Il CEO accidentale: monitora queste metriche essenziali per il successo

Sei un CEO accidentale? Se sei un ex solopreneur il cui successo ha portato alla formazione di un'azienda, potresti esserlo.

Ti ritrovi sopraffatto dalla gestione della tua attività o agenzia, cercando di bilanciare il tuo lavoro essenziale con gli aspetti operativi e finanziari della gestione di un'organizzazione? Non sei solo. Molti solopreneurs che hanno iniziato come liberi professionisti di talento si trovano in questa stessa posizione.

Il problema è che, sebbene tu possa essere un maestro del tuo mestiere, gestire un'agenzia o un'impresa di successo richiede un diverso insieme di competenze.

Per prosperare, devi tenere traccia delle metriche essenziali che ti guideranno a prendere decisioni informate e concentrarti sulle aree giuste per guidare la redditività.

Quindi, se ti ritrovi a lottare per ottenere tutto, scopri di avere più lavoro che mai ma non vedi ancora alcun profitto o ricompensa per il tuo sangue, sudore e lacrime, queste metriche ti aiuteranno a rimanere in pista e trasformare la tua agenzia in un fiorente Attività commerciale.

Nota: in questo articolo usiamo le parole agenzia, azienda e affari in modo in qualche modo intercambiabile.Ovviamente non tutte le aziende o aziende sono un'agenzia, ma queste metriche possono essere applicate sia ai tipi di attività di agenzia che a quelle non di agenzia.

Perché dovresti tenere traccia di qualsiasi metrica?

In qualità di CEO accidentale, il monitoraggio delle metriche è essenziale per la crescita della tua nuova attività o agenzia.

Pensa alle metriche come al tuo fidato compagno: forniscono informazioni preziose sulla salute finanziaria della tua agenzia, rivelano opportunità di ottimizzazione ed evidenziano aree di miglioramento. Inoltre, forniscono una tabella di marcia per la curva di apprendimento della tua nuova agenzia, aiutandoti ad adottare misure per ridimensionare e gestire il tuo aumento del carico di lavoro.

Naturalmente, non tutti i proprietari di agenzie per la prima volta sono una mente geniale delle metriche. Molti potrebbero grattarsi la testa, chiedendosi da dove cominciare. Selezionare le metriche giuste da tracciare può essere scoraggiante e interpretare i dati può sembrare come decodificare una lingua straniera.

Nonostante queste sfide, il monitoraggio delle metriche è fondamentale per la crescita di una nuova attività.

Il monitoraggio delle metriche essenziali ti consentirà di prendere decisioni basate sui dati che potrebbero far salire alle stelle la redditività e il successo della tua agenzia.

Quindi, sei pronto a portare il tuo gioco di metriche al livello successivo? Questa guida è il tuo piano d'azione per padroneggiare le metriche essenziali che ogni CEO accidentale deve monitorare, oltre agli strumenti di cui avrai bisogno per monitorarle in modo efficace.

Identificazione delle metriche essenziali da monitorare

Il primo passaggio consiste nell'identificare le metriche chiave più rilevanti per il successo della tua agenzia. Questi potrebbero includere:

1. Utilizzo del tempo
2. Redditività del cliente e del progetto
3. Utilizzo fatturabile
4. Ore fatturabili vs. ore non fatturabili
5. Contabilità clienti invecchiamento

Portare le tue metriche al livello successivo: come raccogliere e analizzare i tuoi dati

Ora che hai fissato le tue metriche essenziali, è il momento di parlare del vero nocciolo della questione: raccogliere e analizzare i dati.

La creazione di un sistema affidabile per raccogliere e analizzare i tuoi dati è fondamentale per il successo della tua agenzia. Questo sistema potrebbe essere semplice come un foglio di calcolo o complesso come un software specializzato.

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Scoro va ben oltre consentendoti di gestire progetti, tenere traccia delle ore fatturabili e non fatturabili, prevedere nuovi affari, visualizzare i margini e persino gestire i fornitori. Scoro ti aiuta a gestire tutti gli aspetti della tua nuova agenzia e ti aiuta a rimanere aggiornato sulle azioni che mantengono un'organizzazione senza intoppi.

Dalla raccolta dei dati all'analisi, Scoro ti consente di acquisire e sfruttare i dati, offrendoti visibilità su ogni aspetto della tua attività, il tutto all'interno di un bellissimo dashboard. È la soluzione completa di cui la tua agenzia ha bisogno per assumere il controllo e raggiungere un successo senza precedenti.

Metriche essenziali da monitorare

Li abbiamo raccolti in ordine di importanza. In sostanza, iniziare con il monitoraggio e la registrazione del tempo crea un effetto a cascata in cui è possibile monitorare e ottimizzare le altre metriche elencate.

Utilizzo del tempo

Tutto inizia con la misurazione più basilare ma vitale: il tempo e il modo in cui lo usi. Senza tenere traccia di come viene speso il tempo, dove viene sprecato, dove può essere ottimizzato e quanto ti costa, tutto il resto è nella migliore delle ipotesi congetture nebulose. Avere una visibilità completa su ogni aspetto del tempo presso la tua agenzia ti dà il potere di gestire le risorse e i carichi di lavoro in modo efficace.

Molte agenzie, soprattutto quelle piccole e nuove, sono terrorizzate dal monitoraggio del tempo, poiché hanno l'idea che creerà un ambiente di lavoro opprimente in cui la creatività viene soffocata e i dipendenti trascorrono più tempo a registrare le proprie attività che a lavorare effettivamente su cose che apportano valore. In realtà, è vero l'esatto contrario.

Quando capisci quanto tempo impiega un progetto, quanto tempo hai a disposizione e dove puoi migliorare il tuo utilizzo, puoi assicurarti che i tuoi dipendenti abbiano un carico di lavoro equilibrato, gestibile e costante. Essere stressati e oberati di lavoro, con scadenze irrealistiche e carichi di lavoro sleali per alcuni dipendenti mentre altri sono inattivi è molto peggio per il morale rispetto all'utilizzo di uno strumento di monitoraggio del tempo.

Scoro ti consente di tenere traccia del tempo a livello di attività e progetto, nonché di accedere a rapporti dettagliati su come viene speso il tempo in generale. Inizia monitorando e registrando il tempo, e il resto dovrebbe seguire naturalmente.

Scopri come Scoro ti aiuta a registrare e tenere traccia del tempo .

Redditività del cliente e del progetto

Molti amministratori delegati accidentali sono super concentrati sul conto profitti e perdite alla fine del mese, e questo è abbastanza comprensibile, dopotutto, sei in affari per realizzare un profitto. Ma a meno che tu non sviluppi una comprensione a livello granulare di ciò che sta guidando questi numeri, sei come qualcuno che cerca di capire la trama di un romanzo guardando solo la copertina. Certo, puoi fare un'ipotesi abbastanza plausibile, ma questo non ti aiuterà a spostare l'ago.

Il monitoraggio della redditività dei clienti è essenziale per una nuova agenzia per capire sia quali clienti generano la maggior parte delle entrate sia quali dei tuoi progetti stanno effettivamente generando profitti. I due non sono sempre gli stessi.

Progetti complessi e lunghi possono essere generatori di entrate elevate, ma spesso comportano costi elevati di manodopera e di trasferimento (pagamento di liberi professionisti, fornitori, marketing, viaggi, ecc.). Il monitoraggio delle entrate dei clienti rispetto al profitto ti consente di prendere decisioni basate sui dati su dove concentrare le tue risorse.

Registrando il tempo rispetto ai progetti e ai servizi, è possibile capire quali clienti o servizi portano i margini più alti e più bassi e apportare le modifiche di conseguenza. Se scopri di sottostimare costantemente il tempo necessario per un progetto e di conseguenza di sovraccaricare i clienti, questi dati ti permetteranno di migliorare l'ambito per la prossima volta, il che significa che puoi chiedere più soldi al cliente durante la fase di quotazione o tagliare l'ambito in modo da poter consegnare entro le ore stimate.

Se ci sono clienti o servizi specifici che "rubano" il tuo margine, puoi decidere di smettere di servire quei clienti o di offrire quei servizi.

Avrai anche una visione chiara di quali dipendenti impiegano più tempo a completare i loro incarichi, il che significa che puoi lavorare attivamente sulle loro capacità per migliorare la loro produttività.

La visualizzazione del portafoglio progetti di Scoro ti mostra quali progetti e clienti portano il profitto più alto e quali stanno effettivamente consumando i tuoi margini. Leggi l'articolo completo su come utilizzare questa vista qui .

Tasso di utilizzo fatturabile

Il tasso di utilizzo fatturabile è la quantità di tempo che un dipendente trascorre lavorando su attività rivolte al cliente rispetto alla quantità totale di tempo che un dipendente è disponibile a lavorare. Un tasso di utilizzo molto basso significa che molto probabilmente stai bruciando soldi per gli stipendi, hai un carico di lavoro basso con troppi pochi progetti e non gestisci la tua attività in modo efficace.

Ma attenzione. Mirare a un tasso di utilizzo del 100% può sembrare la linea d'azione logica, ma potrebbe finire per non lasciare tempo per lo sviluppo dei dipendenti, il team building o le attività amministrative. Sebbene un tasso di utilizzo compreso tra l'85% e il 90% sia considerato un buon punto di riferimento del settore, non tutte le aziende sono uguali. Tieni traccia del tuo, quindi decidi dove si trova il punto debole per le esigenze della tua azienda e dei dipendenti.

Il rapporto sull'utilizzo di Scoro ti fornirà una visione completa di quanto tempo del tuo team è pianificato, disponibile e utilizzato in modo efficiente. Ed è anche la tua sfera di cristallo per guardare al futuro. L'espansione del rapporto sull'utilizzo per comprendere i periodi imminenti ti darà informazioni sulle prestazioni previste della tua attività per i prossimi mesi. Un basso tasso di utilizzo potrebbe indicare la necessità di accelerare gli sforzi di vendita per ottenere nuovi progetti e mantenere il carico di lavoro del tuo team. Dai un'occhiata all'articolo completo su come funziona qui .

Ore fatturabili e non fatturabili, per dipendente, per team

Le ore fatturabili sono le ore di completamento del lavoro che possono essere addebitate al tuo cliente. Le ore non fatturabili sono quelle spese per attività che non generano entrate, come amministrazione, progetti interni e riunioni interne. Ovviamente, per massimizzare le entrate, dovrai massimizzare le ore fatturabili che il tuo team dedica ai progetti. È anche importante capire che, anche se pratichi la determinazione del prezzo, ovvero addebiti a un cliente l'intero progetto anziché addebitare tariffe orarie per le risorse, la distinzione tra ore fatturabili e non fatturabili rimane valida.

Comprendere la quantità di tempo che la tua agenzia dedica alle attività che generano direttamente reddito ti consentirà di identificare le inefficienze e ottimizzare le risorse.

Ad esempio, se gestisci un'agenzia pubblicitaria e il tuo lead designer dedica il 30% del proprio tempo ad attività di team building e il 10% alla formazione dei nuovi assunti, potrebbe essere necessario dare un'altra occhiata a come sono strutturati i flussi di lavoro e le priorità.

In Scoro, questo è facile da vedere. Puoi approfondire l'utilizzo individuale, vedendo quanto tempo rimane per ogni membro del team e su cosa stanno spendendo il loro tempo. Infine, puoi utilizzare tutte queste informazioni per prevedere le vendite e monitorare gli obiettivi della tua agenzia. Scopri l'intero ambito di ciò che puoi fare qui.

Contabilità clienti invecchiamento

Quando lo riduci alla sua nuda essenza, sei in affari per fare soldi, e questo significa che devi essere pagato. L'invecchiamento della contabilità clienti tiene traccia della quantità di denaro dovuta alla tua agenzia dai clienti e da quanto tempo è rimasta in sospeso. Monitorando questa metrica, puoi assicurarti di essere pagato in tempo e risolvere eventuali problemi di pagamento prima che diventino problematici.

Un flusso di cassa sano è assolutamente vitale per il successo delle agenzie alle prime armi, a meno che tu non abbia delle serie riserve di cassa per coprire tutti i tuoi costi mentre aspetti di essere pagato. Inseguire le fatture, dimenticarsi di inviarle in tempo per inserirle nei cicli di pagamento dei clienti o sbagliarle completamente è una perdita di tempo degna di nota. Automatizzando la tua fatturazione ti concedi il regalo definitivo: il tempo.

Anche le piccole agenzie spesso hanno molti clienti e lavorano su più progetti. Se i margini di profitto sono stretti, qualcosa di semplice come dimenticare di fatturare in tempo o non notare che un cliente non ha pagato prima della fine del mese può essere disastroso.

Il monitoraggio e l'utilizzo dei dati possono aiutarti a individuare i clienti problematici e portare un livello di prevedibilità alle tue finanze. È meglio individuare i problemi mentre possono ancora essere corretti piuttosto che dopo il fatto.

Il sistema di fatturazione di Scoro ti consente di automatizzare i tuoi processi di fatturazione, inviare le fatture in tempo e monitorare lo stato dei pagamenti in tempo reale. Con i promemoria scaduti, è facile tenere sotto controllo la fatturazione, aiutando i tuoi clienti a pagare in tempo e garantendo che il tuo flusso di cassa rimanga costante. Scopri di più sulla fatturazione qui .

Trasformare le tue metriche in azione: come utilizzare i dati per la crescita e il successo

Congratulazioni, hai raccolto e analizzato le tue metriche essenziali! Ora è il momento di trasformare quei dati in azioni attuabili per guidare la crescita e il successo della tua agenzia.

Ecco alcuni suggerimenti su come agire con i tuoi nuovi dati:

Identificare le aree di miglioramento:

I dati non mentono. Individuando le aree meno performanti della tua agenzia, puoi sviluppare strategie efficaci per cambiare le cose.

Ad esempio, se clienti specifici generano entrate inferiori rispetto ad altri, puoi sviluppare piani mirati per aumentare le vendite e favorire la crescita dei ricavi.

Ottimizza le tue risorse:

Tenere traccia di come viene speso il tuo tempo può rivelare opportunità per ottimizzare gli sforzi e le risorse del tuo team.

Puoi assegnare i membri del team a più attività che generano entrate o prendere in considerazione l'assunzione di personale aggiuntivo per gestire attività che non generano entrate. Puoi identificare il tempo perso ed eseguire il drill-down per dipendente, per assicurarti che ogni membro del team abbia abbastanza da fare.

Prendere decisioni informate:

L'utilizzo dei dati per informare le tue decisioni ti consentirà di guidare la tua agenzia nella giusta direzione.

Ad esempio, se osservi che un particolare servizio non sta generando entrate sufficienti, puoi prendere in considerazione l'idea di trasformare il tuo modello di business per concentrarti su servizi più redditizi.

Stabilisci obiettivi raggiungibili:

Utilizzare i dati per fissare obiettivi realistici per la crescita e il successo della tua agenzia è un punto di svolta.

Ad esempio, se i tuoi livelli di redditività non sono dove dovrebbero essere e hai una chiara indicazione di come le entrate e la redditività nella tua agenzia si relazionano tra loro, puoi impostare un obiettivo basato su quel margine per aumentare le entrate di un certo percentuale nel trimestre successivo, alimentando la crescita della tua agenzia e spingendola verso il successo.

Ricorda, le metriche sono le migliori amiche della tua agenzia e, agendo in base ai tuoi dati, distinguerai la tua agenzia e sperimenterai una crescita e un successo senza precedenti.

Monitoraggio delle metriche per il successo

Il monitoraggio delle metriche essenziali è la pietra angolare di qualsiasi nuova agenzia di successo.

Perfezionando e monitorando le metriche giuste, otterrai preziose informazioni sulla salute finanziaria della tua agenzia, semplificherai le tue operazioni e scoprirai opportunità di miglioramento.

Per le nuove agenzie come la tua, Scoro è uno strumento rivoluzionario che può aiutare le nuove agenzie a navigare nel complesso mondo del monitoraggio delle metriche per raggiungere i propri obiettivi. Con Scoro avrai tutto ciò di cui hai bisogno per monitorare la tua salute finanziaria, ottimizzare le tue operazioni e identificare le aree di miglioramento, e tutto in tempo reale, così saprai dove sta andando la tua attività. È meglio risolvere i problemi prima del fatto, piuttosto che guardare indietro con rammarico alla fine del mese o del trimestre.

Dalla gestione dei progetti al monitoraggio dei tempi, fatturazione e rendicontazione finanziaria, la soluzione completa di Scoro ha tutto e, sfruttando Scoro per monitorare e analizzare le metriche della tua agenzia, puoi prendere decisioni informate per guidare la redditività e il successo.

Inizia oggi stesso a monitorare le tue metriche essenziali e lascia che Scoro porti la tua agenzia o azienda a nuovi livelli.