O CEO acidental: Acompanhe essas métricas essenciais para o sucesso

Você é um CEO acidental? Se você é um ex-solopreneur cujo sucesso levou à formação de uma empresa, você pode ser.

Você se sente sobrecarregado com o gerenciamento de sua empresa ou agência, tentando equilibrar seu trabalho essencial com os aspectos operacionais e financeiros da administração de uma organização? Você não está sozinho. Muitos solopreneurs que começaram como freelancers talentosos se encontram nessa mesma posição.

O problema é que, embora você seja um mestre em seu ofício, administrar uma agência ou empresa de sucesso requer um conjunto diferente de habilidades.

Para prosperar, você precisa acompanhar as métricas essenciais que o guiarão para tomar decisões informadas e focar nas áreas certas para gerar lucratividade.

Então, se você está lutando para chegar a tudo, acha que tem mais trabalho do que nunca, mas ainda não está vendo nenhum lucro ou recompensa por seu sangue, suor e lágrimas, essas métricas o ajudarão a permanecer no caminho certo e transformar sua agência em um próspero negócios.

Observação: usamos as palavras agência, empresa e negócios de forma um tanto intercambiável ao longo deste artigo.É claro que nem todo negócio ou empresa é uma agência, mas essas métricas podem ser aplicadas a tipos de negócios de agências e não agências.

Por que você deve rastrear qualquer métrica?

Como CEO acidental, o rastreamento de métricas é essencial para o crescimento de seu novo negócio ou agência.

Pense nas métricas como seu parceiro de confiança – elas fornecem informações valiosas sobre a saúde financeira de sua agência, revelam oportunidades de otimização e destacam áreas de melhoria. Além disso, eles fornecem um roteiro para sua nova curva de aprendizado de agência, ajudando você a tomar medidas para dimensionar e gerenciar sua carga de trabalho aumentada.

É claro que nem todo proprietário de agência iniciante é um mentor de métricas. Muitos podem estar coçando a cabeça, imaginando por onde começar. Selecionar as métricas certas para rastrear pode ser assustador, e interpretar os dados pode parecer como decodificar um idioma estrangeiro.

Apesar desses desafios, acompanhar as métricas é crucial para o crescimento de um novo negócio.

O rastreamento de métricas essenciais o capacitará a tomar decisões baseadas em dados que podem disparar a lucratividade e o sucesso de sua agência.

Então, você está pronto para levar seu jogo de métricas para o próximo nível? Este guia é o seu plano de ação para dominar as métricas essenciais que todo CEO acidental deve acompanhar, além das ferramentas necessárias para acompanhá-las com eficiência.

Identificando as métricas essenciais para rastrear

A primeira etapa é identificar as principais métricas mais relevantes para o sucesso da sua agência. Estes podem incluir:

1. Uso do tempo
2. Rentabilidade do cliente e do projeto
3. Utilização Faturável
4. Horas faturáveis ​​x horas não faturáveis
5. Vencimento de contas a receber

Levando suas métricas para o próximo nível: como coletar e analisar seus dados

Agora que você definiu suas métricas essenciais, é hora de falar sobre o verdadeiro âmago da questão – coletar e analisar os dados.

Configurar um sistema confiável para coletar e analisar seus dados é crucial para o sucesso de sua agência. Esse sistema pode ser tão simples quanto uma planilha ou tão complexo quanto um software especializado.

Digite Scoro – a solução definitiva para rastrear métricas essenciais e simplificar seu fluxo de trabalho.

O Scoro vai além ao permitir que você gerencie projetos, rastreie horas faturáveis ​​e não faturáveis, preveja novos negócios, visualize margens e até mesmo gerencie fornecedores. O Scoro ajuda você a gerenciar todos os aspectos de sua nova agência e a ficar por dentro das ações que mantêm uma organização funcionando sem problemas.

Da coleta de dados à análise, o Scoro permite que você capture e aproveite os dados, dando visibilidade a todos os aspectos do seu negócio, tudo em um belo painel. É a solução abrangente que sua agência precisa para assumir o controle e alcançar um sucesso sem precedentes.

Métricas essenciais para rastrear

Nós os reunimos em ordem de importância. Em essência, começar rastreando e registrando o tempo cria um efeito cascata onde as outras métricas listadas tornam-se possíveis de rastrear e otimizar.

Uso do tempo

Tudo começa com a medição mais básica, mas vital – o tempo e como você o usa. Sem rastrear como o tempo é gasto, onde é desperdiçado, onde pode ser otimizado e quanto custa para você, todo o resto é, na melhor das hipóteses, uma adivinhação nebulosa. Ter visibilidade completa de todos os aspectos do tempo em sua agência lhe dá o poder de gerenciar recursos e cargas de trabalho com eficiência.

Muitas agências, especialmente as pequenas e novas, têm pavor de controle de tempo, pois têm a ideia de que isso criará um ambiente de trabalho opressivo, onde a criatividade é sufocada e os funcionários passam mais tempo registrando suas atividades do que realmente trabalhando em coisas que agregam valor. Na verdade, o oposto é verdadeiro.

Quando você entende quanto tempo leva um projeto, quanto tempo você tem disponível e onde pode melhorar sua utilização, você pode garantir que seus funcionários tenham uma carga de trabalho equilibrada, gerenciável e estável. Estar estressado e sobrecarregado, com prazos irrealistas e cargas de trabalho injustas para alguns funcionários, enquanto outros estão ociosos, é muito pior para o moral do que usar uma ferramenta de controle de tempo.

O Scoro permite rastrear o tempo em nível de tarefa e projeto, bem como acessar relatórios detalhados sobre como o tempo é gasto em geral. Comece rastreando e registrando o tempo, e o resto deve seguir naturalmente.

Veja como o Scoro ajuda você a registrar e controlar o tempo .

Rentabilidade do cliente e do projeto

Muitos CEOs da Accidental estão super focados no demonstrativo de lucros e perdas no final do mês, e isso é bastante compreensível, afinal, você está no negócio para lucrar. Mas, a menos que você desenvolva uma compreensão granular do que está impulsionando esses números, você é como alguém tentando descobrir o enredo de um romance apenas olhando para a capa. Claro, você pode fazer um palpite bastante fundamentado, mas isso não o ajudará a mover a agulha.

Acompanhar a lucratividade do cliente é essencial para uma nova agência entender quais clientes geram mais receita e quais de seus projetos estão realmente gerando lucro. Os dois nem sempre são os mesmos.

Projetos complexos e demorados podem ser geradores de alta receita, mas geralmente carregam altos custos de mão de obra e repasse (pagamento de freelancers, fornecedores, marketing, viagens, etc.). Acompanhar a receita do cliente versus o lucro permite que você tome decisões baseadas em dados sobre onde concentrar seus recursos.

Ao registrar o tempo em relação aos projetos e serviços, é possível entender quais clientes ou serviços trazem as margens mais altas e mais baixas e fazer os ajustes necessários. Se você achar que está constantemente subestimando o tempo necessário em um projeto e, como resultado, superestimando os clientes, esses dados permitirão que você melhore o escopo para a próxima vez, o que significa que você pode pedir mais dinheiro ao cliente durante a fase de cotação ou cortar o escopo para que você possa entregar dentro das horas estimadas.

Se houver clientes ou serviços específicos que “roubam” sua margem, você pode decidir parar de atender esses clientes ou oferecer esses serviços.

Você também terá uma visão clara de quais funcionários demoram mais para concluir suas tarefas, o que significa que você pode trabalhar ativamente em suas habilidades para melhorar sua produtividade.

A visualização do portfólio de projetos do Scoro mostra quais projetos e clientes trazem o maior lucro e quais estão realmente consumindo suas margens. Leia o artigo completo sobre como usar essa visualização aqui .

Taxa de utilização faturável

A taxa de utilização faturável é a quantidade de tempo que um funcionário gasta trabalhando em tarefas voltadas para o cliente versus a quantidade total de tempo que um funcionário está disponível para trabalhar. Uma taxa de utilização muito baixa significa que você provavelmente está gastando dinheiro com salários, tem uma carga de trabalho baixa com poucos projetos e não está gerenciando seus negócios com eficiência.

Mas cuidado. Visar uma taxa de utilização de 100% pode parecer o curso de ação lógico, mas pode acabar não deixando tempo para o desenvolvimento de funcionários, formação de equipes ou tarefas administrativas. Embora uma taxa de utilização entre 85% e 90% seja vista como uma referência saudável do setor, nem todos os negócios são iguais. Acompanhe o seu e decida onde está o ponto ideal para suas necessidades de negócios e funcionários.

O relatório de utilização do Scoro fornecerá informações completas sobre quanto do tempo de sua equipe está agendado, disponível e usado com eficiência. E também é sua bola de cristal para olhar para o futuro. Expandir o relatório de uso para abranger os próximos períodos fornecerá informações sobre o desempenho projetado de sua empresa para os próximos meses. Uma baixa taxa de utilização pode indicar a necessidade de acelerar os esforços de vendas para obter novos projetos e manter a carga de trabalho de sua equipe. Confira o artigo completo sobre como isso funciona aqui .

Horas faturáveis ​​x não faturáveis, por funcionário, por equipe

Horas faturáveis ​​são horas completas de trabalho que podem ser cobradas de seu cliente. Horas não faturáveis ​​são aquelas gastas em tarefas não geradoras de receita, como administração, projetos internos e reuniões internas. Obviamente, para maximizar a receita, você precisará maximizar as horas faturáveis ​​que sua equipe gasta em projetos. Também é importante entender que, mesmo que você pratique preços de valor, ou seja, você cobre um cliente por todo o projeto em vez de cobrar taxas por hora pelos recursos, a distinção entre horas faturáveis ​​e não faturáveis ​​permanece em vigor.

Compreender a quantidade de tempo que sua agência gasta nas tarefas que geram receita diretamente permitirá que você identifique ineficiências e otimize recursos.

Por exemplo, se você administra uma agência de publicidade e seu designer-chefe gasta 30% de seu tempo em atividades de formação de equipe e 10% treinando novas contratações, talvez seja necessário dar uma nova olhada em como seus fluxos de trabalho e prioridades estão estruturados.

No Scoro, isso é fácil de ver. Você pode detalhar a utilização individual, vendo quanto tempo resta para cada membro da equipe e no que eles estão gastando seu tempo. Por fim, você pode usar todas essas informações para prever as vendas e acompanhar as metas da sua agência. Confira o escopo completo do que você pode fazer aqui.

Vencimento de contas a receber

Quando você resume tudo à sua essência, você está no negócio para ganhar dinheiro, e isso significa que você precisa ser pago. O vencimento das contas a receber rastreia a quantidade de dinheiro devido à sua agência pelos clientes e há quanto tempo está pendente. Ao rastrear essa métrica, você pode garantir que está sendo pago em dia e resolver quaisquer problemas de pagamento antes que eles se tornem problemáticos.

Fluxo de caixa saudável é absolutamente vital para o sucesso de agências iniciantes, a menos que você tenha reservas de caixa sérias para cobrir todos os seus custos enquanto espera para receber o pagamento. Correr atrás de faturas, esquecer de apresentá-las a tempo para encaixá-las nos ciclos de pagamento dos clientes ou errar completamente são momentos de perda de tempo dignos de nota. Ao automatizar a sua faturação, dá a si próprio o melhor presente – o tempo.

Mesmo as pequenas agências geralmente têm muitos clientes e trabalham em vários projetos. Se as margens de lucro são apertadas, algo tão simples como esquecer de faturar no prazo ou não perceber que um cliente não pagou antes do final do mês pode ser desastroso.

Monitorar e usar os dados pode ajudá-lo a identificar clientes problemáticos e trazer um nível de previsibilidade para suas finanças. É melhor detectar problemas enquanto eles ainda podem ser corrigidos do que após o fato.

O sistema de faturamento do Scoro permite que você automatize seus processos de cobrança, envie faturas no prazo e acompanhe o status do pagamento em tempo real. Com avisos de lembrete de atraso, é fácil ficar por dentro do faturamento, ajudando seus clientes a pagar em dia e garantindo que seu fluxo de caixa permaneça estável. Saiba mais sobre faturação aqui .

Transformando suas métricas em ação: como usar dados para crescimento e sucesso

Parabéns, você coletou e analisou suas métricas essenciais! Agora, é hora de transformar esses dados em etapas acionáveis ​​para impulsionar o crescimento e o sucesso de sua agência.

Aqui estão algumas dicas sobre como agir com seus novos dados:

Identifique as áreas de melhoria:

Os dados não mentem. Ao identificar áreas de baixo desempenho de sua agência, você pode desenvolver estratégias eficazes para mudar as coisas.

Por exemplo, se clientes específicos geram menos receita do que outros, você pode desenvolver planos direcionados para aumentar as vendas e impulsionar o crescimento da receita.

Otimize seus recursos:

Rastrear como seu tempo é gasto pode revelar oportunidades para otimizar os esforços e recursos de sua equipe.

Você pode designar membros da equipe para mais tarefas geradoras de receita ou considerar a contratação de pessoal adicional para lidar com tarefas não geradoras de receita. Você pode identificar o tempo perdido e detalhar por funcionário, para garantir que cada membro da equipe tenha o suficiente em seu prato.

Tome decisões informadas:

O uso de dados para informar suas decisões o capacitará a orientar sua agência na direção certa.

Por exemplo, se você observar que um determinado serviço não está gerando receita suficiente, considere mudar seu modelo de negócios para se concentrar em serviços mais lucrativos.

Estabeleça metas alcançáveis:

O uso de dados para definir metas realistas para o crescimento e o sucesso de sua agência é um divisor de águas.

Por exemplo, se seus níveis de lucratividade não estiverem onde deveriam estar e você tiver uma indicação clara de como a receita e a lucratividade de sua agência se relacionam, você pode definir uma meta com base nessa margem para aumentar a receita em um determinado percentual no próximo trimestre, alimentando o crescimento de sua agência e impulsionando-a para o sucesso.

Lembre-se de que as métricas são as melhores amigas de sua agência e, ao agir com base em seus dados, você destacará sua agência e experimentará um crescimento e sucesso sem precedentes.

Métricas de acompanhamento para o sucesso

O rastreamento de métricas essenciais é a base de qualquer nova agência de sucesso.

Ao aprimorar e rastrear as métricas corretas, você obterá informações valiosas sobre a saúde financeira de sua agência, otimizará suas operações e descobrirá oportunidades de melhoria.

Para novas agências como a sua, o Scoro é uma ferramenta revolucionária que pode ajudar novas agências a navegar no complexo mundo do rastreamento de métricas para atingir seus objetivos. Com o Scoro, você terá tudo o que precisa para monitorar sua saúde financeira, otimizar suas operações e identificar pontos de melhoria, tudo em tempo real, para saber para onde seu negócio está caminhando. É melhor evitar problemas antes do fato, em vez de olhar para trás com arrependimento no final do mês ou trimestre.

Do gerenciamento de projetos ao controle de tempo, faturamento e relatórios financeiros, a solução abrangente do Scoro tem tudo – e ao aproveitar o Scoro para rastrear e analisar as métricas de sua agência, você pode tomar decisões informadas para gerar lucratividade e sucesso.

Comece a rastrear suas métricas essenciais hoje e deixe o Scoro levar sua agência ou empresa a novos patamares.