Bahaya Tersembunyi Overstocking Dan Cara Menghindarinya

Manajemen persediaan adalah tugas penting dalam setiap bisnis. Saat perusahaan mencoba melacak pasokan mereka, mereka menghadapi dua tantangan signifikan – kelebihan stok dan kekurangan stok.

Ketika yang terakhir terjadi, perusahaan ditekan untuk mempertahankan pelanggan mereka dengan mengisi kembali barang-barang yang sudah habis – ini adalah pendekatan taktis.

Tetapi jika tidak ada strategi yang pasti untuk mencapai hal ini, mereka mungkin akan membeli persediaan berlebih yang bertahan lama di rak. Langkah mahal seperti ini bisa menimbulkan kerugian tak terduga, yang memengaruhi pertumbuhan bisnis.

Artikel ini membagikan lima penyebab utama overstocking, dan beberapa strategi yang telah terbukti untuk mencegah overstocking. Dan, meskipun Anda sudah memiliki kelebihan stok, tips yang dibagikan dalam panduan ini akan membantu Anda menghindari kerusakan yang tidak perlu dan kedaluwarsa produk.

Apa itu Overstocking?

Overstocking berarti membeli barang atau perlengkapan yang melebihi kebutuhan perusahaan atau permintaan pasar dalam jangka waktu tertentu. Itu terjadi ketika perusahaan memesan persediaan secara berlebihan dan berakhir dengan kelebihan stok.

Ketika perusahaan memesan terlalu banyak produk yang tidak dapat mereka jual, biaya penyimpanan inventaris mereka meningkat. Dan produk mungkin akan ketinggalan zaman atau terdepresiasi saat mencapai tanggal kedaluwarsa.

Will Stevenson, dalam bukunya, menjelaskan tantangan-tantangan yang muncul akibat overstocking. Menurut dia,

“… menimbun berlebihan secara tidak perlu menghabiskan ruang dan mengikat dana yang mungkin lebih produktif di tempat lain… label harga untuk menimbun berlebih dapat mengejutkan ketika biaya penyimpanan inventaris tinggi…”

Baca juga: Metrik eCommerce Menjadi Mudah: Cara Mendorong Pertumbuhan

Apa Penyebab Overstocking?

Langkah pertama untuk mencegah kelebihan stok adalah mengetahui akar masalahnya. Meskipun overstocking muncul dari beberapa faktor, Anda dapat mengkompilasinya di bawah lima penyebab utama ini.

1. Manajemen persediaan yang buruk

Penyortiran, penyimpanan, pengemasan, dan manajemen inventaris secara keseluruhan memungkinkan bisnis untuk melacak masuk dan keluarnya pasokan. Karena permintaan untuk unit penyimpanan stok (SKU) yang berbeda berubah, baik karena musiman atau perubahan tren, menjadi lebih menuntut untuk menyeimbangkan antara memiliki terlalu banyak atau terlalu sedikit.

Karena pelaporan yang tidak akurat, komunikasi yang buruk antar departemen, atau perencanaan yang tidak tepat, perusahaan mungkin tidak memiliki wawasan waktu nyata tentang biaya inventaris mereka. Penyimpangan ini dapat menyebabkan pengecer memesan barang secara berlebihan di atas tingkat stok maksimum, yang menyebabkan biaya pergudangan dan pembelian yang berlebihan.

2. Masalah manajemen rantai pasokan

Insiden seperti bencana alam, perang, atau pandemi dapat mengganggu rantai pasokan perusahaan, sehingga meningkatkan kemungkinan kehabisan stok atau menunda produksi. Ketika perusahaan merasakan hambatan potensial dalam rantai pasokan, mereka mungkin ingin menghindari penundaan dan gangguan tak terduga dengan membeli kelebihan stok.

Meskipun ini mungkin merupakan strategi yang sempurna untuk mengatasi kehabisan stok, ini dapat menyebabkan kelebihan stok dan risiko kerusakan atau kedaluwarsa produk yang lebih tinggi.

3. Peramalan permintaan yang tidak akurat

Anda dapat membuat keputusan cerdas tentang inventaris dan penawaran produk menggunakan data kualitatif dan kuantitatif yang akurat, terlepas dari lokasi, musim, atau jenis produk.

Tetapi ketika Anda melebih-lebihkan permintaan atau salah menafsirkan perilaku pelanggan, Anda mungkin akan memenuhi rak Anda dengan persediaan berlebih. Dan ketika permintaan pasar untuk SKU tertentu akhirnya melambat, kelebihan barang akan berada di toko untuk waktu yang lama, mengambil ruang yang dapat digunakan untuk produk lain.

4. Takut kehabisan stok

Karena manajemen rantai pasokan yang tidak efisien, biaya produksi yang rendah, atau masalah kualitas produk, perusahaan dapat kehabisan stok secara tidak terduga. Menurut Netstock, 43% konsumen mengindikasikan bahwa mereka cenderung membuang produk setelah mengalami dua atau lebih kehabisan stok.

Akibatnya, banyak perusahaan lebih suka menimbun rak mereka terlalu banyak untuk menghindari kehabisan persediaan jika terjadi bencana alam atau tantangan lainnya.

5. Tuntutan musiman

Saat musim berganti, tuntutan juga berubah. Periode seperti Natal, Paskah, dll., disertai dengan peningkatan permintaan pelanggan, sehingga pemilik toko memanfaatkan acara ini untuk meningkatkan penjualan. Namun, karena bisnis cenderung menumpuk inventaris untuk persiapan musim, perencanaan yang tidak tepat dapat mendorong mereka untuk memesan stok secara berlebihan.

Ketika jendela pembelian musiman ditutup, persediaan berlebih tidak tersentuh di rak untuk waktu yang lama. Ini mungkin karena strategi pemasaran, promosi, atau penetapan harga yang buruk.

Baca juga: Peramalan Penjualan: Panduan Lengkap Untuk Pemilik Usaha Kecil

Konsekuensi Overstocking

Dari penyusutan barang hingga ruang penyimpanan yang terbatas dan uang tunai yang terikat, kelebihan stok dapat mengakibatkan beberapa masalah kritis dalam bisnis, apa pun penyebabnya. Berikut adalah beberapa masalah yang datang dengan overstocking:

1. Peningkatan biaya penyimpanan dan penanganan

Salah satu jebakan yang paling jelas dari overstocking adalah kenaikan biaya persediaan. Biaya persediaan mengacu pada semua biaya yang melibatkan manajemen persediaan, termasuk penyimpanan, pemesanan, transportasi, dll.

Saat Anda memesan terlalu banyak persediaan, Anda mungkin akan menyimpannya di ruang yang dimaksudkan untuk produk lain. Karena permintaan yang rendah untuk barang yang terlalu banyak menimbun, penjualan dan perputaran akan rendah. Selain itu, ruang terbatas untuk lebih banyak stok dapat menyebabkan kemungkinan kehabisan stok yang lebih tinggi untuk SKU lain yang permintaannya tinggi.

Semakin lama barang disimpan di rak, semakin tinggi biaya dan biaya untuk mengawetkannya sampai terjual.

2. Kedaluwarsa dan keusangan produk

Biasanya, semua produk sensitif terhadap waktu. Sementara beberapa dapat bertahan selama beberapa minggu atau bulan, yang lain dapat bertahan hingga beberapa dekade.

Saat Anda membeli produk apa pun, Anda berharap untuk menjualnya sebelum kehilangan nilainya. Namun, jika terjadi overstocking, Anda memiliki lebih banyak stok daripada yang bisa Anda jual. Dan dengan perubahan tren, suatu produk mungkin perlahan menjadi usang.

Nilai produk lama biasanya berkurang, terutama ketika permintaan berangsur-angsur mereda. Hal yang sama berlaku untuk barang yang mudah rusak – barang akan rusak jika bertahan lebih lama dari yang diharapkan.

Kerusakan ini dapat menyebabkan kerugian tak terduga, sumber daya terbuang, dan biaya tambahan untuk perbaikan dan penggantian. Terlebih lagi, Anda mungkin ditekan untuk menjual produk ini di bawah harga sebenarnya untuk mengosongkan lebih banyak ruang.

3. Modal tawanan

Saat Anda mengumpulkan inventaris Anda dengan produk baru, Anda harus menjualnya dalam jangka waktu yang ditentukan untuk mendapatkan kembali modal Anda dan mengambil keuntungan Anda. Tetapi dengan overstocking, dana Anda terikat pada persediaan berlebih.

Dengan modal rendah, Anda tidak dapat membeli produk baru dengan permintaan lebih tinggi. Ini meningkatkan tingkat kehabisan stok Anda untuk SKU lain, yang pada akhirnya mengakibatkan hilangnya penjualan.

Kerugian mungkin semakin besar karena semakin banyak kebutuhan yang muncul untuk memperkenalkan produk baru atau menjalankan operasi bisnis lain yang menguntungkan. Pada akhirnya, ada risiko kehilangan peluang yang lebih tinggi untuk ekspansi dan penskalaan.

4. Berkurangnya kepuasan pelanggan

Semua konsekuensi lain dari kelebihan stok pada akhirnya akan menyebabkan pengalaman pelanggan yang buruk.

Saat mencoba menghindari kehabisan stok dengan membeli terlalu banyak persediaan, Anda mungkin mengambil ruang berlebih untuk produk baru dan akhirnya kehabisan stok untuk SKU lain yang laris. Ketika pelanggan datang ke toko dan menemukan barang tidak tersedia, itu membuat mereka mengalami pengalaman yang buruk.

Terlebih lagi, pelanggan yang membeli barang yang terlalu banyak akan merasa frustasi ketika melihat barangnya dalam kondisi yang buruk. Pengalaman ini mengurangi kepercayaan merek, memaksa pelanggan untuk mencari solusi dari pesaing.

Baca juga: Analisis Penjualan: Belajar Zoom In & Kuasai Pipeline

Overstocking: Berapa "Terlalu Banyak"?

Tidak ada angka pasti untuk jumlah saham yang tepat yang harus dimiliki perusahaan, karena bisnis yang berbeda memiliki proses operasi dan penjualan yang berbeda. Selain itu, tingkat stok minimum dan maksimum untuk SKU berbeda dalam suatu perusahaan bervariasi karena permintaan bergantung pada beberapa faktor.

Namun, manajemen inventaris yang tepat dan pelaporan yang akurat dapat memberi retailer wawasan tentang produk yang terjual dengan baik dan produk lain yang terjual dengan lambat. Saat perusahaan memantau tingkat perputaran mereka, mereka dapat menetapkan tingkat persediaan minimum dan maksimum untuk SKU yang berbeda.

Pada akhirnya, rasionalisasi SKU yang tepat dapat membantu retailer mengidentifikasi dan menghentikan produk berperforma rendah.

Baca juga: Apa Itu Perencanaan Penjualan? Tips & Template yang Dapat Diunduh untuk Pemula

Overstocking vs Penimbunan

Saat perusahaan bersiap menghadapi musim yang menantang atau mencoba memerangi masalah manajemen rantai pasokan, mereka mungkin menyimpan barang dalam jumlah besar untuk digunakan di masa mendatang, sehingga meningkatkan ketersediaan produk saat permintaan meningkat. Ini penimbunan, bukan penimbunan berlebihan.

Meskipun serupa, overstocking dan stockpiling digunakan saat perusahaan memesan terlalu banyak persediaan. Namun, mereka memiliki beberapa perbedaan:

Baca juga: Ecommerce Marketing: 8 Area yang Harus Difokuskan untuk Meningkatkan Penjualan

Pencegahan Overstocking

Mengetahui penyebab overstocking adalah langkah pertama menuju manajemen persediaan yang tepat. Tapi itu tidak berakhir di sana. Ada strategi lain yang disesuaikan untuk membantu Anda menerapkan praktik stok yang lebih baik. Berikut adalah tindakan pencegahan yang mengurangi risiko terlalu banyak persediaan di rak Anda:

1. Sistem manajemen inventaris yang efisien

Alat manajemen inventaris memiliki kemampuan untuk melacak tingkat inventaris, penjualan produk, pesanan, pengiriman, dan proses produksi lainnya. Solusi manajemen inventaris memberikan representasi tingkat stok yang akurat dan menampilkan produk atau barang yang tersedia yang siap dijual.

Dengan data ini, Anda dapat menentukan tingkat stok optimal meskipun permintaan dan tren berubah. Dengan memberi Anda wawasan tentang data waktu nyata, program perangkat lunak membantu Anda membuat keputusan pembelian yang strategis.

2. Peramalan permintaan yang akurat

Dengan mengakses tren pemasaran dan industri, Anda dapat memperkirakan permintaan untuk SKU tertentu secara akurat. Ini dapat membantu Anda mengidentifikasi faktor-faktor yang memengaruhi perilaku pelanggan dalam periode tertentu.

Dengan menggunakan alat seperti Google Trends, Netstock, atau SAP, Anda dapat secara akurat mengidentifikasi produk yang menarik minat pelanggan dari waktu ke waktu. Dengan data tersebut, Anda dapat menetapkan tingkat inventaris optimal untuk beberapa item, terlepas dari musim atau perubahan tren.

3. Audit persediaan secara teratur

Audit inventaris melibatkan penggunaan indikator kinerja utama (KPI) tertentu untuk mencocokkan tingkat stok dan catatan inventaris Anda saat ini dengan data keuangan Anda. Audit rutin dan terjadwal membantu Anda mengidentifikasi tingkat persediaan pengaman, memperkirakan permintaan, dan mendeteksi penyusutan.

KPI ini mencakup rasio perputaran persediaan, jumlah persediaan, persediaan rata-rata, waktu pemenuhan pesanan, waktu siklus, rasio persediaan terhadap penjualan, dll.

Audit inventaris yang berhasil memberi Anda gambaran lengkap tentang inventaris Anda, membantu Anda mengidentifikasi produk terlaris dan gagal. Ini memberikan wawasan tentang produk yang harus Anda isi ulang lebih sering dan produk lain yang harus Anda abaikan untuk menghindari kelebihan stok.

4. Manajemen rantai pasokan yang efektif

Beberapa keterbatasan dan gangguan datang dengan manajemen rantai pasokan. Karena takut kehabisan stok, gangguan ini dapat menekan pengecer untuk memesan kelebihan pasokan. Tetapi dengan manajemen rantai pasokan yang efisien, perusahaan dapat menyusun strategi yang jelas yang memastikan aliran persediaan yang berkelanjutan bahkan dengan tantangan yang tidak terduga.

Memiliki ketahanan rantai pasokan melibatkan pembuatan rencana dan strategi untuk meningkatkan ketersediaan produk dan memastikan tingkat stok yang optimal.

Beberapa dari strategi ini termasuk memiliki banyak saluran distribusi untuk persediaan, berkolaborasi dengan beberapa pemasok dan operator, dan mempekerjakan spesialis logistik yang berpengalaman.

Selain itu, pengecer dengan beberapa pusat penjualan dapat mengatur ulang tingkat stok berdasarkan permintaan di lokasi tertentu. Ini menciptakan keseimbangan untuk memastikan bahwa suatu barang tidak terlalu banyak menimbun di satu lokasi dan kurang menimbun di tempat lain.

Baca juga: Saluran Penjualan eCommerce 101: Panduan Pemula

Apa yang Harus Dilakukan Dengan Inventaris Overstock

Sebanyak kelebihan persediaan dapat dicegah, banyak perusahaan sudah memiliki persediaan berlebih di rak mereka tanpa tahu apa yang harus dilakukan dengan persediaan tersebut. Karena permintaan untuk barang-barang ini rendah dan tidak laku, ada cara lain untuk mengeluarkannya dari rak dan membebaskan ruang inventaris Anda tanpa menimbulkan kerugian eksponensial.

1. Buat penawaran dan diskon khusus

Anda dapat menarik minat pelanggan Anda dengan mengurangi harga persediaan yang terlalu banyak menimbun karena permintaan barang tersebut rendah. Dengan penawaran khusus lainnya seperti multi-beli, BOGO (beli satu, gratis satu), dll., Anda menarik calon pembeli untuk membeli lebih banyak, terutama jika item tersebut merupakan bagian dari satu set.

Karena kelebihan stok mungkin bertahan lebih lama dari biasanya dan terdepresiasi, menawarkan diskon akan membantu Anda menjualnya lebih cepat sambil mencegah kerusakan yang tidak perlu.

2. Pindahkan kelebihan stok ke lokasi lain

Ini hanya berlaku untuk pengecer yang memiliki beberapa pusat penjualan. Memantau tingkat stok di beberapa lokasi dan mentransfer kelebihan persediaan akan memastikan bahwa suatu barang tidak kelebihan stok di satu lokasi dan kekurangan stok di lokasi lain.

Namun, jika hanya ada satu toko, retailer dapat mempertimbangkan untuk menata ulang produk atau mengoptimalkan etalase untuk menarik lebih banyak pembeli. Ini akan membuat produk tersembunyi terlihat dan mudah diakses.

3. Tawarkan kelebihan barang sebagai hadiah atau sumbangan amal

Sejalan dengan pembuatan penawaran dan diskon khusus, merchant juga dapat memberikan barang surplus sebagai hadiah. Meskipun ini mungkin tidak secara langsung meningkatkan keuntungan Anda, ini dapat meningkatkan kepuasan pelanggan.

Strategi ini bekerja dengan baik untuk item berbiaya rendah, dan pengecer dapat menggunakannya untuk meningkatkan penjualan produk lain atau meningkatkan kampanye pemasaran mereka.

Terlebih lagi, beberapa persediaan dapat berfungsi sebagai sumbangan untuk organisasi lokal. Ini menunjukkan dukungan Anda kepada komunitas, karenanya, meningkatkan kepercayaan merek.

4. Minta pengembalian dana atau penukaran

Jika Anda memiliki hubungan yang baik dengan pemasok Anda, Anda dapat meminta pengembalian uang atau pertukaran untuk barang yang berbeda. Ini hanya dapat berfungsi jika barang dalam kondisi baik karena pemasok harus menjualnya kembali ke pelanggan lain.

Beberapa pemasok memiliki kebijakan pengembalian uang, sehingga Anda dapat meminta untuk memastikan bahwa pemasok Anda menerimanya sebelum mengajukan penawaran Anda.

5. Menggunakan jasa likuidasi persediaan

Likuidasi persediaan melibatkan penjualan kelebihan persediaan dalam jumlah besar dengan harga yang lebih murah. Ini terjadi ketika bisnis berencana untuk menutup atau melepas kelebihan stok.

Perusahaan likuidasi persediaan membeli kelebihan stok dengan harga diskon besar-besaran. Dan meskipun mungkin ada penurunan margin keuntungan Anda, Anda dapat mengosongkan ruang untuk produk lain yang berperforma lebih baik.

Pastikan untuk membandingkan opsi dan periksa ulasan untuk menemukan likuidator andal dengan kebijakan yang bisa diterapkan.

Baca juga: Ritel Multisaluran: Semua yang Perlu Anda Ketahui

Intinya: Pahami Inventaris Anda

Salah satu penyebab utama overstocking adalah manajemen persediaan yang buruk. Memesan produk tanpa memahami inventaris toko Anda dapat menyebabkan kelebihan stok untuk beberapa produk dan kekurangan stok untuk yang lain.

Namun, sistem manajemen inventaris yang baik, di samping strategi yang berfungsi penuh akan membantu Anda mengatasi fluktuasi tingkat stok.

Pemrosesan data inventaris Anda secara manual dapat menyebabkan ketidakakuratan, kesalahan perhitungan, dan kesalahan lainnya. Jadi, Anda memerlukan alat manajemen inventaris dan sistem manajemen hubungan pelanggan (CRM) seperti EngageBay, untuk membantu Anda melacak penjualan, mencatat data pelanggan, dan berkomunikasi dengan pembeli untuk meningkatkan efisiensi penjualan dan kepuasan pelanggan.