kepribadian Anda tidak masalah. Itu membuat bacaan menjadi lebih menarik dan menginspirasi penerima untuk merespons Anda.

JANGAN singkat saja

Surat perkenalan bisnis tidak dirancang untuk menjadi sebuah novel. Kata-kata Anda bahkan tidak boleh memenuhi seluruh halaman. Jika ya, Anda telah menulis terlalu banyak. Sebaliknya, batasi pesan Anda menjadi beberapa paragraf saja.

JANGAN berasumsi pembaca mengetahui siapa Anda

Anda mungkin orang penting di kantor Anda, tetapi Anda tidak dapat berasumsi bahwa semua orang di luar cabang Anda mengetahui siapa Anda, meskipun Anda mendapat pujian dari orang lain. Itu sebabnya Anda harus selalu memperkenalkan diri dan menjelaskan siapa Anda dan apa yang Anda lakukan.

Jika pembaca kebetulan sudah mengetahui siapa Anda, maka tidak apa-apa. Namun, Anda memberikan pembaca manfaat dari keraguan bahwa mereka tidak terbiasa dengan Anda dan pekerjaan Anda dan dengan cepat mendidik mereka.

JELASKAN dengan jelas dan lugas

Saya berbicara tentang mengubur petunjuk dalam panduan surat pengantar saya, dan ini adalah poin yang perlu diulangi di sini. Poin terpenting dalam surat Anda harus ada di paragraf pertama, dan Anda bisa menguraikannya lebih lanjut nanti, seperti dalam berita.

JANGAN takut untuk menggunakan humor yang pantas

Apakah humor diperbolehkan dalam surat perkenalan bisnis? Bisa saja, tapi hanya jika Anda merasa nyaman dengannya. Tolong jangan mencoba memaksakan humor jika terasa tidak wajar atau bukan gaya Anda. Menjadi diri sendiri adalah hal yang paling penting, jadi jika Anda memang lucu, tunjukkanlah hal itu!

Namun, betapapun mudahnya humor muncul di benak Anda, usahakan selalu sesuai dengan pekerjaan.

JANGAN pertahankan konten tentang audiens Anda

Meskipun Anda dapat berbicara tentang diri Anda sendiri dalam surat perkenalan bisnis Anda, Anda harus mengarahkan sebagian besar bahasa Anda kepada audiens Anda, yaitu pembaca Anda. Anda mungkin ingat bahwa sedikit sanjungan selalu bagus, tetapi pastikan Anda tulus.

Siapa pun dapat mengetahui ketika Anda mengoleskannya terlalu tebal, dan pada saat itu, apa yang seharusnya menjadi sentimen positif ternyata palsu.

JANGAN ketinggalan template

Templat adalah titik awal yang berguna untuk menulis surat perkenalan bisnis, terutama jika ini adalah surat pertama Anda. Anda mungkin mengandalkan templat untuk beberapa surat pertama sampai Anda merasa sudah menguasainya dan dapat menanganinya secara mandiri.

JANGAN personalisasikan surat Anda

Meskipun templat berguna untuk digunakan, Anda tidak boleh menggunakannya secara verbatim. Tambahkan sentuhan unik Anda pada tulisan kreatif Anda, dengan menggabungkan elemen nada merek Anda. Jika Anda mengirim surat yang sama ke semua orang, Anda mungkin tidak akan mendapat banyak balasan. Personalisasikan surat Anda berdasarkan penerimanya.

JANGAN lupa untuk menindaklanjutinya

Sekalipun seseorang berniat merespons Anda, mereka tidak selalu mendapatkan kesempatan itu dengan segera. Lalu, ups, pesan Anda terlupakan. Itu sebabnya tindak lanjut sangat berharga. Hanya sedikit dorongan yang diperlukan untuk mengembalikan perhatian klien atau vendor. Mereka akan memberi Anda sedikit waktu dan membuat segalanya berjalan lancar.

Baca selengkapnya: 15 Template Email Perkenalan yang Berfungsi Seperti Pesona

Templat Surat Perkenalan Bisnis

Tidak ada lagi yang bisa dilakukan selain menulis, jadi gunakan contoh templat surat ini untuk memulai surat perkenalan bisnis pertama Anda. Anda dapat mengubah format surat berdasarkan kebutuhan Anda.

Namamu

Nama bisnis/nama perusahaan Anda

Alamat bisnis Anda

Tanggal

Nama penerima

Nama bisnis penerima

Alamat surat penerima bisnis

Hai, [nama penerima], apa kabar? Nama saya [nama Anda] dari [perusahaan atau organisasi], dan saya menulis kepada Anda tentang peluang bisnis. Saya merasa kita bisa menjadi mitra yang hebat jika kita bekerja sama.

Saya memiliki [sebutkan pengalaman dan kredensial Anda], yang menjadikan saya ahli di bidang saya. Dengan [jelaskan keunggulan mereka], kita dapat mencapai [tujuan industri] lebih jauh.

Apakah Anda ingin berbincang Jumat depan, ^tanggal 12, tentang kesempatan ini, katakanlah pada siang hari? Nomor telepon saya adalah [nomor], atau kita bisa melakukan video call atau bahkan bertemu langsung. Apapun yang terbaik untukmu, itu baik untukku!

Terima kasih banyak atas waktu Anda. Berharap untuk mendengar kabar dari Anda segera.

[Tanda tangan]

Baca selengkapnya: 7 Kesalahan Pendahuluan Email yang Harus Dihindari

Membungkus

Surat perkenalan bisnis memerlukan profesionalisme dan kepribadian untuk mendorong suatu tujuan, seperti menjalin kemitraan bisnis, mencari pekerjaan atau klien baru, atau memperluas jaringan Anda.

Bahkan jika Anda menyingkat surat perkenalan bisnis Anda ke email atau DM media sosial daripada mengirimkannya ke kotak surat, mengetahui cara menulis salah satu surat ini selalu dapat membawa bisnis Anda lebih jauh!

EngageBay adalah perangkat lunak pemasaran, penjualan, dan dukungan pelanggan lengkap untuk usaha kecil dan pemula. Anda mendapatkan pemasaran email, otomatisasi, templat email gratis, pembuat halaman arahan, pengujian A/B, dan banyak lagi.

Daftar dengan EngageBay secara gratis, atau pesan demo dengan pakar kami.

Pertanyaan yang Sering Diajukan (FAQ)

1. Apakah surat perkenalan bisnis harus melalui pos?

Sama sekali tidak! Di era digital saat ini, Anda dapat mengirim surat perkenalan bisnis melalui email, pesan LinkedIn, atau cara berkomunikasi apa pun yang Anda suka.

2. Apa kata penutup yang paling umum dalam surat perkenalan bisnis?

Sentimen seperti 'sekali lagi terima kasih', 'tulus', 'salam hormat', 'salam/salam', dan 'sangat menghargai' adalah hal yang penting karena suatu alasan! Anda dapat menggunakan salah satu dari mereka saat Anda menutup surat Anda.