الرئيس التنفيذي العرضي: تتبع هذه المقاييس الأساسية للنجاح

هل أنت رئيس تنفيذي عرضي؟ إذا كنت رائد أعمال منفرد سابق أدى نجاحك إلى تكوين شركة ، فقد تكون كذلك.

هل تجد نفسك غارقًا في إدارة عملك أو وكالتك ، وتحاول الموازنة بين عملك الأساسي والجوانب التشغيلية والمالية لإدارة مؤسسة؟ انت لست وحدك. يجد العديد من رواد الأعمال المنفردين الذين بدأوا كمستقلين موهوبين أنفسهم في نفس الموقف.

تكمن المشكلة في أنه على الرغم من أنك قد تكون خبيرًا في مهنتك ، فإن إدارة وكالة أو مشروع تجاري ناجح يتطلب مجموعة مختلفة من المهارات.

لتحقيق الازدهار ، تحتاج إلى تتبع المقاييس الأساسية التي ستوجهك لاتخاذ قرارات مستنيرة والتركيز على المجالات الصحيحة لزيادة الربحية.

لذلك ، إذا وجدت نفسك تكافح للوصول إلى كل شيء ، ووجدت أن لديك المزيد من العمل أكثر من أي وقت مضى ولكنك لا تزال لا ترى أي أرباح أو مكافآت لدمك وعرقك ودموعك ، فستساعدك هذه المقاييس على البقاء على المسار الصحيح وتحويل وكالتك إلى شركة مزدهرة عمل.

ملاحظة: نستخدم الكلمات "وكالة" و "شركة" و "عمل" بالتبادل إلى حد ما في هذه المقالة.ليس كل عمل أو شركة هي وكالة بالطبع ، ولكن يمكن تطبيق هذه المقاييس على كل من أنواع الأعمال التجارية التابعة للوكالات وغير الوكالات.

لماذا يجب عليك تتبع أي مقاييس على الإطلاق؟

بصفتك الرئيس التنفيذي لشركة Accidental ، تعد مقاييس التتبع ضرورية لنمو عملك أو وكالتك الجديدة.

فكر في المقاييس على أنها الصديق الموثوق به - فهي توفر رؤى لا تقدر بثمن حول الصحة المالية لوكالتك ، وتكشف عن فرص التحسين ، وتسلط الضوء على مجالات التحسين. بالإضافة إلى ذلك ، فإنها توفر خارطة طريق لمنحنى التعلم وكالتك الجديدة ، مما يساعدك على اتخاذ خطوات لتوسيع وإدارة عبء العمل المتزايد.

بالطبع ، ليس كل مالك وكالة لأول مرة هو العقل المدبر للمقاييس. قد يخدش الكثيرون رؤوسهم ويتساءلون من أين يبدؤون حتى. قد يكون تحديد المقاييس المناسبة لتتبعها أمرًا شاقًا ، وقد يبدو تفسير البيانات وكأنه فك تشفير لغة أجنبية.

على الرغم من هذه التحديات ، تعد مقاييس التتبع أمرًا بالغ الأهمية لنمو الأعمال التجارية الجديدة.

سيمكنك تتبع المقاييس الأساسية من اتخاذ قرارات تستند إلى البيانات يمكن أن تزيد من ربحية وكالتك ونجاحها.

لذا ، هل أنت مستعد لنقل لعبة المقاييس إلى المستوى التالي؟ هذا الدليل هو خطة العمل الخاصة بك لإتقان المقاييس الأساسية التي يجب على كل مدير تنفيذي في Accidental تتبعها ، بالإضافة إلى الأدوات التي ستحتاجها لتتبعها بفعالية.

تحديد المقاييس الأساسية للتتبع

تتمثل الخطوة الأولى في تحديد المقاييس الرئيسية الأكثر صلة بنجاح وكالتك. يمكن أن تشمل هذه:

1. استخدام الوقت
2. ربحية العميل والمشروع
3. استخدام قابل للفوترة
4. الساعات القابلة للفوترة مقابل الساعات غير القابلة للفوترة
5. شيخوخة حسابات القبض

أخذ المقاييس الخاصة بك إلى المستوى التالي: كيفية جمع وتحليل البيانات الخاصة بك

الآن بعد أن أغلقت مقاييسك الأساسية ، حان الوقت للتحدث عن التفاصيل الحقيقية - جمع البيانات وتحليلها.

يعد إنشاء نظام موثوق به لجمع بياناتك وتحليلها أمرًا بالغ الأهمية لنجاح وكالتك. يمكن أن يكون هذا النظام بسيطًا مثل جدول البيانات أو معقدًا مثل البرامج المتخصصة.

أدخل Scoro - الحل النهائي لتتبع المقاييس الأساسية وتبسيط سير عملك.

يذهب Scoro إلى أبعد من ذلك من خلال السماح لك بإدارة المشاريع ، وتتبع الساعات القابلة للفوترة وغير القابلة للفوترة ، والتنبؤ بالأعمال الجديدة ، وعرض الهوامش ، وحتى إدارة الموردين. يساعدك Scoro على إدارة جميع جوانب وكالتك الجديدة ويساعدك على البقاء على اطلاع بالإجراءات التي تحافظ على سير المؤسسة بسلاسة.

من جمع البيانات إلى التحليل ، يتيح لك Scoro التقاط البيانات وتسخيرها ، مما يمنحك رؤية في كل جانب من جوانب عملك ، كل ذلك في لوحة تحكم واحدة جميلة. إنه الحل الشامل الذي تحتاجه وكالتك للسيطرة وتحقيق نجاح غير مسبوق.

المقاييس الأساسية للتتبع

لقد جمعناها بترتيب الأهمية. في الأساس ، يؤدي البدء بالتتبع ووقت التسجيل إلى إنشاء تأثير متتالي حيث يصبح من الممكن تتبع المقاييس الأخرى المدرجة وتحسينها.

استخدام الوقت

يبدأ كل شيء بالقياس الأساسي والحيوي - الوقت وكيفية استخدامه. بدون تتبع كيفية إنفاق الوقت ، وأين يضيع ، وأين يمكن تحسينه ، ومقدار التكلفة ، فإن كل شيء آخر هو تخمين غامض في أحسن الأحوال. تمنحك الرؤية الكاملة لكل جانب من جوانب الوقت في وكالتك القدرة على إدارة الموارد وأعباء العمل بفعالية.

تخشى العديد من الوكالات ، وخاصة الصغيرة منها والجديدة ، من تتبع الوقت ، لأن لديهم فكرة أنه سيخلق بيئة عمل قمعية حيث يتم خنق الإبداع ويقضي الموظفون وقتًا أطول في تسجيل أنشطتهم أكثر من العمل الفعلي على الأشياء التي تحقق قيمة. في الواقع ، العكس هو الصحيح.

عندما تفهم مقدار الوقت الذي يستغرقه المشروع ، ومقدار الوقت المتاح لديك ، وأين يمكنك تحسين استخدامك ، يمكنك التأكد من أن موظفيك لديهم عبء عمل متوازن ويمكن إدارته وثابت. أن تكون مرهقًا ومرهقًا ، مع مواعيد نهائية غير واقعية وأعباء عمل غير عادلة لبعض الموظفين بينما يكون البعض الآخر خاملاً ، هو أسوأ بكثير للمعنويات من استخدام أداة تتبع الوقت.

يتيح لك Scoro تتبع الوقت على مستوى المهمة والمشروع ، بالإضافة إلى الوصول إلى تقارير مفصلة حول كيفية قضاء الوقت بشكل عام. ابدأ بالتتبع وتسجيل الوقت ، والباقي يجب أن يتبع بشكل طبيعي.

شاهد كيف يساعدك Scoro في تسجيل الوقت وتتبعه .

ربحية العميل والمشروع

يركز العديد من الرؤساء التنفيذيين غير المقصودين بشكل كبير على بيان الربح والخسارة في نهاية الشهر ، وهذا أمر مفهوم تمامًا ، بعد كل شيء ، أنت تعمل لتحقيق ربح. لكن ما لم تطور فهمًا دقيقًا لما يقود هذه الأرقام ، فأنت مثل شخص يحاول اكتشاف حبكة رواية من خلال النظر فقط إلى الغلاف. بالتأكيد ، يمكنك عمل تخمين متعلم إلى حد ما ، لكن هذا لن يساعدك في تحريك الإبرة.

يعد تتبع ربحية العميل أمرًا ضروريًا للوكالة الجديدة لفهم كل من العملاء الذين يحققون أكبر قدر من الإيرادات وأي من مشاريعك تحقق الربح بالفعل. الاثنان ليسا دائما نفس الشيء

قد تكون المشاريع المعقدة والطويلة من مصادر الدخل المرتفعة ، ولكنها غالبًا ما تحمل تكاليف عمالة وتكاليف مرور عالية (دفع أجور العاملين لحسابهم الخاص ، والموردين ، والتسويق ، والسفر ، وما إلى ذلك). يتيح لك تتبع إيرادات العميل مقابل الربح اتخاذ قرارات تستند إلى البيانات حول مكان تركيز مواردك.

من خلال تسجيل الوقت مقابل المشاريع والخدمات ، من الممكن فهم العملاء أو الخدمات التي تحقق أعلى وأدنى هوامش وإجراء التعديلات وفقًا لذلك. إذا وجدت أنك تقلل باستمرار من الوقت اللازم لمشروع ما وتفرط في خدمة العملاء نتيجة لذلك ، ستسمح لك هذه البيانات بتحسين النطاق في المرة القادمة ، مما يعني أنه يمكنك طلب المزيد من المال من العميل أثناء مرحلة عرض الأسعار أو الانقطاع. النطاق حتى تتمكن من التسليم في غضون الساعات المقدرة.

إذا كان هناك عملاء أو خدمات معينة "تسرق" الهامش الخاص بك ، فيمكنك أن تقرر التوقف عن خدمة هؤلاء العملاء أو تقديم تلك الخدمات.

ستحصل أيضًا على رؤية واضحة للموظفين الذين يستغرقون وقتًا أطول لإكمال مهامهم ، مما يعني أنه يمكنك العمل بنشاط على مهاراتهم لتحسين إنتاجيتهم.

تُظهر لك طريقة عرض محفظة مشروع Scoro المشاريع والعملاء الذين يحققون أعلى ربح وأيهم يأكلون فعليًا هوامش أرباحك. اقرأ المقالة الكاملة حول كيفية استخدام هذا العرض هنا .

معدل الاستخدام القابل للفوترة

معدل الاستخدام القابل للفوترة هو مقدار الوقت الذي يقضيه الموظف في العمل على المهام التي تواجه العميل مقابل إجمالي الوقت الذي يكون فيه الموظف متاحًا للعمل. يعني معدل الاستخدام المنخفض جدًا أنك على الأرجح تحرق الأموال على الرواتب ، ولديك عبء عمل منخفض مع عدد قليل جدًا من المشاريع ، ولا تدير عملك بفعالية.

ولكن حذار. قد يبدو السعي إلى تحقيق معدل استخدام بنسبة 100٪ هو المسار المنطقي للعمل ، ولكن قد ينتهي به الأمر إلى عدم ترك أي وقت لتطوير الموظفين أو بناء الفريق أو المهام الإدارية. في حين يُنظر إلى معدل الاستخدام الذي يتراوح بين 85٪ و 90٪ على أنه معيار صناعة صحي ، إلا أنه ليست كل الأعمال متشابهة. تتبع موقعك ، ثم حدد المكان المناسب لاحتياجات عملك والموظفين.

سيعطيك تقرير استخدام Scoro نظرة ثاقبة حول مقدار وقت فريقك المجدول والمتاح والمستخدم بكفاءة. وهي أيضًا كرتك البلورية للتطلع إلى المستقبل. يمنحك توسيع تقرير الاستخدام ليشمل الفترات القادمة نظرة ثاقبة على الأداء المتوقع لعملك للأشهر القليلة القادمة. يمكن أن يشير معدل الاستخدام المنخفض إلى الحاجة إلى تسريع جهود المبيعات من أجل الحصول على مشاريع جديدة والحفاظ على عبء عمل فريقك. تحقق من المقالة الكاملة حول كيفية عمل هذا هنا .

قابلة للفوترة مقابل الساعات غير القابلة للفوترة ، لكل موظف ، لكل فريق

الساعات القابلة للفوترة هي ساعات إتمام العمل التي يمكن تحميلها على العميل. الساعات غير القابلة للفوترة هي تلك الساعات التي يتم إنفاقها في مهام لا تدر دخلاً ، مثل المسؤول والمشاريع الداخلية والاجتماعات الداخلية. بالطبع ، لتحقيق أقصى قدر من الإيرادات ، ستحتاج إلى زيادة الساعات القابلة للفوترة التي يقضيها فريقك في المشاريع. من المهم أيضًا أن تفهم أنه ، حتى إذا كنت تمارس التسعير القيمي ، أي أنك تقوم بفوترة العميل للمشروع بأكمله بدلاً من فرض رسوم بالساعة على الموارد ، فإن التمييز بين الساعات المدفوعة والساعات غير القابلة للفوترة يظل ساريًا.

إن فهم مقدار الوقت الذي تقضيه وكالتك في المهام التي تدر دخلاً بشكل مباشر سيسمح لك بتحديد أوجه القصور وتحسين الموارد.

على سبيل المثال ، إذا كنت تدير وكالة إعلانات وكان المصمم الرئيسي يقضي 30٪ من وقته في أنشطة بناء الفريق و 10٪ في تدريب الموظفين الجدد ، فقد تحتاج إلى إلقاء نظرة أخرى على كيفية تنظيم مهام سير العمل والأولويات.

في Scoro ، من السهل رؤية ذلك. يمكنك التعمق في الاستخدام الفردي ، ومعرفة مقدار الوقت المتبقي لكل عضو في الفريق وما الذي يقضون وقتهم فيه. أخيرًا ، يمكنك استخدام كل هذه المعلومات للتنبؤ بالمبيعات وتتبع أهداف وكالتك. تحقق من النطاق الكامل لما يمكنك القيام به هنا.

شيخوخة حسابات القبض

عندما تختصرها إلى جوهرها المجرد ، فأنت تعمل لكسب المال ، وهذا يعني أنك بحاجة إلى الحصول على أموال. تقادم الحسابات المدينة تتعقب مقدار الأموال المستحقة لوكالتك من قبل العملاء والمدة التي ظل فيها مستحقًا. من خلال تتبع هذا المقياس ، يمكنك التأكد من حصولك على مستحقاتك في الوقت المحدد ومعالجة أي مشكلات تتعلق بالدفع قبل أن تصبح مشكلة.

يعد التدفق النقدي الصحي أمرًا حيويًا للغاية لنجاح الوكالات الوليدة ، إلا إذا كان لديك بعض الاحتياطيات النقدية الجادة لتغطية جميع تكاليفك أثناء انتظارك لاستلام الأموال. إن مطاردة الفواتير ، أو نسيان تقديمها في الوقت المحدد لإدخالها في دورات دفع العملاء ، أو فهمها بشكل خاطئ تمامًا ، كلها أمور مهمة للغاية. من خلال أتمتة الفواتير الخاصة بك ، فإنك تمنح نفسك أفضل هدية - الوقت.

حتى الوكالات الصغيرة غالبًا ما يكون لديها العديد من العملاء وتعمل في مشاريع متعددة. إذا كانت هوامش الربح ضيقة ، فإن شيئًا بسيطًا مثل نسيان إصدار الفاتورة في الوقت المحدد أو عدم ملاحظة أن العميل لم يدفع قبل نهاية الشهر يمكن أن يكون كارثيًا.

يمكن أن تساعدك مراقبة البيانات واستخدامها في تحديد العملاء الذين يعانون من مشاكل وتحقيق مستوى من القدرة على التنبؤ لأموالك. من الأفضل تحديد المشكلات بينما لا يزال من الممكن تصحيحها بدلاً من اكتشافها بعد وقوعها.

يتيح لك نظام الفواتير في Scoro أتمتة عمليات الفواتير الخاصة بك ، وإرسال الفواتير في الوقت المحدد ، وتتبع حالة الدفع في الوقت الفعلي. من خلال مطالبات التذكير المتأخرة ، من السهل البقاء على اطلاع على الفواتير ، ومساعدة عملائك على الدفع في الوقت المحدد وضمان بقاء التدفق النقدي الخاص بك ثابتًا. اكتشف المزيد حول الفواتير هنا .

تحويل المقاييس الخاصة بك إلى إجراءات: كيفية استخدام البيانات للنمو والنجاح

تهانينا ، لقد قمت بجمع وتحليل المقاييس الأساسية الخاصة بك! حان الوقت الآن لتحويل هذه البيانات إلى خطوات قابلة للتنفيذ لدفع نمو وكالتك ونجاحها.

فيما يلي بعض النصائح حول كيفية اتخاذ إجراء بشأن بياناتك المكتشفة حديثًا:

تحديد مجالات التحسين:

البيانات لا تكذب. من خلال تحديد المجالات ضعيفة الأداء في وكالتك ، يمكنك تطوير استراتيجيات فعالة لتغيير الأمور.

على سبيل المثال ، إذا كان عملاء معينون يولدون إيرادات أقل من الآخرين ، فيمكنك تطوير خطط مستهدفة لزيادة المبيعات وزيادة نمو الإيرادات.

تحسين مواردك:

يمكن أن يكشف تتبع كيفية قضاء وقتك عن فرص لتحسين جهود فريقك وموارده.

يمكنك تعيين أعضاء الفريق لمزيد من المهام المدرة للدخل أو التفكير في تعيين موظفين إضافيين للتعامل مع المهام غير المدرة للدخل. يمكنك تحديد الوقت الضائع ، والتنقيب عن كل موظف ، للتأكد من أن كل عضو في الفريق لديه ما يكفي من الوقت.

اتخذ قرارات مستنيرة:

سيمكنك استخدام البيانات لإبلاغ قراراتك من توجيه وكالتك في الاتجاه الصحيح.

على سبيل المثال ، إذا لاحظت أن خدمة معينة لا تحقق إيرادات كافية ، فيمكنك التفكير في توجيه نموذج عملك للتركيز على خدمات أكثر ربحية.

ضع أهدافًا قابلة للتحقيق:

يعد استخدام البيانات لتحديد أهداف واقعية لنمو وكالتك ونجاحها عامل تغيير في قواعد اللعبة.

على سبيل المثال ، إذا لم تكن مستويات ربحيتك في المكان الذي يجب أن تكون فيه ، وكان لديك مؤشر واضح على كيفية ارتباط الإيرادات والربحية في وكالتك ببعضها البعض ، يمكنك تحديد هدف بناءً على هذا الهامش لزيادة الإيرادات بمقدار معين النسبة المئوية على مدار الربع التالي ، مما يعزز نمو وكالتك ويدفعها نحو النجاح.

تذكر أن المقاييس هي أفضل صديق لوكالتك ، ومن خلال اتخاذ إجراء بناءً على بياناتك ، ستميز وكالتك وتختبر نموًا ونجاحًا غير مسبوقين.

مقاييس التتبع للنجاح

يعد تتبع المقاييس الأساسية حجر الزاوية لأي وكالة جديدة ناجحة.

من خلال شحذ المقاييس الصحيحة وتتبعها ، ستحصل على رؤى قيمة حول الصحة المالية لوكالتك ، وتبسيط عملياتك ، واكتشاف فرص التحسين.

بالنسبة للوكالات الجديدة مثل وكالتك ، فإن Scoro هي أداة لتغيير قواعد اللعبة يمكنها مساعدة الوكالات الجديدة على التنقل في عالم معقد لتتبع المقاييس لتحقيق أهدافها. مع Scoro ، سيكون لديك كل ما تحتاجه لمراقبة صحتك المالية ، وتحسين عملياتك ، وتحديد مجالات التحسين ، وكل ذلك في الوقت الفعلي ، حتى تعرف إلى أين يتجه عملك. من الأفضل تجنب المشكلات قبل وقوعها ، بدلاً من النظر إلى الوراء بأسف في نهاية الشهر أو ربع السنة.

من إدارة المشروع إلى تتبع الوقت والفواتير وإعداد التقارير المالية ، فإن حل Scoro الشامل يحتوي على كل شيء - ومن خلال الاستفادة من Scoro لتتبع وتحليل مقاييس وكالتك ، يمكنك اتخاذ قرارات مستنيرة لزيادة الربحية والنجاح.

ابدأ بتتبع مقاييسك الأساسية اليوم ، ودع Scoro يأخذ وكالتك أو عملك إلى آفاق جديدة.