رسالة مقدمة الأعمال 101: نصائح وأمثلة للمبتدئين

تساعدك رسالة تعريف الأعمال على التواصل مع المنظمات والمهنيين، من المستثمرين إلى الجهات المانحة والموزعين والشركاء والجهات الراعية والعملاء أو العملاء المحتملين والبائعين.

يمكنك كتابة الرسالة نيابة عنك أو للتعريف بخدمات شخص آخر داخل شركتك.

ولكن من أين تبدأ عند كتابة إحدى هذه الرسائل؟ في منشور المدونة هذا، نشرح تشريح خطاب مقدمة الأعمال ونعرض لك أمثلة مقدمة جيدة بالإضافة إلى نصائح للمبتدئين. لدينا أيضًا نموذج مقدمة عمل يمكنك استخدامه لإرساله إلى عميل محتمل.

هيا بنا نبدأ!

تشريح رسالة مقدمة الأعمال الفعالة

كيف تبدو رسالة تعريف الأعمال؟ يحتوي على تشريح محدد يمكنك الاعتماد عليه في أي مناسبة مهنية. وهنا المكونات.

المقدمة

لا يمكنك أن تبدأ رسالة بدون مقدمة. ينبغي دائمًا توجيه خطاب مقدمة العمل إلى طرف معين؛ لا سيدي/سيداتي و"لمن يهمه الأمر" هنا. إذا لم تكن لديك معلومات الاتصال الخاصة بالشخص الذي تريد الوصول إليه، فابحث عنها عبر الإنترنت.

أنا متأكد من أنه يمكنك تعقب الاسم وعنوان البريد الإلكتروني من LinkedIn، أو ربما يستطيع أحد الزملاء تمرير عنوان العمل.

أما بالنسبة للغة التي تستخدمها في المقدمة، فالأمر متروك لك، ولكن يجب أن تعكس هويتك وكيف تتحدث.

الغرض

بمجرد أن تقدم نفسك، فقد حان الوقت للوصول إلى جوهر الموضوع. يجب أن يكون الغرض من رسالتك في المقدمة والوسط في الفقرة الأولى. فقط اذكرها الآن.

على سبيل المثال، يمكن أن يكون نص رسالتك كما يلي: "مرحبًا سيد باكنغهام. اسمي ستيف. لقد تمت الإشارة إلي من قبل لوسي كننغهام، زميلة في XYZ Corp. لقد قمت مؤخرًا بتغيير الأقسام، وذكرت أنك بمثابة المرشد للكثير منا، لذلك اعتقدت أنه يمكنني الاتصال بك للحصول على بعض التوجيه.

يرى؟ انها مباشرة، بسيطة، وإلى هذه النقطة. والغرض ليس الفقرات أسفل، مدفونة بين محتوى آخر غير ذي صلة. إنه المكان الصحيح الذي يجب أن يكون فيه.

مراجعة موجزة لمهاراتك وأوراق اعتمادك

إذا كنت تكتب بالنيابة عنك، فلماذا يفكرون في توظيفك أو العمل معك؟ وإذا كنت تضمن لشخص آخر، فلماذا يثق في توصيتك؟

هذا هو المكان الذي تحتاج إلى دعمه بالخبرة. ناقش أوراق اعتمادك ومواهبك وشهاداتك ومعرفتك ومهاراتك. لا تطول في هذا الشأن.

هذه ليست سيرة ذاتية، لذا لا يتعين عليك سرد كل الإنجازات التي حققتها على المستوى المهني. تحتاج فقط إلى إعطاء القارئ سببًا للثقة بك وإظهار أنك تعرف أشياءك.

إعادة صياغة الغرض

يجب ألا يزيد خطاب تعريف الأعمال عن أربع فقرات. الآن، أنت في منتصف الطريق تقريبًا خلال المساحة المخصصة لك. حان الوقت للعودة إلى غرض رسالتك، ولكن بمزيد من التفصيل هذه المرة.

على سبيل المثال، باستخدام المثال أعلاه، حيث يتصل ستيف بالسيد باكنغهام للحصول على المساعدة في الاستقرار في منصبه الجديد، ما الخطوة التالية بالنسبة لستيف؟ حسنًا، قد يكون من الأفضل عقد اجتماع للدردشة، حتى لو كان ذلك عبر مكالمة هاتفية، لذا فإن الفقرة التالية ستسألك عن الوقت المناسب للتحدث.

الدعوة إلى العمل

إعادة صياغة هدفك يجب أن تتماشى دائمًا مع عبارة الحث على اتخاذ إجراء. على سبيل المثال، اكتب: "أود لو تمكنا من الدردشة، ربما يوم الجمعة هذا الساعة 3 مساءً؟" هي دعوة للعمل.

تم تصميم CTA لجعل القارئ يفعل شيئًا ما، سواء كان ذلك بالنظر إلى سيرتك الذاتية، أو الاتصال بك لتحديد موعد لمقابلة عمل، أو تحديد تاريخ ووقت لمناقشة شراكة محتملة. إنها واحدة من أهم الأجزاء في خطاب تعريف الأعمال.

معلومات الاتصال

لا تنس تضمين معلومات الاتصال الخاصة بك لتسهيل التواصل بينك وبين مستلم الرسالة. أضف رقم هاتفك والبريد الإلكتروني الخاص بالعمل وحسابات الوسائط الاجتماعية (إذا كان ذلك مناسبًا) وعنوان العمل إذا كنت تريد الاجتماع شخصيًا.

الإرسال

الآن، لم يعد هناك ما يمكنك فعله سوى إضافة توديع أو تسجيل خروج. ليست هناك حاجة للمبالغة في تعقيد الأمر. يمكنك استخدام أي تسجيل تقوم به لأي رسالة مهنية أخرى، سواء كانت "أفضل" أو "شكرًا" أو حتى "أتمنى لك يومًا ممتازًا". افعل ما يبدو طبيعيًا.

اقرأ أيضًا: تشريح البريد الإلكتروني 101 - أجزاء البريد الإلكتروني الأساسية التي لا يجب أن تتجاهلها

أهم الأمثلة على رسائل مقدمة الأعمال

دعونا نراجع هذا التشريح عمليًا مع بعض الأمثلة على خطابات مقدمة الأعمال.

خطاب من الموظف إلى العميل

تمت كتابة هذه الرسالة الأولى بالنيابة عن موظف في شركة Auto Earth Limited يُدعى John، والذي يتواصل مع عميل محتمل لإغرائه بشأن ما تفعله الشركة ولماذا يجب على العميل زيارته.

يوضح جونز أن شركة السيارات تقدم خدمات الإصلاح وشراء السيارات المستعملة والمعاملات السهلة من خلال العمل مع بنوك المنطقة. كما يذكر أيضًا موظفي الوكالة الودودين ويدعو العميل للاتصال بشركة Auto Earth Limited.

خطاب تعريف الأعمال للإحالة

إذا قام شخص ما بإحالة خدماتك إلى محترف آخر، فيمكنه كتابة خطاب تعريفي للأعمال، أو يمكنك القيام بذلك بنفسك، كما هو موضح في المثال أعلاه.

تذكر سالي سميث علاقتها بكورا براون في الجملة الأولى وسطر الموضوع، وهو أمر ذكي، لأنه يلهم المستلم لفتح البريد الإلكتروني وقراءته.

هذه الرسالة قصيرة بشكل خاص، ولكن نظرًا للغرض منها، فهي الطول المثالي.

اقرأ أيضًا: كيفية كتابة رسالة بريد إلكتروني مقدمة فائزة

كيفية كتابة خطاب تعريفي جذاب للأعمال

إن إنتاج نسخة جذابة ليس بالأمر السهل دائمًا كما يبدو. هذه النصائح سوف تساعدك على الظفر بنفسك.

كن نفسك (ولكن كن محترفًا)

خطاب المقدمة هو فرصتك للتألق. إذا لم تتمكن من أن تكون نفسك الحقيقية عند كتابة هذه الرسالة، فمن يمكنك أن تكون؟ أعلم أننا جميعًا نريد تقديم أفضل الإصدارات من أنفسنا، وقد تكون لديك مخاوف أو شكوك، لكن حاول أن تجعل شخصيتك تتألق.

حسنًا، مع هذا التحذير: إلى حدٍ ما. تذكر أنك تريد أن تتصرف بشكل احترافي لأن هذه رسالة تعريفية عن العمل.

فكر مثل المتلقي الخاص بك

ضع نفسك مكان المتلقي. ما نوع الرسالة التي يريدون قراءتها؟ ما الذي قد يجعلهم يمعنون النظر في كلماتك من البداية إلى النهاية وربما يمنحون رسالتك قراءة ثانية؟

بالتأكيد، هناك تملق، وهذا ذو قيمة، ولكن ماذا أيضًا؟ من المؤكد أن وجود أرضية مشتركة يساعد دائمًا، سواء كنت تنتمي إلى نفس الصناعة أو ظهرت تمامًا كما فعلوا عندما بدأوا لأول مرة.

كن موجهًا نحو المنفعة

يريد الناس دائمًا أن يعرفوا، "ما الفائدة من ذلك بالنسبة لي؟" فأخبرهم. الكتابة بطريقة تعتمد على الفوائد، خاصة عند تأمين عميل أو بائع جديد، ستجذب اهتمامهم بالتأكيد.

ومع ذلك، لا تعد بما لا يمكنك تحقيقه. يبدو جميلًا أن تقول إن بإمكانك مساعدتهم في الحصول على 10000 مشاهدة إضافية للصفحة شهريًا، ولكن إذا لم يكن لديك طريقة واقعية لتحقيق ذلك، فسوف تفقد البائع أو الشريك وتضر بسمعتك.

قم بتضمين صوت علامتك التجارية وقيمها

إن تعزيز الاتصال الحقيقي يستلزم السماح لقيم علامتك التجارية وصوتك بإرشادك. يعد هذا جزءًا من الحفاظ على شخصيتك، حيث لا يوجد سوى علامة تجارية واحدة مثل علامتك التجارية.

قم بتخصيص الرسالة لتناسب سياقات العمل المختلفة

يخدم خطاب تعريف الأعمال العديد من الأغراض، سواء تقديم خدمة، أو اقتراح شراكة، أو التواصل للحصول على وظيفة. تذكر أن تقوم بضبط تفاصيل رسالتك لتناسب الغرض المقصود من أجل الوضوح.

اقرأ أيضًا: كيفية كتابة فاتورة بالبريد الإلكتروني والحصول على أموالك بسرعة

ما يجب فعله وما لا يجب فعله في رسائل مقدمة الأعمال

هل مازلت بحاجة إلى مزيد من الإرشادات حول تجميع خطاب تعريف عملك؟ ستساعدك هذه المجموعة من النصائح والمحظورات في تنظيم رسالتك وإرسالها في أسرع وقت ممكن.

اكتب بهدف في ذهنك

لا ينبغي عليك كتابة خطاب تعريفي للعمل بدون سبب. إنه تحقيق هدف محدد، سواء كان عميلاً محتملاً آخر، أو وظيفة جديدة، أو شريكًا تجاريًا.

احتفظ بهدفك في مؤخرة رأسك أثناء الكتابة. إذا كانت لديك شكوك حول التعرج أو الخروج عن الموضوع، فقد ترغب في حذف هذا المقطع.

إذا لم يكن هدفك محددًا في الرسالة، فسيكون من الصعب على المتلقي متابعته، ناهيك عن تحقيقه.

لا تكن رسميًا جدًا

هناك فكرة خاطئة، حتى عند كتابة خطابات التقديم القياسية، أن الشكليات هي المفتاح، ناهيك عن خطابات مقدمة الأعمال. على الرغم من أهمية الحفاظ على الاحترافية، إلا أن هذا لا يعني أن رسالتك يجب أن تكون خانقة ولطيفة.

تذكر أن إظهار شخصيتك أمر جيد. فهو يجعل القراءة أكثر جاذبية ويلهم المتلقي للرد عليك.

اجعلها قصيرة

لم يتم تصميم خطاب مقدمة العمل ليكون رواية. لا ينبغي لكلماتك حتى أن تملأ صفحة بأكملها. إذا فعلوا ذلك، فقد كتبت كثيرًا جدًا. بدلاً من ذلك، قم بتقليص رسالتك إلى بضع فقرات فقط.

لا تفترض أن القارئ يعرف من أنت

قد تكون شخصًا مهمًا في مكتبك، لكن لا يمكنك أن تفترض أن الجميع خارج فرعك يعرفون من أنت، حتى لو تم التحدث عنك بشكل إيجابي. لهذا السبب يجب عليك دائمًا تقديم نفسك وشرح هويتك وماذا تفعل.

إذا كان القارئ، بالصدفة، يعرف من أنت بالفعل، فلا بأس بذلك. ومع ذلك، فأنت تمنح القارئ فائدة الشك في أنه ليس على دراية بك وبعملك وتقوم بتثقيفه بسرعة.

كن واضحًا ومباشرًا

لقد تحدثت عن دفن المقدمة في دليلي لرسائل التقديم، وهي نقطة تستحق التكرار هنا. يجب أن تكون أهم النقاط في رسالتك في الفقرة الأولى، ويمكنك توضيحها أكثر لاحقًا، تمامًا كما هو الحال في القصة الإخبارية.

لا تخف من استخدام الفكاهة المناسبة

هل الفكاهة مقبولة في خطاب مقدمة العمل؟ يمكن أن يكون كذلك، ولكن فقط إذا كنت تشعر بالراحة معه. من فضلك لا تحاول فرض الفكاهة إذا بدا الأمر غير طبيعي أو لا يناسب أسلوبك. إن كونك على طبيعتك هو الأهم، لذا إذا كنت مرحًا بطبيعتك، دع هذا يظهر!

ومع ذلك، بغض النظر عن مدى سهولة وصول الفكاهة إليك، اجعلها دائمًا مناسبة للعمل.

احتفظ بالمحتوى الخاص بجمهورك

بينما يمكنك التحدث عن نفسك في خطاب تعريف عملك، يجب عليك توجيه جزء كبير من لغتك نحو جمهورك، أي القارئ. ستتذكر أن القليل من الإطراء أمر جيد دائمًا، لكن تأكد من أنك صادق.

يمكن لأي شخص أن يعرف متى تقوم بدهنه بشكل كثيف جدًا، وعند هذه النقطة، فإن ما كان من المفترض أن يكون شعورًا إيجابيًا سيظهر زائفًا.

لا تفوت فرصة استخدام القوالب

تعتبر القوالب نقطة بداية مفيدة لكتابة خطاب تعريفي للأعمال، خاصة إذا كان هذا هو خطابك الأول. يمكنك الاعتماد على قالب لأول رسالتين حتى تشعر أنك قد اتقنته ويمكنك التعامل معه بشكل مستقل.

قم بتخصيص رسالتك

على الرغم من أن القوالب مفيدة في الاستخدام، إلا أنه لا ينبغي عليك استخدامها حرفيًا. أضف طابعك الفريد إلى كتابتك الإبداعية، متضمنًا عناصر من علامتك التجارية. إذا قمت بإرسال نفس الرسالة إلى الجميع، فمن المحتمل أنك لن تحصل على الكثير من الردود. قم بتخصيص رسالتك بناءً على المستلم.

لا تنسى المتابعة

حتى إذا كان شخص ما ينوي الرد عليك، فإنه لا يحصل دائمًا على الفرصة على الفور. ثم، عفوًا، لقد نسيت رسالتك. ولهذا السبب فإن المتابعة ذات قيمة كبيرة. يمكن أن تكون دفعة صغيرة هي كل ما يتطلبه الأمر لوضع ظهرك في ذهن العميل أو البائع. سيعطونك بعضًا من وقتهم وسيبدأون في العمل.

اقرأ المزيد: 15 قالبًا للبريد الإلكتروني التقديمي يعمل كالسحر

قالب رسالة مقدمة الأعمال

لم يبق لديك شيء لتفعله سوى الكتابة، لذا استخدم نموذج قالب الرسالة هذا لبدء أول خطاب تقديمي لشركتك. يمكنك تعديل تنسيق الرسالة بناءً على احتياجاتك.

اسمك

اسم عملك/اسم شركتك

عنوان عملك

تاريخ

اسم المستلم

اسم عمل المستلم

العنوان البريدي لمستلم العمل

مرحبًا، [اسم المستلم]، كيف حالك؟ اسمي [اسمك] من [الشركة أو المؤسسة]، وأنا أكتب إليك بشأن فرصة عمل. أشعر أننا يمكن أن نكون شركاء رائعين إذا عملنا معًا.

لدي [أذكر خبرتك وبيانات اعتمادك]، مما يجعلني خبيرًا في مجال عملي. من خلال [شرح بدلاتهم القوية]، يمكننا تعزيز [أهداف الصناعة].

هل ترغب في إجراء محادثة يوم الجمعة المقبل، الثاني ^عشر ، حول هذه الفرصة، عند الظهر مثلاً؟ رقم هاتفي هو [الرقم]، أو يمكننا إجراء مكالمة فيديو أو حتى الاجتماع وجهًا لوجه. ما هو الأفضل بالنسبة لك هو جيد بالنسبة لي!

شكرا جزيلا على وقتك. اتمنى ان اسمع منك قريبا.

[إمضاء]

اقرأ المزيد: 7 أخطاء مقدمة في البريد الإلكتروني يجب تجنبها

تغليف

يتطلب خطاب تقديم الأعمال الاحترافية والشخصية لتحقيق هدف ما، مثل عقد شراكة تجارية، أو العثور على وظيفة جديدة أو عميل جديد، أو توسيع شبكتك.

حتى لو قمت بتكثيف خطابات مقدمة عملك في رسائل البريد الإلكتروني أو الرسائل المباشرة على وسائل التواصل الاجتماعي بدلاً من إرسالها في صندوق بريد، فإن معرفة كيفية كتابة إحدى هذه الرسائل يمكن أن تأخذ عملك دائمًا إلى أبعد من ذلك!

EngageBay هو برنامج شامل للتسويق والمبيعات ودعم العملاء للشركات الصغيرة والشركات الناشئة. يمكنك الحصول على التسويق عبر البريد الإلكتروني، والأتمتة، وقوالب البريد الإلكتروني المجانية، ومنشئ الصفحات المقصودة، واختبار A/B، والمزيد.

قم بالتسجيل في EngageBay مجانًا، أو احجز عرضًا تجريبيًا مع خبرائنا.

أسئلة وأجوبة (FAQ)

1. هل يجب أن تكون رسالة تعريف العمل عبارة عن رسالة بالبريد؟

مُطْلَقاً! في العصر الرقمي الذي نعيشه اليوم، يمكنك إرسال خطاب تعريفي بالعمل عبر البريد الإلكتروني أو رسالة LinkedIn أو أي طريقة أخرى تريد التواصل بها.

2. ما هي الكلمات الختامية الأكثر شيوعًا في خطاب تعريف الأعمال؟

إن المشاعر مثل "شكرًا مرة أخرى" و"مع خالص التقدير" و"لك حقًا" و"أطيب التحيات/مع تحياتي" و"بتقدير" هي مشاعر أساسية لسبب ما! يمكنك استخدام أي منها عند إغلاق رسالتك.