Der versehentliche CEO: Verfolgen Sie diese wesentlichen Kennzahlen für den Erfolg

Sind Sie ein zufälliger CEO? Wenn Sie ein ehemaliger Solopreneur sind, dessen Erfolg zur Gründung eines Unternehmens geführt hat, sind Sie es vielleicht.

Sind Sie mit der Verwaltung Ihres Unternehmens oder Ihrer Agentur überfordert und versuchen, Ihre wesentliche Arbeit mit den operativen und finanziellen Aspekten der Führung einer Organisation in Einklang zu bringen? Du bist nicht allein. Viele Solopreneurs, die als talentierte Freiberufler angefangen haben, befinden sich in derselben Position.

Das Problem ist, dass Sie zwar ein Meister Ihres Fachs sein mögen, die Führung einer erfolgreichen Agentur oder eines Unternehmens jedoch andere Fähigkeiten erfordert.

Um erfolgreich zu sein, müssen Sie wichtige Kennzahlen verfolgen, die Sie dabei unterstützen, fundierte Entscheidungen zu treffen und sich auf die richtigen Bereiche zu konzentrieren, um die Rentabilität zu steigern.

Wenn Sie also Schwierigkeiten haben, alles zu erreichen, feststellen, dass Sie mehr Arbeit haben als je zuvor, aber immer noch keine Gewinne oder Belohnungen für Ihr Blut, Ihren Schweiß und Ihre Tränen sehen, werden Ihnen diese Kennzahlen helfen, auf Kurs zu bleiben und Ihre Agentur zu einem florierenden Unternehmen zu machen Geschäft.

Hinweis: Wir verwenden die Wörter Agentur, Unternehmen und Unternehmen in diesem Artikel etwas synonym.Natürlich ist nicht jedes Geschäft oder Unternehmen eine Agentur, aber diese Metriken können sowohl auf Agentur- als auch auf Nicht-Agentur-Geschäftsarten angewendet werden.

Warum sollten Sie überhaupt Metriken verfolgen?

Als Accidental CEO ist die Verfolgung von Kennzahlen für das Wachstum Ihres neuen Unternehmens oder Ihrer Agentur unerlässlich.

Betrachten Sie Metriken als Ihren treuen Begleiter – sie bieten unschätzbare Einblicke in die finanzielle Gesundheit Ihrer Agentur, zeigen Optimierungsmöglichkeiten auf und zeigen Bereiche mit Verbesserungspotenzial auf. Außerdem bieten sie einen Fahrplan für die Lernkurve Ihrer neuen Agentur und helfen Ihnen, Schritte zur Skalierung und Verwaltung Ihrer erhöhten Arbeitsbelastung zu unternehmen.

Natürlich ist nicht jeder erstmalige Agenturinhaber ein Metrik-Mastermind. Viele kratzen sich vielleicht am Kopf und fragen sich, wo sie überhaupt anfangen sollen. Die Auswahl der richtigen zu verfolgenden Metriken kann entmutigend sein, und die Interpretation der Daten kann sich anfühlen, als würde man eine Fremdsprache entschlüsseln.

Trotz dieser Herausforderungen ist die Verfolgung von Metriken entscheidend für das Wachstum eines neuen Unternehmens.

Durch das Verfolgen wesentlicher Kennzahlen können Sie datengesteuerte Entscheidungen treffen, die die Rentabilität und den Erfolg Ihrer Agentur in die Höhe schnellen lassen.

Sind Sie also bereit, Ihr Metrikspiel auf die nächste Stufe zu heben? Dieser Leitfaden ist Ihr Aktionsplan zur Beherrschung der wesentlichen Kennzahlen, die jeder Accidental CEO verfolgen muss, sowie die Tools, die Sie benötigen, um sie effektiv zu verfolgen.

Identifizieren der wesentlichen zu verfolgenden Metriken

Der erste Schritt besteht darin, die wichtigsten Kennzahlen zu identifizieren, die für den Erfolg Ihrer Agentur am relevantesten sind. Dazu könnten gehören:

1. Zeitnutzung
2. Kunden- und Projektrentabilität
3. Abrechenbare Nutzung
4. Abrechenbare vs. nicht abrechenbare Stunden
5. Fälligkeit der Forderungen

Bringen Sie Ihre Metriken auf die nächste Stufe: So sammeln und analysieren Sie Ihre Daten

Nachdem Sie nun Ihre wesentlichen Kennzahlen festgelegt haben, ist es an der Zeit, über das eigentliche Wesentliche zu sprechen – das Sammeln und Analysieren der Daten.

Die Einrichtung eines zuverlässigen Systems zur Erfassung und Analyse Ihrer Daten ist entscheidend für den Erfolg Ihrer Agentur. Dieses System kann so einfach wie eine Tabellenkalkulation oder so komplex wie eine spezialisierte Software sein.

Geben Sie Scoro ein – die ultimative Lösung zum Verfolgen wesentlicher Metriken und Optimieren Ihres Arbeitsablaufs.

Scoro geht weit darüber hinaus, indem es Ihnen ermöglicht, Projekte zu verwalten, abrechenbare und nicht abrechenbare Stunden zu verfolgen, neue Geschäfte zu prognostizieren, Margen anzuzeigen und sogar Lieferanten zu verwalten. Scoro hilft Ihnen bei der Verwaltung aller Aspekte Ihrer neuen Agentur und hilft Ihnen, den Überblick über Maßnahmen zu behalten, die den reibungslosen Ablauf einer Organisation gewährleisten.

Von der Datenerfassung bis zur Analyse ermöglicht Ihnen Scoro, Daten zu erfassen und zu nutzen, wodurch Sie einen Einblick in jeden Aspekt Ihres Unternehmens erhalten, alles in einem schönen Dashboard. Es ist die umfassende Lösung, die Ihre Agentur benötigt, um die Kontrolle zu übernehmen und beispiellose Erfolge zu erzielen.

Wichtige zu verfolgende Metriken

Wir haben diese nach ihrer Bedeutung geordnet. Im Wesentlichen erzeugt das Beginnen mit der Nachverfolgung und Protokollierung der Zeit einen Kaskadeneffekt, bei dem die anderen aufgeführten Metriken nachverfolgt und optimiert werden können.

Zeitnutzung

Alles beginnt mit der grundlegendsten, aber wichtigsten Messung – Zeit und wie Sie sie verwenden. Ohne zu verfolgen, wie Zeit aufgewendet wird, wo sie verschwendet wird, wo sie optimiert werden kann und wie viel es Sie kostet, ist alles andere bestenfalls nebulöse Vermutung. Ein vollständiger Einblick in jeden Aspekt der Zeit in Ihrer Agentur gibt Ihnen die Möglichkeit, Ressourcen und Arbeitslasten effektiv zu verwalten.

Viele Agenturen, insbesondere kleine und neue, haben Angst vor der Zeiterfassung, da sie die Vorstellung haben, dass dies ein bedrückendes Arbeitsumfeld schaffen wird, in dem die Kreativität unterdrückt wird und die Mitarbeiter mehr Zeit damit verbringen, ihre Aktivitäten zu protokollieren, als tatsächlich an wertschöpfenden Dingen zu arbeiten. Tatsächlich ist das genaue Gegenteil der Fall.

Wenn Sie verstehen, wie viel Zeit ein Projekt in Anspruch nimmt, wie viel Zeit Ihnen zur Verfügung steht und wo Sie Ihre Auslastung verbessern können, können Sie sicherstellen, dass Ihre Mitarbeiter eine ausgewogene, überschaubare und beständige Arbeitsbelastung haben. Gestresst und überarbeitet zu sein, mit unrealistischen Fristen und unfairer Arbeitsbelastung für einige Mitarbeiter, während andere untätig sind, ist weitaus schlechter für die Moral als die Verwendung eines Zeiterfassungstools.

Mit Scoro können Sie die Zeit auf Aufgaben- und Projektebene verfolgen und auf detaillierte Berichte darüber zugreifen, wie die Zeit insgesamt verbracht wird. Beginnen Sie damit, die Zeit zu verfolgen und zu protokollieren, und der Rest sollte ganz natürlich folgen.

Sehen Sie, wie Scoro Ihnen hilft, Zeit zu erfassen und zu verfolgen .

Kunden- und Projektrentabilität

Viele zufällige CEOs konzentrieren sich sehr auf die Gewinn- und Verlustrechnung am Monatsende, und das ist durchaus verständlich, schließlich sind Sie im Geschäft, um Gewinne zu erzielen. Aber wenn Sie kein genaues Verständnis dafür entwickeln, was diese Zahlen antreibt, sind Sie wie jemand, der versucht, die Handlung eines Romans herauszufinden, indem er nur auf das Cover schaut. Sicher, Sie können eine ziemlich fundierte Vermutung anstellen, aber das wird Ihnen nicht helfen, die Nadel zu bewegen.

Die Verfolgung der Kundenrentabilität ist für eine neue Agentur unerlässlich, um zu verstehen, welche Kunden die meisten Einnahmen generieren und welche Ihrer Projekte tatsächlich den Gewinn steigern. Die beiden sind nicht immer gleich.

Komplexe, langwierige Projekte können hohe Einnahmen generieren, sind jedoch oft mit hohen Arbeits- und Durchlaufkosten (Bezahlung von Freiberuflern, Lieferanten, Marketing, Reisen usw.) verbunden. Die Verfolgung von Kundeneinnahmen im Vergleich zu Gewinnen ermöglicht es Ihnen, datengesteuerte Entscheidungen darüber zu treffen, wo Sie Ihre Ressourcen konzentrieren sollten.

Indem die Zeit mit den Projekten und Dienstleistungen protokolliert wird, ist es möglich zu verstehen, welche Kunden oder Dienstleistungen die höchsten und niedrigsten Margen einbringen, und entsprechende Anpassungen vorzunehmen. Wenn Sie feststellen, dass Sie die für ein Projekt benötigte Zeit ständig unterschätzen und Kunden infolgedessen überbetreuen, können Sie mit diesen Daten den Umfang für das nächste Mal verbessern, sodass Sie während der Angebotsphase mehr Geld vom Kunden verlangen oder kürzen können den Umfang, damit Sie innerhalb der geschätzten Stunden liefern können.

Wenn es bestimmte Kunden oder Dienstleistungen gibt, die Ihre Marge „stehlen“, können Sie entscheiden, diese Kunden nicht mehr zu bedienen oder diese Dienstleistungen nicht mehr anzubieten.

Sie erhalten auch einen klaren Überblick darüber, welche Mitarbeiter länger brauchen, um ihre Aufgaben zu erledigen, was bedeutet, dass Sie aktiv an ihren Fähigkeiten arbeiten können, um ihre Produktivität zu verbessern.

Die Projektportfolio-Ansicht von Scoro zeigt Ihnen, welche Projekte und Kunden den höchsten Gewinn bringen und welche Ihre Marge tatsächlich schmälern. Lesen Sie hier den vollständigen Artikel zur Verwendung dieser Ansicht .

Abrechnungsfähige Nutzungsrate

Die abrechenbare Nutzungsrate ist die Zeit, die ein Mitarbeiter mit der Arbeit an kundenorientierten Aufgaben verbringt, im Vergleich zur Gesamtzeit, die ein Mitarbeiter für die Arbeit zur Verfügung steht. Eine sehr niedrige Auslastungsrate bedeutet, dass Sie höchstwahrscheinlich Geld für Gehälter verbrennen, eine geringe Arbeitsbelastung mit zu wenigen Projekten haben und Ihr Unternehmen nicht effektiv verwalten.

Aber Vorsicht. Eine Auslastung von 100 % anzustreben, mag logisch erscheinen, kann aber dazu führen, dass keine Zeit für Mitarbeiterentwicklung, Teambuilding oder Verwaltungsaufgaben bleibt. Während eine Auslastung zwischen 85 % und 90 % als gesunder Branchenmaßstab angesehen wird, sind nicht alle Unternehmen gleich. Verfolgen Sie Ihre und entscheiden Sie dann, wo der ideale Punkt für Ihr Unternehmen und die Bedürfnisse Ihrer Mitarbeiter liegt.

Der Scoro-Auslastungsbericht gibt Ihnen einen vollständigen Einblick darüber, wie viel Zeit Ihres Teams eingeplant, verfügbar und effizient genutzt wird. Und es ist auch Ihre Kristallkugel, um in die Zukunft zu blicken. Durch die Erweiterung des Nutzungsberichts auf kommende Zeiträume erhalten Sie Einblick in die prognostizierte Leistung Ihres Unternehmens für die nächsten Monate. Eine niedrige Auslastungsrate kann darauf hindeuten, dass die Vertriebsbemühungen beschleunigt werden müssen, um neue Projekte zu erhalten und die Arbeitsbelastung Ihres Teams aufrechtzuerhalten. Lesen Sie hier den vollständigen Artikel darüber, wie das funktioniert .

Abrechenbare vs. nicht abrechenbare Stunden, pro Mitarbeiter, pro Team

Abrechenbare Stunden sind Stunden, die Arbeiten erledigen, die Ihrem Kunden in Rechnung gestellt werden können. Nicht verrechenbare Stunden sind solche, die für nicht umsatzgenerierende Aufgaben wie Verwaltung, interne Projekte und interne Besprechungen aufgewendet werden. Um den Umsatz zu maximieren, müssen Sie natürlich die abrechenbaren Stunden maximieren, die Ihr Team für Projekte aufwendet. Es ist auch wichtig zu verstehen, dass die Unterscheidung zwischen abrechenbaren und nicht abrechenbaren Stunden bestehen bleibt, selbst wenn Sie Value Pricing praktizieren, dh wenn Sie einem Kunden das gesamte Projekt in Rechnung stellen, anstatt Stundensätze für Ressourcen zu berechnen.

Wenn Sie verstehen, wie viel Zeit Ihre Agentur für die Aufgaben aufwendet, die direkt Einnahmen generieren, können Sie Ineffizienzen erkennen und Ressourcen optimieren.

Wenn Sie beispielsweise eine Werbeagentur leiten und Ihr leitender Designer 30 % seiner Zeit mit Teambuilding-Aktivitäten und 10 % mit der Schulung neuer Mitarbeiter verbringt, müssen Sie sich möglicherweise noch einmal ansehen, wie Ihre Arbeitsabläufe und Prioritäten strukturiert sind.

In Scoro ist dies leicht zu erkennen. Sie können die individuelle Nutzung aufschlüsseln und sehen, wie viel Zeit jedem Teammitglied verbleibt und wofür es seine Zeit aufwendet. Schließlich können Sie all diese Informationen verwenden, um Verkäufe zu prognostizieren und die Ziele Ihrer Agentur zu verfolgen. Sehen Sie sich hier den vollen Umfang dessen an, was Sie tun können .

Fälligkeit der Forderungen

Wenn Sie es auf das Wesentliche reduzieren, sind Sie im Geschäft, um Geld zu verdienen, und das bedeutet, dass Sie bezahlt werden müssen. Debitorenalterung verfolgt den Geldbetrag, der Ihrer Agentur von Kunden geschuldet wird, und wie lange er aussteht. Indem Sie diese Metrik verfolgen, können Sie sicherstellen, dass Sie pünktlich bezahlt werden, und alle Zahlungsprobleme beheben, bevor sie problematisch werden.

Ein gesunder Cashflow ist für den Erfolg junger Agenturen absolut entscheidend, es sei denn, Sie haben ernsthafte Barreserven, um alle Ihre Kosten zu decken, während Sie auf Ihre Zahlung warten. Rechnungen nachzujagen, zu vergessen, sie rechtzeitig einzureichen, um sie in die Zahlungszyklen der Kunden einzufügen, oder sie völlig falsch zu machen, sind Zeitfresser. Durch die Automatisierung Ihrer Rechnungsstellung schenken Sie sich selbst das ultimative Geschenk – Zeit.

Auch kleine Agenturen haben oft viele Kunden und arbeiten an mehreren Projekten. Wenn die Gewinnmargen knapp sind, kann etwas so Einfaches wie das Vergessen der rechtzeitigen Rechnungsstellung oder das Nichtbemerken, dass ein Kunde nicht vor Monatsende bezahlt hat, katastrophale Folgen haben.

Die Überwachung und Verwendung der Daten kann Ihnen helfen, problematische Kunden zu lokalisieren und Ihre Finanzen vorhersehbarer zu machen. Es ist besser, Probleme zu erkennen, solange sie noch behoben werden können, als im Nachhinein.

Mit dem Rechnungsstellungssystem von Scoro können Sie Ihre Abrechnungsprozesse automatisieren, Rechnungen rechtzeitig versenden und den Zahlungsstatus in Echtzeit verfolgen. Mit überfälligen Erinnerungsaufforderungen ist es einfach, den Überblick über die Rechnungsstellung zu behalten, Ihren Kunden zu helfen, pünktlich zu zahlen und sicherzustellen, dass Ihr Cashflow stabil bleibt. Erfahren Sie hier mehr über die Rechnungsstellung .

Verwandeln Sie Ihre Metriken in Maßnahmen: So nutzen Sie Daten für Wachstum und Erfolg

Herzlichen Glückwunsch, Sie haben Ihre wichtigsten Kennzahlen gesammelt und analysiert! Jetzt ist es an der Zeit, diese Daten in umsetzbare Schritte umzuwandeln, um das Wachstum und den Erfolg Ihrer Agentur voranzutreiben.

Hier sind einige Tipps, wie Sie mit Ihren neu gefundenen Daten handeln können:

Identifizieren Sie Verbesserungsbereiche:

Die Daten lügen nicht. Indem Sie leistungsschwache Bereiche Ihrer Agentur ausfindig machen, können Sie effektive Strategien entwickeln, um das Ruder herumzureißen.

Wenn beispielsweise bestimmte Kunden weniger Umsatz generieren als andere, können Sie gezielte Pläne entwickeln, um den Umsatz zu steigern und das Umsatzwachstum voranzutreiben.

Optimieren Sie Ihre Ressourcen:

Nachzuverfolgen, wie Ihre Zeit verbracht wird, kann Möglichkeiten zur Optimierung der Bemühungen und Ressourcen Ihres Teams aufzeigen.

Sie können Teammitglieder umsatzgenerierenden Aufgaben zuweisen oder erwägen, zusätzliches Personal einzustellen, um nicht umsatzgenerierende Aufgaben zu erledigen. Sie können verlorene Zeit identifizieren und pro Mitarbeiter aufschlüsseln, um sicherzustellen, dass jedes Teammitglied genug zu tun hat.

Treffen Sie fundierte Entscheidungen:

Die Verwendung von Daten für Ihre Entscheidungen wird Sie in die Lage versetzen, Ihre Agentur in die richtige Richtung zu lenken.

Wenn Sie beispielsweise feststellen, dass ein bestimmter Dienst nicht genügend Umsatz generiert, können Sie erwägen, Ihr Geschäftsmodell auf rentablere Dienste auszurichten.

Setzen Sie sich erreichbare Ziele:

Die Verwendung von Daten zur Festlegung realistischer Ziele für das Wachstum und den Erfolg Ihrer Agentur ist ein Wendepunkt.

Wenn beispielsweise Ihre Rentabilitätsniveaus nicht dort sind, wo sie sein sollten, und Sie einen klaren Hinweis darauf haben, wie Umsatz und Rentabilität in Ihrer Agentur zusammenhängen, können Sie basierend auf dieser Marge ein Ziel festlegen, um den Umsatz um einen bestimmten Betrag zu steigern Prozentsatz im nächsten Quartal, was das Wachstum Ihrer Agentur ankurbelt und zum Erfolg führt.

Denken Sie daran, dass Metriken der beste Freund Ihrer Agentur sind, und indem Sie auf der Grundlage Ihrer Daten Maßnahmen ergreifen, werden Sie Ihre Agentur von anderen abheben und beispielloses Wachstum und Erfolg erleben.

Tracking-Metriken für den Erfolg

Das Verfolgen wesentlicher Kennzahlen ist der Eckpfeiler jeder erfolgreichen neuen Agentur.

Indem Sie die richtigen Kennzahlen verfeinern und verfolgen, erhalten Sie wertvolle Einblicke in die finanzielle Gesundheit Ihrer Agentur, optimieren Ihre Abläufe und decken Verbesserungsmöglichkeiten auf.

Für neue Agenturen wie Ihre ist Scoro ein bahnbrechendes Tool, das neuen Agenturen helfen kann, sich in der komplexen Welt der Metrikverfolgung zurechtzufinden, um ihre Ziele zu erreichen. Mit Scoro haben Sie alles, was Sie brauchen, um Ihre finanzielle Gesundheit zu überwachen, Ihre Abläufe zu optimieren und verbesserungswürdige Bereiche zu identifizieren, und das alles in Echtzeit, damit Sie wissen, wohin sich Ihr Unternehmen entwickelt. Es ist besser, Probleme im Voraus zu vermeiden, anstatt am Ende des Monats oder Quartals bedauert zurückzublicken.

Von Projektmanagement über Zeiterfassung, Rechnungsstellung und Finanzberichterstattung bietet die umfassende Lösung von Scoro alles – und indem Sie Scoro nutzen, um die Kennzahlen Ihrer Agentur zu verfolgen und zu analysieren, können Sie fundierte Entscheidungen treffen, um Rentabilität und Erfolg zu steigern.

Beginnen Sie noch heute mit der Verfolgung Ihrer wichtigsten Kennzahlen und lassen Sie Scoro Ihre Agentur oder Ihr Unternehmen zu neuen Höhen führen.