Los peligros ocultos del exceso de existencias y cómo evitarlos

La gestión de inventario es una tarea crítica en todos los negocios. A medida que las empresas intentan realizar un seguimiento de sus suministros, se enfrentan a dos desafíos importantes: el exceso y la escasez de existencias.

Cuando esto último sucede, las empresas se ven presionadas a retener a sus clientes mediante la reposición de artículos agotados; este es un enfoque táctico.

Pero si no hay una estrategia definida para lograr esto, pueden terminar comprando suministros en exceso que permanecen por períodos prolongados en los estantes. Un movimiento costoso como este podría generar pérdidas inesperadas, lo que afectaría el crecimiento del negocio.

Este artículo comparte las cinco causas principales del exceso de existencias y algunas estrategias comprobadas para evitar el exceso de existencias. E, incluso si ya tiene un exceso de existencias, los consejos compartidos en esta guía lo ayudarán a evitar daños innecesarios y vencimientos de productos.

¿Qué es el exceso de existencias?

El exceso de existencias significa comprar bienes o suministros que exceden las necesidades de la empresa o las demandas del mercado en un período determinado. Ocurre cuando una empresa realiza un pedido excesivo de inventario y termina con un exceso de existencias.

Cuando las empresas piden demasiados productos que no pueden vender, aumentan los costos de almacenamiento de inventario. Y es probable que los productos pasen de moda o se deprecien a medida que lleguen a sus fechas de vencimiento.

Will Stevenson, en su libro, explicó los desafíos que conlleva el exceso de existencias. De acuerdo con él,

"... el exceso de existencias ocupa espacio innecesariamente y bloquea fondos que podrían ser más productivos en otros lugares... el precio del exceso de existencias puede ser asombroso cuando los costos de mantenimiento de inventario son altos..."

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¿Cuáles son las causas del exceso de existencias?

El primer paso para evitar el exceso de existencias es conocer la raíz del problema. Aunque el exceso de existencias surge de varios factores, puede compilarlos bajo estas cinco causas principales.

1. Mala gestión de inventario

La clasificación, el almacenamiento, el embalaje y la gestión general del inventario permiten a las empresas realizar un seguimiento de la entrada y salida de los suministros. A medida que cambian las demandas de diferentes unidades de mantenimiento de existencias (SKU), ya sea debido a la estacionalidad o cambios en las tendencias, se vuelve más exigente equilibrar entre tener demasiado o muy poco.

Debido a informes inexactos, mala comunicación entre departamentos o planificación inadecuada, las empresas pueden carecer de información en tiempo real sobre sus costos de inventario. Estas irregularidades pueden hacer que los minoristas realicen pedidos excesivos de productos por encima de los niveles máximos de existencias, lo que genera costos excesivos de almacenamiento y compras.

2. Problemas de gestión de la cadena de suministro

Incidentes como desastres naturales, guerras o pandemias pueden interrumpir la cadena de suministro de una empresa, lo que aumenta las posibilidades de desabastecimiento o retraso en la producción. Cuando las empresas detectan una posible barrera en la cadena de suministro, es posible que deseen evitar retrasos e interrupciones inesperados comprando un exceso de existencias.

Si bien esta puede ser una estrategia perfecta para combatir los desabastecimientos, puede generar un exceso de existencias y un mayor riesgo de daños o caducidad del producto.

3. Pronóstico de demanda inexacto

Puede tomar decisiones inteligentes sobre su inventario y ofertas de productos utilizando datos cualitativos y cuantitativos precisos, independientemente de la ubicación, la temporada o el tipo de producto.

Pero cuando sobrestima la demanda o malinterpreta el comportamiento de los clientes, puede terminar abasteciendo sus estantes con un exceso de suministros. Y cuando la demanda del mercado de un SKU en particular finalmente se ralentiza, los bienes sobrantes permanecerán en la tienda durante períodos prolongados, ocupando espacio que podría usarse para otros productos.

4. Miedo a los desabastecimientos

Debido a la gestión ineficiente de la cadena de suministro, los bajos costos de producción o los problemas de calidad del producto, una empresa puede quedarse sin existencias inesperadamente. Según Netstock, el 43% de los consumidores indicaron que es más probable que abandonen un producto después de experimentar dos o más desabastecimientos.

Como resultado, muchas empresas preferirían tener un exceso de existencias en sus estantes para evitar quedarse sin suministros en caso de un desastre natural o cualquier otro desafío.

5. Demandas estacionales

A medida que cambian las estaciones, también cambian las demandas. Períodos como Navidad, Semana Santa, etc., vienen con un aumento en las demandas de los clientes, por lo que los dueños de las tiendas aprovechan estos eventos para impulsar las ventas. Pero, dado que las empresas tienden a acumular inventario en preparación para la temporada, una planificación inadecuada puede empujarlas a sobreordenar existencias.

Cuando se cierran las ventanas de compras estacionales, el exceso de suministros permanece intacto en los estantes durante períodos prolongados. Esto puede deberse a una mala estrategia de marketing, promoción o fijación de precios.

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Consecuencias del exceso de existencias

Desde la depreciación de los bienes hasta espacios de almacenamiento limitados y efectivo inmovilizado, el exceso de existencias puede generar varios problemas críticos en las empresas, independientemente de la causa. Aquí hay algunos problemas que vienen con el exceso de existencias:

1. Mayores costos de almacenamiento y manejo

Una de las trampas más obvias del exceso de existencias es el aumento de los costos de inventario. Los costos de inventario se refieren a todos los gastos que implican la gestión de inventario, incluidos el almacenamiento, los pedidos, el transporte, etc.

Cuando solicita demasiados suministros, puede terminar almacenándolos en espacios destinados a otros productos. Dado que hay una baja demanda de productos con exceso de existencias, las ventas y la rotación serán bajas. Además, los espacios limitados para más existencias pueden aumentar las posibilidades de que se agoten las existencias de otros SKU con una gran demanda.

Cuanto más tiempo permanezcan los productos en los estantes, mayores serán los gastos y costos de conservarlos hasta que se vendan.

2. Caducidad y obsolescencia del producto

Por lo general, todos los productos son sensibles al tiempo. Mientras que algunos pueden durar unas pocas semanas o meses, otros pueden permanecer hasta unas pocas décadas.

Cuando compras cualquier producto, esperas venderlo antes de que pierda su valor. Sin embargo, en caso de exceso de existencias, tiene más existencias de las que puede vender. Y con los cambios en las tendencias, un producto puede volverse obsoleto lentamente.

El valor de un producto obsoleto generalmente se reduce, especialmente cuando la demanda disminuye gradualmente. Lo mismo ocurre con los productos perecederos: se deterioran cuando permanecen más tiempo del esperado.

Estos daños pueden generar pérdidas inesperadas, desperdicio de recursos y gastos adicionales por reparaciones y reemplazos. Aún más, puede verse presionado a vender estos productos por debajo de los precios reales para liberar más espacio.

3. Capital cautivo

Cuando acumula su inventario con nuevos productos, debe venderlos dentro de un cronograma definido para recuperar su capital y obtener sus ganancias. Pero con el exceso de inventario, sus fondos están atados al exceso de inventario.

Con poco capital, no puede comprar nuevos productos con mayor demanda. Esto aumenta la tasa de desabastecimiento de otros SKU, lo que eventualmente resulta en la pérdida de ventas.

Las pérdidas pueden aumentar a medida que surgen más necesidades para introducir nuevos productos o ejecutar otras operaciones comerciales rentables. En última instancia, existe un mayor riesgo de perder oportunidades de expansión y escalamiento.

4. Menor satisfacción del cliente

Todas las demás consecuencias del exceso de existencias eventualmente conducirán a una mala experiencia del cliente.

Al tratar de evitar los desabastecimientos comprando demasiados suministros, es posible que ocupe un exceso de espacio para nuevos productos y, eventualmente, se quede sin existencias para otros SKU de venta rápida. Cuando los clientes van a la tienda y descubren que los productos no están disponibles, se quedan con una mala experiencia.

Aún más, los clientes que compran productos con exceso de existencias se frustrarán cuando vean sus artículos en malas condiciones. Estas experiencias reducen la confianza en la marca, lo que obliga a los clientes a buscar soluciones de la competencia.

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Exceso de existencias: ¿Cuánto es "demasiado"?

No hay un número fijo para la cantidad correcta de acciones que debe tener una empresa, ya que diferentes negocios tienen diferentes operaciones y procesos de ventas. Además, los niveles mínimos y máximos de existencias para distintos SKU dentro de una empresa varían, ya que las demandas dependen de varios factores.

Sin embargo, la gestión adecuada del inventario y los informes precisos pueden brindar a los minoristas información sobre los productos que se venden bien y otros que se venden lentamente. A medida que las empresas monitorean su tasa de rotación, pueden establecer niveles de inventario mínimos y máximos para diferentes SKU.

En última instancia, la racionalización adecuada de SKU puede ayudar a los minoristas a identificar y descontinuar productos de bajo rendimiento.

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Exceso de existencias frente a almacenamiento

A medida que las empresas se preparan para temporadas desafiantes o intentan combatir los problemas de gestión de la cadena de suministro, pueden almacenar grandes cantidades de productos para uso futuro, lo que aumenta la disponibilidad del producto cuando aumenta la demanda. Esto es almacenamiento, no exceso de existencias.

Aunque son similares, el exceso de existencias y el almacenamiento se utilizan cuando las empresas solicitan demasiados suministros. Sin embargo, poseen algunas diferencias:

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Prevención del exceso de existencias

Conocer la causa del exceso de existencias es el primer paso hacia una gestión adecuada del inventario. Pero no termina ahí. Existen otras estrategias diseñadas para ayudarlo a implementar mejores prácticas de inventario. Aquí hay medidas preventivas que reducen el riesgo de tener demasiados suministros en sus estantes:

1. Sistemas eficientes de gestión de inventario

Una herramienta de administración de inventario posee capacidades para rastrear niveles de inventario, ventas de productos, pedidos, entregas y otros procesos de producción. Las soluciones de gestión de inventario proporcionan una representación precisa de los niveles de existencias y muestran los productos disponibles o los artículos que están listos para vender.

Con estos datos, usted determina sus niveles de existencias óptimos incluso cuando cambian las demandas y las tendencias. Al brindarle información sobre datos en tiempo real, los programas de software lo ayudan a tomar decisiones estratégicas de compra.

2. Previsión precisa de la demanda

Al acceder a las tendencias de marketing y de la industria, puede pronosticar con precisión la demanda de un SKU en particular. Esto puede ayudarlo a identificar los factores que afectan el comportamiento del cliente dentro de un período específico.

Con herramientas como Google Trends, Netstock o SAP, puede identificar con precisión los productos que despiertan el interés de los clientes a lo largo del tiempo. Con los datos, puede establecer niveles de inventario óptimos para varios artículos, independientemente de las temporadas o los cambios en las tendencias.

3. Auditorías periódicas de inventario

Las auditorías de inventario implican el uso de indicadores clave de rendimiento (KPI) específicos para hacer coincidir sus niveles de existencias actuales y registros de inventario con sus datos financieros. Las auditorías periódicas y programadas lo ayudan a identificar los niveles de existencias de seguridad, pronosticar la demanda y detectar pérdidas.

Estos KPI incluyen índice de rotación de inventario, recuento de inventario, inventario promedio, tiempo de cumplimiento de pedidos, tiempo de ciclo, índice de inventario a ventas, etc.

Una auditoría de inventario exitosa le brinda una vista completa de su inventario, lo que lo ayuda a identificar los productos más vendidos y los que fallan. Esto brinda información sobre los productos que debe reabastecer con más frecuencia y otros que debe ignorar para evitar el exceso de existencias.

4. Gestión eficaz de la cadena de suministro

Algunas numerosas limitaciones e interrupciones vienen con la gestión de la cadena de suministro. Por temor a los desabastecimientos, estas interrupciones pueden presionar a los minoristas para que ordenen en exceso el exceso de suministros. Pero con una gestión eficiente de la cadena de suministro, las empresas pueden diseñar estrategias claras que aseguren un flujo de inventario continuo incluso con desafíos inesperados.

Tener resiliencia en la cadena de suministro implica hacer planes y estrategias para mejorar la disponibilidad del producto y garantizar niveles óptimos de existencias.

Algunas de estas estrategias incluyen tener múltiples canales de distribución para el inventario, colaborar con varios proveedores y transportistas, y emplear especialistas en logística experimentados.

Además, los minoristas con múltiples centros de ventas pueden reorganizar los niveles de existencias en función de la demanda en una ubicación en particular. Esto crea un equilibrio para garantizar que un artículo no tenga exceso de existencias en una ubicación y falta de existencias en otra.

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Qué hacer con el inventario de exceso de existencias

Por mucho que se pueda evitar el exceso de existencias, muchas empresas ya tienen suministros en exceso en sus estantes sin saber qué hacer con ellos. Dado que la demanda de estos artículos es baja y no se vende bien, existen otras formas de sacarlos de los estantes y liberar espacio en su inventario sin incurrir en pérdidas exponenciales.

1. Crea ofertas y descuentos especiales

Puede despertar el interés de sus clientes al reducir los precios del exceso de inventario, ya que la demanda de los artículos es baja. Con otras ofertas especiales como compras múltiples, BOGO (compre uno, obtenga uno gratis), etc., atrae a compradores potenciales para que compren más, especialmente si los artículos son parte de un conjunto.

Dado que el exceso de existencias puede permanecer más tiempo de lo normal y depreciarse, ofrecer descuentos lo ayudará a venderlos más rápido y evitará daños innecesarios.

2. Mueva el exceso de existencias a otras ubicaciones

Esto solo se aplica a los minoristas que tienen varios centros de venta. Supervisar los niveles de existencias en varias ubicaciones y transferir el excedente de inventario garantizará que un artículo no tenga exceso de existencias en una ubicación y falta de existencias en otra.

Sin embargo, si solo hay una tienda, los minoristas pueden considerar reorganizar los productos u optimizar su escaparate para atraer a más compradores. Esto hará que los productos ocultos sean visibles y fácilmente accesibles.

3. Ofrezca artículos excedentes como obsequios o donaciones caritativas

En línea con la creación de ofertas y descuentos especiales, los comerciantes también pueden regalar artículos excedentes. Si bien es posible que esto no aumente directamente sus ganancias, puede mejorar la satisfacción del cliente.

Esta estrategia funciona bien para artículos de bajo costo y los minoristas pueden usarla para aumentar las ventas de otro producto o mejorar sus campañas de marketing.

Aún más, algunos suministros pueden servir como donaciones a organizaciones locales. Esto muestra su apoyo a la comunidad y, por lo tanto, aumenta la confianza en la marca.

4. Solicitar un reembolso o cambio

Si tiene una excelente relación con su proveedor, puede solicitar amablemente un reembolso o un cambio por un artículo diferente. Esto solo puede funcionar si los bienes están en buenas condiciones ya que el proveedor tendrá que revenderlos a otros clientes.

Algunos proveedores tienen políticas de reembolso, por lo que puede asegurarse de que su proveedor acepte esto antes de presentar su oferta.

5. Emplear servicios de liquidación de inventario

La liquidación de inventario consiste en vender el exceso de inventario al por mayor a un precio reducido. Esto ocurre cuando las empresas planean cerrar o eliminar el exceso de existencias.

Las empresas de liquidación de inventario compran el exceso de existencias a precios con grandes descuentos. Y aunque podría haber una disminución en su margen de ganancias, puede liberar espacio para otros productos que funcionarán mejor.

Asegúrese de comparar opciones y revisar revisiones para encontrar liquidadores confiables con políticas viables.

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Conclusión: controle su inventario

Una de las principales causas del exceso de existencias es la mala gestión del inventario. Ordenar productos sin comprender el inventario de su tienda puede generar un exceso de existencias para algunos productos y una escasez de existencias para otros.

Sin embargo, un buen sistema de gestión de inventario, junto con una estrategia completamente funcional, lo ayudará a superar las fluctuaciones en los niveles de existencias.

El procesamiento manual de los datos de su inventario puede dar lugar a imprecisiones, errores de cálculo y otros errores. Por lo tanto, necesita una herramienta de gestión de inventario y un sistema de gestión de relaciones con los clientes (CRM) como EngageBay, para ayudarle a realizar un seguimiento de las ventas, registrar los datos de los clientes y comunicarse con sus compradores para mejorar la eficiencia de las ventas y la satisfacción del cliente.