意外的 CEO：跟踪這些成功的基本指標

你是意外的CEO嗎？ 如果您以前是個人創業者，其成功促成了一家公司的成立，那麼您可能就是這樣。

您是否發現自己因管理您的企業或機構而不知所措，試圖平衡您的基本工作與運營組織的運營和財務方面？ 你不是一個人。 許多以才華橫溢的自由職業者起家的個體企業家發現自己處於同樣的境地。

問題在於，雖然您可能精通自己的手藝，但經營一家成功的代理機構或企業需要一套不同的技能。

為了蓬勃發展，您需要跟踪基本指標，這些指標將指導您做出明智的決策並專注於正確的領域以提高盈利能力。

因此，如果您發現自己在努力完成所有事情，發現您的工作比以往任何時候都多，但仍然沒有看到任何利潤或付出您的血汗和淚水的回報，這些指標將幫助您保持在正軌上，並將您的機構變成一個欣欣向榮的機構商業。

注意：在本文中，我們可以互換使用代理、公司和企業這三個詞。當然，並非每個企業或公司都是代理機構，但這些指標可以應用於代理和非代理業務類型。

為什麼要跟踪任何指標？

作為意外的 CEO，跟踪指標對於您的新業務或機構的發展至關重要。

將指標視為您值得信賴的伙伴——它們為您機構的財務狀況提供寶貴的見解，揭示優化機會，並突出需要改進的領域。 此外，它們還為您的新機構學習曲線提供了路線圖，幫助您採取措施擴展和管理增加的工作量。

當然，並非每個首次擔任代理機構的所有者都是衡量指標的策劃者。 許多人可能會撓頭，想知道從哪裡開始。 選擇正確的指標進行跟踪可能會讓人望而生畏，解讀數據就像破譯一門外語。

儘管存在這些挑戰，但跟踪指標對於新業務的增長至關重要。

跟踪基本指標將使您能夠做出數據驅動的決策，從而使您的機構的盈利能力和成功率飆升。

那麼，您準備好將您的指標遊戲提升到一個新的水平了嗎？ 本指南是您掌握每位 Accidental CEO 必須跟踪的基本指標的行動計劃，以及有效跟踪這些指標所需的工具。

確定要跟踪的基本指標

第一步是確定與您機構的成功最相關的關鍵指標。 這些可能包括：

1. 時間使用
2. 客戶和項目盈利能力
3. 計費利用率
4. 計費與非計費時間
5. 應收賬款賬齡

將您的指標提升到一個新的水平：如何收集和分析您的數據

現在您已經鎖定了基本指標，是時候討論真正的細節了——收集和分析數據。

建立一個可靠的系統來收集和分析您的數據對於您的機構的成功至關重要。 該系統可以像電子表格一樣簡單，也可以像專用軟件一樣複雜。

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Scoro 讓您管理項目、跟踪可計費和不可計費的時間、預測新業務、查看利潤率，甚至管理供應商，超越一切。 Scoro 可幫助您管理新機構的各個方面，並幫助您掌握使組織平穩運行的行動。

從數據收集到分析，Scoro 允許您捕獲和利用數據，讓您在一個漂亮的儀表板中查看業務的各個方面。 它是您的機構需要的全面解決方案，可以掌控一切並取得前所未有的成功。

要跟踪的基本指標

我們已將這些按重要性排序。 從本質上講，從跟踪和記錄時間開始會產生級聯效應，使列出的其他指標可以跟踪和優化。

時間使用

這一切都始於最基本但最重要的衡量標準——時間以及您如何使用它。 如果不跟踪時間是如何花費的、在哪裡浪費的、可以優化的地方以及花費了多少，其他一切充其量只是模糊的猜測。 全面了解您所在機構時間的各個方面，使您能夠有效地管理資源和工作量。

許多機構，尤其是小型機構和新機構，都害怕時間跟踪，因為他們認為這會造成一種壓抑的工作環境，在這種環境中，創造力會被扼殺，員工會花更多的時間記錄他們的活動，而不是實際從事能帶來價值的事情。 事實上，恰恰相反。

當您了解一個項目需要多少時間、您有多少時間可用以及您可以在哪些方面提高利用率時，您可以確保您的員工擁有平衡、可管理和穩定的工作量。 與使用時間跟踪工具相比，承受壓力和過度工作、不切實際的截止日期和對一些員工來說不公平的工作量，而其他員工卻無所事事，這對士氣的影響要大得多。

Scoro 可讓您跟踪任務和項目級別的時間，以及訪問有關總體時間花費方式的詳細報告。 從跟踪和記錄時間開始，其餘的應該自然而然。

查看 Scoro 如何幫助您記錄和跟踪時間。

客戶和項目盈利能力

許多意外的CEO超級關注月末的損益表，這是可以理解的，畢竟你做生意是為了賺錢。 但是，除非您對驅動這些數字的因素有更細緻的了解，否則您就像是只看封面就想弄清楚小說情節的人。 當然，您可以做出有根據的猜測，但這無助於您改變方向。

跟踪客戶的盈利能力對於新機構了解哪些客戶產生的收入最多以及您的哪些項目實際上在推動利潤至關重要。 兩者並不總是相同的。

複雜、冗長的項目可能會產生高收入，但通常會帶來高昂的勞動力和轉嫁成本（支付自由職業者、供應商、營銷、差旅等費用）。 通過跟踪客戶收入與利潤，您可以根據數據做出關於將資源集中在哪裡的決策。

通過記錄項目和服務的時間，可以了解哪些客戶或服務帶來的利潤最高和最低，並相應地做出調整。 如果您發現自己經常低估項目所需的時間並因此過度服務客戶，則此數據將使您能夠改進下一次的範圍界定，這意味著您可以在報價階段向客戶索要更多資金或削減範圍，以便您可以在估計的時間內交付。

如果有特定客戶或服務“竊取”您的利潤，您可以決定停止為這些客戶提供服務或提供這些服務。

您還將清楚地了解哪些員工需要更長的時間才能完成任務，這意味著您可以積極提高他們的技能以提高他們的工作效率。

Scoro 的項目組合視圖向您顯示哪些項目和客戶帶來了最高利潤，哪些實際上正在侵蝕您的利潤。 在此處閱讀有關如何使用此視圖的完整文章。

計費利用率

計費利用率是一名員工花在面向客戶的任務上的時間與一名員工可以工作的總時間之比。 極低的利用率意味著您很可能在工資上燒錢，工作量低且項目太少，並且沒有有效地管理您的業務。

但要小心。 以 100% 的利用率為目標似乎是合乎邏輯的行動過程，但最終可能沒有時間用於員工發展、團隊建設或管理任務。 雖然 85% 到 90% 的利用率被視為健康的行業基準，但並非所有企業都一樣。 跟踪你的，然後決定你的業務和員工需求的最佳點在哪裡。

Scoro 利用率報告將使您全面了解您的團隊有多少時間已安排、可用和有效使用。 它也是您展望未來的水晶球。 將使用情況報告擴展到包含即將到來的時間段將使您深入了解您的企業在接下來幾個月的預計績效。 低利用率可能表明需要加快銷售努力以獲得新項目並維持團隊的工作量。 在此處查看有關其工作原理的完整文章。

計費與非計費小時數，每個員工，每個團隊

計費小時數是完成工作的小時數，可以向您的客戶收取費用。 非計費時間是那些花在非創收任務上的時間，例如管理、內部項目和內部會議。 當然，為了最大限度地提高收入，您需要最大限度地提高團隊在項目上花費的計費時間。 理解這一點也很重要，即使您實行價值定價，即您為整個項目向客戶收費，而不是按資源按小時收費，計費和非計費小時之間的區別仍然存在。

了解您的機構在直接產生收入的任務上花費的時間將使您能夠識別低效率並優化資源。

例如，如果您經營一家廣告公司，您的首席設計師將 30% 的時間用於團隊建設活動，將 10% 的時間用於培訓新員工，那麼您可能需要重新審視您的工作流程和優先事項的結構。

在 Scoro 中，這很容易看到。 您可以深入了解個人利用率，了解每個團隊成員還剩多少時間，以及他們將時間花在了什麼事情上。 最後，您可以使用所有這些信息來預測銷售額並跟踪您的代理機構的目標。 在此處查看您可以執行的全部操作。

應收賬款賬齡

當您將其歸結為最基本的本質時，您從事的業務就是賺錢，這意味著您需要獲得報酬。 應收賬款賬齡跟踪客戶欠您的代理機構的金額以及未償還的時間。 通過跟踪此指標，您可以確保按時收到付款並在任何付款問題出現問題之前解決它們。

健康的現金流對於剛起步的機構的成功絕對至關重要，除非您有足夠的現金儲備來支付等待收款時的所有費用。 追逐發票，忘記按時提交以將其納入客戶的付款週期，或者完全弄錯它們都是浪費時間的事情。 通過自動化你的發票，你給了自己一個終極禮物——時間。

即使是小型機構也經常有很多客戶並從事多個項目。 如果利潤率很低，那麼像忘記按時開具發票或沒有註意到客戶未在月底前付款這樣簡單的事情可能會造成災難性的後果。

監控和使用數據可以幫助您查明有問題的客戶，並為您的財務帶來一定程度的可預測性。 最好在問題仍然可以糾正的時候發現問題，而不是事後才發現。

Scoro 的發票系統允許您自動化您的計費流程、按時發送發票並實時跟踪付款狀態。 借助逾期提醒提示，您可以輕鬆掌控發票，幫助您的客戶按時付款並確保您的現金流保持穩定。 在這裡了解更多關於發票的信息。

將指標轉化為行動：如何使用數據促進增長和成功

恭喜，您已經收集並分析了您的基本指標！ 現在，是時候將該數據轉化為可操作的步驟來推動您的機構的發展和成功了。

以下是有關如何對新發現的數據採取行動的一些提示：

確定需要改進的領域：

數據不會說謊。 通過查明您機構中表現不佳的領域，您可以製定有效的策略來扭轉局面。

例如，如果特定客戶產生的收入低於其他客戶，您可以製定有針對性的計劃來增加銷售額並推動收入增長。

優化您的資源：

跟踪你的時間是如何花費的可以揭示優化你的團隊的努力和資源的機會。

您可以將團隊成員分配到更多創收任務或考慮僱用更多員工來處理非創收任務。 您可以確定損失的時間，並深入了解每個員工，以確保每個團隊成員都有足夠的時間。

做出明智的決定：

使用數據為您的決策提供信息將使您能夠引導您的機構朝著正確的方向前進。

例如，如果您觀察到某項服務沒有產生足夠的收入，您可以考慮調整您的業務模式以專注於更有利可圖的服務。

設定可實現的目標：

使用數據為您的機構的成長和成功設定切合實際的目標是改變遊戲規則的方法。

例如，如果您的盈利水平沒有達到需要的水平，並且您清楚地知道您所在機構的收入和盈利能力之間的關係，您可以根據該利潤率設定一個目標，將收入增加一定比例下個季度的百分比，推動您的機構發展並推動其走向成功。

請記住，指標是您機構最好的朋友，通過根據您的數據採取行動，您將使您的機構脫穎而出並體驗前所未有的增長和成功。

跟踪成功指標

跟踪基本指標是任何成功的新機構的基石。

通過磨練和跟踪正確的指標，您將獲得有關機構財務狀況的寶貴見解、簡化運營並發現改進機會。

對於像您這樣的新機構，Scoro 是一種改變遊戲規則的工具，可以幫助新機構駕馭複雜的指標跟踪世界以實現他們的目標。 借助 Scoro，您將擁有監控財務狀況、優化運營和確定需要改進的領域所需的一切，而且所有這些都是實時的，因此您可以了解業務的發展方向。 最好提前解決問題，而不是在月底或季度末後悔地回顧。

從項目管理到時間跟踪、發票和財務報告，Scoro 的綜合解決方案應有盡有——通過利用 Scoro 跟踪和分析您機構的指標，您可以做出明智的決策來推動盈利和成功。

從今天開始跟踪您的基本指標，讓 Scoro 將您的機構或業務提升到新的高度。