CEO-ul accidental: Urmăriți aceste valori esențiale pentru succes

Ești un CEO accidental? Dacă ești un fost antreprenor solo al cărui succes a dus la formarea unei companii, s-ar putea să fii.

Te simți copleșit de gestionarea afacerii sau agenției tale, încercând să echilibrezi munca ta esențială cu aspectele operaționale și financiare ale conducerii unei organizații? Nu esti singur. Mulți solopreneurs care au început ca freelanceri talentați se găsesc în aceeași poziție.

Problema este că, deși s-ar putea să fii un maestru în meseria ta, conducerea unei agenții sau a unei afaceri de succes necesită un set diferit de abilități.

Pentru a prospera, trebuie să urmăriți valorile esențiale care vă vor ghida să luați decizii în cunoștință de cauză și să vă concentrați pe domeniile potrivite pentru a crește profitabilitatea.

Așadar, dacă te lupți să ajungi la tot, descoperi că ai mai multă muncă ca niciodată, dar încă nu vezi niciun profit sau recompensă pentru sângele, transpirația și lacrimile tale, aceste valori te vor ajuta să rămâi pe drumul cel bun și să-ți transformi agenția într-o agenție înfloritoare. Afaceri.

Notă: folosim cuvintele agenție, companie și afaceri oarecum interschimbabile în acest articol.Desigur, nu orice afacere sau companie este o agenție, dar aceste valori pot fi aplicate atât pentru tipurile de afaceri de agenție, cât și pentru cele non-agenții.

De ce ar trebui să urmăriți toate valorile?

În calitate de CEO accidental, urmărirea valorilor este esențială pentru creșterea noii afaceri sau agenții.

Gândiți-vă la metrics ca pe un partener de încredere – ele oferă informații neprețuite asupra sănătății financiare a agenției dvs., dezvăluie oportunități de optimizare și evidențiază domenii de îmbunătățire. În plus, oferă o foaie de parcurs pentru noua curbă de învățare a agenției, ajutându-vă să luați măsuri pentru a scala și a gestiona volumul de lucru crescut.

Bineînțeles, nu orice proprietar de agenție pentru prima dată este un creier al valorilor. Mulți s-ar putea să se scarpină în cap, întrebându-se de unde să înceapă. Selectarea valorilor potrivite de urmărit poate fi descurajantă, iar interpretarea datelor se poate simți ca decodificarea unei limbi străine.

În ciuda acestor provocări, urmărirea valorilor este crucială pentru creșterea unei noi afaceri.

Urmărirea valorilor esențiale vă va permite să luați decizii bazate pe date care ar putea crește vertiginos profitabilitatea și succesul agenției dvs.

Deci, sunteți gata să vă duceți jocul de valori la următorul nivel? Acest ghid este planul dvs. de acțiune pentru a stăpâni valorile esențiale pe care fiecare CEO accidental trebuie să le urmărească, plus instrumentele de care veți avea nevoie pentru a le urmări în mod eficient.

Identificarea valorilor esențiale de urmărit

Primul pas este identificarea valorilor cheie cele mai relevante pentru succesul agenției dvs. Acestea ar putea include:

1. Utilizarea timpului
2. Rentabilitatea clientului și a proiectului
3. Utilizare facturabilă
4. Orele facturabile vs. nefacturabile
5. Îmbătrânirea conturilor de încasat

Duceți-vă valorile la nivelul următor: Cum să vă colectați și să vă analizați datele

Acum că v-ați blocat valorile esențiale, este timpul să vorbiți despre esențialul - colectarea și analizarea datelor.

Configurarea unui sistem de încredere pentru a colecta și analiza datele dvs. este crucială pentru succesul agenției dvs. Acest sistem poate fi la fel de simplu ca o foaie de calcul sau la fel de complex ca un software specializat.

Introduceți Scoro – soluția supremă pentru urmărirea valorilor esențiale și simplificarea fluxului de lucru.

Scoro depășește, permițându-vă să gestionați proiecte, să urmăriți orele facturabile și nefacturabile, să prognozați noi afaceri, să vizualizați marjele și chiar să gestionați furnizorii. Scoro vă ajută să gestionați toate aspectele noii agenții și vă ajută să rămâneți la curent cu acțiunile care mențin o organizație să funcționeze fără probleme.

De la colectarea datelor la analiză, Scoro vă permite să capturați și să valorificați date, oferindu-vă vizibilitate asupra fiecărui aspect al afacerii dvs., totul într-un singur tablou de bord frumos. Este soluția cuprinzătoare de care agenția dumneavoastră are nevoie pentru a prelua controlul și a obține un succes fără precedent.

Valori esențiale de urmărit

Le-am adunat în ordinea semnificației. În esență, începerea cu timpul de urmărire și înregistrare creează un efect în cascadă în care celelalte valori enumerate devin posibile de urmărit și optimizat.

Utilizarea timpului

Totul începe cu cea mai elementară, dar vitală măsurătoare – timpul și modul în care îl utilizați. Fără a urmări modul în care timpul este petrecut, unde este pierdut, unde poate fi optimizat și cât vă costă, orice altceva este o presupunere nebuloasă în cel mai bun caz. Vizibilitatea completă a fiecărui aspect al timpului la agenție vă oferă puterea de a gestiona eficient resursele și sarcinile de lucru.

Multe agenții, în special cele mici și noi, sunt îngrozite de urmărirea timpului, deoarece au ideea că va crea un mediu de lucru opresiv în care creativitatea este înăbușită și angajații petrec mai mult timp înregistrându-și activitățile decât lucrând efectiv la lucruri care aduc valoare. De fapt, exact opusul este adevărat.

Când înțelegeți cât timp durează un proiect, cât timp aveți disponibil și unde vă puteți îmbunătăți utilizarea, vă puteți asigura că angajații dvs. au un volum de lucru echilibrat, gestionabil și constant. A fi stresat și suprasolicitat, cu termene limită nerealiste și sarcini nedrepte pentru unii angajați, în timp ce alții sunt inactivi, este mult mai rău pentru moral decât utilizarea unui instrument de urmărire a timpului.

Scoro vă permite să urmăriți timpul la nivel de sarcină și proiect, precum și să accesați rapoarte detaliate despre modul în care timpul este petrecut în general. Începeți prin urmărirea și înregistrarea timpului, iar restul ar trebui să urmeze în mod natural.

Vedeți cum vă ajută Scoro să vă înregistrați și să urmăriți timpul .

Rentabilitatea clientului și a proiectului

Mulți CEO Accidental sunt foarte concentrați pe declarația de profit și pierdere la sfârșitul lunii și acest lucru este destul de de înțeles, la urma urmei, sunteți în afaceri pentru a obține profit. Dar dacă nu dezvolți o înțelegere granulară a ceea ce determină aceste numere, ești ca cineva care încearcă să descopere intriga unui roman doar privind pe coperta. Sigur, puteți face o presupunere destul de educată, dar asta nu vă va ajuta să mutați acul.

Urmărirea profitabilității clienților este esențială pentru ca o nouă agenție să înțeleagă atât care clienți generează cele mai multe venituri, cât și care dintre proiectele tale generează de fapt profit. Cele două nu sunt întotdeauna la fel.

Proiectele complexe și de lungă durată pot genera venituri mari, dar deseori implică costuri mari de muncă și transfer (plătirea freelanceri, furnizori, marketing, călătorii etc.). Urmărirea veniturilor clienților versus profit vă permite să luați decizii bazate pe date despre unde să vă concentrați resursele.

Prin înregistrarea timpului în raport cu proiectele și serviciile, este posibil să înțelegeți care clienți sau servicii aduc cele mai mari și mai mici marje și să faceți ajustări în consecință. Dacă descoperiți că subestimați în mod constant timpul necesar pentru un proiect și, ca urmare, supraserviți clienții, aceste date vă vor permite să îmbunătățiți domeniul de aplicare pentru data viitoare, ceea ce înseamnă că puteți cere mai mulți bani de la client în timpul fazei de cotare sau reduceți domeniul de aplicare, astfel încât să puteți livra în orele estimate.

Dacă există anumiți clienți sau servicii care vă „fură” marja, puteți decide să nu mai serviți acelor clienți sau să oferiți acele servicii.

De asemenea, veți obține o imagine clară asupra angajaților care durează mai mult pentru a-și îndeplini sarcinile, ceea ce înseamnă că puteți lucra activ la abilitățile lor pentru a le îmbunătăți productivitatea.

Vizualizarea portofoliului de proiecte de la Scoro vă arată care proiecte și clienți aduc cel mai mare profit și care vă mănâncă de fapt marjele. Citiți articolul complet despre cum să utilizați această vizualizare aici .

Rata de utilizare facturabilă

Rata de utilizare facturabilă este cantitatea de timp pe care un angajat o petrece lucrând la sarcini cu clientul față de cantitatea totală de timp pe care un angajat este disponibil să lucreze. O rată de utilizare foarte scăzută înseamnă că, cel mai probabil, ardeți bani din salarii, aveți un volum de muncă scăzut cu prea puține proiecte și nu vă gestionați eficient afacerea.

Dar ai grijă. A urmări o rată de utilizare de 100% poate părea calea de acțiune logică, dar poate sfârși prin a nu lăsa timp pentru dezvoltarea angajaților, team-building sau sarcini de administrare. În timp ce o rată de utilizare între 85% și 90% este văzută ca un etalon sănătos în industrie, nu toate întreprinderile sunt la fel. Urmăriți-l pe al dvs., apoi decideți unde se află locul ideal pentru afacerea dvs. și nevoile angajaților dvs.

Raportul de utilizare Scoro vă va oferi o perspectivă completă asupra cât de mult din timpul echipei dumneavoastră este programat, disponibil și utilizat eficient. Și este, de asemenea, globul tău de cristal pentru a privi în viitor. Extinderea raportului de utilizare pentru a include perioadele următoare vă va oferi o perspectivă asupra performanței proiectate a afacerii dvs. pentru următoarele câteva luni. O rată scăzută de utilizare ar putea indica necesitatea de a accelera eforturile de vânzări pentru a obține noi proiecte și a menține volumul de muncă al echipei. Consultați articolul complet despre cum funcționează acest lucru aici .

Ore facturabile vs. nefacturabile, per angajat, per echipă

Orele facturabile sunt ore de finalizare a lucrărilor care pot fi taxate de client. Orele nefacturabile sunt cele petrecute pe sarcini care nu generează venituri, cum ar fi administrarea, proiectele interne și întâlnirile interne. Desigur, pentru a maximiza veniturile, va trebui să maximizați orele facturabile pe care echipa dvs. le petrece pe proiecte. De asemenea, este important să înțelegeți că, chiar dacă practicați prețuri valorice, adică facturați unui client pentru întregul proiect, în loc să percepeți tarife pe oră pentru resurse, distincția între orele facturabile și nefacturabile rămâne în vigoare.

Înțelegerea cantității de timp pe care agenția dvs. îl petrece sarcinilor care generează direct venituri vă va permite să identificați ineficiențele și să optimizați resursele.

De exemplu, dacă conduceți o agenție de publicitate și designerul principal își petrece 30% din timp în activități de team-building și 10% antrenează noii angajați, poate fi necesar să aruncați o altă privire asupra modului în care sunt structurate fluxurile de lucru și prioritățile dvs.

În Scoro, acest lucru este ușor de văzut. Puteți detalia utilizarea individuală, văzând cât timp rămâne pentru fiecare membru al echipei și pentru ce își petrece timpul. În cele din urmă, puteți folosi toate aceste informații pentru a estima vânzările și a urmări obiectivele agenției dvs. Consultați întreaga gamă a ceea ce puteți face aici.

Îmbătrânirea conturilor de încasat

Când o reduceți la esența sa goală, sunteți în afaceri pentru a câștiga bani și asta înseamnă că trebuie să fiți plătit. Accounts Receivable Aging urmărește suma de bani datorată agenției dvs. de către clienți și cât timp a fost restante. Urmărind această valoare, vă puteți asigura că sunteți plătit la timp și vă puteți adresa oricăror probleme de plată înainte ca acestea să devină problematice.

Fluxul de numerar sănătos este absolut vital pentru succesul agențiilor în curs de dezvoltare, cu excepția cazului în care aveți niște rezerve serioase de numerar pentru a vă acoperi toate costurile în timp ce așteptați să fiți plătit. Urmărirea facturilor, uitarea de a le trimite la timp pentru a le introduce în ciclurile de plată ale clienților sau greșirea lor completă sunt o pierdere de timp. Prin automatizarea facturării, vă oferiți cel mai bun cadou: timpul.

Chiar și agențiile mici au adesea mulți clienți și lucrează la mai multe proiecte. Dacă marjele de profit sunt strânse, ceva la fel de simplu precum să uiți să facturezi la timp sau să nu observi că un client nu a plătit înainte de sfârșitul lunii poate fi dezastruos.

Monitorizarea și utilizarea datelor vă pot ajuta să identificați clienții problematici și să aduceți un nivel de predictibilitate finanțelor dvs. Este mai bine să identificați problemele cât timp pot fi încă remediate decât după fapte.

Sistemul de facturare Scoro vă permite să vă automatizați procesele de facturare, să trimiteți facturile la timp și să urmăriți starea plăților în timp real. Cu solicitările de memento întârziate, este ușor să rămâneți la curent cu facturarea, ajutându-vă clienții să plătească la timp și asigurându-vă că fluxul de numerar rămâne constant. Aflați mai multe despre facturare aici .

Transformați-vă valorile în acțiune: Cum să utilizați datele pentru creștere și succes

Felicitări, ați colectat și analizat valorile esențiale! Acum, este timpul să transformați aceste date în pași acționați pentru a stimula creșterea și succesul agenției dvs.

Iată câteva sfaturi despre cum să luați măsuri cu datele dvs. noi:

Identificați domeniile de îmbunătățire:

Datele nu mint. Prin identificarea zonelor subperformante ale agenției dvs., puteți dezvolta strategii eficiente pentru a schimba lucrurile.

De exemplu, dacă anumiți clienți generează mai puține venituri decât alții, puteți dezvolta planuri direcționate pentru a crește vânzările și a genera creșterea veniturilor.

Optimizați-vă resursele:

Urmărirea modului în care este petrecut timpul tău poate dezvălui oportunități de optimizare a eforturilor și resurselor echipei tale.

Puteți atribui membrilor echipei mai multe sarcini generatoare de venituri sau puteți lua în considerare angajarea de personal suplimentar pentru a se ocupa de sarcinile care nu generează venituri. Puteți identifica timpul pierdut și puteți detalia pentru fiecare angajat, pentru a vă asigura că fiecare membru al echipei are suficient la dispoziție.

Luați decizii informate:

Utilizarea datelor pentru a vă informa deciziile vă va împuternici să vă direcționați agenția în direcția corectă.

De exemplu, dacă observați că un anumit serviciu nu generează venituri suficiente, puteți lua în considerare schimbarea modelului dvs. de afaceri pentru a vă concentra pe servicii mai profitabile.

Stabiliți obiective realizabile:

Folosirea datelor pentru a stabili obiective realiste pentru creșterea și succesul agenției dvs. este o schimbare.

De exemplu, dacă nivelurile dvs. de profitabilitate nu sunt acolo unde trebuie și aveți o indicație clară a modului în care veniturile și profitabilitatea agenției dvs. se relaționează unele cu altele, puteți stabili un obiectiv pe baza acelei marje pentru a crește veniturile cu un anumit nivel. procentaj în trimestrul următor, stimulând creșterea agenției dvs. și propulsând-o către succes.

Amintiți-vă, valorile sunt cel mai bun prieten al agenției dvs. și, luând măsuri pe baza datelor dvs., vă veți deosebi agenția și veți experimenta o creștere și un succes fără precedent.

Urmărirea valorilor pentru succes

Urmărirea valorilor esențiale este piatra de temelie a oricărei noi agenții de succes.

Perfecționând și urmărind valorile potrivite, veți obține informații valoroase despre sănătatea financiară a agenției dvs., veți simplifica operațiunile și veți descoperi oportunități de îmbunătățire.

Pentru agențiile noi precum a dvs., Scoro este un instrument de schimbare a jocului care poate ajuta agențiile noi să navigheze în lumea complexă a urmăririi valorilor pentru a-și atinge obiectivele. Cu Scoro, veți avea tot ce aveți nevoie pentru a vă monitoriza sănătatea financiară, pentru a vă optimiza operațiunile și pentru a identifica zonele de îmbunătățire, și totul în timp real, astfel încât să știți încotro se îndreaptă afacerea dvs. Este mai bine să îndepărtezi problemele înainte de fapt, decât să te uiți înapoi cu regret la sfârșitul lunii sau al trimestrului.

De la managementul proiectelor până la urmărirea timpului, facturare și raportare financiară, soluția cuprinzătoare Scoro are totul – și, folosind Scoro pentru a urmări și analiza valorile agenției dvs., puteți lua decizii informate pentru a genera profitabilitatea și succesul.

Începeți să vă urmăriți valorile esențiale astăzi și lăsați-l pe Scoro să vă ducă agenția sau afacerea la noi culmi.