Ukryte niebezpieczeństwa nadmiernej obsady i jak ich uniknąć

Zarządzanie zapasami jest kluczowym zadaniem w każdej firmie. Gdy firmy starają się śledzić swoje zapasy, stają przed dwoma poważnymi wyzwaniami – nadmiarem i niedoborem zapasów.

Kiedy dzieje się to drugie, firmy są pod presją, aby zatrzymać swoich klientów poprzez uzupełnianie braków w magazynie – jest to podejście taktyczne.

Ale jeśli nie ma określonej strategii, aby to osiągnąć, mogą w końcu kupować nadwyżki zapasów, które pozostają na półkach przez dłuższy czas. Takie kosztowne posunięcie może spowodować nieoczekiwane straty, które wpłyną na rozwój firmy.

W tym artykule opisano pięć głównych przyczyn nadmiernej obsady oraz kilka sprawdzonych strategii zapobiegania nadmiernej obsadzie. A nawet jeśli masz już nadwyżki zapasów, wskazówki zawarte w tym przewodniku pomogą Ci uniknąć niepotrzebnych szkód i wygaśnięcia ważności produktów.

Co to jest overstocking?

Nadmiar zapasów oznacza zakup towarów lub materiałów przekraczających potrzeby firmy lub wymagania rynku w danym okresie. Dzieje się tak, gdy firma zamawia zbyt dużo zapasów i kończy z nadwyżką zapasów.

Kiedy firmy zamawiają zbyt wiele produktów, których nie mogą sprzedać, rosną koszty ich magazynowania. A produkty mogą prawdopodobnie wyjść z mody lub stracić na wartości, gdy osiągną datę ważności.

Will Stevenson w swojej książce wyjaśnił wyzwania związane z nadmiernym zapasem. Według niego,

„…nadmierne zapasy niepotrzebnie zajmują miejsce i blokują fundusze, które mogą być bardziej produktywne gdzie indziej…cena nadmiernego nadmiaru zapasów może być oszałamiająca, gdy koszty utrzymywania zapasów są wysokie…”

Przeczytaj także: Metryki handlu elektronicznego są łatwe: jak napędzać wzrost

Jakie są przyczyny nadmiernej obsady?

Pierwszym krokiem do zapobiegania nadmiernym zapasom jest poznanie źródła problemu. Chociaż nadmiar zapasów wynika z kilku czynników, można je zestawić pod tymi pięcioma głównymi przyczynami.

1. Słabe zarządzanie zapasami

Sortowanie, przechowywanie, pakowanie i ogólne zarządzanie zapasami umożliwiają firmom śledzenie wejścia i wyjścia dostaw. Ponieważ zapotrzebowanie na różne jednostki magazynowe (SKU) zmienia się, czy to z powodu sezonowości, czy zmian trendów, coraz trudniej jest znaleźć równowagę między posiadaniem za dużo lub za mało.

Ze względu na niedokładne raporty, słabą komunikację między działami lub niewłaściwe planowanie, firmy mogą nie mieć wglądu w koszty zapasów w czasie rzeczywistym. Te nieprawidłowości mogą powodować, że sprzedawcy detaliczni zamawiają towary powyżej maksymalnego poziomu zapasów, co prowadzi do nadmiernych kosztów magazynowania i zakupów.

2. Problemy zarządzania łańcuchem dostaw

Zdarzenia takie jak klęski żywiołowe, wojny lub pandemie mogą zakłócić łańcuch dostaw firmy, zwiększając w ten sposób ryzyko wystąpienia braków zapasów lub opóźnień w produkcji. Kiedy firmy wyczuwają potencjalną barierę w łańcuchu dostaw, mogą chcieć uniknąć nieoczekiwanych opóźnień i zakłóceń, kupując nadwyżki zapasów.

Chociaż może to być doskonała strategia walki z wyczerpaniem zapasów, może prowadzić do przepełnienia zapasów i większego ryzyka uszkodzenia lub przeterminowania produktu.

3. Niedokładne prognozowanie popytu

Możesz podejmować mądre decyzje dotyczące zapasów i ofert produktów, korzystając z dokładnych danych jakościowych i ilościowych, niezależnie od lokalizacji, sezonowości lub rodzaju produktu.

Ale kiedy przeszacujesz popyt lub błędnie zinterpretujesz zachowanie klientów, może się okazać, że zapełnisz swoje półki nadmiarem zapasów. A kiedy popyt rynkowy na konkretny SKU ostatecznie wyhamuje, nadwyżki towarów będą leżały w sklepie przez dłuższy czas, zajmując miejsce, które można by wykorzystać na inne produkty.

4. Strach przed wyczerpaniem zapasów

Ze względu na nieefektywne zarządzanie łańcuchem dostaw, niskie koszty produkcji czy problemy z jakością produktów, w firmie może nieoczekiwanie zabraknąć zapasów. Według Netstock 43% konsumentów wskazało, że są bardziej skłonni do rezygnacji z produktu po dwóch lub więcej brakach w magazynie.

W rezultacie wiele firm woli przepełniać swoje półki, aby uniknąć wyczerpania zapasów w przypadku klęski żywiołowej lub innego wyzwania.

5. Zapotrzebowanie sezonowe

Wraz ze zmianą pór roku zmieniają się również wymagania. Okresy takie jak Boże Narodzenie, Wielkanoc itp. wiążą się ze wzrostem wymagań klientów, więc właściciele sklepów wykorzystują te wydarzenia do zwiększenia sprzedaży. Ponieważ jednak firmy mają tendencję do gromadzenia zapasów w ramach przygotowań do sezonu, niewłaściwe planowanie może skłonić je do zamówienia nadmiernych zapasów.

Kiedy zamykają się sezonowe okna zakupowe, nadwyżki zapasów leżą nietknięte na półkach przez dłuższy czas. Może to wynikać ze złej strategii marketingowej, promocyjnej lub cenowej.

Przeczytaj także: Prognozowanie sprzedaży: kompleksowy przewodnik dla właścicieli małych firm

Konsekwencje nadmiernej obsady

Od amortyzacji towarów po ograniczoną przestrzeń magazynową i zablokowaną gotówkę, nadmierne zapasy mogą powodować kilka krytycznych problemów w firmach, niezależnie od przyczyny. Oto kilka problemów związanych z nadmiernym zapasem:

1. Zwiększone koszty magazynowania i obsługi

Jedną z najbardziej oczywistych pułapek nadmiernych zapasów jest wzrost kosztów zapasów. Koszty zapasów odnoszą się do wszystkich wydatków związanych z zarządzaniem zapasami, w tym magazynowaniem, zamawianiem, transportem itp.

Kiedy zamawiasz zbyt wiele materiałów eksploatacyjnych, możesz przechowywać je w miejscach przeznaczonych na inne produkty. Ponieważ popyt na towary z nadmiaru zapasów jest niski, sprzedaż i obroty będą niskie. Co więcej, ograniczona przestrzeń dla większej ilości zapasów może prowadzić do większych szans na brak zapasów dla innych jednostek SKU, na które jest duży popyt.

Im dłużej towar stoi na półkach, tym większe nakłady i koszty jego przechowywania do momentu sprzedaży.

2. Wygaśnięcie i starzenie się produktu

Zazwyczaj wszystkie produkty są wrażliwe na czas. Podczas gdy niektóre mogą trwać kilka tygodni lub miesięcy, inne mogą pozostać nawet przez kilka dekad.

Kupując jakikolwiek produkt, spodziewasz się go sprzedać, zanim straci na wartości. Jednak w przypadku nadmiaru zapasów masz więcej zapasów, niż możesz sprzedać. A wraz ze zmianami trendów produkt może powoli stać się przestarzały.

Wartość przestarzałego produktu zwykle spada, zwłaszcza gdy popyt stopniowo maleje. To samo dotyczy towarów łatwo psujących się – psują się, gdy pozostają dłużej niż oczekiwano.

Uszkodzenia te mogą prowadzić do nieoczekiwanych strat, zmarnowanych zasobów i dodatkowych wydatków na naprawy i wymiany. Co więcej, możesz być zmuszony sprzedawać te produkty poniżej rzeczywistych cen, aby zwolnić więcej miejsca.

3. Zniewolony kapitał

Kiedy zapełniasz swoje zapasy nowymi produktami, musisz je sprzedać w określonym czasie, aby odzyskać swój kapitał i zrealizować zyski. Ale przy nadmiarze zapasów twoje fundusze są zamrożone w nadmiarze zapasów.

Przy niskim kapitale nie można kupować nowych produktów, na które jest większy popyt. Zwiększa to wskaźnik braku zapasów dla innych SKU, co ostatecznie prowadzi do utraty sprzedaży.

Straty mogą rosnąć lawinowo w miarę pojawiania się nowych potrzeb związanych z wprowadzaniem nowych produktów lub prowadzeniem innych rentownych operacji biznesowych. Ostatecznie istnieje większe ryzyko utraty możliwości ekspansji i skalowania.

4. Zmniejszone zadowolenie klientów

Wszystkie inne konsekwencje nadmiernego zaopatrzenia ostatecznie doprowadzą do złej obsługi klienta.

Próbując uniknąć wyczerpania zapasów, kupując zbyt wiele materiałów eksploatacyjnych, możesz zająć nadmiar miejsca na nowe produkty i ostatecznie wyczerpią się zapasy innych szybko sprzedających się jednostek SKU. Kiedy klienci przychodzą do sklepu i odkrywają, że towar jest niedostępny, pozostawia to złe wrażenia.

Co więcej, klienci, którzy kupują towary z nadmiaru zapasów, będą sfrustrowani, gdy zobaczą, że ich produkty są w złym stanie. Doświadczenia te zmniejszają zaufanie do marki, zmuszając klientów do szukania rozwiązań u konkurencji.

Przeczytaj także: Analiza sprzedaży: naucz się powiększać i opanuj potok

Nadmierne zapasy: ile to „za dużo”?

Nie ma ustalonej liczby określającej odpowiednią ilość zapasów, które firma powinna mieć, ponieważ różne firmy mają różne operacje i procesy sprzedaży. Ponadto minimalne i maksymalne poziomy zapasów dla różnych SKU w firmie są różne, ponieważ wymagania zależą od kilku czynników.

Jednak właściwe zarządzanie zapasami i dokładne raportowanie mogą zapewnić sprzedawcom detalicznym wgląd w produkty, które sprzedają się dobrze i inne, które sprzedają się wolno. Gdy firmy monitorują swój wskaźnik rotacji, mogą ustalać minimalne i maksymalne poziomy zapasów dla różnych SKU.

Właściwa racjonalizacja SKU może ostatecznie pomóc detalistom zidentyfikować i wycofać produkty o niskiej wydajności.

Czytaj także: Czym jest planowanie sprzedaży? Wskazówki i szablony do pobrania dla początkujących

Nadmierna obsada vs gromadzenie zapasów

Gdy firmy przygotowują się do trudnych sezonów lub próbują walczyć z problemami związanymi z zarządzaniem łańcuchem dostaw, mogą przechowywać duże ilości towarów do wykorzystania w przyszłości, zwiększając w ten sposób dostępność produktów w przypadku eskalacji zapotrzebowania. To jest gromadzenie zapasów, a nie ich nadmiar.

Chociaż podobne, nadmierne zapasy i gromadzenie zapasów są stosowane, gdy firmy zamawiają zbyt wiele dostaw. Mają jednak kilka różnic:

Przeczytaj także: Marketing e-commerce: 8 obszarów, na których należy się skupić, aby zwiększyć sprzedaż

Zapobieganie nadmiernej obsadzie

Znajomość przyczyny powstawania nadmiernych zapasów to pierwszy krok w kierunku właściwego zarządzania zapasami. Ale to nie koniec. Istnieją inne strategie dostosowane do pomocy we wdrażaniu lepszych praktyk giełdowych. Oto środki zapobiegawcze, które zmniejszają ryzyko posiadania zbyt wielu zapasów na półkach:

1. Wydajne systemy zarządzania zapasami

Narzędzie do zarządzania zapasami posiada możliwości śledzenia poziomów zapasów, sprzedaży produktów, zamówień, dostaw i innych procesów produkcyjnych. Rozwiązania do zarządzania zapasami zapewniają dokładną reprezentację poziomów zapasów i pokazują dostępne produkty lub pozycje, które są gotowe do sprzedaży.

Dzięki tym danym określasz optymalne poziomy zapasów, nawet jeśli zmieniają się wymagania i trendy. Dzięki wglądowi w dane w czasie rzeczywistym oprogramowanie pomaga w podejmowaniu strategicznych decyzji zakupowych.

2. Dokładne prognozowanie popytu

Uzyskując dostęp do trendów marketingowych i branżowych, możesz dokładnie prognozować zapotrzebowanie na określoną jednostkę SKU. Może to pomóc w zidentyfikowaniu czynników, które wpływają na zachowanie klientów w określonym okresie.

Korzystając z narzędzi takich jak Google Trends, Netstock czy SAP, możesz precyzyjnie identyfikować produkty, które z biegiem czasu wzbudzają zainteresowanie klientów. Dzięki danym można ustawić optymalne stany magazynowe dla kilku pozycji, niezależnie od pór roku czy zmian trendów.

3. Regularne audyty inwentaryzacyjne

Audyty zapasów polegają na wykorzystaniu określonych kluczowych wskaźników wydajności (KPI) w celu dopasowania aktualnych poziomów zapasów i ewidencji zapasów do danych finansowych. Regularne i zaplanowane audyty pomagają określić poziomy zapasów bezpieczeństwa, prognozować popyt i wykrywać kurczenie się.

Te wskaźniki KPI obejmują wskaźnik rotacji zapasów, liczbę zapasów, średnie zapasy, czas realizacji zamówienia, czas cyklu, stosunek zapasów do sprzedaży itp.

Udany audyt zapasów zapewnia pełny obraz zapasów, pomagając zidentyfikować najlepiej sprzedające się i nieudane produkty. Daje to wgląd w produkty, które należy uzupełniać częściej i inne, które należy ignorować, aby uniknąć przepełnienia.

4. Efektywne zarządzanie łańcuchem dostaw

Z zarządzaniem łańcuchem dostaw wiążą się liczne ograniczenia i zakłócenia. W obawie przed wyczerpaniem zapasów zakłócenia te mogą wywierać presję na sprzedawców detalicznych, aby zamawiali nadwyżki dostaw. Jednak dzięki wydajnemu zarządzaniu łańcuchem dostaw firmy mogą opracować jasne strategie, które zapewnią ciągły przepływ zapasów nawet w przypadku nieoczekiwanych wyzwań.

Odporność łańcucha dostaw wymaga tworzenia planów i strategii w celu zwiększenia dostępności produktów i zapewnienia optymalnych poziomów zapasów.

Niektóre z tych strategii obejmują posiadanie wielu kanałów dystrybucji zapasów, współpracę z kilkoma dostawcami i przewoźnikami oraz zatrudnianie doświadczonych specjalistów ds. logistyki.

Ponadto sprzedawcy detaliczni posiadający wiele centrów sprzedaży mogą zmieniać poziomy zapasów w zależności od zapotrzebowania w określonej lokalizacji. Tworzy to równowagę, aby upewnić się, że towar nie jest przepełniony w jednej lokalizacji i niedostateczny w innym.

Przeczytaj także: Lejki sprzedażowe e-commerce 101: przewodnik dla początkujących

Co zrobić z nadmiarem zapasów

O ile można zapobiec nadmiernym zapasom, wiele firm ma już nadmiar zapasów na półkach i nie ma pojęcia, co z nimi zrobić. Ponieważ popyt na te produkty jest niski i nie sprzedaje się dobrze, istnieją inne sposoby na usunięcie ich z półek i zwolnienie miejsca w magazynie bez ponoszenia wykładniczych strat.

1. Twórz specjalne oferty i rabaty

Możesz wzbudzić zainteresowanie klientów, obniżając ceny nadwyżki zapasów, ponieważ popyt na towary jest niski. Dzięki innym ofertom specjalnym, takim jak multi-buy, BOGO (kup jeden, drugi otrzymasz gratis) itp., przyciągasz potencjalnych nabywców do kupowania większej ilości, zwłaszcza jeśli przedmioty są częścią zestawu.

Ponieważ nadwyżki zapasów mogą pozostawać dłużej niż zwykle i tracić na wartości, oferowanie rabatów pomoże Ci je sprzedać szybciej, jednocześnie zapobiegając niepotrzebnym szkodom.

2. Przenieś nadmiar zapasów w inne miejsce

Dotyczy to tylko sprzedawców detalicznych, którzy mają wiele centrów sprzedaży. Monitorowanie poziomów zapasów w kilku lokalizacjach i przenoszenie nadwyżek zapasów zapewni, że w jednym miejscu nie będzie nadmiaru towaru, a w innym niedostateczny.

Jeśli jednak jest tylko jeden sklep, sprzedawcy detaliczni mogą rozważyć zmianę układu produktów lub optymalizację witryny sklepu, aby przyciągnąć więcej kupujących. Dzięki temu ukryte produkty będą widoczne i łatwo dostępne.

3. Oferuj nadwyżki artykułów jako prezenty lub darowizny na cele charytatywne

Zgodnie z tworzeniem ofert specjalnych i rabatów, handlarze mogą również przekazywać nadwyżki towarów jako prezenty. Chociaż może to nie zwiększyć bezpośrednio Twoich zysków, może poprawić zadowolenie klientów.

Ta strategia dobrze sprawdza się w przypadku produktów o niskich kosztach, a sprzedawcy detaliczni mogą ją wykorzystać do zwiększenia sprzedaży innego produktu lub ulepszenia swoich kampanii marketingowych.

Co więcej, niektóre materiały mogą służyć jako darowizny dla lokalnych organizacji. To pokazuje Twoje wsparcie dla społeczności, a tym samym zwiększa zaufanie do marki.

4. Poproś o zwrot pieniędzy lub wymianę

Jeśli masz świetne relacje ze swoim dostawcą, możesz uprzejmie poprosić o zwrot pieniędzy lub wymianę na inny artykuł. Może to zadziałać tylko wtedy, gdy towary są w dobrym stanie, ponieważ dostawca będzie musiał odsprzedać je innym klientom.

Niektórzy dostawcy mają zasady zwrotu kosztów, więc przed przedstawieniem swojej oferty możesz zapytać, czy dostawca to akceptuje.

5. Zatrudnij usługi likwidacji zapasów

Likwidacja zapasów polega na masowej sprzedaży nadmiaru zapasów po obniżonej cenie. Dzieje się tak, gdy firmy planują zamknięcie lub usunięcie nadmiaru zapasów.

Firmy zajmujące się likwidacją zapasów kupują nadwyżki zapasów po znacznie obniżonych cenach. I chociaż marża zysku może się zmniejszyć, możesz zwolnić miejsce na inne produkty, które będą działać lepiej.

Pamiętaj, aby porównać opcje i sprawdzić recenzje, aby znaleźć wiarygodnych likwidatorów z wykonalnymi zasadami.

Przeczytaj także: Handel wielokanałowy: wszystko, co musisz wiedzieć

Konkluzja: zapanuj nad swoim ekwipunkiem

Jedną z głównych przyczyn nadmiaru zapasów jest złe zarządzanie zapasami. Zamawianie produktów bez znajomości zapasów sklepu może prowadzić do nadwyżki niektórych produktów i niedoboru innych.

Jednak dobry system zarządzania zapasami wraz z w pełni funkcjonującą strategią pomoże przezwyciężyć wahania poziomu zapasów.

Ręczne przetwarzanie danych inwentaryzacyjnych może prowadzić do nieścisłości, błędnych obliczeń i innych błędów. Potrzebujesz więc narzędzia do zarządzania zapasami i systemu zarządzania relacjami z klientami (CRM), takiego jak EngageBay, które pomogą Ci śledzić sprzedaż, rejestrować dane klientów i komunikować się z kupującymi w celu poprawy wydajności sprzedaży i zadowolenia klientów.