Случайный генеральный директор: отслеживайте эти важные показатели успеха

Вы случайный генеральный директор? Если вы бывший частный предприниматель, чей успех привел к созданию компании, возможно, вы им и являетесь.

Вы чувствуете себя перегруженным управлением своим бизнесом или агентством, пытаясь сбалансировать свою основную работу с операционными и финансовыми аспектами управления организацией? Ты не один. Многие индивидуальные предприниматели, которые начинали как талантливые фрилансеры, оказались в таком же положении.

Проблема в том, что, хотя вы можете быть мастером своего дела, управление успешным агентством или бизнесом требует другого набора навыков.

Чтобы преуспеть, вам необходимо отслеживать основные показатели, которые помогут вам принимать обоснованные решения и сосредоточиться на правильных областях для повышения прибыльности.

Поэтому, если вы обнаружите, что изо всех сил пытаетесь успеть ко всему, обнаружите, что у вас больше работы, чем когда-либо, но по-прежнему не видите никакой прибыли или вознаграждения за ваши кровь, пот и слезы, эти показатели помогут вам не сбиться с пути и превратить ваше агентство в процветающую компанию. бизнес.

Примечание. В этой статье мы используем слова «агентство», «компания» и «бизнес» как синонимы.Конечно, не каждый бизнес или компания является агентством, но эти показатели могут применяться как к агентскому, так и к неагентскому типу бизнеса.

Зачем вообще отслеживать какие-либо показатели?

Как случайный генеральный директор, отслеживание показателей необходимо для роста вашего нового бизнеса или агентства.

Думайте о метриках как о своем надежном помощнике — они дают бесценную информацию о финансовом состоянии вашего агентства, раскрывают возможности оптимизации и подчеркивают области, требующие улучшения. Кроме того, они представляют собой дорожную карту для вашей новой кривой обучения агентства, помогая вам предпринять шаги для масштабирования и управления возросшей рабочей нагрузкой.

Конечно, не каждый новый владелец агентства является вдохновителем метрик. Многие, возможно, ломают голову, задаваясь вопросом, с чего же начать. Выбор правильных показателей для отслеживания может быть сложной задачей, а интерпретация данных может показаться расшифровкой иностранного языка.

Несмотря на эти проблемы, отслеживание показателей имеет решающее значение для роста нового бизнеса.

Отслеживание основных показателей позволит вам принимать решения на основе данных, которые могут резко повысить прибыльность и успех вашего агентства.

Итак, вы готовы вывести свою игру с метриками на новый уровень? Это руководство — ваш план действий по овладению основными показателями, которые должен отслеживать каждый случайный генеральный директор, а также инструменты, которые вам понадобятся для их эффективного отслеживания.

Определение основных показателей для отслеживания

Первым шагом является определение ключевых показателей, наиболее важных для успеха вашего агентства. Сюда могут входить:

1. Использование времени
2. Прибыльность клиента и проекта
3. Оплачиваемое использование
4. Оплачиваемые и неоплачиваемые часы
5. Старение дебиторской задолженности

Поднимите свои показатели на новый уровень: как собирать и анализировать данные

Теперь, когда вы определились с основными показателями, пришло время поговорить о самом важном — сборе и анализе данных.

Создание надежной системы для сбора и анализа ваших данных имеет решающее значение для успеха вашего агентства. Эта система может быть простой, как электронная таблица, или сложной, как специализированное программное обеспечение.

Войдите в Scoro — идеальное решение для отслеживания основных показателей и оптимизации вашего рабочего процесса.

Scoro делает все возможное, позволяя вам управлять проектами, отслеживать оплачиваемые и неоплачиваемые часы, прогнозировать новый бизнес, просматривать прибыль и даже управлять поставщиками. Scoro помогает вам управлять всеми аспектами вашего нового агентства и помогает вам быть в курсе действий, обеспечивающих бесперебойную работу организации.

От сбора данных до анализа, Scoro позволяет вам собирать и использовать данные, предоставляя вам представление о каждом аспекте вашего бизнеса, и все это на одной красивой панели инструментов. Это комплексное решение, необходимое вашему агентству, чтобы взять под контроль и добиться беспрецедентного успеха.

Основные показатели для отслеживания

Мы собрали их в порядке значимости. По сути, начало с отслеживания и регистрации времени создает каскадный эффект, когда другие перечисленные показатели становятся возможными для отслеживания и оптимизации.

Использование времени

Все начинается с самого простого, но жизненно важного измерения — времени и того, как вы его используете. Без отслеживания того, как тратится время, где оно тратится впустую, где его можно оптимизировать и сколько это вам стоит, все остальное в лучшем случае будет туманными догадками. Наличие полной информации о каждом аспекте рабочего времени в вашем агентстве дает вам возможность эффективно управлять ресурсами и рабочими нагрузками.

Многие агентства, особенно маленькие и новые, боятся учета рабочего времени, так как думают, что это создаст угнетающую рабочую среду, в которой творчество подавляется, а сотрудники тратят больше времени на регистрацию своей деятельности, чем на реальную работу над вещами, которые приносят пользу. На самом деле верно как раз обратное.

Когда вы понимаете, сколько времени занимает проект, сколько времени у вас есть и где вы можете улучшить свое использование, вы можете обеспечить сбалансированную, управляемую и постоянную рабочую нагрузку своих сотрудников. Стресс и переутомление, нереальные сроки и несправедливая нагрузка на одних сотрудников, в то время как другие бездействуют, гораздо хуже для морального духа, чем использование инструмента учета времени.

Scoro позволяет отслеживать время на уровне задач и проектов, а также получать доступ к подробным отчетам о том, как в целом тратится время. Начните с отслеживания и регистрации времени, а остальное должно пройти само собой.

Узнайте, как Scoro помогает вам регистрировать и отслеживать время .

Прибыльность клиента и проекта

Многие случайные генеральные директора слишком сосредоточены на отчете о прибылях и убытках в конце месяца, и это вполне понятно, в конце концов, вы занимаетесь бизнесом, чтобы получать прибыль. Но если вы не разовьете детальное понимание того, что движет этими цифрами, вы будете похожи на человека, пытающегося понять сюжет романа, только взглянув на обложку. Конечно, вы можете сделать достаточно обоснованное предположение, но это не поможет вам сдвинуться с мертвой точки.

Отслеживание прибыльности клиентов важно для нового агентства, чтобы понять, какие клиенты приносят наибольшую прибыль и какие из ваших проектов на самом деле приносят прибыль. Эти два не всегда одинаковы.

Сложные, длительные проекты могут приносить большой доход, но часто сопряжены с высокими затратами на оплату труда и сквозными расходами (оплата фрилансерам, поставщикам, маркетингу, поездкам и т. д.). Отслеживание доходов клиентов по сравнению с прибылью позволяет вам принимать решения на основе данных о том, на чем сосредоточить свои ресурсы.

Регистрируя время по проектам и услугам, можно понять, какие клиенты или услуги приносят наибольшую и наименьшую маржу, и внести соответствующие коррективы. Если вы обнаружите, что постоянно недооцениваете время, необходимое для проекта, и в результате чрезмерно обслуживаете клиентов, эти данные позволят вам улучшить объем работ в следующий раз, а это означает, что вы можете запросить больше денег у клиента на этапе предложения или сократить объем, чтобы вы могли доставить в течение расчетных часов.

Если есть определенные клиенты или услуги, которые «крадут» вашу маржу, вы можете прекратить обслуживать этих клиентов или предлагать эти услуги.

Вы также получите четкое представление о том, каким сотрудникам требуется больше времени для выполнения своих заданий, что означает, что вы можете активно работать над их навыками, чтобы повысить их производительность.

Представление портфолио проектов Scoro показывает, какие проекты и клиенты приносят наибольшую прибыль, а какие на самом деле съедают вашу прибыль. Полную статью о том, как использовать это представление, читайте здесь .

Оплачиваемый коэффициент использования

Оплачиваемый коэффициент использования — это количество времени, которое один сотрудник тратит на выполнение клиентских задач, по сравнению с общим количеством времени, которое сотрудник может работать. Очень низкий коэффициент использования означает, что вы, скорее всего, тратите деньги на зарплату, у вас низкая рабочая нагрузка, слишком мало проектов и вы неэффективно управляете своим бизнесом.

Но будьте осторожны. Стремление к 100% коэффициенту использования может показаться логичным, но в конечном итоге может не остаться времени для развития сотрудников, создания команды или административных задач. Хотя коэффициент использования от 85% до 90% считается нормой для отрасли, не все предприятия одинаковы. Отслеживайте свои, а затем решайте, где находится наилучшее место для вашего бизнеса и потребностей сотрудников.

Отчет об использовании Scoro даст вам полное представление о том, сколько времени вашей команды запланировано, доступно и эффективно используется. И это также ваш хрустальный шар, чтобы заглянуть в будущее. Расширив отчет об использовании, чтобы охватить предстоящие периоды, вы получите представление о прогнозируемой эффективности вашего бизнеса на следующие несколько месяцев. Низкий коэффициент использования может указывать на необходимость ускорить продажи, чтобы получить новые проекты и сохранить рабочую нагрузку вашей команды. Полную статью о том, как это работает, читайте здесь .

Оплачиваемые и неоплачиваемые часы, на сотрудника, на команду

Оплачиваемые часы — это часы выполнения работы, которые могут быть выставлены вашему клиенту. Неоплачиваемые часы — это часы, потраченные на задачи, не приносящие доход, такие как администрирование, внутренние проекты и внутренние встречи. Конечно, чтобы максимизировать доход, вам нужно максимизировать оплачиваемые часы, которые ваша команда тратит на проекты. Также важно понимать, что даже если вы практикуете стоимостное ценообразование, т. е. выставляете счет клиенту за весь проект, а не взимаете почасовую плату за ресурсы, различие между оплачиваемыми и неоплачиваемыми часами остается в силе.

Понимание количества времени, которое ваше агентство тратит на задачи, непосредственно приносящие доход, позволит вам выявить неэффективность и оптимизировать ресурсы.

Например, если вы управляете рекламным агентством, а ваш ведущий дизайнер тратит 30 % своего времени на создание команды и 10 % на обучение новых сотрудников, вам может потребоваться еще раз взглянуть на то, как структурированы ваши рабочие процессы и приоритеты.

В Scoro это легко увидеть. Вы можете детализировать индивидуальное использование, увидев, сколько времени осталось у каждого члена команды и на что они тратят свое время. Наконец, вы можете использовать всю эту информацию для прогнозирования продаж и отслеживания целей вашего агентства. Ознакомьтесь с полным спектром того, что вы можете сделать здесь.

Старение дебиторской задолженности

Когда вы сводите все к самой сути, вы занимаетесь бизнесом, чтобы зарабатывать деньги, а это значит, что вам нужно платить. Accounts Receivable Aging отслеживает сумму денег, которую клиенты должны вашему агентству, и как долго она остается непогашенной. Отслеживая этот показатель, вы можете убедиться, что вам платят вовремя, и решить любые проблемы с оплатой до того, как они станут проблематичными.

Здоровый денежный поток абсолютно необходим для успеха молодых агентств, если только у вас нет серьезных резервов наличности, чтобы покрыть все ваши расходы, пока вы ждете оплаты. Погоня за счетами, забывание представить их вовремя, чтобы вставить их в платежные циклы клиентов, или полностью ошибиться в них — это отстой времени. Автоматизируя выставление счетов, вы дарите себе лучший подарок — время.

Даже небольшие агентства часто имеют много клиентов и работают над несколькими проектами. Если нормы прибыли ограничены, такая простая вещь, как забывание вовремя выставить счет или незнание того, что клиент не заплатил до конца месяца, может иметь катастрофические последствия.

Мониторинг и использование данных может помочь вам выявить проблемных клиентов и повысить уровень предсказуемости ваших финансов. Лучше выявлять проблемы, пока их еще можно исправить, чем постфактум.

Система выставления счетов Scoro позволяет автоматизировать процессы выставления счетов, своевременно отправлять счета и отслеживать статус оплаты в режиме реального времени. С помощью напоминаний о просроченных платежах легко оставаться в курсе выставления счетов, помогая вашим клиентам платить вовремя и обеспечивая стабильный денежный поток. Узнайте больше о выставлении счетов здесь .

Преобразование показателей в действие: как использовать данные для роста и успеха

Поздравляем, вы собрали и проанализировали свои основные показатели! Теперь пришло время превратить эти данные в действенные шаги, чтобы стимулировать рост и успех вашего агентства.

Вот несколько советов о том, как действовать с новыми данными:

Определите области для улучшения:

Данные не лгут. Выявляя неэффективные области вашего агентства, вы можете разработать эффективные стратегии, чтобы изменить ситуацию.

Например, если определенные клиенты приносят меньший доход, чем другие, вы можете разработать целевые планы для увеличения продаж и стимулирования роста доходов.

Оптимизируйте свои ресурсы:

Отслеживание того, как вы тратите свое время, может выявить возможности для оптимизации усилий и ресурсов вашей команды.

Вы можете поручить членам команды больше задач, приносящих доход, или рассмотреть вопрос о найме дополнительного персонала для выполнения задач, не приносящих доход. Вы можете определить потерянное время и выполнить детализацию по каждому сотруднику, чтобы убедиться, что у каждого члена команды достаточно работы.

Принимайте обоснованные решения:

Использование данных для обоснования ваших решений позволит вам направить свое агентство в правильном направлении.

Например, если вы обнаружите, что конкретная услуга не приносит достаточного дохода, вы можете рассмотреть возможность изменения своей бизнес-модели, чтобы сосредоточиться на более прибыльных услугах.

Ставьте достижимые цели:

Использование данных для постановки реалистичных целей для роста и успеха вашего агентства меняет правила игры.

Например, если ваши уровни прибыльности не соответствуют требованиям, и у вас есть четкое представление о том, как связаны друг с другом выручка и прибыльность в вашем агентстве, вы можете поставить цель, основанную на этой марже, увеличить доход на определенную величину. процент в течение следующего квартала, стимулируя рост вашего агентства и продвигая его к успеху.

Помните, что метрики — лучший друг вашего агентства, и, принимая меры на основе ваших данных, вы выделите свое агентство среди других и добьетесь беспрецедентного роста и успеха.

Отслеживание показателей успеха

Отслеживание основных показателей — краеугольный камень любого успешного нового агентства.

Оттачивая и отслеживая правильные показатели, вы получите ценную информацию о финансовом состоянии вашего агентства, оптимизируете свои операции и откроете возможности для улучшения.

Для новых агентств, таких как ваше, Scoro — это революционный инструмент, который может помочь новым агентствам ориентироваться в сложном мире отслеживания показателей для достижения своих целей. Благодаря Scoro у вас будет все необходимое для мониторинга вашего финансового состояния, оптимизации операций и выявления областей, требующих улучшения, и все это в режиме реального времени, чтобы вы знали, куда движется ваш бизнес. Лучше предотвращать проблемы заранее, чем с сожалением оглядываться назад в конце месяца или квартала.

В комплексном решении Scoro есть все: от управления проектами до отслеживания времени, выставления счетов и финансовой отчетности, и, используя Scoro для отслеживания и анализа показателей вашего агентства, вы можете принимать обоснованные решения для повышения прибыльности и успеха.

Начните отслеживать свои основные показатели сегодня, и пусть Scoro выведет ваше агентство или бизнес на новый уровень.