CEO Kebetulan: Lacak Metrik Penting Ini untuk Sukses

Apakah Anda seorang CEO Kebetulan? Jika Anda seorang mantan solopreneur yang kesuksesannya telah mengarah pada pembentukan sebuah perusahaan, Anda mungkin saja.

Apakah Anda merasa kewalahan dalam mengelola bisnis atau agensi Anda, mencoba menyeimbangkan pekerjaan penting Anda dengan aspek operasional dan keuangan dalam menjalankan organisasi? Kamu tidak sendiri. Banyak solopreneur yang memulai sebagai pekerja lepas berbakat menemukan diri mereka dalam posisi yang sama.

Masalahnya adalah, meskipun Anda mungkin ahli dalam keahlian Anda, menjalankan agensi atau bisnis yang sukses membutuhkan keahlian yang berbeda.

Untuk berkembang, Anda perlu melacak metrik penting yang akan memandu Anda membuat keputusan berdasarkan informasi dan fokus pada area yang tepat untuk mendorong profitabilitas.

Jadi, jika Anda menemukan diri Anda berjuang untuk mendapatkan segalanya, menemukan Anda memiliki lebih banyak pekerjaan dari sebelumnya tetapi masih belum melihat keuntungan atau hadiah apa pun atas darah, keringat, dan air mata Anda, metrik ini akan membantu Anda tetap di jalur dan mengubah agensi Anda menjadi berkembang. bisnis.

Catatan: Kami menggunakan kata agensi, perusahaan, dan bisnis secara bergantian di seluruh artikel ini.Tentu saja tidak setiap bisnis atau perusahaan adalah agensi, tetapi metrik ini dapat diterapkan untuk jenis bisnis agensi dan non-agensi.

Mengapa Anda Harus Melacak Metrik Apa Pun?

Sebagai CEO yang tidak disengaja, metrik pelacakan sangat penting untuk pertumbuhan bisnis atau agensi baru Anda.

Pikirkan metrik sebagai sahabat karib Anda – mereka memberikan wawasan yang tak ternilai tentang kesehatan keuangan agensi Anda, mengungkapkan peluang pengoptimalan, dan menyoroti area untuk peningkatan. Plus, mereka menyediakan peta jalan untuk kurva pembelajaran agensi baru Anda, membantu Anda mengambil langkah untuk mengukur dan mengelola peningkatan beban kerja Anda.

Tentu saja, tidak semua pemilik agensi pertama kali adalah dalang metrik. Banyak yang mungkin menggaruk-garuk kepala, bertanya-tanya dari mana harus memulai. Memilih metrik yang tepat untuk dilacak bisa jadi menakutkan, dan menafsirkan data bisa terasa seperti mendekode bahasa asing.

Terlepas dari tantangan ini, metrik pelacakan sangat penting untuk pertumbuhan bisnis baru.

Melacak metrik penting akan memberdayakan Anda untuk membuat keputusan berdasarkan data yang dapat meroketkan profitabilitas dan kesuksesan agensi Anda.

Jadi, apakah Anda siap untuk membawa permainan metrik Anda ke level berikutnya? Panduan ini adalah rencana tindakan Anda untuk menguasai metrik penting yang harus dilacak oleh setiap CEO Kebetulan, ditambah alat yang Anda perlukan untuk melacaknya secara efektif.

Mengidentifikasi Metrik Penting Untuk Dilacak

Langkah pertama adalah mengidentifikasi metrik utama yang paling relevan dengan kesuksesan agensi Anda. Ini dapat mencakup:

1. Penggunaan waktu
2. Profitabilitas Klien dan Proyek
3. Pemanfaatan yang Dapat Ditagih
4. Jam yang Dapat Ditagih vs. Tidak Dapat Ditagih
5. Penuaan Piutang Usaha

Membawa Metrik Anda ke Tingkat Selanjutnya: Cara Mengumpulkan dan Menganalisis Data Anda

Sekarang setelah Anda mengunci metrik penting Anda, saatnya berbicara tentang seluk beluk yang sebenarnya – mengumpulkan dan menganalisis data.

Menyiapkan sistem yang andal untuk mengumpulkan dan menganalisis data Anda sangat penting untuk kesuksesan agensi Anda. Sistem ini bisa sesederhana spreadsheet atau serumit perangkat lunak khusus.

Enter Scoro – solusi terbaik untuk melacak metrik penting dan merampingkan alur kerja Anda.

Scoro melangkah lebih jauh dengan memungkinkan Anda mengelola proyek, melacak jam yang dapat ditagih dan tidak dapat ditagih, memperkirakan bisnis baru, melihat margin, dan bahkan mengelola pemasok. Scoro membantu Anda mengelola semua aspek agensi baru Anda dan membantu Anda tetap berada di atas tindakan yang membuat organisasi berjalan lancar.

Dari pengumpulan data hingga analisis, Scoro memungkinkan Anda menangkap dan memanfaatkan data, memberi Anda visibilitas ke setiap aspek bisnis Anda, semuanya dalam satu dasbor yang indah. Ini adalah solusi komprehensif yang dibutuhkan agensi Anda untuk mengambil kendali dan mencapai kesuksesan yang belum pernah terjadi sebelumnya.

Metrik Penting Untuk Dilacak

Kami telah mengumpulkan ini ke dalam urutan signifikansi. Intinya, memulai dengan melacak dan mencatat waktu menciptakan efek berjenjang di mana metrik lain yang terdaftar menjadi mungkin untuk dilacak dan dioptimalkan.

Penggunaan waktu

Semuanya dimulai dengan pengukuran paling dasar namun vital – waktu dan cara Anda menggunakannya. Tanpa melacak berapa waktu yang dihabiskan, di mana waktu itu terbuang, di mana waktu itu dapat dioptimalkan, dan berapa banyak biaya yang harus Anda keluarkan, yang lainnya hanyalah tebakan samar-samar. Memiliki visibilitas lengkap ke setiap aspek waktu di agensi Anda memberi Anda kekuatan untuk mengelola sumber daya dan beban kerja secara efektif.

Banyak agensi, terutama yang kecil dan baru, takut akan pelacakan waktu, karena mereka berpendapat bahwa hal itu akan menciptakan lingkungan kerja yang menindas di mana kreativitas tertahan dan karyawan menghabiskan lebih banyak waktu mencatat aktivitas mereka daripada benar-benar mengerjakan hal-hal yang menghasilkan nilai. Faktanya, kebalikannya yang benar.

Ketika Anda memahami berapa banyak waktu yang dibutuhkan sebuah proyek, berapa banyak waktu yang Anda miliki, dan di mana Anda dapat meningkatkan pemanfaatannya, Anda dapat memastikan bahwa karyawan Anda memiliki beban kerja yang seimbang, dapat dikelola, dan stabil. Menjadi stres dan terlalu banyak bekerja, dengan tenggat waktu yang tidak realistis dan beban kerja yang tidak adil untuk beberapa karyawan sementara yang lain menganggur jauh lebih buruk daripada menggunakan alat pelacak waktu.

Scoro memungkinkan Anda melacak waktu pada tingkat tugas dan proyek, serta mengakses laporan mendetail tentang bagaimana waktu dihabiskan secara keseluruhan. Mulailah dengan melacak dan mencatat waktu, dan sisanya akan mengikuti secara alami.

Lihat bagaimana Scoro membantu Anda mencatat dan melacak waktu .

Profitabilitas Klien dan Proyek

Banyak CEO Kebetulan sangat fokus pada laporan laba rugi di akhir bulan, dan ini cukup bisa dimengerti, lagipula, Anda berbisnis untuk mendapat untung. Tetapi kecuali Anda mengembangkan pemahaman tingkat terperinci tentang apa yang mendorong angka-angka ini, Anda seperti seseorang yang mencoba memikirkan plot sebuah novel hanya dengan melihat sampulnya. Tentu, Anda bisa membuat tebakan yang cukup berpendidikan, tetapi itu tidak akan membantu Anda menggerakkan jarum.

Melacak profitabilitas klien sangat penting bagi agensi baru untuk memahami klien mana yang menghasilkan pendapatan paling banyak dan proyek mana yang benar-benar menghasilkan keuntungan. Keduanya tidak selalu sama.

Proyek yang kompleks dan panjang mungkin menghasilkan pendapatan yang tinggi, tetapi seringkali membawa biaya tenaga kerja dan biaya yang tinggi (membayar pekerja lepas, pemasok, pemasaran, perjalanan, dll.). Melacak pendapatan klien versus keuntungan memungkinkan Anda membuat keputusan berdasarkan data tentang ke mana harus memfokuskan sumber daya Anda.

Dengan mencatat waktu terhadap proyek dan layanan, Anda dapat memahami klien atau layanan mana yang memberikan margin tertinggi dan terendah dan membuat penyesuaian yang sesuai. Jika Anda menemukan bahwa Anda terus-menerus meremehkan waktu yang dibutuhkan pada suatu proyek dan akibatnya melayani klien secara berlebihan, data ini akan memungkinkan Anda untuk meningkatkan cakupan untuk waktu berikutnya, yang berarti Anda dapat meminta lebih banyak uang dari pelanggan selama fase penawaran atau pemotongan ruang lingkup sehingga Anda dapat mengirim dalam perkiraan jam.

Jika ada pelanggan atau layanan tertentu yang “mencuri” margin Anda, Anda dapat memutuskan untuk berhenti melayani klien tersebut atau menawarkan layanan tersebut.

Anda juga akan mendapatkan pandangan yang jelas tentang karyawan mana yang membutuhkan waktu lebih lama untuk menyelesaikan tugasnya, yang berarti Anda dapat secara aktif melatih keterampilan mereka untuk meningkatkan produktivitas mereka.

Tampilan portofolio proyek Scoro menunjukkan kepada Anda proyek dan klien mana yang memberikan keuntungan tertinggi dan yang benar-benar memakan margin Anda. Baca artikel selengkapnya tentang cara menggunakan tampilan ini di sini .

Tingkat pemanfaatan yang dapat ditagih

Tingkat pemanfaatan yang dapat ditagih adalah jumlah waktu yang dihabiskan seorang karyawan untuk mengerjakan tugas yang dihadapi klien vs. jumlah total waktu yang tersedia bagi karyawan untuk bekerja. Tingkat pemanfaatan yang sangat rendah berarti kemungkinan besar Anda menghabiskan uang untuk gaji, memiliki beban kerja yang rendah dengan terlalu sedikit proyek, dan tidak mengelola bisnis Anda secara efektif.

Tapi berhati-hatilah. Menargetkan tingkat pemanfaatan 100% mungkin tampak sebagai tindakan yang logis, tetapi pada akhirnya tidak menyisakan waktu untuk pengembangan karyawan, pembangunan tim, atau tugas admin. Sementara tingkat pemanfaatan antara 85% dan 90% dipandang sebagai tolok ukur industri yang sehat, tidak semua bisnis sama. Lacak milik Anda, lalu putuskan di mana letak sweet spot untuk kebutuhan bisnis dan karyawan Anda.

Laporan pemanfaatan Scoro akan memberi Anda wawasan lengkap tentang berapa banyak waktu tim Anda yang dijadwalkan, tersedia, dan digunakan secara efisien. Dan itu juga bola kristal Anda untuk melihat ke masa depan. Memperluas laporan penggunaan untuk mencakup periode mendatang akan memberi Anda wawasan tentang proyeksi kinerja bisnis Anda untuk beberapa bulan ke depan. Tingkat pemanfaatan yang rendah dapat mengindikasikan perlunya mempercepat upaya penjualan untuk mendapatkan proyek baru dan mempertahankan beban kerja tim Anda. Lihat artikel lengkap tentang cara kerjanya di sini .

Jam Dapat Ditagih vs. Tidak Dapat Ditagih, Per Karyawan, Per Tim

Jam yang dapat ditagih adalah jam penyelesaian pekerjaan yang dapat dibebankan kepada klien Anda. Jam yang tidak dapat ditagih adalah jam yang dihabiskan untuk tugas yang tidak menghasilkan pendapatan, seperti admin, proyek internal, dan rapat internal. Tentu saja, untuk memaksimalkan pendapatan, Anda harus memaksimalkan jam kerja yang dapat ditagih yang dihabiskan tim Anda untuk proyek. Penting juga untuk dipahami bahwa, bahkan jika Anda mempraktikkan penetapan harga nilai yaitu Anda menagih klien untuk keseluruhan proyek daripada mengenakan tarif per jam untuk sumber daya, perbedaan antara jam yang dapat ditagih dan yang tidak dapat ditagih tetap ada.

Memahami jumlah waktu yang dihabiskan agensi Anda untuk tugas-tugas yang secara langsung menghasilkan pendapatan akan memungkinkan Anda mengidentifikasi inefisiensi dan mengoptimalkan sumber daya.

Misalnya, jika Anda menjalankan biro iklan dan desainer utama Anda menghabiskan 30% waktunya dalam aktivitas membangun tim dan 10% melatih karyawan baru, Anda mungkin perlu melihat lagi bagaimana alur kerja dan prioritas Anda disusun.

Di Scoro, ini mudah dilihat. Anda dapat menelusuri penggunaan individu, melihat berapa banyak waktu yang tersisa untuk setiap anggota tim dan untuk apa mereka menghabiskan waktu mereka. Terakhir, Anda dapat menggunakan semua informasi ini untuk memperkirakan penjualan dan melacak sasaran agensi Anda. Lihat cakupan penuh dari apa yang dapat Anda lakukan di sini.

Penuaan Piutang Usaha

Ketika Anda merebusnya sampai ke intinya, Anda berada dalam bisnis untuk menghasilkan uang, dan itu berarti Anda harus dibayar. Penuaan Piutang Usaha melacak jumlah uang yang terutang kepada agen Anda oleh klien dan berapa lama uang itu telah beredar. Dengan melacak metrik ini, Anda dapat memastikan bahwa Anda dibayar tepat waktu dan mengatasi masalah pembayaran apa pun sebelum menjadi masalah.

Arus kas yang sehat sangat penting untuk keberhasilan agensi pemula, kecuali jika Anda memiliki cadangan kas yang serius untuk menutupi semua pengeluaran Anda sementara Anda menunggu untuk mendapatkan bayaran. Mengejar faktur, lupa mengirimkannya tepat waktu untuk memasukkannya ke dalam siklus pembayaran klien, atau membuat kesalahan sama sekali adalah waktu yang menyebalkan. Dengan mengotomatiskan penagihan Anda, Anda memberi diri Anda hadiah utama – waktu.

Bahkan agensi kecil sering kali memiliki banyak klien dan mengerjakan banyak proyek. Jika margin keuntungan ketat, sesuatu yang sederhana seperti lupa menagih tepat waktu atau tidak menyadari bahwa klien belum membayar sebelum akhir bulan bisa menjadi bencana.

Memantau dan menggunakan data dapat membantu Anda menentukan klien yang bermasalah dan membawa tingkat prediktabilitas ke keuangan Anda. Lebih baik menemukan masalah saat masih bisa diperbaiki daripada setelah fakta.

Sistem faktur Scoro memungkinkan Anda mengotomatiskan proses penagihan, mengirim faktur tepat waktu, dan melacak status pembayaran secara real time. Dengan petunjuk pengingat yang terlambat, mudah untuk tetap di atas faktur, membantu klien Anda membayar tepat waktu dan memastikan arus kas Anda tetap stabil. Cari tahu lebih lanjut tentang faktur di sini .

Mengubah Metrik Anda Menjadi Tindakan: Cara Menggunakan Data untuk Pertumbuhan dan Kesuksesan

Selamat, Anda telah mengumpulkan dan menganalisis metrik penting Anda! Sekarang, saatnya mengubah data tersebut menjadi langkah yang dapat ditindaklanjuti untuk mendorong pertumbuhan dan kesuksesan biro iklan Anda.

Berikut beberapa kiat tentang cara mengambil tindakan dengan data yang baru Anda temukan:

Mengidentifikasi area untuk perbaikan:

Data tidak berbohong. Dengan menunjukkan dengan tepat area yang berkinerja buruk di agensi Anda, Anda dapat mengembangkan strategi yang efektif untuk membalikkan keadaan.

Misalnya, jika klien tertentu menghasilkan pendapatan lebih sedikit daripada yang lain, Anda dapat mengembangkan rencana bertarget untuk meningkatkan penjualan dan mendorong pertumbuhan pendapatan.

Optimalkan sumber daya Anda:

Melacak bagaimana waktu Anda dihabiskan dapat mengungkapkan peluang untuk mengoptimalkan upaya dan sumber daya tim Anda.

Anda dapat menugaskan anggota tim untuk lebih banyak tugas yang menghasilkan pendapatan atau mempertimbangkan untuk mempekerjakan staf tambahan untuk menangani tugas yang tidak menghasilkan pendapatan. Anda dapat mengidentifikasi waktu yang hilang, dan menelusuri per karyawan, untuk memastikan bahwa setiap anggota tim memiliki waktu yang cukup.

Membuat keputusan berdasarkan informasi:

Menggunakan data untuk menginformasikan keputusan Anda akan memberdayakan Anda untuk mengarahkan agensi Anda ke arah yang benar.

Misalnya, jika Anda mengamati bahwa layanan tertentu tidak menghasilkan pendapatan yang memadai, Anda dapat mempertimbangkan untuk mengubah model bisnis Anda agar berfokus pada layanan yang lebih menguntungkan.

Tetapkan tujuan yang dapat dicapai:

Menggunakan data untuk menetapkan tujuan yang realistis bagi pertumbuhan dan kesuksesan agensi Anda adalah pengubah permainan.

Misalnya, jika tingkat profitabilitas Anda tidak sesuai dengan yang seharusnya, dan Anda memiliki indikasi yang jelas tentang bagaimana pendapatan dan profitabilitas di agensi Anda berhubungan satu sama lain, Anda dapat menetapkan sasaran berdasarkan margin tersebut untuk meningkatkan pendapatan dengan jumlah tertentu. persentase selama kuartal berikutnya, mendorong pertumbuhan biro iklan Anda dan mendorongnya menuju kesuksesan.

Ingat, metrik adalah teman terbaik agensi Anda, dan dengan mengambil tindakan berdasarkan data Anda, Anda akan membedakan agensi Anda dan mengalami pertumbuhan dan kesuksesan yang belum pernah terjadi sebelumnya.

Metrik Pelacakan Untuk Sukses

Melacak metrik penting adalah landasan dari agensi baru mana pun yang sukses.

Dengan mengasah dan melacak metrik yang tepat, Anda akan mendapatkan wawasan berharga tentang kesehatan keuangan agensi Anda, merampingkan operasi Anda, dan menemukan peluang untuk peningkatan.

Untuk biro iklan baru seperti milik Anda, Scoro adalah alat pengubah permainan yang dapat membantu biro iklan baru menjelajahi dunia pelacakan metrik yang rumit untuk mencapai sasaran mereka. Dengan Scoro, Anda akan memiliki semua yang Anda perlukan untuk memantau kesehatan keuangan Anda, mengoptimalkan operasi Anda, dan mengidentifikasi area untuk peningkatan, dan semuanya dalam waktu nyata, sehingga Anda tahu ke mana arah bisnis Anda. Lebih baik mencegah masalah sebelum fakta, daripada melihat ke belakang dengan penyesalan di akhir bulan atau kuartal.

Dari manajemen proyek hingga pelacakan waktu, pembuatan faktur, dan pelaporan keuangan, solusi komprehensif Scoro memiliki semuanya – dan dengan memanfaatkan Scoro untuk melacak dan menganalisis metrik agensi Anda, Anda dapat membuat keputusan berdasarkan informasi untuk mendorong profitabilitas dan kesuksesan.

Mulai lacak metrik penting Anda hari ini, dan izinkan Scoro membawa agensi atau bisnis Anda ke level baru.