Die versteckten Gefahren von Überbeständen und wie man sie vermeidet

Die Bestandsverwaltung ist eine kritische Aufgabe in jedem Unternehmen. Wenn Unternehmen versuchen, ihre Vorräte im Auge zu behalten, stehen sie vor zwei großen Herausforderungen – Über- und Unterbevorratung.

Wenn letzteres passiert, werden Unternehmen unter Druck gesetzt, ihre Kunden zu halten, indem sie nicht vorrätige Artikel auffüllen – dies ist ein taktischer Ansatz.

Aber wenn es keine definierte Strategie gibt, um dies zu erreichen, kaufen sie möglicherweise überschüssiges Material, das für längere Zeit in den Regalen bleibt. Ein teurer Schritt wie dieser könnte zu unerwarteten Verlusten führen und das Geschäftswachstum beeinträchtigen.

In diesem Artikel werden die fünf Hauptursachen für Überbestände und einige bewährte Strategien zur Vermeidung von Überbeständen vorgestellt. Und selbst wenn Sie bereits überschüssige Lagerbestände haben, helfen Ihnen die Tipps in diesem Leitfaden, unnötige Schäden und Produktverfall zu vermeiden.

Was ist Überbesatz?

Überbestand bedeutet den Kauf von Waren oder Vorräten, die den Bedarf des Unternehmens oder die Marktnachfrage innerhalb eines bestimmten Zeitraums übersteigen. Es passiert, wenn ein Unternehmen Lagerbestände überbestellt und am Ende einen Überbestand hat.

Wenn Unternehmen zu viele Produkte bestellen, die sie nicht verkaufen können, steigen ihre Lagerhaltungskosten. Und die Produkte können wahrscheinlich aus der Mode kommen oder an Wert verlieren, wenn sie ihr Verfallsdatum erreichen.

Will Stevenson hat in seinem Buch die Herausforderungen erklärt, die mit Überbeständen einhergehen. Laut ihm,

„… Überbestände nehmen unnötig Platz in Anspruch und binden Mittel, die woanders produktiver sein könnten … der Preis für übermäßige Überbestände kann atemberaubend sein, wenn die Lagerhaltungskosten hoch sind …“

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Was sind die Ursachen für Überbestände?

Der erste Schritt zur Vermeidung von Überbeständen besteht darin, die Wurzel des Problems zu kennen. Obwohl Überbestände aus mehreren Faktoren entstehen, können Sie sie unter diesen fünf Hauptursachen zusammenfassen.

1. Schlechtes Bestandsmanagement

Das Sortieren, Lagern, Verpacken und die gesamte Bestandsverwaltung ermöglichen es Unternehmen, den Eingang und Ausgang von Lieferungen zu verfolgen. Da sich die Nachfrage nach verschiedenen Lagerhaltungseinheiten (SKUs) entweder aufgrund von Saisonalität oder Trendänderungen ändert, wird es immer schwieriger, ein Gleichgewicht zwischen zu viel und zu wenig zu finden.

Aufgrund ungenauer Berichte, schlechter Kommunikation zwischen den Abteilungen oder unsachgemäßer Planung fehlt es Unternehmen möglicherweise an Echtzeit-Einblicken in ihre Bestandskosten. Diese Unregelmäßigkeiten können dazu führen, dass Einzelhändler Waren über die maximalen Lagerbestände hinaus überbestellen, was zu übermäßigen Lagerhaltungs- und Einkaufskosten führt.

2. Probleme im Lieferkettenmanagement

Vorfälle wie Naturkatastrophen, Kriege oder Pandemien können die Lieferkette eines Unternehmens stören und damit die Wahrscheinlichkeit von Fehlbeständen oder Produktionsverzögerungen erhöhen. Wenn Unternehmen ein potenzielles Hindernis in der Lieferkette erkennen, möchten sie möglicherweise unerwartete Verzögerungen und Unterbrechungen vermeiden, indem sie überschüssige Lagerbestände kaufen.

Obwohl dies eine perfekte Strategie zur Bekämpfung von Fehlbeständen sein kann, kann es zu Überbeständen und einem höheren Risiko von Schäden oder dem Verfall von Produkten führen.

3. Ungenaue Bedarfsprognosen

Sie können intelligente Entscheidungen über Ihr Inventar und Ihre Produktangebote treffen, indem Sie genaue qualitative und quantitative Daten verwenden, unabhängig von Standort, Saisonalität oder Produkttyp.

Aber wenn Sie die Nachfrage überschätzen oder das Verhalten der Kunden falsch interpretieren, kann es passieren, dass Sie Ihre Regale mit überschüssigen Vorräten füllen. Und wenn die Marktnachfrage nach einer bestimmten SKU schließlich nachlässt, liegen die überschüssigen Waren für längere Zeit im Geschäft und nehmen Platz ein, der für andere Produkte genutzt werden könnte.

4. Angst vor Fehlbeständen

Aufgrund von ineffizientem Lieferkettenmanagement, niedrigen Produktionskosten oder Problemen mit der Produktqualität können einem Unternehmen unerwartet die Lagerbestände ausgehen. Laut Netstock gaben 43 % der Verbraucher an, dass sie ein Produkt eher fallen lassen, nachdem sie zwei oder mehr Fehlbestände erlebt haben.

Infolgedessen würden viele Unternehmen ihre Regale lieber überfüllen, um zu vermeiden, dass ihnen im Falle einer Naturkatastrophe oder einer anderen Herausforderung die Vorräte ausgehen.

5. Saisonbedarf

Mit den Jahreszeiten ändern sich auch die Anforderungen. Zu Zeiten wie Weihnachten, Ostern usw. steigen die Kundenanforderungen, daher nutzen Ladenbesitzer diese Ereignisse, um den Umsatz zu steigern. Da Unternehmen jedoch dazu neigen, in Vorbereitung auf die Saison Lagerbestände aufzustocken, kann eine unsachgemäße Planung sie dazu veranlassen, Lagerbestände zu überbestellen.

Wenn die saisonalen Kauffenster schließen, liegen die überschüssigen Vorräte für längere Zeit unberührt in den Regalen. Dies kann auf eine schlechte Marketing-, Werbe- oder Preisstrategie zurückzuführen sein.

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Folgen von Überbeständen

Von der Wertminderung von Waren bis hin zu begrenzten Lagerplätzen und gebundenem Bargeld kann eine Überbevorratung unabhängig von der Ursache zu mehreren kritischen Problemen in Unternehmen führen. Hier sind einige Probleme, die mit Überbeständen einhergehen:

1. Erhöhte Lager- und Handhabungskosten

Einer der offensichtlichsten Fallstricke von Überbeständen ist der Anstieg der Bestandskosten. Bestandskosten beziehen sich auf alle Ausgaben, die mit der Bestandsverwaltung verbunden sind, einschließlich Lagerung, Bestellung, Transport usw.

Wenn Sie zu viele Verbrauchsmaterialien bestellen, lagern Sie diese möglicherweise in Räumen, die für andere Produkte vorgesehen sind. Da es eine geringe Nachfrage nach überlagerten Waren gibt, werden Verkäufe und Umsätze gering sein. Darüber hinaus können die begrenzten Plätze für mehr Lagerbestand zu einer höheren Wahrscheinlichkeit von Fehlbeständen bei anderen stark nachgefragten SKUs führen.

Je länger die Ware in den Regalen steht, desto höher sind der Aufwand und die Kosten für die Aufbewahrung bis zum Verkauf.

2. Produktablauf und Veralterung

Typischerweise sind alle Produkte zeitkritisch. Während einige einige Wochen oder Monate dauern können, können andere bis zu einigen Jahrzehnten bestehen bleiben.

Wenn Sie ein Produkt kaufen, erwarten Sie, es zu verkaufen, bevor es seinen Wert verliert. Im Falle eines Überbestands haben Sie jedoch mehr Lagerbestand, als Sie verkaufen können. Und mit Trendänderungen kann ein Produkt langsam veraltet sein.

Der Wert eines veralteten Produkts wird normalerweise reduziert, insbesondere wenn die Nachfrage allmählich nachlässt. Dasselbe gilt für verderbliche Waren – sie verderben, wenn sie länger als erwartet haltbar sind.

Diese Schäden können zu unerwarteten Verlusten, Ressourcenverschwendung und zusätzlichen Kosten für Reparaturen und Ersatz führen. Darüber hinaus können Sie unter Druck gesetzt werden, diese Produkte unter den tatsächlichen Preisen zu verkaufen, um mehr Platz zu schaffen.

3. Eigenes Kapital

Wenn Sie Ihr Inventar mit neuen Produkten aufstocken, müssen Sie diese innerhalb eines festgelegten Zeitraums verkaufen, um Ihr Kapital zurückzugewinnen und Ihre Gewinne mitzunehmen. Aber mit Überbeständen werden Ihre Mittel in überschüssigen Lagerbeständen gebunden.

Mit geringem Kapital können Sie keine neuen Produkte mit höherer Nachfrage kaufen. Dies erhöht Ihre Lagerbestandsrate für andere SKUs, was schließlich zu Umsatzeinbußen führt.

Die Verluste können steigen, wenn mehr Bedarf entsteht, um neue Produkte einzuführen oder andere profitable Geschäftsvorgänge zu betreiben. Letztendlich besteht ein höheres Risiko, Expansions- und Skalierungsmöglichkeiten zu verpassen.

4. Reduzierte Kundenzufriedenheit

Alle anderen Folgen von Überbeständen führen letztendlich zu einem schlechten Kundenerlebnis.

Während Sie versuchen, Fehlbestände zu vermeiden, indem Sie zu viele Verbrauchsmaterialien kaufen, nehmen Sie möglicherweise zu viel Platz für neue Produkte in Anspruch und gehen schließlich für andere schnell verkaufte SKUs aus. Wenn Kunden in den Laden kommen und feststellen, dass die Waren nicht verfügbar sind, hinterlässt dies eine schlechte Erfahrung.

Darüber hinaus werden Kunden, die überfüllte Waren kaufen, frustriert sein, wenn sie ihre Artikel in schlechtem Zustand sehen. Diese Erfahrungen verringern das Markenvertrauen und zwingen Kunden, Lösungen von Wettbewerbern zu suchen.

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Überbestände: Wie viel ist „zu viel“?

Es gibt keine feste Zahl für die richtige Menge an Aktien, die ein Unternehmen haben sollte, da verschiedene Unternehmen unterschiedliche Betriebs- und Verkaufsprozesse haben. Darüber hinaus variieren die minimalen und maximalen Lagerbestände für verschiedene SKUs innerhalb eines Unternehmens, da die Anforderungen von mehreren Faktoren abhängen.

Eine ordnungsgemäße Bestandsverwaltung und genaue Berichterstattung können Einzelhändlern jedoch Einblicke in Produkte geben, die sich gut verkaufen, und andere, die sich nur langsam verkaufen. Während Unternehmen ihre Fluktuationsrate überwachen, können sie minimale und maximale Lagerbestände für verschiedene SKUs festlegen.

Letztendlich kann eine ordnungsgemäße SKU-Rationalisierung Einzelhändlern dabei helfen, leistungsschwache Produkte zu identifizieren und einzustellen.

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Überbevorratung vs. Bevorratung

Wenn sich Unternehmen auf schwierige Jahreszeiten vorbereiten oder versuchen, Probleme im Lieferkettenmanagement zu bekämpfen, lagern sie möglicherweise große Mengen an Waren für die zukünftige Verwendung und erhöhen so die Produktverfügbarkeit, wenn die Nachfrage eskaliert. Das ist Vorratshaltung, keine Überfüllung.

Obwohl ähnlich, werden Überbestände und Vorratshaltung verwendet, wenn Unternehmen zu viele Vorräte bestellen. Sie weisen jedoch einige Unterschiede auf:

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Vermeidung von Überbeständen

Die Ursache für Überbestände zu kennen, ist der erste Schritt zu einer ordnungsgemäßen Bestandsverwaltung. Aber es endet nicht dort. Es gibt andere Strategien, die darauf zugeschnitten sind, Ihnen bei der Implementierung besserer Aktienpraktiken zu helfen. Hier sind vorbeugende Maßnahmen, die das Risiko verringern, zu viele Vorräte in Ihren Regalen zu haben:

1. Effiziente Bestandsverwaltungssysteme

Ein Bestandsverwaltungstool verfügt über Funktionen zur Verfolgung von Bestandsniveaus, Produktverkäufen, Bestellungen, Lieferungen und anderen Produktionsprozessen. Bestandsverwaltungslösungen bieten eine genaue Darstellung der Lagerbestände und zeigen verfügbare Produkte oder verkaufsbereite Artikel an.

Mit diesen Daten ermitteln Sie Ihre optimalen Lagerbestände auch bei sich ändernden Anforderungen und Trends. Die Softwareprogramme geben Ihnen Einblicke in Echtzeitdaten und helfen Ihnen, strategische Kaufentscheidungen zu treffen.

2. Genaue Bedarfsprognose

Durch den Zugriff auf Marketing- und Branchentrends können Sie die Nachfrage nach einer bestimmten SKU genau vorhersagen. Dies kann Ihnen helfen, Faktoren zu identifizieren, die das Kundenverhalten innerhalb eines bestimmten Zeitraums beeinflussen.

Mit Tools wie Google Trends, Netstock oder SAP können Sie Produkte, die das Interesse der Kunden im Laufe der Zeit wecken, genau identifizieren. Mit den Daten können Sie unabhängig von Jahreszeiten oder Trendwechseln optimale Lagerbestände für mehrere Artikel festlegen.

3. Regelmäßige Bestandsprüfungen

Bestandsprüfungen beinhalten die Verwendung spezifischer Leistungskennzahlen (KPIs), um Ihre aktuellen Lagerbestände und Bestandsaufzeichnungen mit Ihren Finanzdaten abzugleichen. Regelmäßige und geplante Audits helfen Ihnen, Sicherheitsbestände zu identifizieren, Bedarf zu prognostizieren und Schwund zu erkennen.

Zu diesen KPIs gehören Lagerumschlagsquote, Lagerbestandszahl, durchschnittlicher Lagerbestand, Auftragserfüllungszeit, Zykluszeit, Verhältnis von Lagerbestand zu Umsatz usw.

Eine erfolgreiche Bestandsprüfung verschafft Ihnen einen vollständigen Überblick über Ihren Bestand und hilft Ihnen dabei, Bestseller und fehlerhafte Produkte zu identifizieren. Dies gibt Einblicke in Produkte, die Sie häufiger auffüllen sollten, und andere, die Sie ignorieren sollten, um Überbestände zu vermeiden.

4. Effektives Lieferkettenmanagement

Das Supply Chain Management bringt einige zahlreiche Einschränkungen und Störungen mit sich. Aus Angst vor Fehlbeständen können diese Unterbrechungen Einzelhändler dazu zwingen, überschüssige Lieferungen zu überbestellen. Aber mit einem effizienten Supply-Chain-Management können Unternehmen klare Strategien entwickeln, die auch bei unerwarteten Herausforderungen einen kontinuierlichen Bestandsfluss sicherstellen.

Resilienz in der Lieferkette erfordert das Erstellen von Plänen und Strategien zur Verbesserung der Produktverfügbarkeit und Sicherstellung optimaler Lagerbestände.

Einige dieser Strategien beinhalten mehrere Vertriebskanäle für Inventar, die Zusammenarbeit mit mehreren Lieferanten und Spediteuren und die Beschäftigung erfahrener Logistikspezialisten.

Außerdem können Einzelhändler mit mehreren Verkaufszentren die Lagerbestände basierend auf der Nachfrage an einem bestimmten Standort neu anordnen. Dadurch wird ein Gleichgewicht geschaffen, um sicherzustellen, dass ein Artikel nicht an einem Standort überfüllt und an einem anderen unterbesetzt ist.

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Was tun mit Überbeständen?

So sehr Überbestände verhindert werden können, haben viele Unternehmen bereits überschüssige Vorräte in ihren Regalen und wissen nicht, was sie damit anfangen sollen. Da die Nachfrage nach diesen Artikeln gering ist und sich nicht gut verkauft, gibt es andere Möglichkeiten, sie aus den Regalen zu nehmen und Ihren Lagerplatz freizugeben, ohne exponentielle Verluste zu erleiden.

1. Erstellen Sie Sonderangebote und Rabatte

Sie können das Interesse Ihrer Kunden wecken, indem Sie die Preise für Überbestände senken, da die Nachfrage nach den Artikeln gering ist. Mit anderen Sonderangeboten wie Multi-Buy, BOGO (eins kaufen, eins gratis) usw. locken Sie potenzielle Käufer dazu, mehr zu kaufen, insbesondere wenn die Artikel Teil eines Sets sind.

Da die überschüssigen Lagerbestände möglicherweise länger als gewöhnlich bleiben und an Wert verlieren, helfen Ihnen Rabatte dabei, sie schneller zu verkaufen und unnötige Schäden zu vermeiden.

2. Überschüssige Bestände an andere Standorte verschieben

Dies gilt nur für Einzelhändler, die mehrere Verkaufszentren haben. Die Überwachung der Lagerbestände an mehreren Standorten und die Übertragung überschüssiger Bestände stellen sicher, dass ein Artikel nicht an einem Standort überfüllt und an einem anderen unterbesetzt ist.

Wenn es jedoch nur einen Laden gibt, können Einzelhändler erwägen, die Produkte neu zu ordnen oder ihre Ladenfront zu optimieren, um mehr Käufer anzulocken. Dadurch werden versteckte Produkte sichtbar und leicht zugänglich.

3. Bieten Sie überschüssige Artikel als Geschenke oder wohltätige Spenden an

Im Rahmen der Erstellung von Sonderangeboten und Rabatten können Händler überschüssige Artikel auch verschenken. Auch wenn dies Ihren Gewinn möglicherweise nicht direkt steigert, kann es die Kundenzufriedenheit verbessern.

Diese Strategie funktioniert gut für preisgünstige Artikel, und Einzelhändler können sie nutzen, um den Verkauf eines anderen Produkts zu steigern oder ihre Marketingkampagnen zu verbessern.

Darüber hinaus können einige Vorräte als Spende an lokale Organisationen dienen. Dies zeigt Ihre Unterstützung für die Community und stärkt somit das Markenvertrauen.

4. Fordern Sie eine Rückerstattung oder einen Umtausch an

Wenn Sie eine gute Beziehung zu Ihrem Lieferanten haben, können Sie freundlicherweise eine Rückerstattung oder einen Umtausch gegen einen anderen Artikel beantragen. Dies kann nur funktionieren, wenn die Ware in gutem Zustand ist, da der Lieferant sie an andere Kunden weiterverkaufen muss.

Einige Lieferanten haben Rückerstattungsrichtlinien, daher können Sie sich vergewissern, dass Ihr Lieferant diese akzeptiert, bevor Sie Ihr Angebot unterbreiten.

5. Beschäftigen Sie Bestandsauflösungsdienste

Bei der Lagerliquidation werden überschüssige Lagerbestände in großen Mengen zu einem reduzierten Preis verkauft. Dies tritt auf, wenn Unternehmen planen, überschüssige Lagerbestände zu schließen oder abzubauen.

Bestandsauflösungsfirmen kaufen überschüssige Lagerbestände zu stark reduzierten Preisen. Und obwohl Ihre Gewinnspanne sinken könnte, können Sie Platz für andere Produkte schaffen, die eine bessere Leistung erbringen.

Achten Sie darauf, Optionen zu vergleichen und Bewertungen zu überprüfen, um zuverlässige Liquidatoren mit praktikablen Richtlinien zu finden.

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Fazit: Behalten Sie Ihr Inventar im Griff

Eine der Hauptursachen für Überbestände ist ein schlechtes Bestandsmanagement. Wenn Sie Produkte bestellen, ohne den Lagerbestand Ihres Geschäfts zu kennen, kann dies bei einigen Produkten zu Überbeständen und bei anderen zu Unterbeständen führen.

Ein gutes Bestandsverwaltungssystem hilft Ihnen jedoch neben einer voll funktionsfähigen Strategie, Schwankungen in den Lagerbeständen zu überwinden.

Die manuelle Verarbeitung Ihrer Bestandsdaten kann zu Ungenauigkeiten, Fehlberechnungen und anderen Fehlern führen. Sie benötigen also ein Bestandsverwaltungstool und ein CRM-System (Customer Relationship Management) wie EngageBay, das Ihnen hilft, Verkäufe zu verfolgen, Kundendaten aufzuzeichnen und mit Ihren Käufern zu kommunizieren, um die Verkaufseffizienz und Kundenzufriedenheit zu verbessern.