Przypadkowy dyrektor generalny: śledź te podstawowe wskaźniki, aby odnieść sukces

Czy jesteś przypadkowym CEO? Jeśli jesteś byłym przedsiębiorcą jednoosobowym, którego sukces doprowadził do powstania firmy, być może po prostu nim jesteś.

Czy czujesz się przytłoczony zarządzaniem swoją firmą lub agencją, próbując zrównoważyć swoją podstawową pracę z operacyjnymi i finansowymi aspektami prowadzenia organizacji? Nie jesteś sam. W tej samej sytuacji znajduje się wielu przedsiębiorców indywidualnych, którzy zaczynali jako utalentowani freelancerzy.

Problem polega na tym, że chociaż możesz być mistrzem w swoim fachu, prowadzenie odnoszącej sukcesy agencji lub firmy wymaga innego zestawu umiejętności.

Aby się rozwijać, musisz śledzić podstawowe wskaźniki, które pomogą Ci podejmować świadome decyzje i koncentrować się na właściwych obszarach, aby zwiększyć rentowność.

Więc jeśli masz trudności z dotarciem do wszystkiego, okazuje się, że masz więcej pracy niż kiedykolwiek, ale nadal nie widzisz żadnych zysków ani nagrody za swoją krew, pot i łzy, te wskaźniki pomogą Ci pozostać na dobrej drodze i zmienić Twoją agencję w dobrze prosperującą biznes.

Uwaga: W tym artykule używamy słów agencja, firma i biznes nieco zamiennie.Oczywiście nie każda firma lub firma jest agencją, ale te wskaźniki można zastosować zarówno do rodzajów działalności agencji, jak i innych.

Dlaczego w ogóle powinieneś śledzić jakiekolwiek wskaźniki?

Jako przypadkowy dyrektor generalny śledzenie wskaźników jest niezbędne do rozwoju Twojej nowej firmy lub agencji.

Pomyśl o wskaźnikach jako o swoim zaufanym pomocniku – dostarczają one bezcennych informacji na temat kondycji finansowej Twojej agencji, ujawniają możliwości optymalizacji i wskazują obszary wymagające poprawy. Ponadto zapewniają mapę drogową dla nowej krzywej uczenia się agencji, pomagając w podjęciu kroków w celu skalowania zwiększonego obciążenia pracą i zarządzania nim.

Oczywiście nie każdy właściciel agencji po raz pierwszy jest mistrzem metryk. Wielu może drapać się po głowach, zastanawiając się, od czego w ogóle zacząć. Wybór odpowiednich metryk do śledzenia może być zniechęcający, a interpretacja danych może sprawiać wrażenie dekodowania języka obcego.

Pomimo tych wyzwań śledzenie wskaźników ma kluczowe znaczenie dla rozwoju nowej firmy.

Śledzenie podstawowych wskaźników umożliwi podejmowanie decyzji opartych na danych, które mogą gwałtownie zwiększyć rentowność i sukces Twojej agencji.

Czy jesteś gotowy, aby przenieść swoją grę metryczną na wyższy poziom? Ten przewodnik zawiera plan działania mający na celu opanowanie podstawowych wskaźników, które musi śledzić każdy prezes firmy Accidental, a także narzędzia potrzebne do ich skutecznego śledzenia.

Identyfikacja podstawowych wskaźników do śledzenia

Pierwszym krokiem jest określenie kluczowych wskaźników najbardziej istotnych dla sukcesu Twojej agencji. Mogą to być:

1. Wykorzystanie czasu
2. Rentowność klienta i projektu
3. Płatne wykorzystanie
4. Godziny rozliczane a godziny niepodlegające rozliczeniu
5. Wiekowanie należności

Przenieś swoje wskaźniki na wyższy poziom: jak zbierać i analizować dane

Teraz, gdy już ustaliłeś podstawowe dane, nadszedł czas, aby porozmawiać o prawdziwym drobiazgu — zbieraniu i analizowaniu danych.

Skonfigurowanie niezawodnego systemu do gromadzenia i analizowania danych ma kluczowe znaczenie dla sukcesu Twojej agencji. Ten system może być tak prosty jak arkusz kalkulacyjny lub tak złożony jak specjalistyczne oprogramowanie.

Wprowadź Scoro – najlepsze rozwiązanie do śledzenia istotnych wskaźników i usprawnienia przepływu pracy.

Scoro wykracza poza to, umożliwiając zarządzanie projektami, śledzenie rozliczanych i nierozliczanych godzin, prognozowanie nowych transakcji, przeglądanie marż, a nawet zarządzanie dostawcami. Scoro pomaga zarządzać wszystkimi aspektami nowej agencji i pomaga być na bieżąco z działaniami, które zapewniają płynne działanie organizacji.

Od zbierania danych po analizę, Scoro pozwala przechwytywać i wykorzystywać dane, zapewniając wgląd w każdy aspekt Twojej firmy, a wszystko to w jednym pięknym pulpicie nawigacyjnym. To kompleksowe rozwiązanie, którego potrzebuje Twoja agencja, aby przejąć kontrolę i osiągnąć bezprecedensowy sukces.

Podstawowe wskaźniki do śledzenia

Zebraliśmy je w kolejności ważności. Zasadniczo rozpoczęcie od śledzenia i rejestrowania czasu tworzy efekt kaskadowy, w którym inne wymienione metryki stają się możliwe do śledzenia i optymalizacji.

Wykorzystanie czasu

Wszystko zaczyna się od najbardziej podstawowego, ale istotnego pomiaru – czasu i sposobu, w jaki go wykorzystujesz. Bez śledzenia, jak czas jest spędzany, gdzie jest marnowany, gdzie można go zoptymalizować i ile to kosztuje, wszystko inne jest w najlepszym razie mglistym domysłem. Pełny wgląd w każdy aspekt czasu w Twojej agencji daje Ci możliwość efektywnego zarządzania zasobami i obciążeniami.

Wiele agencji, zwłaszcza tych małych i nowych, panicznie boi się śledzenia czasu, ponieważ ma pomysł, że stworzy to przytłaczające środowisko pracy, w którym kreatywność jest tłumiona, a pracownicy spędzają więcej czasu na rejestrowaniu swoich działań niż na rzeczywistej pracy nad rzeczami, które przynoszą wartość. W rzeczywistości jest dokładnie odwrotnie.

Kiedy zrozumiesz, ile czasu zajmuje projekt, ile czasu masz do dyspozycji i gdzie możesz poprawić swoje wykorzystanie, możesz zapewnić, że Twoi pracownicy mają zrównoważone, możliwe do zarządzania i stałe obciążenie pracą. Bycie zestresowanym i przepracowanym, z nierealistycznymi terminami i niesprawiedliwym obciążeniem pracą dla niektórych pracowników, podczas gdy inni są bezczynni, jest znacznie gorsze dla morale niż używanie narzędzia do śledzenia czasu.

Scoro pozwala śledzić czas na poziomie zadania i projektu, a także uzyskiwać dostęp do szczegółowych raportów na temat ogólnego wykorzystania czasu. Zacznij od śledzenia i rejestrowania czasu, a reszta powinna nastąpić naturalnie.

Zobacz, jak Scoro pomaga rejestrować i śledzić czas .

Rentowność klienta i projektu

Wielu przypadkowych dyrektorów generalnych jest bardzo skoncentrowanych na zestawieniu zysków i strat na koniec miesiąca, co jest całkiem zrozumiałe, w końcu prowadzisz biznes, aby osiągać zyski. Ale dopóki nie rozwiniesz szczegółowego zrozumienia, co napędza te liczby, jesteś jak ktoś, kto próbuje rozgryźć fabułę powieści, patrząc tylko na okładkę. Jasne, możesz dokonać dość wykształconego przypuszczenia, ale to nie pomoże ci ruszyć igłą.

Śledzenie rentowności klientów jest niezbędne, aby nowa agencja mogła zrozumieć zarówno, którzy klienci generują największe przychody, jak i które z Twoich projektów faktycznie generują zyski. Dwa nie zawsze są takie same.

Złożone, długotrwałe projekty mogą generować wysokie przychody, ale często wiążą się z wysokimi kosztami pracy i pośrednimi (opłacanie freelancerów, dostawców, marketing, podróże itp.). Śledzenie przychodu klienta w porównaniu z zyskiem umożliwia podejmowanie opartych na danych decyzji o tym, gdzie skoncentrować swoje zasoby.

Rejestrując czas w odniesieniu do projektów i usług, można zrozumieć, którzy klienci lub usługi przynoszą najwyższe i najniższe marże i odpowiednio je dostosować. Jeśli okaże się, że ciągle nie doceniasz czasu potrzebnego na realizację projektu i w rezultacie przesadzasz z obsługą klientów, dane te pozwolą Ci następnym razem poprawić określanie zakresu, co oznacza, że ​​możesz poprosić klienta o więcej pieniędzy w fazie wyceny lub obniżki zakres, abyś mógł dostarczyć w przewidywanych godzinach.

Jeśli istnieją konkretni klienci lub usługi, które „kradną” Twoją marżę, możesz zdecydować o zaprzestaniu obsługi tych klientów lub oferowania tych usług.

Uzyskasz również jasny obraz tego, którzy pracownicy potrzebują więcej czasu na wykonanie swoich zadań, co oznacza, że ​​możesz aktywnie pracować nad ich umiejętnościami, aby poprawić ich produktywność.

Widok portfela projektów Scoro pokazuje, które projekty i klienci przynoszą największe zyski, a którzy faktycznie pożerają Twoje marże. Przeczytaj pełny artykuł na temat korzystania z tego widoku tutaj .

Rozliczany wskaźnik wykorzystania

Rozliczany wskaźnik wykorzystania to ilość czasu, jaką jeden pracownik spędza na pracy nad zadaniami skierowanymi do klienta, w porównaniu z łączną ilością czasu, w którym pracownik jest dostępny do pracy. Bardzo niski wskaźnik wykorzystania oznacza, że ​​najprawdopodobniej marnujesz pieniądze na pensje, masz niskie obciążenie pracą przy zbyt małej liczbie projektów i nie zarządzasz efektywnie swoją firmą.

Ale strzeż się. Dążenie do 100% wskaźnika wykorzystania może wydawać się logicznym sposobem działania, ale może skończyć się brakiem czasu na rozwój pracowników, budowanie zespołu lub zadania administracyjne. Chociaż wskaźnik wykorzystania między 85% a 90% jest postrzegany jako zdrowy punkt odniesienia w branży, nie wszystkie firmy są takie same. Śledź swoje, a następnie zdecyduj, gdzie leży najlepsze miejsce dla Twojej firmy i potrzeb pracowników.

Raport wykorzystania Scoro da Ci pełny wgląd w to, jaka część czasu Twojego zespołu jest zaplanowana, dostępna i wydajnie wykorzystana. I to także twoja kryształowa kula do patrzenia w przyszłość. Rozszerzenie raportu użytkowania o nadchodzące okresy da Ci wgląd w przewidywane wyniki Twojej firmy na kilka następnych miesięcy. Niski wskaźnik wykorzystania może wskazywać na potrzebę przyspieszenia działań sprzedażowych w celu pozyskania nowych projektów i utrzymania obciążenia zespołu. Sprawdź pełny artykuł o tym, jak to działa tutaj .

Godziny płatne a niepłatne, na pracownika, na zespół

Godziny rozliczane to godziny wykonywania pracy, którymi można obciążyć klienta. Godziny niepodlegające rozliczeniu to godziny spędzone na zadaniach niegenerujących przychodów, takich jak administracja, projekty wewnętrzne i spotkania wewnętrzne. Oczywiście, aby zmaksymalizować przychody, musisz zmaksymalizować rozliczane godziny, które Twój zespół spędza na projektach. Ważne jest również, aby zrozumieć, że nawet jeśli praktykujesz wycenę według wartości, tj. rozliczasz klienta za cały projekt, zamiast naliczać stawki godzinowe za zasoby, rozróżnienie między rozliczanymi i niefakturowanymi godzinami pozostaje niezmienione.

Zrozumienie, ile czasu Twoja agencja poświęca na zadania, które bezpośrednio generują dochód, pozwoli Ci zidentyfikować nieefektywności i zoptymalizować zasoby.

Na przykład, jeśli prowadzisz agencję reklamową, a główny projektant spędza 30% swojego czasu na budowaniu zespołu, a 10% na szkoleniu nowych pracowników, może być konieczne ponowne przyjrzenie się strukturze przepływów pracy i priorytetów.

W Scoro łatwo to zauważyć. Możesz zagłębić się w indywidualne wykorzystanie, zobaczyć, ile czasu pozostało każdemu członkowi zespołu i na co spędza czas. Na koniec możesz wykorzystać wszystkie te informacje do prognozowania sprzedaży i śledzenia celów swojej agencji. Sprawdź pełny zakres tego, co możesz zrobić tutaj.

Wiekowanie należności

Kiedy sprowadzisz to do samej istoty, prowadzisz biznes, aby zarabiać pieniądze, a to oznacza, że ​​musisz zarabiać. Starzenie się należności śledzi kwotę pieniędzy należnych Twojej agencji od klientów i czas jej zalegania. Śledząc te dane, możesz mieć pewność, że otrzymujesz zapłatę na czas i rozwiązywać wszelkie problemy z płatnościami, zanim staną się one problematyczne.

Zdrowe przepływy pieniężne są absolutnie niezbędne dla sukcesu raczkujących agencji, chyba że masz poważne rezerwy gotówkowe na pokrycie wszystkich kosztów podczas oczekiwania na zapłatę. Pogoń za fakturami, zapominanie o ich terminowym dostarczeniu w celu umieszczenia ich w cyklach płatniczych klientów lub całkowite błędne ich wystawienie to strata czasu. Automatyzując fakturowanie, dajesz sobie najlepszy prezent – ​​czas.

Nawet małe agencje często mają wielu klientów i pracują nad wieloma projektami. Jeśli marże zysku są niskie, coś tak prostego, jak zapomnienie faktury na czas lub niezauważenie, że klient nie zapłacił przed końcem miesiąca, może mieć katastrofalne skutki.

Monitorowanie i wykorzystywanie danych może pomóc w zlokalizowaniu problematycznych klientów i zapewnieniu poziomu przewidywalności w Twoich finansach. Lepiej jest wykrywać problemy, gdy można je jeszcze naprawić, niż po fakcie.

System fakturowania Scoro pozwala zautomatyzować procesy rozliczeniowe, wysyłać faktury na czas i śledzić status płatności w czasie rzeczywistym. Dzięki monitom o zaległych przypomnieniach łatwo jest być na bieżąco z fakturowaniem, pomagając klientom płacić na czas i zapewniając stały przepływ gotówki. Dowiedz się więcej o fakturowaniu tutaj .

Przekształcanie wskaźników w działanie: jak wykorzystywać dane do rozwoju i sukcesu

Gratulacje, udało Ci się zebrać i przeanalizować najważniejsze dane! Teraz nadszedł czas, aby przekształcić te dane w praktyczne kroki, które pomogą Twojej agencji się rozwijać i odnosić sukcesy.

Oto kilka wskazówek, jak podjąć działania z nowo znalezionymi danymi:

Zidentyfikuj obszary wymagające poprawy:

Dane nie kłamią. Wskazując obszary osiągające słabe wyniki w Twojej agencji, możesz opracować skuteczne strategie, które pozwolą odwrócić sytuację.

Na przykład, jeśli poszczególni klienci generują mniejsze przychody niż inni, możesz opracować ukierunkowane plany zwiększenia sprzedaży i zwiększenia przychodów.

Zoptymalizuj swoje zasoby:

Śledzenie sposobu, w jaki spędzasz czas, może ujawnić możliwości optymalizacji wysiłków i zasobów zespołu.

Możesz przypisać członków zespołu do większej liczby zadań generujących przychody lub rozważyć zatrudnienie dodatkowego personelu do obsługi zadań niegenerujących przychodów. Możesz zidentyfikować stracony czas i przeanalizować każdego pracownika, aby upewnić się, że każdy członek zespołu ma wystarczająco dużo na swoim talerzu.

Podejmuj świadome decyzje:

Wykorzystanie danych do podejmowania decyzji umożliwi Ci kierowanie agencją we właściwym kierunku.

Na przykład, jeśli zauważysz, że dana usługa nie generuje wystarczających przychodów, możesz rozważyć zmianę swojego modelu biznesowego, aby skoncentrować się na usługach bardziej dochodowych.

Ustaw osiągalne cele:

Wykorzystywanie danych do wyznaczania realistycznych celów rozwoju i sukcesu agencji to rewolucja.

Na przykład, jeśli Twoje poziomy rentowności nie są takie, jakie powinny być, i wiesz, jak przychody i rentowność Twojej agencji są ze sobą powiązane, możesz wyznaczyć cel na podstawie tej marży, aby zwiększyć przychody o określoną procent w następnym kwartale, napędzając rozwój Twojej agencji i kierując ją ku sukcesowi.

Pamiętaj, że dane są najlepszym przyjacielem Twojej agencji, a podejmując działania w oparciu o Twoje dane, wyróżnisz swoją agencję i odniesiesz bezprecedensowy wzrost i sukces.

Śledzenie wskaźników sukcesu

Śledzenie podstawowych wskaźników jest podstawą sukcesu każdej nowej agencji.

Udoskonalając i śledząc odpowiednie wskaźniki, uzyskasz cenny wgląd w kondycję finansową swojej agencji, usprawnisz swoje operacje i odkryjesz możliwości ulepszeń.

Dla nowych agencji, takich jak Twoja, Scoro to zmieniające reguły gry narzędzie, które może pomóc nowym agencjom poruszać się po złożonym świecie śledzenia wskaźników, aby osiągnąć swoje cele. Dzięki Scoro będziesz mieć wszystko, czego potrzebujesz, aby monitorować swoją kondycję finansową, optymalizować operacje i identyfikować obszary wymagające poprawy, a wszystko to w czasie rzeczywistym, dzięki czemu wiesz, dokąd zmierza Twoja firma. Lepiej jest zażegnać problemy przed faktem, niż patrzeć wstecz z żalem pod koniec miesiąca lub kwartału.

Od zarządzania projektami po śledzenie czasu, fakturowanie i raporty finansowe, kompleksowe rozwiązanie Scoro ma wszystko – a wykorzystując Scoro do śledzenia i analizowania wskaźników agencji, możesz podejmować świadome decyzje, aby zwiększyć rentowność i odnieść sukces.

Zacznij śledzić najważniejsze wskaźniki już dziś i pozwól Scoro wznieść swoją agencję lub firmę na nowy poziom.